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Introdução
As informações a obter;
Os contactos a estabelecer;
As tarefas a desempenhar.
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Exemplo:
PLANNING
VIAGEM A _________________________________
DATA(S)___________________________________
INFORMAÇÕES A OBTER
ASSUNTOS A TRATAR
CONTACTOS A ESTABELECER
Pessoas/Organismos Objectivos Data de Contacto Resultados
_______________________ _____________ __________________ _______________________
_______________________ _____________ __________________ _______________________
_______________________ _____________ __________________ _______________________
TAREFAS A EXECUTAR
Assunto Executado em Obs.
____________________ __________________________________ _______________________
____________________ __________________________________ _______________________
____________________ __________________________________ _______________________
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São diversos os tipos de viagens, tal como se apresenta:
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Espécies das Viagens
De negócios;
De prospecção;
De marketing;
De relações públicas;
De atualização;
De inspecção ou controlo;
De carácter administrativo;
De representação profissional e socioprofissional.
Quanto à natureza:
De rotina ou periódicas;
De iniciativa ocasional.
Quanto à duração:
Quanto à periodicidade:
Semanais;
Quinzenais;
Mensais;
Semestrais;
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Anuais.
Quanto à deslocação envolvida:
Locais;
Regionais;
Nacionais;
Internacionais.
Aéreas;
Ferroviárias;
Rodoviárias;
Marítimas.
Introdução
- A sua calendarização;
- O local da viagem;
- O número de viajantes;
- A duração da viagem;
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- Finalidades da viagem.
Só na posse destes elementos, é possível iniciar todo o trabalho de preparação, que
passa por:
OU
- Estabelecer contacto (s) com uma agência de viagens, para tratar das questões
anteriores.
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Planificação (Plano da viagem) (constitui um guia/memória essencial
para o(s) viajante(s), que pode ser constituído por folhas diárias de viagem), deve
conter:
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Exemplo: programa de uma viagem a Barcelona:
Viagem a Barcelona
Eng. Martins
Dia 4 e 5 de Novembro 2017
Dia 4
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2- Dossiê da viagem
O dossiê acompanha o viajante e deve conter os seguintes documentos separados
em pastas, divididos por assuntos, de forma a contribuir para o êxito da viagem:
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- Procurações (permitem a sua actuação como legítimos representantes da
empresa em negociações e assinatura de contratos);
- Envelopes;
- Canetas, blocos de apontamentos, lápis, borracha, clipes
- Cartões de apresentação ou de visita;
- Folhetos e revistas da empresa;
- Etiquetas;
- Documentação relativa à negociação (minutas de contratos, alvarás,
certidões, licenças, protocolos, documentos comerciais, etc.);
- Brindes e ofertas.
- Cartão de crédito/débito
- Moeda do país;
- Cheques de viagem;
Convém providenciar dinheiro trocado para pequenas despesas, tais como táxis,
compras de artigos alimentares ou de higiene nos terminais do aeroporto, etc.
- Manuais de Eventos
- Manuais de Informações Turísticas;
- Mapas de Estradas;
- Plantas de Cidades;
- Roteiros Turísticos.
3- Procedimentos diversos
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Como já vimos, as deslocações exigem toda uma serie de contactos e de
comunicações preparatórias, cujo teor e destinatários diferem, de acordo com
as finalidades e local da viagem, tais como:
- Limitações na alfândega.
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4- Obtenção de informações diversas
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Informações complementares:
- Itinerário da viagem
- Passaportes
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- Vistos
necessários requisitos.
que cobre a responsabilidade civil e/ou outros riscos que sejam acrescentados.
- Seguro de viagem
Documentação diversa:
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A documentação relativa à participação em jornadas e eventos
socioprofissionais: recibos de inscrição, confirmação de reuniões de
trabalho, convites, textos de intervenções e discussões, etc.;
Cartões de crédito
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Cheques de Viagem
Cartas de Crédito
- Elaborar uma pasta para guardar as cópias dos documentos enviados e assuntos
tratados para aprovação da chefia no regresso;
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Trabalho de secretariado posterior à viagem da chefia:
O secretariado deverá:
- Organizar, arquivar, tirar cópias dos documentos que a chefia trouxe da viagem e
envio aos serviços respetivos, etc.
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