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VIAGENS DE NEGÓCIOS – MÓDULO 19

Introdução

A necessidade de realizar viagens de negócios:

Para além da necessidade de contactar diretamente clientes, fornecedores e


mercados, a internacionalização de acordos, protocolos e eventos
socioprofissionais tem vindo a vulgarizar as deslocações e viagens.
Esta prática, favorecida pelo desenvolvimento das vias e meios de transporte e
pela abolição de fronteiras na Comunidade, tornou-se consequentemente parte
integrante da moderna actividade empresarial.

Dependendo dos objetivos, local e duração, a preparação de uma viagem de


negócios, implica para o secretariado um conjunto variado de tarefas, exige a
preparação de diversos documentos e toda uma serie de contactos e de
comunicações preparatórias, que em muitos casos, são realizadas com muito
tempo de antecedência.

A calendarização deve de ser feita na agenda do dirigente e do assessor e elaborar


um “planning” com:

 As informações a obter;

 Os contactos a estabelecer;

 As tarefas a desempenhar.

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Exemplo:

PLANNING

VIAGEM A _________________________________
DATA(S)___________________________________

INFORMAÇÕES A OBTER

Saber Via Informação Obtida Obs.

 ________________ _________ ___________________________________ _____________________

 ________________ _________ ___________________________________ _____________________

ASSUNTOS A TRATAR

CONTACTOS A ESTABELECER
Pessoas/Organismos Objectivos Data de Contacto Resultados
 _______________________ _____________ __________________ _______________________
 _______________________ _____________ __________________ _______________________
 _______________________ _____________ __________________ _______________________

TAREFAS A EXECUTAR
Assunto Executado em Obs.
 ____________________ __________________________________ _______________________
 ____________________ __________________________________ _______________________
 ____________________ __________________________________ _______________________

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São diversos os tipos de viagens, tal como se apresenta:

Finalidades das Viagens

 Visitar clientes em ações de Marketing e ou Relações Públicas;

 Apresentar pessoalmente novos vendedores;

 Negociar “in loco” com fornecedores;

 Controlar actividade de filiais, sucursais e dependências;

 Propor fornecimento de produtos e/ou serviços e eventuais interessados;

 Fazer prospeção de mercados;

 Colocar produtos em novos mercados nacionais ou internacionais;

 Participar em reuniões de associações socioprofissionais, congressos

 Participar em feiras e exposições;

 Tratar de procedimentos administrativos de vulto: registo de patentes,


concessão de alvarás, licenciamento, propostas para concursos públicos, etc.;

 Conhecer novas tecnologias e actualizar conhecimentos;

 Estabelecer bases de atuação, colaboração ou intervenção conjunta;

 Assinar contratos, acordos ou protocolos.

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Espécies das Viagens

Quanto aos objetivos:

 De negócios;
 De prospecção;
 De marketing;
 De relações públicas;
 De atualização;
 De inspecção ou controlo;
 De carácter administrativo;
 De representação profissional e socioprofissional.

Quanto à natureza:

 De rotina ou periódicas;
 De iniciativa ocasional.

Quanto à duração:

 De curta duração (ida e vinda no próprio dia);


 De média duração (de dois dias a uma semana);
 De longa duração (superior a uma semana).

Quanto à periodicidade:

 Semanais;
 Quinzenais;
 Mensais;
 Semestrais;

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 Anuais.
Quanto à deslocação envolvida:

 Locais;
 Regionais;
 Nacionais;
 Internacionais.

Quanto ao meio de transporte utilizado:

 Aéreas;
 Ferroviárias;
 Rodoviárias;
 Marítimas.

PLANIFICAÇÃO DE VIAGENS DE NEGÓCIOS

Introdução

A planificação de uma viagem implica a realização de dois grandes grupos de


tarefas:

- Assuntos relacionados com a viagem em si;


- Preparação material da viagem.

A planificação da viagem depende das finalidades, destinos e duração e implica o


pré-conhecimento de diversas informações, tais como:

- A sua calendarização;
- O local da viagem;
- O número de viajantes;
- A duração da viagem;

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- Finalidades da viagem.
Só na posse destes elementos, é possível iniciar todo o trabalho de preparação, que
passa por:

- Reservar os bilhetes de transporte;


- Contactar, escolher e reservar o alojamento;
- Tratar do (s) meio (s) de transporte na deslocação no local de destino.

OU
- Estabelecer contacto (s) com uma agência de viagens, para tratar das questões
anteriores.

Embora seja possível fazer as reservas e marcações directamente, é muitas vezes


preferível entregar a responsabilidade a uma agência de viagem, que tem maior
facilidade em efectuar as marcações, evitando-se assim perdas de tempo, gastos
em telecomunicações e contratempos.
As agências de viagem actuam como intermediárias e prestadoras de serviços,
estando habilitadas para executar todo o tipo de operações relativas a deslocações
e viagens, substituindo o cliente sem perda de tempo e sem encargos adicionais e
proporcionando-lhes opções que este, muitas vezes desconhece.

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Planificação (Plano da viagem) (constitui um guia/memória essencial
para o(s) viajante(s), que pode ser constituído por folhas diárias de viagem), deve
conter:

1- Elaborar o programa da viagem com as seguintes informações:

No programa da viagem “planning”, dever conter as informações necessárias


para quem o vai utilizar: dias, horas, locais de reuniões, encontros, eventos,
identificação dos interlocutores, transportes assegurados e a providenciar,
tempos livres, etc.

1.1- Definição do itinerário (roteiro) da viagem (pode obedecer a critérios


como: economia de tempo ou de dinheiro, sequência lógica de ordem
geográfica ou negocial, condicionantes do transporte, etc.), referindo:

- Horários de partida, chegada e regresso aos diversos locais;

- Transporte para o aeroporto, no local de chegada e entre os diversos


locais;

1.2- Agenda de contactos, deve conter:

- Os contactos a estabelecer e as assuntos/tarefas a desempenhar;

- Dias/horas, locais de reuniões, encontros, visitas/eventos;

- Identificação dos interlocutores, visitantes.

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Exemplo: programa de uma viagem a Barcelona:

Viagem a Barcelona
Eng. Martins
Dia 4 e 5 de Novembro 2017

Dia 4

07:00 - Transporte para o aeroporto Sá Carneiro, pelo motorista da empresa


07:30 - Check-in – Voo TAP 250
08:00 - Partida
10:00 - Chegada a Barcelona (aeroporto).
10:30 Deslocação de táxi até ao hotel para depositar a bagagem, seguindo depois para
a sede da empresa XPTO (transporte providenciado pela empresa)
11:30 - Reunião com M. Josep Tápie e M. Antoni Puig (duração prevista: 1.30h)
13:30 - Almoço com a Administração no restaurante Catalana (carro da empresa)
15:30 - Visita às instalações comerciais de Vila Olímpica (em táxi)
- Regresso previsto pelas 19.00 h com transporte ao hotel
21:00 - Jantar oferecido pela nossa empresa no restaurante do hotel
22:30 - Passeio pela La Rambla.
Dia 5
8:30 - Deslocação para o aeroporto (táxi)
9:00 - Check-in – Voo TAP 650
10:00 - Partida de Barcelona
11:00 - Chegada ao aeroporto Sá Carneiro (carro à espera)
11:30 - Transporte para a empresa XXS

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2- Dossiê da viagem
O dossiê acompanha o viajante e deve conter os seguintes documentos separados
em pastas, divididos por assuntos, de forma a contribuir para o êxito da viagem:

2.1- Documentos da viagem


- Passaportes;
- Vistos de entrada nos países;
- Etiquetas para as bagagens;
- Bilhetes;
- Programa da viagem;
- Mapas e itinerário;

2.2- Documentos pessoais


- Cartão de Cidadão;
- Carta de condução;
- Carta verde;
- Certificado de vacinas;
- Boletim de saúde;
- Seguros.

2.3- Documentos da empresa


- Papel timbrado e sem timbre;
- Credenciais (documentos que apresentam a pessoa e permitem o acesso a
determinados locais. São feitas em papel timbrado de empresa e devem,
além da assinatura, ser autenticadas com o selo branco ou carimbo da
empresa);

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- Procurações (permitem a sua actuação como legítimos representantes da
empresa em negociações e assinatura de contratos);
- Envelopes;
- Canetas, blocos de apontamentos, lápis, borracha, clipes
- Cartões de apresentação ou de visita;
- Folhetos e revistas da empresa;
- Etiquetas;
- Documentação relativa à negociação (minutas de contratos, alvarás,
certidões, licenças, protocolos, documentos comerciais, etc.);
- Brindes e ofertas.

2.4- Documentos financeiros

- Cartão de crédito/débito
- Moeda do país;
- Cheques de viagem;

Convém providenciar dinheiro trocado para pequenas despesas, tais como táxis,
compras de artigos alimentares ou de higiene nos terminais do aeroporto, etc.

2.5- Outros documentos

- Manuais de Eventos
- Manuais de Informações Turísticas;
- Mapas de Estradas;
- Plantas de Cidades;
- Roteiros Turísticos.
3- Procedimentos diversos

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Como já vimos, as deslocações exigem toda uma serie de contactos e de
comunicações preparatórias, cujo teor e destinatários diferem, de acordo com
as finalidades e local da viagem, tais como:

- Obtenção de informações de ordem vária (transportes existentes, tarifas,


condições de participação, etc.);

- Marcação de visitas e de reuniões;

- Inscrições em jornadas de trabalho;

- Reserva de lugares e bilhetes de entrada em eventos;

- Obtenção de apoio logístico e financeiro;

- Confirmar reservas de hotéis e dos bilhetes e lugares;

- Saber o peso da bagagem;

- Preço da tarifa excedente,

- Limitações na alfândega.

A correspondência dirigida aos diversos destinatários – empresas a visitar,


organismos promotores de jornadas profissionais, fornecedores de serviço, etc. –
deve ser enviada atempadamente e devidamente registada.
No caso de reuniões, visitas ou entrevistas marcadas, a confirmação deve ser feita
por escrito, sendo a cópia da confirmação colocada no dossier da viagem.

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4- Obtenção de informações diversas

4.1- Informações a obter sobre o local de destino:


- Diferença horária;
- Dias feriados e eventos especiais;
- Horários de abertura e encerramento das instituições, comércio, etc.;
- Temperatura e condições atmosféricas da época;
- Regras, costumes, cultura;
- Locais para fazer compras;
- Gastronomia (pratos típicos, produtos característicos e da época);
- Restaurantes, locais para refeições;
- Locais de visita obrigatória;
- Moeda nacional, formas de pagamento (tipo de moeda, cartão de crédito,
cheques de viagem);
- Comunicação, números de acesso telefónico;
- Transportes, formas de deslocação;
- Tipo de roupa e calçado, mais adequados;
- Doenças que podem ser contraídas;
- Vacinas que devem ser tomadas;
- Cuidados a ter com a água da rede pública, os assaltos, locais a evitar, etc.
- Em caso de problemas de saúde onde recorrer;
- Necessidade de vistos de entrada;
- Pagamento de taxas nos aeroportos;

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Informações complementares:

- Itinerário da viagem

A determinação do itinerário pode obedecer a critérios diversos: economia de


tempo ou de dinheiro, sequência lógica de ordem geográfica ou negocial,
condicionantes do transporte ou das transportadoras, etc.
Assim é necessário estabelecer em primeiro o critério a seguir, para depois fazer o
estudo do itinerário que melhor serve as finalidades da deslocação.
Também é essencial obter informações que permitam fazer a melhor escolha. No
caso das viagens de automóvel, é conveniente a obtenção e consulta de mapas de
estradas e roteiros.

- Passaportes, Vistos e Certificados de Vacinas

É necessário saber se o(s) paíse(s) visitado(s) exige passaporte: visto ou


certificado de vacinas relativamente aos cidadãos portugueses.

- Passaportes

O passaporte, como documento de viagem, pode ser tratado nas Agências de


Viagens, as quais substituem o cliente nessa tarefa. É um documento oficial e
único documento de identificação válido na grande maioria dos países.

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- Vistos

A entrada em alguns países obriga a obtenção prévia de um visto. Os vistos são

solicitados, em impresso próprio de cada país, e acompanhado do passaporte e dos

necessários requisitos.

- Carta de Condução, Carta Verde, Autorização Automóvel e Seguros

Quando a deslocação se fizer em automóvel, é necessário verificar a validade da

carta de condução e fazer-se o seguro internacional conhecido como Carta Verde,

que cobre a responsabilidade civil e/ou outros riscos que sejam acrescentados.

- Seguro de viagem

É conveniente fazer um seguro de viagem, este requer-se através do


preenchimento de uma proposta de seguro na qual, mediante o pagamento de um
prémio único, dá origem à emissão de uma Apólice de seguros e Recibo de Prémio
que garantem, em caso de acidente, a cobertura dos riscos previstos no Contrato.

Documentação diversa:

Há ainda documentação diversa que deve ser providenciada:

 A documentação necessária às negociações previstas: cópias de


correspondência trocada, minutas de contrato, alvarás, certidões, licenças,
protocolos, etc.;

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 A documentação relativa à participação em jornadas e eventos
socioprofissionais: recibos de inscrição, confirmação de reuniões de
trabalho, convites, textos de intervenções e discussões, etc.;

 A documentação relativa ao material/produtos/serviços: catálogos,


mostruários, listas de preços, maquetes, etc.;

 A documentação contendo informações de ordem prática: dados


estatísticos de ordem geral, horários, normas de protocolo, etc.

Cartões de crédito

Os cartões de crédito vieram substituir com vantagem os antigos cartões de


câmbio, que possibilitavam a conversão e reconversão da moeda.
Há inúmeros tipos e espécies de cartões de crédito, alguns dos quais, como o
American Express, o Eurocard, o Master Charge, o Visa, etc. são aceites
internacionalmente.
Podem assim ser utilizados os cartões da empresa (e obviamente, os cartões
pessoais, para o custeamento de despesas particulares), sendo contudo necessário
verificar se eles são aceites no(s) país(es) a visitar.

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Cheques de Viagem

Os traveller’s cheques e os eurocheques, são alternativas


que apresentam grandes vantagens, devendo a sua aquisição ser feita numa
instituição de crédito com a devida antecedência.

Cartas de Crédito

Trata-se de créditos documentários, ou seja, de autorizações emitidas por um


banco e enviadas aos seus correspondentes no estrangeiro, utilizando os titulares
a sacar até um determinado limite.

Trabalho de secretariado durante a viagem da chefia:

Na ausência do superior hierárquico o profissional de secretariado deve


desempenhar um conjunto de tarefas, tais como:

- Dar seguimento à correspondência recebida;

- Dar seguimento a assuntos para os quais foi mandatado;

- Elaborar uma pasta para guardar as cópias dos documentos enviados e assuntos
tratados para aprovação da chefia no regresso;

- Elaborar uma pasta para guardar os documentos de assuntos pendentes;

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Trabalho de secretariado posterior à viagem da chefia:

- Após o regresso a tarefa do secretariado é auxiliar a chefia na organização


da informação/documentação recolhida durante a viagem e pô-la ao corrente de
tudo o que se passou na sua ausência;

O secretariado deverá:

- Organizar, arquivar, tirar cópias dos documentos que a chefia trouxe da viagem e
envio aos serviços respetivos, etc.

- Poderá haver necessidade de enviar agradecimentos;

- Proceder ao balanço da deslocação, apurando os custos e informar os serviços de


contabilidade;

- Se necessário elaborar o relatório da viagem sucinto com base nas notas


fornecidas pelo chefe.

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