Anexo 01

Detalhes, Significados e Observações

UC – PROCESSOS ADMINISTRATIVOS (Material disponível na internet)

PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Duplicata ou Duplicata Mercantil, é um ou mais títulos de crédito, pelos quais o comprador se obriga a
pagar dentro do prazo a importância representada na fatura. É é um documento nominal emitido pelo
comerciante (empresa), com o valor global e o vencimento da fatura. Para que tenha efeito, é de extrema
importância o aceite por parte do devedor (Cliente PF ou PJ). A duplicata é uma ordem de pagamento
emitida pelo credor, ao vender uma mercadoria ou serviço que prestou e que estão representados em uma
fatura, que deve ser paga pelo comprador das mercadorias ou pelo tomador dos serviços. Uma duplicata
só pode corresponder a uma única fatura e deve ser apresentada ao devedor em no máximo 30 dias.

A Nota Promissória é um título de garantia de compromisso de pagamento, em que o comprador assume

a obrigação de pagar o valor estabelecido, na data determinada no documento. É uma promessa de
pagamento parcelado, vinculada a um contrato. É um título nominal, assinado pelo comprador, que fica de
posse do vendedor e que após o pagamento devolve ao comprador, como recibo do pagamento.

Duplicata virtual
Com a informatização as duplicatas virtuais encontraram respaldo legal no artigo 8º, parágrafo único, da lei
nº 9.492/97 e no artigo 889, do CC - 2002.
Quando o contrato de compra e venda ou de prestação de serviço é concretizado, o vendedor, pela
internet, emite a uma instituição financeira os dados referentes ao negócio realizado. A instituição
financeira, também pela internet, encaminha ao comprador ou tomador de serviço, um boleto
bancário para que o devedor pague a compra. Esse boleto não é um título de crédito ele contém as
características da duplicata virtual.

Significados

O que é Cheque:
Cheque é uma ordem de pagamento à vista expedida contra um banco sobre fundos depositados na
conta do emitente.
Cheque é uma ordem de débito emitida pelo titular da conta bancária, usado para quitar um pagamento
determinado.
O cheque pode ser nominal ou ao portador. O cheque nominal é aquele que só pode ser descontado pela
pessoa que foi nominalmente declarada no corpo do cheque. O cheque ao portador é o que não recebeu
nominalmente a destinação, podendo ser descontado por qualquer portador.
Cheque cruzado é aquele sobre o qual se traçam ou carimbam duas linhas em diagonal, o que significa que
ele não poderá ser descontado diretamente no banco e sim depositado em uma conta corrente para
posterior compensação.
Cheque sem fundo é aquele cheque que foi emitido sem o correspondente saldo bancário na conta do
emitente, que permita a sua compensação. Tal procedimento é considerado estelionato pelo código penal.

Traveller check ou cheque de viagem é um meio de pagamento emitido por uma instituição bancária
internacional e muito usado por quem não pretende usar dinheiro durante sua viagem.
A compra do cheque de viagem é feita com a mesma cotação de câmbio do dia para o papel moeda. É uma
forma segura de cheque, pois em sua perda ou roubo o dono será reembolsado.
O traveller check é aceito em diversos países ao redor do mundo, não tem prazo de validade, podendo ser
guardado para próximas viagens ou trocado por dinheiro na mesma instituição em que foi adquirido.
O cheque de viagem é disponível em dólar americano, dólar canadense, dólar australiano, euro e yen
japonês.

Contracheque
Contracheque é um documento onde estão relacionados os rendimentos e os descontos referentes ao
salário do empregado contratado por empresas públicas ou privadas.
O contracheque é emitido pela empresa, em duas vias, devendo ser assinado pelo empregado,
representando o recibo de pagamento pelo período trabalhado.
Em alguns estados o contracheque é chamado de holerite.

O que é Razão Social:

Razão social é a denominação e a assinatura pelos quais é conhecida uma empresa comercial, seja ela
uma sociedade limitada ou anônima.
Razão social é o atributo legal que consta na escritura ou no documento de constituição para identificar
uma pessoa jurídica e demonstrar a sua constituição legal.
A razão social é usada em termos formais, administrativos e jurídicos. Recorre-se à razão social na hora de
preencher um documento, como a folha de salário que é entregue a um trabalhador ou a emissão de um
cheque bancário, ou para participar de um processo legal.
Razão social é o nome sob o qual uma pessoa jurídica se individualiza e exerce suas atividades.
Razão social e Nome fantasia
A razão social diferencia-se do nome dado a um estabelecimento ou do nome comercial com que a
empresa pode ser reconhecida junto ao público, que é conhecido como nome fantasia.
Ou seja, o nome fantasia é o nome popular da empresa, podendo ou não ser parecido com a sua razão
social.
O registro dos nomes fantasia devem ser feitos no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI).
Não é possível criar ou fazer o cadastro de empresas com nomes semelhantes, por isso é importante que o
órgão competente ao registro da empresa faça uma pesquisa para comprovar se o nome já existe.

O que é o 5W2H?
O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o
máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento
destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo,
em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo
momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e
quanto custará aos cofres da empresa tal processo.
Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer
dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o
ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por
colaboradores de setores ou áreas diferentes, afinal, um erro na transmissão de informações pode
acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e
o 5W2H é excelente neste quesito!

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das
diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

WHAT – O QUE SERÁ FEITO (ETAPAS)

WHY – POR QUE SERÁ FEITO (JUSTIFICATIVA)

WHERE – ONDE SERÁ FEITO (LOCAL)

WHEN – QUANDO SERÁ FEITO (TEMPO)

WHO – POR QUEM SERÁ FEITO (RESPONSABILIDADE)

HOW – COMO SERÁ FEITO (MÉTODO)

HOW MUCH – QUANTO CUSTARÁ FAZER (CUSTO)

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao
“How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas
elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as
características individuais.

Como utilizar?
Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e
proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de
brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

 Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus
efeitos;
 Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá
tomar outras ações para eliminá-los;
 É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos
aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Me dá um exemplo?
Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às 7 perguntas citadas acima
com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi
planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da
maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de
especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o 5W2H perde a sua função.
A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os gestores
e suas atividades organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia empresarial. Você só
tem a ganhar!
E aí, o que achou desta ferramenta? Já trabalha com ela e quer contar suas experiências? Deixe um
comentário e compartilhe sua opinião com nossos leitores!

Simbologia Usual ABNT para Fluxograma: