Esc.

033-01

www.escoladosaber.pt

Manual do curso
Assistente Administrativo e de Recursos Humanos
Ficha técnica
Título do documento: Módulo VI – Faturação Tesouraria - Software
Primavera
Autor: Sónia Gomes
Centro de Formação: Escola do Saber

Condições de utilização
O presente manual é direcionado para o curso de Assistente Administrativo e de Recursos Humanos, sendo
o conteúdo do mesmo, propriedade da Escola do Saber.
A sua reprodução para outros fins só poderá ser realizada, mediante autorização expressa da Escola do
Saber.
O Manual está organizado de acordo com o índice e os conteúdos programáticos introduzidos, estão
adaptados tendo em conta os objetivos /competências do curso e do público-alvo. O presente documento é
uma ferramenta de suporte para apoiar a ação de formação do curso.

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 ÍNDICE
1.Transações Comerciais – Documentos ................................................................................................. 5
1.1. Encomenda ................................................................................................................................ 6
1.2. Entrega ...................................................................................................................................... 6
1.3. Documento de regularização ....................................................................................................... 9
1.4. Documentos retificativos ........................................................................................................... 11
2. Princípios básicos da gestão financeira ............................................................................................. 13
3.Tarefas de tesouraria ....................................................................................................................... 17

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 INTRODUÇÃO
O presente curso de Assistente Administrativo e de Recursos Humanos enquadra-se na formação comercial,
promovida pela Escola do Saber.

Deste modo, após esta breve reflexão, estamos em condições de procurar definir aquilo que vamos estudar
ao longo do curso: Assistente Administrativo e de Recursos Humanos. Por este motivo, começaremos por
abordar os principais conceitos que lhes estão associados.

Objetivos
• Identificar e preencher a principal documentação de faturação.
• Organizar e preencher os documentos de acordo com as diferentes fases da atividade comercial,
respeitando os circuitos da empresa.
• Identificar o sistema financeiro e a importância da tesouraria.
• Identificar práticas de gestão e controlo de tesouraria.
• Introduzir os factos simulados em software Primavera

Conteúdos programáticos
• Transações Comerciais – Documentos
o Documentos de Encomenda
o Documentos de entrega
o Documento de regularização
o Documentos retificativos
• Princípios básicos da gestão financeira
• Tarefas de tesouraria
• Introdução de factos simulados em software Primavera

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1.Transações Comerciais – Documentos

Todas as organizações, com exceção das que não tenham fins lucrativos, têm de vender bens e serviços
para gerar receita, suportar os seus custos de funcionamento (encargos com pessoal, energia, compras a
fornecedores, etc.) e sobreviver num mercado cada vez mais concorrencial. Daí a importância da aquisição
de noções sobre transações comerciais.

O potencial comprador ou o cliente solicitam informação, consultando vários possíveis fornecedores, no

sentido de poder comparar diversas propostas e decidir qual será a mais vantajosa, não devendo, idealmente,
contactar menos de três, exceto se já selecionado e estabelecido uma relação comercial com um determinado
fornecedor. Ainda assim, para qualquer encomenda, deverá sempre ser solicitado um orçamento que
mencione:
• Designação e quantidade dos bens a adquirir;
• Possíveis descontos;
• Condições de entrega;
• Condições de pagamento.

Pedido (consulta) Telefonema, carta, formulário online ou e-mail.

Caderno de Encargos Documento próprio dos concursos (em regra, públicos).

Nesta fase, poderá ser produzido (a) um(a):

Telefonema (que deverá ser confirmado por escrito), carta, fax ou e-mail.
Orçamento
Impresso/formulário específico.

As propostas formais são habitualmente apresentadas no âmbito de um

Proposta concurso, em regra público, seguindo os procedimentos estabelecidos na lei
para o tipo de concurso em causa.

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 Fatura, sem valor contabilístico, que serve de estimativa/orçamento, sendo
Fatura também muitas vezes usada para dar início ao processo de pagamento,
Pró-forma sobretudo nas transações internacionais, permitindo a solicitação de um crédito
documentário e autorizações de importação.

1.1. Documentos de Encomenda

O potencial cliente, após comparar as propostas recebidas, em termos das características dos produtos e
respetivos preços, condições de entrega, condições de pagamento, etc., seleciona um ou mais fornecedores
para a transação, adjudicando um orçamento ou proposta.

Surgem neste âmbito os conceitos de:

• Adjudicante – entidade que adjudica um orçamento/proposta (cliente);
• Adjudicatário – entidade a quem foi adjudicado um orçamento/proposta (fornecedor, no caso de um
concurso até este momento designado por concorrente).

Nesta fase, poderá ser produzida uma:

Documento pelo qual o comprador passa uma encomenda ao seu
Nota de Encomenda ou
fornecedor, indicando-lhe espécie, quantidade e condições
Requisição
Dois exemplares: original para o fornecedor, devidamente assinado e
duplicado para a empresa
Ordem de Compra
Impresso próprio utilizado pelo cliente ou fornecedor.

1.2. Documentos de Entrega

Após receber a encomenda, o fornecedor procederá ao fabrico (se for o caso) e à entrega dos produtos (ou
fornecimento dos serviços) encomendados, nas condições combinadas.

Nesta fase, poderá ser produzida uma:

Documento de expedição emitido pelo vendedor e destinado ao comprador
que acompanha as mercadorias durante o transporte.
Guia de
Remessa Tem de conter: nome, firma e domicílio ou sede do adquirente, NIFs de
ambas as partes, especificação dos bens e quantidades e indicação dos
locais de carga/descarga e data/hora de início do transporte.

Documento que acompanha os bens quando é contratado o transporte a um

Guia de transportador, ou os bens para execução de um serviço, e que tem de ser
Transporte apresentado, por exemplo, durante uma operação de fiscalização, para
comprovar a legitimidade do transporte.

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 Esta distingue-se da guia de movimentação de ativos próprios, que é o
documento que acompanha o transporte de bens não envolvidos numa
transação comercial.

Na compra ou venda à consignação, surgem os conceitos de:

• Consignação – a mercadoria é posta à disposição do consignatário, que

Guia de apenas pagará o que vender, desenvolvendo o restante no fim do
Consignação período acordado;

• Consignador – aquele que vende mercadoria à consignação;

• Consignatário – aquele que vende mercadoria comprada à consignação.

Documento, emitido em duplicado (ou mais cópias), através do qual se

debitam ao cliente os produtos/serviços vendidos e entregues (ou a
Fatura entregar, no caso de a fatura ser emitida antes da expedição/fornecimento
dos bens). No comércio internacional, a fatura é obrigatória para o
desalfandegamento dos produtos quando existam barreiras alfandegárias.

Fatura- Documento emitido em duplicado (ou mais cópias), quando a mercadoria é

Recibo entregue contra pagamento, servindo em simultâneo de fatura e de recibo.

Os comerciantes emitem obrigatoriamente uma fatura por cada transmissão de bens ou prestação de
serviços, independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços, ainda
que estes não a solicitem, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da
transmissão de bens ou da prestação de serviços;
As faturas devem conter, obrigatoriamente, os seguintes elementos:
o O nome ou denominação social e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de
serviços e do destinatário ou adquirente;
o Os números de identificação fiscal dos sujeitos acabados de mencionar;
o A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com
especificação dos elementos necessários à determinação da taxa de imposto aplicável;
Nota: as embalagens não efetivamente transacionadas deverão ser objeto de indicação separada e com
menção expressa de que foi acordada a sua devolução;
o O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
o As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
Nota: no caso de a operação ou operações às quais se reporta a fatura compreenderem bens ou serviços
sujeitos a taxas diferentes de imposto, os dados relativos às quantidades, preço, taxas e impostos desses
bens ou serviços devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável;
o O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
o Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte, quando forem utilizadas como
documento de transporte.

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As faturas podem conter quaisquer outras referências acordadas entre o fornecedor de bens ou
prestador de serviços e o destinatário ou adquirente, bem como quaisquer referências que o emissor da
fatura entenda dever incluir.

As faturas são, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por computador,
e devem ser:
o Datadas;
o Numeradas sequencialmente;
o Processadas em duplicado (ou em triplicado, quando a fatura for utilizada como documento
de transporte), destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor (e, quando
exista, o triplicado às entidades fiscalizadoras).
Além disso, as faturas devem ser emitidas:
o Em geral, até ao 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o IVA é devido;
o Em caso de pagamentos antecipados, quando o pagamento seja recebido.

A violação do dever de emitir ou exigir faturas, está sujeita à aplicação de coimas, para além das
consequências nefastas que pode ter em sede de relações com a Administração Fiscal.
A indicação na fatura da identificação e do domicílio do adquirente ou destinatário que não seja sujeito
passivo não é obrigatória nas faturas de valor inferior a € 1000, salvo quando o adquirente ou destinatário
solicite que a fatura contenha esses elementos.

Desde 1 de Janeiro de 2013, enquanto todos os comerciantes passaram a ser obrigados a emitir
fatura (incluindo os Táxis), foram eliminados todos os documentos equivalentes a “faturas”. O objetivo
foi tornar as faturas como único documento comprovativo da venda e simplificar o sistema fiscal. Passam
a ser considerados apenas 3 documentos do tipo Fatura: Fatura, Fatura Simplificada e Fatura-Recibo
Assim, documentos equiparados à fatura que não contém a expressão «fatura» como Tickets, Vendas a
Dinheiro, Vendas ao Balcão, etc., não são permitidos.

A fatura simplificada é um documento comercial emitido pelo vendedor ao comprador, indicando os

artigos ou serviços, quantidades e preços que o vendedor entrega ao comprador.

A emissão de uma fatura simplificada implica que um pagamento é devido ao vendedor pelos
artigos/serviços entregues. Este pagamento deverá ser efetuado no ato da emissão do documento. Neste
tipo de documento não é obrigatório a identificação do cliente e é habitualmente emitido para o
“consumidor final”. Não é um documento equivalente a uma fatura e em cenários em que pode emitir
existe uma dispensa de faturação. Como é emitida apenas nos casos de pagamento imediato, é um
documento bastante usado na indústria de bens/produtos.

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As faturas simplificadas devem ser emitidas sempre que se presta um serviço inferior a 100€ ou uma
venda de bens inferior a 1000€, caso a sua situação não se inclua num destes cenários, utilize a Fatura.

Para serviços

Serviços até 100€ Serviços mais de 100€

Fatura ✓ ✓

Fatura Simplificada ✓

Para venda de bens

Venda de bens até Venda de bens

1000€ acima de 1000€

Fatura ✓ ✓

Fatura Simplificada ✓

Exemplos:
O João tem um restaurante que serve refeições todos os dias da semana, os seus clientes regulares gastam
13,90€ quando frequentam o estabelecimento. Devido ao valor inferior a 100€ e tratando-se de um serviço,
o João regista faturas simplificadas para cada um dos almoços que vende. Num jantar de sexta-feira,
uma empresa vem festejar o seu aniversário. Juntam-se 20 pessoas numa mesa e o montante chega aos
536€. Dado que o montante ultrapassa os 100€ o João teve de passar uma fatura.

O António vende os legumes frescos. Nas suas transações semanais com os diferentes restaurantes, a sua
venda normal é de 420€. Devido ao valor inferior a 1000€ e tratando-se de uma venda de bens, o António
passa sempre uma fatura simplificada aos seus clientes. Um dia, o João decide abrir um novo restaurante
e necessita de comprar uma quantidade superior para a sua grande abertura e compra 2017€ em legumes
ao António. Dado que o montante ultrapassa o valor de 1000€ e tratando-se de uma compra de bens, o
António teve de passar uma fatura, pois a fatura simplificada não poderia ser utilizada.

As faturas simplificadas permitem aos comerciantes processar pagamentos de forma mais rápida e eficiente
no dia-a-dia, desde que esses pagamentos constituam valores inferiores aos limites de 100€ e 1000€ para
serviços e produtos, respetivamente. Apesar das faturas simplificadas necessitarem de menos informação,
deverão sempre ser escritas com os dados necessários à atividade em questão.
1.3. Documento de regularização

Nesta fase, o cliente paga ao fornecedor nas condições previamente acordadas, podendo a documentação
produzida englobar:

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 Recibo Documento de quitação comprovativo do pagamento efetuado ao
fornecedor, dispensável se o cliente não o exigir.
Nota de
Documento de regularização dos documentos pagos ao fornecedor.
Pagamento

Condições de pagamento
Em termos de condições, o pagamento poderá ser:
Pagamento efetuado antes da entrega da mercadoria/bens/serviço.
Antecipado É frequente ser entregue um sinal, como confirmação de uma encomenda
e/ou para suportar custos de produção, sendo o remanescente pago depois.
Pagamento efetuado simultaneamente à entrega da
Contraentrega
mercadoria/bens/serviços.
Pagamento efetuado após entrega da mercadoria/bens/serviços, num prazo
Postecipado combinado, normalmente a contar da data de emissão ou apresentação da
fatura (ou da data de entrega), sendo os mais comuns a 30, 45 ou 60 dias.

Descontos
O desconto comercial refere-se a uma redução, em percentagem ou valor/número de artigos, que o
fornecedor oferece ao cliente para o incentivar a comprar em maiores quantidades ou para escoar stock.
Importa aqui destacar o rappel, que o fornecedor concede ao cliente como prémio pela quantidade de
produtos adquirida, ou pela frequência ou volume das transações verificadas num determinado período, e
que pode ser atribuído a título complementar de outro desconto já aplicado. Embora não se trate de um
desconto financeiro, a concessão de um rappel obriga, em regra, ao cumprimento rigoroso dos prazos de
pagamento acordados.
O rappel pode ser efetuado em valores absolutos ou por intervalos, como descrito no exemplo abaixo:

• De 5 000,00 € a 10 000,00 € - desconto adicional de 2% sobre o volume faturado;

• De 10 001,00 € a 15 000,00 € - desconto adicional de 3% sobre o volume faturado;
• De 15 001,00 € a 20 000,00 € - desconto adicional de 4% sobre o volume faturado;
• Etc.

O desconto financeiro refere-se a uma redução, em percentagem ou valor/número de artigos, que o

fornecedor oferece ao cliente para o premiar ou incentivar a reduzir/cumprir os prazos de pagamento e
aplica-se ao:
Pronto Redução em percentagem, valor ou artigos que o fornecedor oferece ao
pagamento cliente para o incentivar a pagar contra a entrega da mercadoria.

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 Pagamento em Redução em percentagem, valor ou artigos que o fornecedor oferece ao
determinado cliente para o incentivar a pagar no prazo acordado ou mesmo antes deste
prazo – ex.: pagamento a 15 dias quando estiver combinado a 30.

1.4. Documentos retificativos

Nota de Débito

A aquisição dos bens ou serviços adquiridos pelas empresas, sujeita-as muitas vezes a despesas adicionais,
tais como as relacionadas com o transporte da mercadoria, o seu seguro, despesas alfandegárias, etc.
Em muitos casos, estas despesas já estarão incluídas no preço acordado entre as partes. Porém, pode
acontecer que tais despesas não tenham sido previstas. Nessa situação, não se encontrando incluídas na
fatura, o fornecedor emitirá uma nota de débito, através da qual cobra ao comprador o montante dessas
despesas.
Uma outra situação que pode justificar a emissão de notas de débito é aquela em que a empresa pretende
praticar atos não incluídos no seu objeto social. Pode ocorrer, por exemplo, que uma empresa que se dedica
à atividade de fornecimento de bens informáticos, pretendendo renovar o seu mobiliário de escritório, decida
vender o mobiliário existente.

Trata-se de uma venda de peças de mobília (em 2ª mão), ato que não cabe na previsão do seu objeto social
razão pela qual a empresa não pode cobrar o preço através da emissão de fatura. Neste caso, o documento
apropriado é a nota de débito. À nota de débito aplicam-se as regras e requisitos das faturas.

Nota de Crédito

Uma nota de crédito é um documento legal de acerto de contas, que anula total ou parcialmente uma ou
mais faturas. É utilizada para “retirar” valor à fatura ou até mesmo a totalidade do valor da fatura.

Este documento pode também ser emitido no caso de mercadorias danificadas, erros ou reajustes. Uma
Nota de Crédito pode reduzir ou eliminar o montante que o comprador tem de pagar ao vendedor, em
relação ao original da fatura emitida anteriormente.
Na Nota de Crédito geralmente contém: Código, Data, Endereço de faturação, Endereço de Entrega,
Condições de Pagamento, Lista de Produtos com preços e quantidades. Normalmente ela também traz
referências a fatura original e pode estar especificada a razão de sua emissão.

O vendedor geralmente emite uma Nota de Crédito para igual ou menor valor do que a fatura original, em
seguida, reembolsa o dinheiro ao comprador ou abate este Crédito de um saldo devedor de outras possíveis
transações do mesmo comprador.

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Há casos em que o dinheiro não é devolvido, ficando o comprador com "Crédito" com o Vendedor para
futuras compras.

Documento (equivalente à fatura em termos de requisitos) utilizado para a

correção, por acréscimo, de uma fatura, como no caso de:
• Preço unitário faturado, por lapso, abaixo do acordado, mas
Nota de Débito correspondendo ao número correto de artigos saídos de armazém;
• Débito de juros ou de despesas bancárias ou com letras, ou ainda outro
tipo de despesas suportadas pelo fornecedor por conta do cliente (ex.:
transporte).
Documento (equivalente à fatura em termos de requisitos) usado para correção,
por redução, de uma fatura ou para creditar, na conta corrente do cliente, um
Nota de Crédito
valor a que este tenha direito, por desconto (comercial ou financeiro), devolução
de artigos, etc.

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2. Princípios básicos da gestão financeira

As decisões financeiras estão associadas à expetativa de obtenção de um resultado positivo (lucro), e

envolvem a efetivação de previsões sobre o comportamento a curto e médio longo prazo de um conjunto de
pressupostos (gastos e rendimentos), aliados a um certo grau de incerteza e risco, dependentes da natureza
e duração da operação financeira.

A gestão financeira de uma empresa consiste num determinado conjunto de decisões financeiras que vão
desde as grandes decisões estratégicas de política financeira e de escolha de investimentos até às decisões
mais técnicas ou operacionais como as que estão relacionadas com os prazos de pagamentos ou com a
gestão de tesouraria.
Mas, qualquer que seja o tipo ou abrangência da decisão a tomar, a abordagem financeira deverá ser sempre
a mesma: melhorar a rendibilidade da empresa e simultaneamente controlar o risco financeiro da forma mais
rigorosa possível.
Para que tal seja possível é necessário que nas empresas exista o conhecimento adequado, nomeadamente
ao nível da conceção, construção e interpretação de instrumentos de análise e controlo financeiro.
Contudo, é frequente a existência de carências nas empresas ao nível de conhecimentos ao nível financeiro
e execução de atividades de planeamento financeiro e de tesouraria, de avaliação de investimentos e de
avaliação de rendibilidade e risco através de análises económicas e financeiras às contas das empresas.

À função financeira cabem as análises, decisões e atuações relacionados com os meios financeiros
necessários à atividade da empresa. Desta forma, a função financeira integra todas as tarefas ligadas à
obtenção, utilização e controlo de recursos financeiros.
Por outras palavras, a função financeira integra:
- Gestão de Tesouraria: a determinação das necessidades de recursos financeiros (incluindo o
planeamento das necessidades de tesouraria, a inventariação dos recursos disponíveis, a previsão dos
recursos libertos, o cálculo das necessidades de financiamento externo);
- Estudo e escolha das Fontes de Financiamento: a obtenção de financiamento da forma mais
vantajosa (tendo em conta os custos do financiamento, os prazos, os períodos de carência, a periodicidade
dos pagamentos e outras condições contratuais, as condições fiscais, a estrutura financeira da empresa);
- Estudos das Aplicações Financeiras: a aplicação criteriosa dos recursos financeiros, incluindo os
excedentes de tesouraria (de forma a obter uma estrutura financeira equilibrada e adequados níveis de
eficiência e de rendibilidade);
- Análise Financeira: a análise da rendibilidade e do risco financeiro, incluindo a recolha de informações e
o seu estudo de forma a obter respostas seguras sobre a situação financeira da empresa.

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A gestão da tesouraria pode ser vista como uma gestão financeira especializada no curto prazo. As decisões
tomadas no curto prazo são capazes de influenciar profundamente a situação financeira de médio e longo
prazo, daí a importância numa gestão eficaz da tesouraria.

Durante todo o processo de agregação de valor ocorrem custos e benefícios que exprimem, respetivamente,
consumo e obtenção de fundos de dinheiro. Este processo representa, portanto, fluxos financeiros com
impacto em todas as atividades das áreas funcionais da organização e que constituem globalmente a
atividade financeira da empresa.

No contexto atual, a pressão sobre a tesouraria das empresas é bastante mais elevada, em virtude da
restrição do crédito bancário às empresas, das dificuldades nas cobranças e a quebra na atividade da
generalidade dos setores.

Objetivos
A Tesouraria tem como principal objetivo a realização diária da gestão de todos movimentos financeiros e é
da sua competência proceder ao controlo de todos os recebimentos e pagamentos, bem como a gestão das
suas contas bancárias. A função tesouraria deverá ser organizada, tendo em conta a dimensão e
complexidade das atividades da empresa, de acordo com a estrutura funcional de forma a:
a) Gerir as disponibilidades;
b) Efetuar os recebimentos e pagamentos;
c) Garantir uma adequada segregação de funções;
d) Ser independente das restantes funções chave, nomeadamente a gestão de compras, a gestão
de contas a receber, a gestão de contas a pagar e a atividade produzida.

A gestão de tesouraria organiza as contas da empresa, mas mais do que isso, faz o dinheiro trabalhar por
si. Em outras palavras, o papel da tesouraria é proporcionar estabilidade financeira nas empresas, deixando
as contas em ordem e organizadas, utilizando o dinheiro para gerar, no fim, mais dinheiro.

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A tesouraria faz parte da estrutura que mantém uma empresa em funcionamento e efetua o controlo do
crédito concedido aos clientes, a negociação de créditos bancários de curto prazo, o controlo financeiro dos
inventários e o seu custo de oportunidade, a gestão dos créditos obtidos junto dos fornecedores e dos outros
credores correntes e ainda a aplicação dos excedentes de tesouraria ou, por outro lado, a cobertura de
saldos deficitários que possam acontecer
A tesouraria, além de fazer o controlo, irá garantir que as decisões não interfiram negativamente no saldo
da empresa. Caso a empresa possua financiamentos, a tesouraria irá planear o pagamento, considerando
juros, prazo e retorno do investimento.
Estas funções traduzem-se em decisões tais como:
• Fazer ou não um depósito a prazo com determinados meios financeiros líquidos?
• Conceder um desconto ao cliente por pagamento imediato ou em alternativa um crédito de
pagamento em x dias?
• Descontar uma letra poderá ser mais vantajoso do que recorrer a um empréstimo bancário de
curto prazo?
• Poderá ser vantajoso recorrer a um empréstimo de curto prazo para beneficiar de um desconto
por pagamento imediato concedido por um fornecedor?

As operações financeiras realizadas numa empresa não são independentes das outras funções, quer sejam
operacionais, estratégicas, logísticas, comerciais, etc. Os fluxos financeiros têm, em regra, uma contrapartida
em bens ou serviços. O principal objetivo da função financeira é o de assegurar a gestão conjunta destes
dois tipos de fluxos e garantir que os fluxos monetários (entradas e saídas) não apresentem desequilíbrios
que possam colocar a empresa numa situação desfavorável, esta gestão deve ter a sua base numa previsão,
execução e controlo das decisões financeiras.

Para concluir, a gestão de tesouraria consiste na adoção de medidas e instrumentos para a qualquer
momento assegurar que uma empresa tem ao seu dispor os recursos financeiros suficientes para satisfazer
todas as suas responsabilidades de curto prazo de forma, ética, responsável e sustentável. É cada vez mais
difícil uma empresa sobreviver sem uma gestão de tesouraria apropriada, capaz de satisfazer situações de
défice de recursos.

A gestão de tesouraria propõe:

− Definir o saldo médio de tesouraria;
− Estabelecer os limites mínimo e máximo para o saldo de tesouraria;
− Controlar as contas bancárias;
− Minimizar os gastos financeiros a curto prazo;
− Procurar formas de financiamento dos défices de tesouraria;
− Evitar a cessação de pagamentos;
− Determinar o ciclo de tesouraria de exploração, a rotação do disponível e a reserva de segurança de
tesouraria.

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Indicadores a acompanhar regularmente
Indicadores de negócio que são fundamentais para analisar a solidez financeira da sua empresa. Não são os
únicos, mas são indicadores que são analisados com grande atenção pelas instituições financeiras quando
concedem crédito aos seus clientes.
São eles:
1. Prazo médio de recebimentos (PMR)- O prazo médio de recebimento mede a velocidade com que os
clientes costumam pagar as suas dívidas.
2. Prazo médio de pagamentos (PMP)- O prazo médio de pagamentos mede a velocidade com que a
empresa costuma pagar as suas dividas aos fornecedores
3. Prazo médio de existências (PME) - exprime o tempo médio de permanência dos inventários em
armazém, no qual também se torna um indicador importante para efeitos de aprovisionamento e de
gestão do ciclo de exploração.

Cada um destes indicadores fornecem informação pertinente, pois se um empresário possuir um prazo médio
de pagamentos inferior ao prazo médio de recebimentos significa necessidades de liquidez na empresa, ou
seja, necessita de cumprir com as suas responsabilidades junto dos fornecedores antes de receber dos seus
clientes.

Nem sempre é fácil gerir a tesouraria de uma empresa e regra geral a pressão do mercado e as necessidades
de resposta a oportunidades de negócio poderão, por certos períodos, pressionar as necessidades de
tesouraria para níveis significativos. Esta informação também é avaliada pelo banco, desde que o empresário
forneça toda a informação relevante.

Surge assim diversos procedimentos para o empresário contrariar a pressão da liquidez que necessita para
manter o ciclo operacional da sua empresa em funcionamento:
• Negociação de prazos de pagamento mais longos junto dos fornecedores, quer seja através de
negociação direta ou através de disponibilização de garantias junto dos fornecedores (desde que os
custos não sejam significativos e a importância do fornecedor seja vital para a empresa);
• Criação de um sistema de cobrança e recebimentos eficaz de modo a diminuir os valores de
clientes e prazos de recebimento, quer seja através de incentivos ao pronto pagamento ou incentivos
a prazos curtos, ou em casos extremos, o recurso aos bancos para factoring desde que os custos
não representem um encargo significativo;
• Elaborar um programa de gestão e controlo de stocks que se enquadre com a atividade da
empresa e que não represente um risco para a mesma, quer seja através da aplicação de
políticas just-in-time ou venda de mercadorias em consignação, com a criação de parcerias com
fornecedores ou avaliação de fornecedores que se encontrem próximos do local produtivo de forma
a minimizar as existências.
• Se tiver liquidez suficiente poderá negociar descontos para liquidação antecipada de faturas.

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3. Tarefas de tesouraria

A tesouraria é o setor responsável pela entrada e saída de recursos financeiros, mantendo a organização dos
gastos e dos rendimentos. Por isso, este setor é um dos que mais conhecem o funcionamento e a situação
de toda a empresa, tanto do ponto de vista financeiro quanto do ponto de vista operacional. Como objetivo
geral, a Tesouraria deverá efetuar uma eficiente previsão, otimização e controlo de todos os pagamentos e
de todos os recebimentos, no sentido da minimização dos riscos de carência e detenção de liquidez.
A gestão de tesouraria é a área da empresa que gere, controla e regista todas as entradas e saídas do
dinheiro. As suas funções passam por controlar diariamente os planos de tesouraria e gerir as contas
bancárias.

As funções gerais da Tesouraria assentam na salvaguarda de valores, devendo os seus responsáveis:

• Validar a documentação de suporte;
• Identificar verbas depositadas por transferência bancária;
• Preparar os meios de pagamento;
• Recolher e verificar as assinaturas obrigatórias, designadamente nos cheques e nas transferências
bancárias;
• Efetuar os pagamentos autorizados;
• Garantir a boa cobrança das faturas;
• Registar todos os pagamentos efetuados;
• Verificar e conferir todos os recebimentos;
• Efetuar todos os depósitos diariamente;
• Registar todos os recebimentos;
• Elaborar o diário de caixa dos valores pagos e recebidos;
• Fornecer informação atempada e atualizada aos serviços competentes, das entradas e saídas de
valores;
• Arquivar a documentação de suporte das operações efetuadas pela Tesouraria, em conformidade
com as normas institucionalizadas.

Atualmente a gestão de tesouraria é um dos maiores desafios que as empresas enfrentam encontrando-se
entre as principais causas de falência de empresas. Este tema traduz-se num risco acrescido se estivermos
a falar de Microempresas e PME, a constituição maioritária do tecido empresarial português.
O objetivo é assegurar que a qualquer momento a empresa tem ao seu dispor os recursos financeiros
suficientes para satisfazer todas as responsabilidades de curto prazo.

Esta gestão eficiente está assente em determinadas condições:

• Garantir um equilíbrio financeiro mínimo, ou seja, conseguir assegurar que as entradas de fundos
são pelo menos iguais ou superiores ao volume de saída;

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 • Criar uma margem de segurança que irá depender de empresa para empresa para que seja mantido
o equilíbrio financeiro mesmo em períodos de crise.
• Negociação com clientes e fornecedores no que diz respeito aos prazos de recebimentos e
pagamentos e descontos.

Por exemplo, imagine que a empresa estava a contar com a transferência de um cliente relativo ao
pagamento de uma fatura, mas que por alguma razão esse pagamento só será recebido mais tarde. Se a
tesouraria não estiver devidamente planificada e se essa margem de segurança não for constituída de acordo
com as necessidades da empresa, falhas como esta podem pôr em causa o cumprimento das obrigações
legais e contratuais da empresa.

Uma correta gestão de tesouraria traz mais-valias importantes à empresa. Uma gestão de tesouraria
otimizada e controlada fornece à empresa uma exata avaliação dos riscos a que está sujeita e permite a
implementação de ações corretivas. Para além da minimização dos riscos financeiros e operacionais, fornece
aos gestores dados atualizados para suporte à tomada de decisão.

Exemplo:
Se a empresa estava a contar com a transferência de um cliente relativo ao pagamento de uma fatura, mas
que por alguma razão esse pagamento só será recebido mais tarde. Se a tesouraria não estiver devidamente
planificada e se essa margem de segurança não for constituída de acordo com as necessidades da empresa,
falhas como esta podem pôr em causa o cumprimento das obrigações legais e contratuais da empresa.

Para uma gestão correta da tesouraria da empresa existem alguns princípios que pode utilizar:
• Manter pagamentos e recebimentos equilibrados: Uma empresa em que o prazo de
recebimentos é superior ao prazo de pagamentos terá sempre dificuldades em gerir a tesouraria e
necessitará de recorrer a apoios para fazer face às responsabilidades de curto prazo (e, por
conseguinte, a penalizar as margens de lucro dos seus clientes). Uma gestão eficiente dos
pagamentos e recebimentos evita prazos de recebimento muito longos e possibilita equilibrar as
datas de pagamentos e recebimentos. Estabelecer uma política de prazos médios de recebimentos
consoante o tipo de cliente ou incentivos para pagamento a pronto podem ser boas opções;
• Avaliar a estrutura de custos fixos e variáveis – Analisar a estrutura de custos da empresa é
uma das formas de controlar o dinheiro que está a sair da empresa e assim ter impacto direto e
imediato na tesouraria da empresa. Analisar bem cada um dos custos permitirá identificar rúbricas
onde poderá fazer poupanças significativas (por exemplo na renegociação de contratos com as
comunicações, consumos de água, eletricidade…);
• Antecipar problemas: A elaboração de um plano previsional de tesouraria, ou seja, um mapa em
que são inseridos os recebimentos e os pagamentos previstos num determinado período (geralmente
um ano) pode ajudá-lo a antecipar situações de crise (como por exemplo, pagamento de ordenados
e subsídios de férias, pagamentos a fornecedores…).

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 Se a empresa mantiver estes registos atualizados consegue prever quando é que irão ocorrer os
momentos de maior necessidade de tesouraria preparando-se devidamente e minimizando os seus
impactos. Caso a empresa necessite de um financiamento a análise do banco vai ser feita com base
nos indicadores daquele momento e por isso a empresa irá ter acesso a condições menos vantajosas
traduzindo-se em custos de financiamento mais elevados. Se por outro lado, a empresa conseguir
antecipar as necessidades de tesouraria que irá ter no curto prazo, os empresários conseguirão ter
tempo para analisar diferentes propostas dos bancos e negociar qual a melhor opção de crédito.
• Diminuir o nível de stocks: Analise o nível de stocks que se encontram no inventário da empresa,
pois representam um custo. Possivelmente esse valor ainda não se encontra otimizado.

A gestão de crédito concedido aos clientes também não é tarefa fácil, pois desempenham um papel
importante no crescimento das empresas e é necessário avaliar individualmente cada novo cliente de
forma a ter informações para o plafond de crédito a conceder. É igualmente importante que o
departamento comercial e o departamento financeiro estejam em plena sintonia ao tomar decisões de
crédito de forma a atingir o objetivo da maximização do valor da empresa. O vendedor para cumprir os
objetivos concede o crédito ao cliente, mas por outro lado, o tesoureiro fica com problemas de tesouraria
devido a demora do pagamento.

A gestão de recebimentos deve adequar o prazo médio de recebimento e de pagamento e comparar com
os gastos de crédito concedido aos clientes e os custos de transporte de mercadoria. Esta análise deve
ter sempre o objetivo de melhorar a rendibilidade e ajustar a forma de recebimento precavendo situações
de incobrabilidade.

O pagamento a fornecedores é influenciado pela estrutura de tesouraria da organização e continuamente,

pelo seu recurso às fontes de financiamento. O objetivo primordial é retardar o seu pagamento sem
que seja prejudicada a imagem da empresa. O departamento de aprovisionamento e o departamento
financeiro, mais uma vez, devem estar sintonizados, de forma a facilitar a negociação constante das
condições de pagamento junto dos fornecedores.

A entrada de dinheiro é indispensável para que o negócio opere ininterruptamente, no entanto, as

eventuais saídas devem também serem realizadas e provisionadas para que a operacionalidade continue
sem problemas.

Atualmente, o mercado exige que as empresas revejam e melhorem a gestão de recursos financeiros,
com a finalidade de obter o equilíbrio financeiro no curto prazo. É de extrema importância que as
empresas prevejam os seus pagamentos e recebimentos antecipadamente para que possam fazer face
às responsabilidades.

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As decisões tomadas a curto prazo podem afetar verdadeiramente a situação financeira a médio longo
prazo da empresa, e por isso, é crucial realizar uma gestão eficaz de tesouraria. As previsões de
tesouraria ao serem elaboradas devem conter informação sobre; qual o financiamento de curto prazo,
as relações com as instituições financeiras, o circuito de pagamentos e recebimentos, assim como, os
riscos que devem ser analisados.

A área de tesouraria está exposta a riscos, tal como, por exemplo liquidez, que devem ser acautelados e
analisada, e para isso a empresa deve ter um sistema de controlo compatível com as suas necessidades.

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Bibliografia

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• Neves, J. C. (2012). Análise e Relato Financeiro – Uma Visão Integrada de Gestão (6ª ed.). Lisboa:
Texto Editores.

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