MIT041 – Especificação de Processos

Cliente: DANCOR SA INDUSTRIA MECÂNICA

Projeto: Implantação de Compras
Versão: Protheus 11

27/01/2015
 MIT041 – Especificação de Processos

Título do documento

1 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – COMPRAS .................................................................................... 3

1.1 Solicitação de Compras ............................................................................................................................. 3
1.2 Pedidos de Compras .................................................................................................................................. 3
1.3 Pré-Nota de Entrada .................................................................................................................................. 4
1.4 Documento de Entrada .............................................................................................................................. 4
1.5 Contrato de Parceria .................................................................................................................................. 5
2 PROCESSO RELACIONADO .................................................................................................................... 6
3 FLUXOGRAMA DO SUB-PROCESSO ...................................................................................................... 7
4 DESCRIÇÃO DETALHADO DO SUB-PROCESSO ................................................................................... 8
5 INFORMAÇÕES DO PROCESSO ............................................................................................................. 11
5.1 Saídas do Sistema (opcional) .................................................................................................................... 11
6 RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES ............................................................................................... 11

2 Versão 1.0
 MIT041 – Especificação de Processos

1 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – COMPRAS

O ambiente de compras confere ao profissional responsável para esta atividade condições de

acompanhar e controlar as carteiras de compras e o recebimento de materiais, permitindo a reposição dos
estoques em tempo hábil e apresentando informações indispensáveis a uma boa negociação com seus
fornecedores.
Este documento tem como objetivo elencar e definir os procedimentos necessários para atender as
necessidades para o processo de compras, sendo imprescindível a utilização dos cadastros básicos que
compõem este processo como, por exemplo, produtos, unidade de medida, fornecedores, condições de
pagamentos.
O processo de Compras será atendido pelo padrão do Protheus.
Os cadastros necessários para o funcionamento do Protheus serão inseridos manualmente pela
Dancor.

1.1 Solicitação de Compras

A Solicitação de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar uma
compra. É o documento que informa o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega.
Deverão ser incluidos no cadastro ‘Solicitantes” os usuários que estarão autorizados a incluir as
Solicitações de Compras de determinados Grupo de Produtos, Produtos e a definição do Grupo de
Compradores que irão atender aquela solicitação. As Solicitações de Compras ficarão bloqueadas para liberação
pelo gestor responsável (definido no menu do grupo de usuários).
A Solicitação de Compras é o processo inicial da compra, podendo ser gerada:
 Manualmente;
 Ponto de pedido;
 Por necessidade da ordem de produção.

Depois de aprovadas, as Solicitações de Compras passarão pelos processos de: gerar cotação,
atualização de cotação e análise de cotações para definição das melhores condições para compra.
A cotação será realizada com no mínimo três fornecedores, exceto em caso de produtos com
abastecimento com fornecedores excluivos ou contrato de parceria.

1.2 Pedidos de Compras

O pedido de compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar

fielmente as condições e características da compra efetuada. É o acordo que representa as condições em que foi
feita a negociação, tais como: material, quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços, local de
entrega, tributação, entre outros.

Após a finalização dos procedimentos de cotação, os Pedidos de Compras serão inseridos

automaticamente no sistema de acordo com a negociação e definição do comprador com as informações do
fornecedor, condição de pagamento, produtos e valores.

Os pedidos de Compras estarão bloqueados para aprovação de acordo com o cadastro de Aprovação
por Alçadas, que poderão ser configuradas conforme a seguir:

Versão 1.0 3
 MIT041 – Especificação de Processos

Título do documento
 Compras com valores até R$2.000,00, o comprador Gilvan Maia terá autonomia para compra;
 Compras de R$2000,01 a R$100.000,00, aprovação de 2 diretores dos 3 cadastrados;
 Compras a partir de R$100.000,01, aprovação de 2 diretores, mais aprovação do Conselho.
Obs.: Informações coletadas no levamtamento dos processos poderão sofrer alterações a critério da Dancor.

O pedido de Compra poderá ser enviado para o fornecedor utilzando o recurso de envio de e-mail nativo do Protheus.

Será definido se compras com entregas futuras serão tratadas pelo processo de compras normal ou por Contrato de
Parceria.

1.3 Pré-Nota de Entrada

O pré-documento de entrada é o cadastro prévio dos dados básicos do documento fiscal, que será
recebido pela empresa, tais como: tipo da nota, tipo do formulário, número do documento, data de emissão,
fornecedor, espécie do documento, estado origem, produtos, quantidades, valor unitário por item, valor total por
item, valor dos impostos, descontos, valor de frete, despesas, pedidos de compra relacionados etc.
O objetivo deste cadastro é facilitar e agilizar o recebimento de materiais registrados em Documento de
Entrada. Pois, com os dados previamente cadastrados no Sistema, não é necessário digitar todas as
informações relacionadas ao documento fiscal, basta apenas complementá-las.
Ao registrar um pré-documento de entrada, não é gerado nenhum lançamento fiscal, contábil ou
financeiro e nem atualizado o estoque do produto.
O pré-documento de entrada será utilizado em Documento de Entrada e transformado em um
documento fiscal por meio da opção de menu Classificação, a qual possibilita selecionar o código do TES (Tipo
de Entrada e Saída) da operação. Somente a partir desse procedimento é que serão gerados os lançamentos
fiscais, contábeis, financeiro e atualizado o estoque.
No caso de nota fiscal de compra de serviços, será parametrizado para seja feito o lançamento direto
no documento de entrada sem a utilização da rotina de Pré-Nota de Entrada.

1.4 Documento de Entrada

Essa rotina permite o registro de qualquer movimento de entrada de mercadorias na empresa. A

entrada das mercadorias inicia um processo de atualização online de dados financeiros, fiscal, de estoques e
custos. Além disso, essa rotina também permite que os materiais recebidos pelo Recebimento de Materiais
sejam classificados e os devidos lançamentos efetuados.
Este processo consiste na confirmação dos valores do recebimento, na informação das tributações
aplicadas e dos dados contábeis e financeiros.
Somente será possível o lançamento da Nota Fiscal (Documento de Entrada) no sistema se houver um
Pedido de Compras correspondente.
A tolerância de recebimento de materiais será de 5% a maior ou a menor da quantidade definida no
Pedido de Compra.
As notas fiscais com as quantidades inferiores ao Pedido de Compras fará com que o pedido fique
baixado parcialmente até que o fornecedor envie o restante dos itens faltantes. Caso seja necessário, o sistema
permite a Eliminação de Resídos, que é um cancelamento das pequenas quantidades que sobram nos pedidos
de compras.

4 Versão 1.0
 MIT041 – Especificação de Processos

1.5 Contrato de Parceria

Este subprocesso é destinado para contrato de fornecimento de produtos por um determinado período,
eliminando a necessidade da inclusão de diversos Pedidos de Compras, agilizando o processo de compra.
No Contrato de Parceria é necessário definir a cada sequência de item, o produto, valores e a
quantidade. Assim, é possível definir, por exemplo, todos os itens a serem adquiridos durante o período.
Para utilização deste subprocesso, deverá ser indicado no cadastro do produto que este material será
utilizado por Contrato de Parceria e ficará impossibilitado de realizar Solicitações de Compras pelo método
padrão.

Versão 1.0 5
MIT041 – Especificação de Processos

Título do documento

2 PROCESSO RELACIONADO

6 Versão 1.0
 MIT041 – Especificação de Processos

3 FLUXOGRAMA DO SUB-PROCESSO

Cadastros Básicos
- Produtos;
- Grupo de Produtos;
- Fornecedores;
- Condição de Pagamento;
- Tipos de Entrada e Saída;
- Alçadas de Aprovação.

Solicitação de Sim
Comrpas

Gera Cotação Sim SC aprovada? Não Altera SC?

Não

Não
Proposta de
três
fornecedores?

Sim

Atualiza Cotação

Aprovado pela
Pedido de Compra
Analisa Cotação Alçada de Não Fim do Processo
bloqueado
Aprovação?

PC liberado
aguardando Doc.
Entrada

Pré-Nota de
Entrada

Classificação
Fiscal

Versão 1.0 7
MIT041 – Especificação de Processos

Título do documento
4 DESCRIÇÃO DETALHADO DO SUB-PROCESSO

Opção Escopo
# Nome Descrição Transação P – Padrão S – Sim
E - Específica N - Não
1.0 Cadastros Básicos
Esta rotina permite registrar fornecedores
1.1 Fornecedores tipo: Pessoa física, Pessoa jurídica, N/A P S
ou Outros (Exterior - uso para importação).
Este cadastro contém as principais
1.2 Produtos informações sobre produtos produzidos e N/A P S
utilizados pela empresa;
Na administração de materiais, é muito
importante a classificação dos produtos
1.3 Grupos de Produtos segundo suas características comuns, N/A P S
como por exemplo, padrões de forma,
peso, tipo, uso, dimensão entre outros
São registradas todas as unidades de
medida a serem utilizadas no Sistema.
Todo produto cadastrado no Microsiga
1.4 Unidade de Medida Protheus deve, obrigatoriamente, ser N/A P S
associado a uma unidade de medida, caso
contrário, o Cadastro de Produtos não será
concluído.
O Cadastro Tipo de Entrada e Saída (TES)
Tipos de Entrada e é responsável pela correta classificação
1.5 N/A P S
Saída dos documentos fiscais de entrada e saída
registrados no sistema.
Permite manter dados adicionais sobre um
produto sem alterar seu cadastro. Também
são armazenadas tabelas de preços,
medidas, nome científico, certificado de
Complemento de
1.6 qualidade, etc. N/A P S
Produto
Para que ocorra o cadastro de
complemento, o produto deve constar no
castrado de Produtos.
Armazena informações referentes ao
Cad. Produto x
1.7 relacionamento dos produtos com seus N/A P S
Fornecedor
respectivos fornecedores.
As negociações de compras e vendas de
produtos ou serviços, normalmente, se
Condição de
1.8 baseiam nas condições de pagamento. N/A P S
Pagamento
Elas determinam como e quando serão
efetuados os pagamentos.
Essa opção é utilizada para cadastrar os
1.9 Aprovadores aprovadores dos Pedidos de N/A P S
Compras/Contrato de Parceria, quando

8 Versão 1.0
 MIT041 – Especificação de Processos

utilizado o controle de alçadas. Nesse

cadastro, são definidos os valores e limites
de aprovação
São definidos os usuários que poderão
cadastrar os Pedidos de
1.10 Compradores N/A P S
Compras/Contrato de Parceria utilizando o
controle de alçadas.
Essa opção pode ser utilizada para definir
regras de acessos ou restrições aos
1.11 Solicitantes N/A P S
solicitantes, na inclusão de
uma Solicitação de Compras.
A função do grupo de aprovadores é
liberar os Pedidos de Compras dos
Grupo de
1.12 compradores da equipe a ele vinculado, N/A P S
Aprovadores
conforme indicado no cadastro do
comprador.
Pedidos de
2.0
Compras
Solicitações de É um documento que dá a autorização
2.1 N/A P S
Compras para o comprador executar uma compra.
Permite gerar cotações com base nas
2.2 Gera Cotação solicitações de compras cadastradas. N/A P S

Permite ao comprador atualizar os preços

e as condições obtidas de cada fornecedor
participante da cotação. Bem como,
2.3 Atualiza Cotação cadastrar novas propostas dos N/A P S
fornecedores envolvidos ou novos
participantes.
Esta rotina analisa as cotações
atualizadas, apresentando seus dados e
sugerindo a melhor proposta entre os
2.4 Analise de Cotação fornecedores participantes, de acordo com N/A P S
o preço, a condição de pagamento, ou
prazo de entrega.
O pedido de compra é um contrato formal
entre a empresa e o fornecedor, devendo
representar fielmente as condições e
características da compra efetuada. É o
2.5 Pedidos de Compras acordo que representa as condições em N/A P S
que foi feita a negociação, tais como:
material, quantidade, qualidade, frequência
de entregas, prazos, preços, local de
entrega, tributação, entre outros.
A eliminação de resíduos é um
cancelamento das pequenas quantidades
2.6 Eliminar Resíduos N/A P S
que sobram nos pedidos de compras,
autorizações de entrega , contratos de

Versão 1.0 9
MIT041 – Especificação de Processos

Título do documento
parceria e solicitações de compras.
3.0 Contrato de Parceria
Esta rotina destina-se às empresas que
possuem contrato de fornecimento de
3.1 Contrato produtos por um determinado período, N/A P S
eliminando a necessidade da inclusão de
diversos Pedidos de Compras.
Para efetuar o recebimento de um material
com contrato de parceria é necessário que
Autorização de antes seja executada a rotina Autorização
3.2 N/A P S
Entrega de Entrega, para realizar as baixas dos
itens do contrato de parceria e registrar a
autorização da compra.
As Autorizações de Entrega são
3.3 Aglutinação de AE aglutinadas de acordo com os período N/A P S
definido pelo usuário.
Documento de
4.0
Entrada
O pré-documento de entrada é o cadastro
prévio dos dados básicos do documento
fiscal, que será recebido pela empresa. O
objetivo deste cadastro é facilitar e agilizar
o recebimento de materiais registrados
4.1 Pré Nota de Entrada N/A P S
em Documento de Entrada. Pois, com os
dados previamente cadastrados no
Sistema, não é necessário digitar todas as
informações relacionadas ao documento
fiscal, basta apenas complementá-las.
Permite o registro de qualquer movimento
de entrada de mercadorias e serviços na
empresa, com atualização on-line de
Documento de dados financeiros, fiscais, estoques e
4.2 N/A P S
Entrada custos. Possibilita ainda a Contabilização,
rateios e direcionamentos para centros de
custos e abastecimentos de registros no
Controle de Ativos.

10 Versão 1.0
 MIT041 – Especificação de Processos

5 INFORMAÇÕES DO PROCESSO

5.1 Saídas do Sistema (opcional)

Relatório Descrição Comentários

Solicitação de Por meio deste relatório é possível visualizar os dados de uma solicitação de compras
MATR140
Compra cadastradas no Sistema.
Relação das Essa opção imprime a relação para controle das solicitações cadastradas, seus
MATR100
SC’s respectivos pedidos e os prazos de entrega.
Este relatório emite os dados das cotações efetuadas para os fornecedores selecionados
MATR150 Cotações
nos parâmetros.
MATR160 Cotações em Este relatório emite a relação das cotações em aberto, ou seja, cotações para as quais
Aberto ainda não foi gerada uma solicitação ou pedido de compra.
Análise de Emite uma relação das análises das cotações selecionadas pelos valores das cotações ou
MATR210
Cotações pelos fornecedores das mesmas.
Consumo Mês Emissão das cotações de compras Relação de Cotações
MATR150
a Mês
Pedidos de Emissão dos pedidos de compras ou autorizações de entrega cadastrados e que ainda
MATR110
Compra nao foram impressos
Pedidos de Este relatório emite uma relação dos pedidos de compra ou autorizações de entrega que
MATR120 Compra em estão em aberto no sistema.
Aberto

6 RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES

Nome Assinatura Data
Marcelo Luiz de Oliveira 27/01/2015
(Analista TOTVS)
Juliana Peixoto 27/01/2015
(Analista TOTVS)
Gilvan Maia 27/01/2015
Daniel Viana Santos 27/01/2015
Vladmir Gomes 27/01/2015

Versão 1.0 11