Procedimento De Gesto

Aprovao do Documento Elaborado: Gerncia de Projetos Aprovado: Assemblia Geral Aprovado

Cdigo: PG 003 Estabelecido: 01/02/04 Reviso: 0 Data:

Presidente Jos Maria Duarte de Arajo e Silva

Mapeamento do Processo rea Funcional Processo Atividade Finalidade Fornecedor Entrada Sada Cliente 1 OBJETIVO Estabelecer as diretrizes e fornecer orientao geral para o exerccio das atividades de AQUISIO de Materiais (componentes) e insumos de fornecedores ou contratao de servios, previamente avaliados e selecionados, de modo a assegurar que os mesmos atendam s exigncias especificada em termos de menor preo, melhor qualidade, quantidade certa e condies de pagamento, assegurando que as aquisies e contrataes sejam as mais vantajosas para o IBA, e conseqentemente, para a sociedade em geral. 2 CAMPO DE APLICAO Este documento deve ser aplicado pela Gerncia de Administrao, quando do desenvolvimento de projetos contratados e Termos de Parcerias, em conformidade com o dimensionamento das necessidades contratuais do Planejamento e da Gesto de Projetos. 3 RESPONSABILIDADES 3.1 Responsabilidades da Gerncia de Administrao e Gesto de Projetos: Aquisio Compras Compras de Materiais ou Contrataes de Servios Criar diretrizes para otimizar o processo de compras e contrataes Fornecedores cadastrados e em potencial Solicitao do Almoxarifado ou Administrao de Projetos Material ou Servio Contratado Gesto de Projetos ou Almoxarifado

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3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9 3.2 3.2.1 Preparar os procedimentos e instrues referentes a sua rea, e garantir que eles sejam efetivamente implementados. Assegurar que os fornecedores tomem as medidas cabveis em caso de rejeio do material adquirido. Avaliar, juntamente com a Gesto de Projetos, os fornecedores para atualizao do cadastro. Assegurar que as compras sejam feitas em fornecedores aceitveis, de acordo com o cadastro de fornecedores. Manter os registros da Qualidade pertinente a sua atividade. Manter o histrico de fornecedores para avaliao e atualizao do cadastro. Desenvolver o treinamento de pessoal em sua rea. Executar a negociao com fornecedores especificados em Pedidos de Compras. Emitir mensalmente os indicadores relevantes da gesto de compras. Escolher o fornecedor, dentro do cadastro de fornecedores baseados nas cotaes que tiver melhores condies: Menor PREO, Melhor QUALIDADE, Menor PRAZO DE ENTREGA e melhores condies de PAGAMENTO. O critrio de escolha entre as modalidades de seleo das propostas ser o de menor preo, exceto naquelas situaes que, por suas caractersticas ou propriedades, sejam relevantes a avaliao dos aspectos tcnicos para seleo da proposta mais vantajosa, situaes estas previstas em contrato ou que o contratante especifique em documento. 3.2.2 4 Aprovar a solicitao de compras e encaminh-la para aprovao da Presidncia.

Autoridades da Gerncia de Administrao e Gesto de Projetos.

AVALIAO DE FORNECEDORES 4.1 Avaliao de Fornecedores 4.1.1 A seleo dos fornecedores, a elegibilidade, o tipo, a abrangncia, a exigibilidade e de registros de capacidade e de desempenho, previamente demonstrados pelos fornecedores a profundidade dos controles exercidos pelo IBA devem depender do tipo do material ou servio definido em projetos ou exigncias contratuais. o Quando os no exigidos contratualmente, o IBA adotar os princpios adotados no Manual da Qualidade.

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o Quando houver necessidade de ampla participao de fornecedores, o IBA tornar pblico o processo de Aquisio, usando os meios de comunicao como anuncio ou publicao em jornais de circulao. 4.1.2 Os mtodos de avaliao podem abranger um ou mais dos definidos abaixo: o Histrico de fornecimento do produto ou servio; o Indicao do fornecedor no Pedido de Compras da Gesto de Projeto ou quando o Contratante o exigir; o Fornecedor exclusivo. 4.1.3 Dados para Aquisio 4.1.3.1 As Requisies de Compras (RC) devem ser revisadas antes da sua liberao para garantir que todas as informaes e especificaes necessrias estejam completas e corretamente descritas. Materiais de embalagem e demais materiais que devem ser incorporados aos produtos acabados para os Parceiros/Clientes e que sejam relevantes para a Qualidade so adquiridos de fontes selecionadas, com base na sua habilidade de resultar em produtos acabados conformes com as especificaes. Devem ser mantidos registros de fornecedores aceitveis e cuidados devem ser tomados para que os documentos de compras contenham claramente todos os requisitos necessrios completa especificao do produto ou servio sob aquisio. Devem ser estabelecidos procedimentos para controlar as compras e atividades de avaliao de subcontratados, de forma a aumentar a confiana para que os Materiais ou Servios adquiridos sejam conformes com as especificaes. Os documentos de compras devem ser analisados e aprovados pelo Gerente de Administrao e Gesto de Projetos.

4.1.3.2

4.1.3.3

4.1.3.4

4.1.3.5 4.2

Requisio de Compra (RC) 4.2.1 A Requisio de Compra um documento emitido em uma via, numerada seqencialmente, pelo Setor de Almoxarifado e entregue ao Setor de Compras sempre que for necessrio: 4.2.1.1 4.2.1.2 4.2.1.3 4.2.1.4 Suprir o estoque mnimo; Atender uma requisio de material inexistente no estoque; Compra de Bem Patrimonial; Contratao de servios necessrios a projetos contratados.

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4.2.2 A requisio de compra deve no caso dos itens (4.2.1.2, 4.2.1.3 e 4.2.1.4) estar devidamente acobertada por uma Requisio de Material ou Servio. A Requisio de Compra deve informar ao Setor de Compras: 4.2.3.1 4.2.3.2 4.2.3.3 4.2.3.4 4.2.3.5 A prioridade para a entrega do material, informando na requisio a data para a entrega necessria; Descrio tcnica do produto, ou seja, a descrio que ser usada para o fornecedor. Ultima compra: data, fornecedor, preo unitrio, quantidade e unidade; Estoque atual e quantidade mnima ou estoque mnimo; Entrega necessria, nmero de dias para a entrega do material ou servio e deve substituir a palavra; prioridade (extrema urgncia, urgente, normal e programvel) Quantidade requisitada; Espao destinado coleta de preos; Item da requisio e Cdigo do Material; Item e Sub - Item do produto; que identifica o grupo e o destino do material;

4.2.3

4.2.3.6 4.2.3.7 4.2.3.8 4.2.3.9

4.2.4 Assinaturas na Requisio de Compra: 4.2.4.1 Requisitante: Pessoa do Almoxarifado que aps verificar no processo de entrega de material pelo Almoxarifado detectou a inexistncia do material, ou o produto ficou abaixo da Quantidade Mnima, ou atingiu o Ponto de Reposio; 4.2.4.2 Encarregado de Almoxarifado: Responsvel pelo Almoxarifado; 4.2.4.3 Gerente de Administrao: Responsvel pelo Setor de Almoxarifado, e deve visar todas as requisies quando as requisies se destinarem aos itens (4.2.1.2, 4.2.1.3 e 4.2.1.4); 4.2.4.4 Gerente de Administrao: Responsvel pelo Setor de compras; 4.2.4.5 Gesto de Projetos: Responsvel pela AQUISIO, deve aprovar e assinar todas as requisies de compras do item 4.2.1.3, e as do item 4.2.1.4 quando se tratar de servios de reforma patrimonial e construo, e as demais requisies de compras, cujo valor exceder ao limite de responsabilidade do Gerente de Administrao, conforme definio especfica de Presidncia. 4.3 Coleta de Preos 4.3.1 A coleta de preos uma extenso da requisio de material para uso do Setor de Compras em pesquisa de preo em fornecedores selecionados.
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4.3.2 A Coleta de preos destina quatro campos para coleta, e sempre que for emitida a requisio sero mostrados quatros fornecedores selecionados, ou os ltimos que forneceram o material. A coleta de preos deve ser feita para aquisio de todos os materiais ou servios, sendo que o nmero de fornecedores e a modalidade de compra sero feitos, em primeiro lugar, seguindo as recomendaes definidas em Termo de Parcerias. No estando definida em contrato a modalidade de compras, o IBA selecionar o fornecedor pela modalidade de pesquisa de preo com pelo menos trs propostas e sempre que a importncia do material ou servio a ser comprado exigirem, a critrio e bom senso do Gerente de Administrao, conforme o item trs (3) desse procedimento, garantindo sempre a melhor compra.

4.3.3

4.4

Ordem de Compra (OC) 4.4.1 A Ordem de Compra um contrato de autorizao de fornecimento de um material ou servio, e deve conter as regras para compra, tais como: Numerao seqencial, Endereo para entrega, Dados do Fornecedor previamente selecionado, Descrio, Cdigo do Material ou Servio no IBA, Unidade, Quantidade, Valor Unitrio, Desconto, IPI, Valor Total do Item, Prazo de Entrega, Nome do Comprador, Outros Encargos, Frete, Cobrana, Condio de Pagamento, Nome da transportadora, Espao para Observaes, Assinaturas autorizadas e as Condies Gerais da Compra conforme item 4.4.2., e ainda deve conter os enunciado para o Fornecedor: Indicar o n. desta Ordem de Compra em sua Nota Fiscal. Condies Gerais da Compra Contrato para Fornecedores Selecionados. 4.4.2.1 O INSTITUTO BRASILEIRO DE ADMINISTRAO IBA reserva-se o direito de considerar sem efeito a presente Ordem de Compra e, portanto, nulas quaisquer obrigaes comerciais e/ou financeiras dela decorrentes em qualquer das hipteses a seguir discriminadas. O Fornecedor retro - qualificado, pela aceitao da presente Ordem de Compra, declara Ter pleno conhecimento das condies de compra e concordncia integral com seu cumprimento. O IBA tem o direito de no aceitar a entrega de qualquer material ou servio que: Esteja fora das especificaes de embalagem, peso, medida, caractersticas tcnicas e/ou de qualidade descritas na Ordem de Compra ou no material ou servio oficial de promoo do Fornecedor.

4.4.2

4.4.2.2 4.4.2.3

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4.4.2.4 4.4.2.5 4.4.2.6 Apresente sinais evidentes de deteriorao, desgaste ou danificao ou incorrees. Seja entregue aps o prazo de entrega retro definido. Seja entregue fora do horrio para recebimento de material pela IBA, qual seja de 2 feira 6 Sexta feira das 7:00 s 16:00 hs, exceto em feriados no local de entrega definido da OC. No esteja acompanhado de respectiva Nota Fiscal de Venda a Contribuinte, emitida em nome de INSTITUTO BRASILEIRO DE ADMINSITRAO IBA e que espelhe fielmente as condies expressas na ORDEM DE COMPRA. INSTITUTO BRASILEIRO DE ADMINSTRAO IBA se reserva o direito de desconsiderar qualquer compra que no tenha sido solicitada ao Fornecedor atravs de Ordem de Compra plenamente preenchida e assinada por representante autorizado do IBA, independente de contatos telefnico, email ou por qualquer outra forma que no a caracterizada pela presente. INSTITUTO BRASILEIRO DE ADMINSTRAO IBA no se responsabiliza por qualquer aquisio de servios, ainda que decorrente do compromisso da presente Ordem de Compra, que no coincida integralmente com o nela expresso tais como, exemplificativamente: variaes de preo, alteraes de frete, mudana de linha, servios de terceiros, etc.

4.4.2.7

4.4.2.8

4.4.2.9

4.4.2.10 A aceitao excepcional, por parte do INSTITUTO BRASILEIRO DE ADMINSTRAO IBA, de qualquer compra que no atenda a alguma das clausulas acima, no implica em sua abdicao dos direitos concordados pela aceitao da presente Ordem de Compra. 5 GESTO DE PROJETOS - MISSO DO SETOR DE COMPRAS 5.1 O Setor de Compras deve ser administrado de forma a atender satisfatoriamente aos clientes internos dos setores Gesto de Projetos e a Diretoria de forma que no haja reclamaes quanto a: 5.1.1 Atendimento das Requisies de Compras quanto a; 5.1.1.1 5.1.1.2 5.1.1.3 Demora na aquisio de materiais ou servios contratados; Entrega do material ou servio pelo fornecedor fora do prazo de entrega necessrio do requisitante; Compra feita em desacordo com as especificaes tcnicas e qualidade do requisitante;
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5.1.1.4 Compra em quantidade inferior ou superior a necessidade do requisitante; Compra inferior ou superior a quantidade da Requisio de Compra deve ser avaliada e aprovada pelo Gerente de Administrao e Gesto de Projetos.

REGISTROS DA QUALIDADE DOS SERVIOS DE COMPRAS 6.1 Controle do Processo 6.1.1 Itens de controle 6.1.1.1 6.1.1.2 As compras efetuadas durante o ms devem ser medidas pelo Relatrio dos Indicadores Relevantes Compras. O Sistema de Controle de Compras deve permitir ao Setor de Compras controlar por relatrios impressos e em tela: O Estoque atual data hoje; O Consumo Mdio do perodo 99/99/99 a 99/99/99; Ponto de Reposio; Dias para a Quantidade Mnima para o estoque de Segurana; Prazo Mdio de Entrega do Fornecedor; Quantidade Mnima de Estoque para o Material. Giro dos Estoques; Ordem de Compra no Encerrada; Sugesto de Compras; Taxa de Rotao dos estoques.

7 8

FLUXOGRAMA DOCUMENTOS 8.1 8.2 8.3 Requisio de Compras Coleta de Preos Ordem de Compra

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N Atividade 1

Descrio

Obs.

2 3 4 4.1

5 5.1

5.2 6 7 7.1 7.2 8

Registro O Setor de Gesto de Contratos ou o Almoxarifado solicita RC uma aquisio de compras de material ou contratao de servios; O Setor de Compras confere a descrio do material ou servio a ser comprado; O Setor de Compras verifica a possibilidade de agrupar um maior nmero de compras. O Setor de Compras verifica se h fornecedor cadastrado para esse produto. Quando no existir fornecedor cadastrado para fornecimento do produto, o Compras procura fornecedor no mercado e preenche cadastro do mesmo, fazendo avaliao e aprovando somente aqueles que atendam aos quesitos estabelecidos no registro. Para fornecedores com sistema de qualidade certificado dispensada a avaliao para cadastramento. Os fornecedores j cadastrados at a data de aprovao deste PG, considerados ativos, no precisaro ser cadastrados novamente. Contudo estaro sendo avaliados, conforme atividade 12,2 e 12,3,5 descrita nesta metodologia, estando portanto sujeitos a serem classificados como inativos. Neste caso, para serem recadastrados, tero que participar do processo de cadastramento como todos os que ainda no esto neste cadastro. O Setor de Compras verifica se o material ou servio de fornecedor exclusivo. Se o produto a ser comprado no for de fornecedor exclusivo, o Setor de Compras cota o fornecedor preferencial e outros 2 fornecedores pelo menos, via fax ou e-mail ou por telefone. Se o produto for de fornecedor exclusivo, o Setor de Compras solicita oramento deste fornecedor. Os fornecedores cotados recebem cotao e fornece oramento; Recebe cotao e confere se todos os itens foram cotados; Oramento Se o processo for, por fora de contrato, sigiloso, solicita cotao em documento lacrado. Analisa as cotaes nas condies mais favorveis de preos e nas condies que o Setor de Gesto de Projetos exigir. Quando um dos fornecedores no atende a algum item especificado, feita uma nova cotao at que todos os itens tenham no mnimo trs fornecedores diferentes, exceto para fornecedores exclusivos.
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9 10 De posse das cotaes, o Setor de Compras compara os preos identificando a melhor cotao e OC Emite Ordem de Compra em 3 (trs) vias: 1 via para o Fornecedor 2 via para o Almoxarifado ou Gesto de Projetos 3 via sistema ou fixa no bloco. Colhe autorizao do Gerente de Administrao e Gesto de Projetos Colhe autorizao do Presidente e Diretor Financeiro; Confirma o fornecimento enviando para o fornecedor, por email ou por fax, uma via da Ordem de Compra; Confirma com o fornecedor as regras contratuais da Oc; Fornecedor recebe a OC e providencia a entrega; O Setor de Almoxarifado ou Gesto do Projeto recebe o produto e a Nota Fiscal referente a entrega; Coloca o produto na rea de inspeo: Verifica o preo, a quantidade fornecida e a caracterstica do material ou servio, a integridade da embalagem. Tudo deve estar conforme a OC. Se estiver conforme, providencia o armazenamento ou a entrega para o solicitante. Providencia a entrada no sistema de Estoque e Financeiro. Quando os produtos estiverem conformes, o responsvel pelo recebimento carimba a Nota Fiscal com o carimbo conforme modelo abaixo aprovado. Recebi e Conferi Concesso RNC N: Conforme Assinatura do Conferente Quando o Material ou Servio adquirido no estiver conforme com o solicitado na Ordem de Compra, o Setor de Compras e Gesto, abre registro de No Conformidade e trata a no conformidade conforme estabelecido no procedimento de No Conformidade. O Setor de Almoxarifado ou Gesto de Projetos registra a RQ 001/04 ocorrncia no formulrio de acompanhamento de fornecedores e encaminha para o Setor de Compras. O Setor de Compras recebe o formulrio de acompanhamento RQ 002/04 de fornecedores e preenche o formulrio de avaliao do fornecedor, identificando a situao do fornecedor conforme abaixo: Menor que 60% - Fornecedor Inativo Maior que 60% - Fornecedor Ativo O Fornecedor Preferencial ser sempre o primeiro a ser cotado, se houver vrios fornecedores, sero cotados e vencer o
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11 11.1 12 12.1 12.2 12.3 12.4

12.4.1

12.4.2

12.4.3

12.4.4

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de melhor preo. O Fornecedor Ativo ser sempre o primeiro a ser cotado, se houver vrios, sero cotados e vencer o de melhor preo. Quando o fornecedor atingir ndice de conformidade inferior a 60%, este ser descartado e no ser mais cotado, a no ser que seja fornecedor exclusivo, ser considerado fornecedor inativo. Ao final do ms, o Setor de Compras elabora a listagem de Monitoramento dos Fornecedores onde feita uma classificao de todos os fornecedores conforme abaixo: Menor que 60% - Fornecedor Inativo Maior ou igual a 60% e menor que 80% Fornecedor Classe C Maior ou igual a 80% e menor que 90% - Fornecedor Classe B Maior ou igual a 90% Fornecedor Classe A Quando dois fornecedores apresentarem condies de venda semelhantes, ser dado preferncia quele melhor classificado. O Setor de Compras arquiva uma via da Ordem de Compras na rea por um perodo de at 1 (um) ano e aps este perodo, encaminha para o arquivo morto.

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Fluxograma do Processo de Compras de Produtos e Servios
Compras
2 Confere descrio da Requsio B S 3 Cota pelo menos trs fornecedores Preferenciais ou outros. Requisio de Material ou Servio

Fornecedor

Almoxarifado Gesto de Projetos

Requisio de Compra

2 Fornecedor Cadastrado? N

Cadastra Fornecedor Conforme Metodologia.

5 Recebe cotao e envia Oramento

Se tiver em estoque: Atende o Requisitante, Seno solicita Compras

S 4 Fornecedor Exclusivo? N B 4,2 Solicita Cotao Coleta de Preos 1 via A

6 Recebe cotaes. Verifica se o fornecedor cotado atende todos os requisitos de compras.

7 Quando um dos fornecedores no atende algum requisito de compra, feita uma nova cotao at que todos os itens tenham pelo menos trs fornecedores diferentes, exceto para fornecedores exclusivos.

11, 2 Recebe Material ou Servio e NF; Coloca quando for o caso, na rea de inspeo; Verifica o Preo, a quantidade fornecida e a caracterstica do material ou servio conforme estabelecido na Ordem de Compra.

8 De posse das cotaes, feita uma equaliza o dos preos para identificar a melhor proposta utilizando campos da OC. Coleta de Preos 1 via

N 11,3 Conforme? S 11,3,1 D entrada da Nota Fiscal no sistema de Controle do IBA,.

9 Tendo identificado melhor proposta, emite uma Ordem de Compra em trs vias.

10 Colhe visto e autorizaes da Gerncia de Administrao e Gesto de Projetos 11 Confirma fornecimento e encaminha a por fax ou e-mail a primeira via da Ordem de Compra para o Fornecedor. 12 Arquiva por um ano uma via da OC e depois encaminha para o arquivo morto A 13 Encaminha uma via da OC para o Setor de Almoxarifado ou Gesto de Projetos RQ 002/04 11,1 Fornecedor recebe Ordem de Compra e providencia entrega.

11,3,2 Entrega os materiais para o solicitante.

11,3 Quando for servio, o Setor de Gesto de Projetos far o recebimento.

11,3,3 Abre registro de no conformidade e trata a no conformidade conforme procedimento de NC.

11, 3 e 5 Recebe formulrio de acompanhamento de fornecedores e preenche forumulrio de avaliao do Fornecedor, idenfificaol se o fornecedor preferencial ou no, conforme descrito neste PG.

RQ 001/04

11,3,4 Registra a ocorrncia no formulrio de acompanhamento de fornecedores e ao final do dia encaminha para o Setor de Compras.

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