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MIT041 - ESPECIFICAO DE PROCESSOS SISTMICOS Projeto: IMPLANTAO P11 Sistema: 02 - Compras

Data: 23/09/2011 Pgina: 1 de 10

Processo: 02.01 Controles das Solicitaes de Compras Principais Objetivos: Efetuar o Controle das Solicitaes de Compras da empresa, de acordo com as necessidades vistas sistematicamente, pela necessidade dos usurios da empresa e tambm de acordo com as Ordens de Produo Previstas. Teremos varias formas de efetuar a Gerao das Solicitaes de Compras e o controle das mesmas antes de se efetuar a Gesto da Cotao. Origens de Dados: 1. Solicitao Manual via Documento impresso. 2. Solicitao recebida via e-mail. 3. Solicitaes adicionadas por Usurios no Sistema. 4. Ordens de Produo prevista. 5. Entradas e Sadas de produtos na empresa; 6. Cadastro de Produtos, campos: Ponto de Pedido e Lote Econmico; 7. Saldos em Estoque. Restries: 1. Solicitao fora do prazo determinado; 2. Aprovao da Solicitao; 3. Documento da Solicitao oriundo de Usurio sem autorizao de solicitante; 4. Falta de informaes obrigatrias para posterior Cotao, ou Pedido de Compra; 5. No preenchimento dos campos de Ponto de Pedido e Lote Econmico no cadastro de Produtos; Fatores Crticos de sucesso: 1. No registro da Solicitao de Compra por falta de informaes obrigatrias; 2. Dados repassados pelo solicitante errados; 3. Envio da Solicitao com curto prazo para a cotao e posterior compra para recebimento no prazo da necessidade; 4. Incorreta definio do Perodo de Aglutinao; 5. Incorreta definio dos parmetros para aglutinao; 6. Incorreto lanamento de Entradas e Sadas de Produtos da empresa; 7. Incorreto controle dos Saldos de Estoque; 8. No controle dos Pedidos de Compras e Solicitaes de Compra em aberto no sistema; Descrio do Processo: Processo atual:
Analista de Processos: Luis Andr Davantel

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Atualmente a empresa realiza solicitaes de compra de forma informal (e-mail, telefone). Os gerentes de setores verificam a necessidade de compra, que posteriormente solicitam para o departamento de compras, onde a mesma analisada pelo Sr. Kleber. Para compras de produtos novos a analise realizada juntamente com a administrao. Semanalmente solicitado ao estoquista uma contagem, que alimentada em uma planilha excel contendo informaes de estoque mnimo, mximo e atual. Esta planilha analisada pela Sra. Cristiane e pelo Sr. Kleber considerando a previso de produo para prxima semana, definindo assim a quantidade a ser comprada para dar incio no processo de cotao/compra. No sistema utilizado pelo cliente no possui nenhum controle de gerenciamento de compras. Processo definido: Vide o fluxograma em anexo, especificando a execuo do processo de forma grfica. 1. Usurios verificam necessidade de compra e incluem no sistema pela rotina Solicitao de Compra; 2. Sistema verifica se usurio ter permisso para incluir solicitao de compra. 3. Com a solicitao de compra includa, a mesma poder ser submetida aprovao (caso seja configurado), onde usurios definidos como Aprovadores iro aprovar a Solicitao de Compra para que a mesma possa ser utilizada no processo de Cotao e Pedido de Compra. Caso a mesma no seja aprovada, ela pode ser aglutinada com outras solicitaes e passar por um novo processo de aprovao. 4. Aps a incluso o sistema disponibiliza os relatrio Relao de Solicitao de Compras e Cotao de Compras. 5. Aps todas as Solicitaes de Compras estarem geradas no sistema, efetuar a analise se existe solicitaes de Compra que devero aglutinadas, facilitando a entrega e negociao com o fornecedor, aps isto ser gerado uma nica Solicitao de Compra com um novo cdigo. Sadas: 1. Solicitao de Compra; 2. Relao de Solicitaes de Compra; 3. Relatrio de Solicitao de Compra; Equipe Entrevistada: Sr. Kleber Dpto de Compras

Responsveis pela Validao das Informaes:

Alexandro Niederauer Rodrigues Coord. Projeto Cliente

Assinatura: _________________________

Giuliano Orcelli Pavani Diretor da Empresa

Assinatura: _________________________

Analista de Processos: Luis Andr Davantel

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Processo: 02.02 Controles das Cotaes de Compra Principais Objetivos: Efetuar o Controle das Cotaes de Compra que a empresa estar fazendo aps serem feitas e aprovadas as Solicitaes de Compras, tambm analisar as cotaes que foram atualizadas e definir qual fornecedor ira vender o produto para a empresa. Origens de Dados: 1. Solicitao de Compras; 2. Cadastro do Produto x Fornecedor; 3. Cadastro do Grupo x Fornecedor; 4. Recebimento de Valores de Cotao dor Fornecedores (Email, Formulrio, Telefone). Restries: 1. Solicitao de Compra no ser aprovada; 2. Falta do cadastro Produto x Fornecedor ou Grupo x Fornecedor; Fatores Crticos de sucesso: 1. Incorreta amarrao Produto x Fornecedor; 2. Incorreta amarrao Grupo x Fornecedor; 3. Incorreta incluso das Solicitaes de Compra; 4. Incorreto preenchimento dos dados recebidos dos Fornecedores; 5. Incorreta atualizao das Cotaes de Compra; 6. Incorreto recebimento e preenchimento dos Valores e Prazos dos fornecedores; 7. No definio das prioridades para aprovao da cotao. Descrio do Processo: Processo atual: No sistema utilizado pelo cliente no possui nenhum controle de gerenciamento de compras. O controle realizado por planilha Excel; Atualmente as cotaes so realizadas pelo Sr. Kleber onde o mesmo realiza no mnimo 4 cotaes para produtos novos. realizado cotao de produtos j comprados anteriormente conforme necessidade. Para compra de imobilizado tambm realizado cotao de preos. Os critrios para deciso do fornecedor so: Qualidade; Preo; Condio de Pagamento

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Atualmente a empresa no utiliza o critrio data de entrega, exceto quando a cotao em carter emergencial. realizado cotao dos seguintes tipos de produtos: Matria-prima; Material de consumo; Imobilizado; Servios tomados;

As cotaes realizar permitem que um novo fornecedor seja includo durante o processe.

Processo definido: Vide o fluxograma em anexo, especificando a execuo do processo de forma grfica. 1. Efetuar analise das Solicitaes de Compra em aberto, e gerar as cotaes de acordo com a necessidade e aprovao das Solicitaes de Compras. 2. Aps serem gerados as Cotaes de Compras devera ser analisado quais os fornecedores estaro participando da cotao, e aps isto ser includo um novo participante caso haja necessidade. 3. Efetuar a atualizao da cotao de compra com os dados que os fornecedores vencedores repassaram para a empresa. 4. No ultimo momento ser efetuado a analise da cotao ganhadora, levando em conta os preos, prazos de entrega e pagamento e selecionar qual fornecedores ser o vencedor, com isto o Pedido de Compra ser gerado para o fornecedor. Sadas: 1. Cotao de Compra; 2. Relatrio de Cotaes; 3. Relatrio de Cotaes em Aberto; 4. Analise das Cotaes; 5. Pedidos de Compra; Equipe Entrevistada: Sr. Kleber Dpto de Compras Responsveis pela Validao das Informaes:

Alexandro Niederauer Rodrigues Coord. Projeto Cliente

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Giuliano Orcelli Pavani Diretor da Empresa

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Processo: 02.04 Controles dos Pedidos de Compra Principais Objetivos: Efetuar o controle dos Pedidos de Compra que a empresa estar utizando, e fazer com que os mesmos sejam corretamente enviados aos fornecedores, e recebidos com o melhor prazo para entrega, pagamento e preo possvel. Origens de Dados: 1. Cotao de Compra; 2. Solicitao de Compra; 3. Incluso Manual de Pedidos de Compra. Restries: 1. Usurio sem permisso para Incluso de Pedidos de Compra, conforme controle de aladas; 2. Pedido de Compra bloqueado. Fatores Crticos de sucesso: 1. Incorreta incluso dos dados referentes aos Pedidos cadastrados no sistema; 2. Incorreta analise pelos compradores do Pedido de Compra; 3. No envio do Pedido de Compra ao fornecedor; 4. Dados incorretos contidos nas Solicitaes de Compra/Cotaes; Descrio do Processo: Processo atual: No sistema utilizado pelo cliente no possui nenhum controle de gerenciamento de compras. O controle realizado por uma planilha Excel alimentada pelo Sr. Kleber onde contm o numero do pedido, valor e a data prevista de entrega. O pedido enviado por e-mail ao fornecedor contendo os produtos, quantidades, preos e condio de pagamento, sendo esta negocivel em cada compra realizada. A empresa no utiliza liberao do pedido de compra. Ocorre a autorizao informal da direo para compra de produtos novos ou grandes quantidades de produtos. Quando a quantidade recebida diferente da quantidade solicitada no pedido a deciso de aceitar ou no a mercadoria do setor de compras em conjunto com a diretoria.

Processo definido: Vide o fluxograma em anexo, especificando a execuo do processo de forma grfica. 1. Verificar a necessidade de incluso de um Pedido de Compras, caso usurio tenha permisso de Comprador acessar a rotina para incluir o pedido, caso no tenha permisso no ser permitido a incluso do pedido.

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2. O pedido pode ter sido gerado automaticamente pelo processo de cotao, podendo o usurio alterar informaes conforme necessidade. Existe a possibilidade a incluso manual do pedido, neste caso o usurio poder selecionar as solicitaes de compras j includas no sistema ou realizar a incluso do pedido manualmente. 3. Aps a gerao do pedido, tanto pela cotao quando manualmente, o pedido ser submetido aprovao. Ser configurado o controle de aladas definindo compradores (usurios com permisso de realizar pedidos de compra) e aprovadores (usurio com permisso de autorizar o pedido de compra). 4. O relatrio de pedido s poder ser emitido para envio ao fornecedor aps a aprovao do mesmo pelo aprovador. 5. Caso o pedido no seja mais atendido ou seja parcialmente atendido, o usurio dever realizar a rotina Eliminao de Resduos. Esta rotin a ir informar ao sistema que as mercadorias contidas nos pedidos no sero recebidas. Esta informao de extrema importncia para que o pedido no seja considerado no fluxo de caixa de contas a pagar. Sadas: 1. Pedidos de Compra; 2. Relatrio de Pedidos de Compra; 3. Relao de Pedidos de Compra em aberto;

Equipe Entrevistada: Sr. Kleber Dpto de Compras Responsveis pela Validao das Informaes:

Alexandro Niederauer Rodrigues Coord. Projeto Cliente

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Giuliano Orcelli Pavani Diretor da Empresa

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Processo: 02.06 Movimentos de Compras Principais Objetivos: Efetuar o controle de todos dos Documentos que estaro sendo controlados pela empresa, entre eles estaro sendo controlados os seguintes: Documento de Entrada e Notas de Conhecimento de Frete. Origens de Dados: 1. Pedido de Compra; 2. Documentos entregues a Empresa. Restries: 1. No h; Fatores Crticos de sucesso: 1. Critrio na conferencia do Pedido de Compra x Nota Fiscal de Entrada 2. Lanamento das quantidades de Itens e Notas Fiscais das mercadorias recebidas; 3. Critrio na conferncia da mercadoria, conferncia da nota fiscal com o Pedido de Compras. 4. Critrio na conferncia dos dados fiscais da nota fiscal. 5. Critrio na conferncia e Vnculo do Conhecimento de frete com sua respectiva nota fiscal de origem. 6. Cadastro de TES Tipo de Entrada e Sada devidamente cadastrada contendo as informaes fiscais pertinentes ao cliente. Descrio do Processo: Processo atual: Atualmente o cliente recebe mercadorias no setor de estoque, onde o estoquista confere se a quantidade recebida confere com a quantidade informada na Nota Fiscal. Aps a conferncia a nota encaminhada para rea administrativa onde verificado as informaes fiscais da Nota Fiscal, porm pode ser que esta verificao no ocorra conforme informado pelo Sr. Kleber. Aps a conferncia da NF a mesma cadastrada no sistema utilizado pelo cliente dando entrada no estoque da mesma. Aps isto o Sr. Kleber alimenta a planilha de pedidos de compra. A empresa compra de fornecedores que utilizam Nota Fiscal Eletrnica e Nota Fiscal de formulrio. Foi informado que o cliente no recebe todos os XML das notas fiscais de compra. As notas fiscais de compra podem conter os seguintes impostos: ICMS; ICMS com Reduo de Base; ICMS com diferimento; Substituio Tributria; PIS; COFINS;
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IPI; FUNRURAL.

Atualmente o cliente trabalha com servidor Windows e Linux. Alm da nota fiscal de entrada o cliente trabalhar com conhecimento de transporte, que so atrelados com a Nota Fiscal de entrada, influenciando no custo da mercadoria.

Processo definido: Vide o fluxograma em anexo, especificando a execuo do processo de forma grfica. 1. No momento que recebe a mercadoria o estoquista ir cadastra uma pr-nota no sistema atravs da rotina Pr Nota Entrada, relacionando a Nota Fiscal recebida com o pedido de compra, podendo assim confrontar as quantidades do pedido com a quantidade da Nota Fiscal. A opo pr-nota ir facilitar tambm no momento de classificar a nota fiscal correspondente. 2. Caso precise o cliente poder emitir uma nota fiscal de compra quando o fornecedor no emitir Nota Fiscal. 3. No momento de cadastrar a Nota Fiscal o usurio poder relacionar o pedido de compra correspondente, para que o mesmo seja baixado e no influencie no fluxo de caixa. 4. Devero ser informadas todas as informaes contidas na nota fiscal. 5. Aps a digitao o usurio dever confirmar as informaes digitadas, atualizando assim a nota fiscal nos ambientes integrados como Financeiro, Fiscal, Estoque/Custos, etc.. 6. Caso seja uma emisso de Notas Fiscais de Documento de Entrada, devera ser includa uma Nota Fiscal com a opo de Formulrio Prprio, aps isto devera ser transmitido e validado a Nota Fiscal Eletrnica, e tambm impresso o DANFe. 7. Aps a entrega do Documento de Entrada no sistema, devera ser lanado no sistema, caso haja, os Documentos de conhecimento de Frete referente s notas de entradas que a empresa recebeu.

Sadas: 1. Nota de Entrada; 2. NF Original x NF de Conhecimento de Frete 3. Notas Fiscais de Devoluo; 4. Detalhes de Compra; 5. Relao de notas fiscais; 6. Saldos em Estoque; 7. Relao de Notas Fiscais; 8. DANFe 9. Atualizao de Custos das mercadorias; 10. Gerao dos ttulos no ambiente financeiro.

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Equipe Entrevistada: Sr. Kleber Dpto de Compras Responsveis pela Validao das Informaes:

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Processo: 02.07 Controles de Aladas Principais Objetivos: Efetuar o controle de aladas para autorizao ou bloqueio das compras da empresa, nesta rotina estaro sendo liberados documentos de acordo com os cadastros de Solicitantes, Compradores, Aprovadores, ou grupos de Compradores e Aprovadores. Origens de Dados: 1. Solicitao de Compras; 2. Pedido de Compra. Restries: 1. Usurio sem permisso para liberao e acesso a rotina. Fatores Crticos de sucesso: 1. Critrio nos cadastros de Compradores e Aprovadores para o controle de aladas; 2. Analise e liberao dos Documentos. Descrio do Processo: Processo atual: No sistema utilizado pelo cliente no possui nenhum controle de gerenciamento de aladas. Atualmente o controle de aladas realizado de forma informal, ou seja, as solicitaes de compra so realizadas por telefone/email para o Sr. Kleber pelos Gerenter de Setores, onde o mesmo analisa a solicitao, podendo gerar o pedido de compra. Para compra de produtos novos a autorizao realizada juntamente com a diretoria.

Processo definido:

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Vide o fluxograma em anexo, especificando a execuo do processo de forma grfica. 1. Verificar os pedidos de compras que esto sendo visualizados na rotina de Liberao. Selecionar o documento e libera-lo. 2. O sistema ir validar se o usurio um aprovador e se o mesmo possui saldo para esta liberao, caso tenha o documento ser liberado para que possa ser atrelado com a Nota Fiscal de Entrada, caso contrrio o documento no poder ser relacionado.

Sadas: 1. Pedido de Compras Liberado; 2. Relatrio de Pedidos de Compra; 3. Relao de Pedidos de Compra em aberto. Equipe Entrevistada: Sr. Kleber Dpto de Compras Responsveis pela Validao das Informaes:

Alexandro Niederauer Rodrigues Coord. Projeto Cliente

Assinatura: _________________________

Giuliano Orcelli Pavani Diretor da Empresa

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