PROCEDIMENTO OPERACIONAL - GESTÃO DE COMPRAS

Abrangência:

Empresa

Principais mudanças Revisão anual sem alterações.

1. INTRODUÇÃO ...............................................................................................................2
2. TIPOS DE COMPRAS.....................................................................................................2
3. FASES DO PROCESSO..................................................................................................3
4. DEMANDA ....................................................................................................................3
5. ESPECIFICAÇÃO............................................................................................................3
6. AUTORIZAÇÃO...............................................................................................................4
7. SOLICITAÇÃO DE COMPRA ..........................................................................................4
8. SELEÇÃO DE FORNECEDORES....................................................................................4
9. COTAÇÃO......................................................................................................................5
10. APROVAÇÃO...............................................................................................................5
11. EFETIVAÇÃO DA COMPRA .........................................................................................5
12. ACOMPANHAMENTO...................................................................................................6
13. ENTREGA AO USUÁRIO..............................................................................................6
14. ADMINISTRAÇÃO DO PAGAMENTO............................................................................7
15. ENCERRAMENTO........................................................................................................7

1. INTRODUÇÃO

O presente documento tem como objetivo detalhar as normas e procedimentos para as atividades de
compras a serem adotados pela empresa.
De acordo com as normas estabelecidas pela empresa, todas as atividades de compra devem ser de
responsabilidade do departamento de Suprimentos, salvo exceções abaixo citadas.
As exceções ao processo referem-se aos itens sob responsabilidade do Departamento de TI:

 Hardware: estações, servidores, notebooks e seus periféricos;

 Links de telecomunicação de dados;
 Todos os tipos de software, instalados tanto em servidores quanto nas estações ou notebooks.
 Contratação de dados de mercados ou arquivos capazes de serem integrados por sistemas.
 Contratos de serviços ou consultorias de IT.

As definições e procedimentos referentes à compra de tais bens está sob responsabilidade do

Departamento de IT, não cabendo ao Departamento de Suprimentos qualquer ação e/ou
responsabilidade.
Outra exceção a ser considerada são situações emergenciais que representem risco ao
funcionamento adequado das atividades sob responsabilidade do Departamento de Suprimentos.
Neste tipo de situação, de acordo com a avaliação da Gerência de Suprimentos e possível aprovação
de superior imediato, um processo de compra poderá ser realizado sem o cumprimento de todas as
etapas aqui estabelecidas, porém sempre com a aprovação de um responsável (numa compra de
emergência, esta poderia ser feita pelo fornecedor que realize a entrega com maior rapidez,
dispensando-se então os processos de cotação com três possíveis fornecedores).

2. TIPOS DE COMPRAS

RECORRENTES: São compras efetuadas com base em Contrato com cláusula específica para
fornecimento continuo com duração pré-definida. A cada fornecimento não há necessidade de
emissão de um novo contrato, mas apenas do documento fiscal.
Para as compras realizadas a partir de contrato previamente estabelecidos, como por exemplo,
suprimentos de higiene (Empresa Melhoramentos), os pedidos poderão ser feitos diretamente ao
fornecedor, sem a necessidade de cotação, uma vez que há o contrato de uso dos equipamentos em
comodato, vinculado a compra dos produtos do fabricante.

NÃO RECORRENTES: São compras efetuadas de forma pontual. A cada fornecimento deverá ser
emitido documento fiscal com especificação do objeto da compra.
Neste manual serão descritos as normas e procedimentos para as atividades de compras. O maior
volume de compras realizadas é do tipo não recorrente. Porém, os fundamentos aqui apresentados
também se aplicam a contratação de serviços recorrentes que necessitam de análise individual para
verificação de necessidades específicas do serviço que se deseja contratar.

3. FASES DO PROCESSO
O processo de compra pode ser dividido em três fases, cada qual com suas etapas distintas,
conforme figura abaixo. Essas fases são: Planejamento, Execução e Encerramento.

Cadastro de Fornecedores
Planejamento
Análise da Solicitação de Compra
Solicitação de Cotações
Execução Seleção de Fornecedores
Estabelecimento do Acordo de Compra
Acompanhamento do Pedido
Avaliação de Performance do Fornecedor
Encerramento
Encerramento do Processo de Compra
Administração do Pagamento

4. DEMANDA

A identificação de uma necessidade de compras poderá ser efetuada pelo próprio usuário por e-mail,
especificando as características relevantes do produto ou serviço a adquirir e respectivas quantidade
e frequência.
Outra possibilidade de identificação surge da própria rotina da área de Suprimentos que já possui um
cronograma de atividades periódicas pré-estabelecidas e de acordo com o controle de seus estoques
registra a demanda por determinados bens a serem comprados de acordo com a frequência de
consumo interno.

5. ESPECIFICAÇÃO

Após a identificação da demanda é preciso que o produto ou serviço a ser adquirido seja especificado
pelo solicitante ou pela própria área de Suprimentos, no caso das compras pré-compras pré-
estabelecidas. As informações mínimas necessárias à especificação são as seguintes:
 Fabricante / Marca
 Modelo / Tipo
 Quantidade
 Frequência
 Características específicas
 Prazo para disponibilidade

Demais requisitos sobre a especificação podem ser solicitados a qualquer momento pela área de
Suprimentos, com o objetivo de encontrar exatamente o produto solicitado ou seu similar mais
próximo, desde que o solicitante esteja de acordo com esta possibilidade.

6. AUTORIZAÇÃO
Toda demanda por produto ou serviço deve ser solicitada a área de suprimentos acompanhada de
autorização do responsável pelo Departamento solicitante.
Em seguida a solicitação deverá ser avaliada pela coordenação de suprimento que poderá aprová-la
ou não de acordo com as especificações e justificativas da necessidade. Ainda de acordo com esta
avaliação, a coordenação da empresa poderá encaminhar o caso ao COO que tomará a decisão final
sobre a solicitação em questão.

7. SOLICITAÇÃO DE COMPRA

Consequentemente, após a autorização, a solicitação da compra estará automaticamente efetivada,

para que se dê inicio ao processo de cotação do bem ou serviço solicitado.

8. SELEÇÃO DE FORNECEDORES

A seleção de fornecedores pode se valer do Cadastro Geral de Fornecedores mantido pela área de
suprimentos, que poderá fazer uma pré-seleção entre àqueles que têm condições de atender à
solicitação de compra do momento.
Caso não seja encontrado no Cadastro Geral de Fornecedores, nenhum que esteja apto a atender a
demanda caberá à área de suprimentos buscar fornecedores pontuais que podem passar a fazer
parte do Cadastro Geral de Fornecedores ou não.

As regras para inclusão de novos fornecedores no Cadastro estão definidas abaixo:

 Capacidade de atendimento em relação às especificações do produto ou serviço
 Nível de satisfação de clientes atendidos
 Imagem no mercado
 Estabilidade financeira e fiscal
 Critérios de qualidade (teste do material ou serviço quando possível)
 Preço
 Prazo de entrega
 Nível de serviço
 Localização (para o caso de necessidades emergenciais)

9. COTAÇÃO

A etapa de levantamento de cotações consiste na realização de uma pesquisa para obtenção de

propostas de fornecimento e respectivas condições em termos de custos e prazos. Preferencialmente
esta pesquisa deve ser feita entre os fornecedores pré-estabelecidos a partir do cadastro geral de
fornecedores, mas nada impede que o responsável pela cotação encontre um novo possível
fornecedor e o inclua no processo de cotação. As principais formas de pesquisas adotadas são:
 Cadastro Geral de Fornecedores
 Internet
 Revistas especializadas
 Indicações (por pessoas ou empresas com conhecimento específico sobre o produto ou serviço
que se busca)

A área de suprimentos deverá contar com ao menos três cotações para cada solicitação de compra.
De posse das condições e valores fornecidos por cada empresa participante do processo, o
responsável pela compra deverá realizar uma avaliação criteriosa que esteja de acordo com as
condições especificadas para o produto ou serviço que se quer adquirir.
É importante ressaltar que nem sempre o produto mais barato será o selecionado para compra. Cabe
ao responsável pela compra avaliar as demais condições apresentadas nas cotações, encontrando o
fornecedor que atenda da melhor maneira possível à solicitação de compra e não necessariamente
àquele com menor preço. Em seguida será preparada uma planilha de equalização com esta
avaliação e indicação do fornecedor mais adequado.

10. APROVAÇÃO

A aprovação da cotação segue basicamente os mesmos princípios da etapa de Autorização, acima

descrita.
Ainda sobre as aprovações deverão ser levados em consideração os Níveis de Alçada aqui definidos
para cada tipo de compra:

RECORRENTES: Todas as compras recorrentes estabelecidas por meio de contrato devem ser
aprovadas pelo COO, que será o responsável legal pelo contrato em conjunto com um gerente.

NÃO RECORRENTES:
 Coordenador de suprimentos – Valores até R$ 10.000,00
 Gerente de Suprimentos – Valores até 100.000,00
 Diretor – Valores entre R$ 100.000,00 até R$ 500.000,00
 Presidente – Valores acima de R$ 500.000,00

11. EFETIVAÇÃO DA COMPRA

Após aprovação, cabe a área de Suprimentos dar prosseguimento às atividades, efetivando a

compra. Para tanto deverá considerar e/ou confirmar os seguintes aspectos nesta etapa:
 Entrar em contato com o fornecedor via telefone ou e-mail confirmando a compra.
 Registrar o pedido através e-mail ou correspondência com a especificação ao fornecedor
escolhido.
 Solicitar ao fornecedor resposta ao e-mail de confirmação acrescido de demais informações.
 Identificação do pedido (tanto para área de suprimentos, quanto para o fornecedor)
Dúvidas com relação ao faturamento, verificar junto à contabilidade qual tipo de documento a ser
emitido pelo fornecedor.
Em caso de compra estabelecida por meio de contrato, a área de suprimentos ainda deverá:
 Avaliar e negociar a Minuta do Contrato
 Validar contrato com a Assessoria Jurídica
 Colher assinaturas autorizadas no contrato
 Enviar cópia do contrato à contabilidade
 Arquivar original do contrato no cofre

12. ACOMPANHAMENTO

O acompanhamento do pedido deve considerar fatores como:

 Processamento do pedido
 Acompanhamento / Rastreamento (se possível).
Na recepção do bem adquirido, a nota fiscal deverá ser conferida quanto a:
 Quantidade dos bens adquiridos;
 Especificações desses bens, inclusive número de série quando se aplicar;
 Exatidão de todos os dados constantes da NF (identificação do adquirente data de recepção,
quantidades entregues, números de série, valor, local de entrega, garantia preenchida, etc.).

13. ENTREGA AO USUÁRIO

Após a verificação das condições de recebimento e estando de acordo com as especificações

solicitadas, o produto poderá ser disponibilizado ao usuário. Caso seja algum equipamento que
necessite de instalação e/ou configuração específicas, deverá ser aberto um chamado pela área de
Suprimentos que irá acompanhar o processo a fim de garantir o correto funcionamento do
equipamento.
Ao se tratar de uma compra recorrente, após estabelecido o contrato de prestação de serviço, a
empresa contratada é responsável por iniciar suas atividades conforme cronograma e frequência
definidos no processo de contratação, bem como deverá fornecer relatórios de acompanhamento dos
trabalhos realizados, que também serão controlados pela área de Suprimentos.

14. ADMINISTRAÇÃO DO PAGAMENTO

O pagamento será autorizado mediante a apresentação do respectivo instrumento de cobrança e

planilha de equalização de compra aprovada.
Estes documentos de cobrança podem se apresentar das seguintes formas:
 Recibos de adiantamento: aceitos para pagamento de parcelas antecipadas de contratos
referentes a materiais, produtos e serviços. Os adiantamentos devem seguir as condições
contratadas inicialmente e o andamento da realização do trabalho previsto. A quitação final ocorrerá
mediante apresentação de Nota Fiscal única com o valor total do item.
 Notas Fiscais: O valor a ser pago ao emitente da NF deve ser reduzido das parcelas já
eventualmente adiantadas e dos impostos incidentes conforme a legislação.
 Boleto Bancário
 Depósito em Conta
Os documentos referentes a pagamentos devem ser validados quanto aos seguintes aspectos:
 Correspondência entre o valor cobrado e o respectivo orçamento. Havendo discrepância, esta
questão deverá ser solucionada entre a área de Suprimentos e o fornecedor, para que se ocorra um
comum acordo sobre a cobrança.
 Preenchimento correto dos dados da empresa, data, descrição do item em aquisição,
quantidades envolvidas, condições de pagamento e demais dados relevantes.
 Data de pagamento/vencimento: o prazo mínimo para pagamentos é de 5 dias úteis. Ocorrendo
maior urgência, poderá ser feito procedimento emergencial que dependerá de autorização da
Gerência de Suprimentos.
 Também é solicitado pela área de Contas a Pagar da empresa, que não sejam negociadas datas
para pagamento nos três últimos dias úteis do mês, período em que o departamento encontra-se em
fechamento de contas do mês. Caso algum pagamento precise ser efetuado, deve-se ter a aprovação
do responsável da área de Contas a Pagar, autorizando a exceção.

15. ENCERRAMENTO

Após essas verificações o documento e aprovação devem ser encaminhados à área de Contas a
Pagar que providenciará o pagamento, e encaminhará a documentação à Contabilidade para
arquivamento.