MIT041

Especificação de Processos

Cliente: Safari
Descrição do Projeto: Implantação Sistema Protheus
Código do Projeto:
Atividade: To-Be – Processo de Compras
Data: 05/09/2023
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 MIT041 – ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSOS

Sumário
1. Dados Gerais ............................................................................................................................................................................................... 3
2. Descrição do Sub-Processo .................................................................................................................................................................... 3
3. Processo Relacionado............................................................................................................................................................................... 3
4. Fluxograma do Sub-Processo................................................................................................................................................................. 3
5. Descrição detalhada do Sub-Processo................................................................................................................................................ 3
6. Informações do Processo ........................................................................................................................................................................ 4
6.1. Saídas do Sistema (opcional)............................................................................................................................................................... 4
6.2. Interfaces .................................................................................................................................................................................................. 4
6.3. Conversão ................................................................................................................................................................................................. 4
7. Anexos ........................................................................................................................................................................................................... 5
8. Aprovação..................................................................................................................................................................................................... 5

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1. Dados Gerais

N° Contrato:
Produto:
Gerente/Coordenador Projeto - Cliente:
Gerente/Coordenador Projeto - Solvs:

2. Descrição do Sub-Processo
Objetivo desde documento é descrever o proceso de Compras e seus sub-processos
conforme levantamento realizado em 28/08/2023 com Jean Lucca e Samuel.

• Compras
o Cadastro de Fornecedores
o Solicitação de Compras
o Cotação
o Pedido de Compras
o Aprovação de Compras
o Pré-nota
o Nota Fiscal de Entrada

3. Processo Relacionado
Implantação do ERP Totvs - Protheus

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4. Fluxograma do Sub-Processo

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5. Descrição detalhada do Sub-Processo

5.1. Solicitação de Compra

As Solicitações de Compras poderão surgir manualmente, mediante inclusão de solicitações de compras
avulsas (MATA110) ou mediante Processo de Ponto de Pedido (MATA170).

5.1.1 Solicitações Avulsas

Apenas líderes de setores irão inserir solicitações de compras. Por este motivo, não há
necessidade de aprovação. Sendo assim, a solicitação de compra deverá ser criada já aprovada.

5.1.2 Solicitações por ponto de pedido

Cliente possui alguns materiais impactantes na produção. Sendo assim, será necessário
configurar o estoque de segurança, lote mínimo e lote econômico destes materiais.
A rotina MATA710 verificará quais itens atingiram o ponto de pedido e criará automaticamente
as solicitações de compra já aprovadas.

5.1.3 Cadastro de Produtos

Caso o material solicitado não esteja previamente cadastrado, haverá a necessidade de cadastro
do produto no momento da criação da solicitação. Foi sugerido ao Cliente a utilização do “código
inteligente de produtos” a fim de automatizar o processo de cadastro e organizar a codificação
do produto.

5.2. Cotação
Uma vez colocada a solicitação de compra, um email deverá ser disparado aos compradores mediante recurso
padrão do Sistema (Messenger).

Não haverá a obrigação de inserir cotação para todas as solicitações. Ficará a critério do comprador registrar
ou não a cotação.

5.3. Pedidos de Compra

Os pedidos de compra poderão surgir a partir do processo de cotação ou diretamente das solicitações de
compra. Pedidos de compra acima de R$ 5.000,00 deverão ser aprovados por um dos dois diretores da
empresa. Não haverá alçada de aprovação. O pedido será aprovado / rejeitado assim que o primeiro aprovador
aprovar / rejeitar o PC. O comprador deverá receber um email (Messenger) logo após a Aprovação/Rejeição do
Pedido.

O Cliente usará o layout padrão de pedido de compra do Protheus para encaminhamento ao Fornecedor.

5.4. Recepção de Material

Será necessário a inclusão de pré-nota para as seguintes conferências:
• Conferência da nota com o pedido de compra (itens, quantidades e valores)
• Aspectos da embalagem
• Conteúdo

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Caso haja alguma divergência que não possa ser contornada, a nota fiscal será devolvida ao Fornecedor.
Neste momento o Comprador deverá ser avisado a fim de decidir sobre a permanência ou não do pedido
de compra correspondente.

Uma vez conferido, procede-se com a classificação da nota fiscal no Sistema gerando portanto demanda
ao Financeiro (Contas a pagar) e/ou estoque.

6. Saídas do Sistema (opcional)

Relatório Descrição
FINC030 Posição do Fornecedor

Permite visualizar os pedidos em aberto, títulos em aberto, títulos pagos e demais

informações do Fornecedor
MATC050 Consulta de Produtos

Permite consultar saldos de produtos por deposito, solicitações e pedidos de compra em

aberto
MATR100 Relação de Solicitações de Compra

Posição detalhada de todas as solicitações em abeto no Sistema.

MATR150 Cotação
Permite imprimir em PDF uma ficha de cotação que poderá ser encaimhada ao Fornecedor
para preenchimento e em seguida lançamento no Sistema pelo Comprador.
MATR110 Impressão do Pedido de Compra para enviar ao Fornecedor formalizando assim a
contratação dos materiais / serviços e respectivas condições. Verificar com o Cliente qual o
modelo é mais adequado

7. Conversão
Conversão Descrição Comentários
Fornecedores Foi encaminhada uma planilha em 05/09/2023 a Jean
para que esse faça a inclusão de fornecedores.
Posteriormente, os dados dessa planilha serão
inseridos no Sistema via importação.

8. Aprovação
Aprovado por Assinatura Data

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Autor(a) do Documento:
Rafael Sant Ana Schrickte em 04/09/2023