MANUAL DE PROCESSOS

SETOR DE ESTOQUE
AN AGRONORTE
APRESENTAÇÃO

As empresas são como organismos vivos e sua relação com o ambiente - no qual atuam
tornam-se cada vez mais presente na administração. As empresas precisam constantemente
se adequar a este ambiente para continuarem ativas e operando, de forma satisfatória, pois
se, para a administração interna, preparar-se e planejar ações é vital, preparar-se para as
reações externas - do meio ambiente, dos concorrentes e clientes - é fundamental e
constitui-se uma prioridade.

O Manual de Processos Internos – MPI é o instrumento que tem por objetivo estabelecer as
diretrizes, normas e procedimentos referentes às rotinas administrativas de uma empresa. O
documento objetiva ainda estabelecer procedimentos padronizados e ações de controle
interno que possibilitem alcançar a eficiência desejada no desenvolvimento desses serviços
mediante orientação, informações e técnicas modernas que possam enriquecer e atualizar
essa gestão com as desejáveis condições de operacionalidade.

Dessa forma, as rotinas administrativas e seus processos, constituem-se indispensáveis ao

bom funcionamento e administração da empresa e quando estas não possuem uma
racionalização e padronizações acabam por prejudicar toda a gestão e eficiência da
organização tornando-se um desafio adequá- las também às empresas que possuem como
meta principal a gestão da qualidade e a certificação de qualidade.

Hoje em dia, as empresas procuram estocar somente mercadorias imprescindíveis à

produção.

As principais funções do estoque são:

1. Garantir o abastecimento de mercadorias à empresa, neutralizando os efeitos de:

1.1 Demora ou atraso no fornecimento de mercadorias;

1.2 Sazonalidades no suprimento;

1.3 Riscos de dificuldade no fornecimento.

2. Proporcionar economias de escala:

2.1 Através da compra ou produção em lotes econômicos;

2.2 Pela flexibilidade do processo produtivo;

2.3 Pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.

3. Melhorar o serviço ao cliente utilizando estratégias de marketing;

4. Proteção contra mudanças de preços em tempos de inflação alta;

5. Proteção contra incertezas na demanda e no tempo de entrega;

6. Proteção contra contingências;

Muitos problemas de estoque acontecem quando não há equilíbrio entre mercadorias

acumuladas e sem mais procura para a venda; ou demanda por produtos, mas escassez no
estoque. Todas essas situações podem acarretar em prejuízo, pois na primeira o dinheiro
investido não é revertido em vendas, e na segunda, o cliente fica insatisfeito com a
indisponibilidade do produto desejado e não realiza a compra.
1. PROCESSO – RECEBER A MERCADORIA

1.1 – DEFINIÇÃO

As atividades de recebimento abrangem desde a recepção da mercadoria na entrega pelo

fornecedor até a entrada nos estoques.

A função de receber mercadorias é caracterizada como uma interface entre o atendimento

do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

O processo de recebimento de mercadorias compreende quatro fases, que são: entrada de

mercadorias, conferência quantitativa, conferência qualitativa e regularização.

1.2 – DESCRIÇÃO

 PASSO 1–Receber cópia do pedido do setor de compras.

Nesse processo o setor de compras deverá enviar uma cópia do pedido com
antecedência para que o setor de estoque possa se preparar para receber a
mercadoria.

 PASSO 2- Receber a mercadoria.

No momento do recebimento da mercadoria o responsável deverá utilizar o
FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DE MERCADORIA.DOC para checar se todos os itens de
qualidade e quantidade foram atingidos.

 PASSO 3 – Avaliar tipo de mercadoria.

A avaliação do tipo de mercadoria irá definir qual o procedimento a ser tomado.

 PASSO 4–Anexar a cópia do pedido ao formulário de avaliação de mercadoria.

Uma cópia do pedido deve ser anexada ao formulário para que se possam comparar
os itens e quantidades pedidas com a mercadoria que foi entregue.

 PASSO 5–Conferir a mercadoria.

Esse processo consiste em conferir a mercadoria de acordo com o formulário de

conferencia e cópia do pedido, sendo observado o grupo a que pertence à
mercadoria.
  PASSO 6 - Preencher e assinar o formulário de avaliação.
O formulário deverá ser preenchido contendo as informações referentes a
divergências e/ou conformidades, de acordo com o tipo mercadoria recebida, e ao
final do preenchimento deverá ser assinado pelo colaborador que executou a
atividade.

 PASSO 7–Encaminhar uma cópia do formulário de avaliação para o setor de

compras e para o setor de cadastro.
O setor de compras deverá ter conhecimento prévio se alguma mercadoria foi
entregue em desacordo com o pedido.

2. PROCESSO – CADASTRAR OU DAR ENTRADA DE MERCADORIA

2.1– DEFINIÇÃO

Cadastrar é o ato de organizar uma coletânea e dados, um arquivo, um banco de dados que
reúne todas as informações de interesse da empresa.

Cadastrar as empresas fornecedoras além de uma exigência organizacional é também uma

necessidade, quando se objetiva a otimização de resultados.

2.2 – DESCRIÇÃO

 PASSO 1–Receber formulário de avaliação.

Receber o formulário de avaliação de acordo com o tipo de mercadoria avaliada e
devidamente assinado. Neste formulário deverão constar as informações se a
mercadoria está conforme ou não para o prosseguimento do cadastro.
Se a mercadoria não estiver conforme a solicitação do setor de compras, é
necessário identificar qual o tipo de inconformidade; se falta ou avaria e de acordo
com o grupo a que pertença a mercadoria, a inconformidade deverá ser informada
ao setor de compras para que haja a regularização das mesmas e o próprio setor de
cadastro dará encaminhamento à regularização.
A mercadoria que estiver conforme a solicitação do setor de compras deverá
prosseguir o cadastramento.
 PASSO 2 – Lançar a nota fiscal no sistema.
O lançamento da nota fiscal no sistema ocorre sendo necessário a observação de
 alguns aspectos, tais como: se o fornecedor já existe ou não e se a mercadoria é
nova. Se o fornecedor já existe e a mercadoria não for nova o lançamento da nota é
feito após a conferencia dos dados do fornecedor, bem como a identificação do
código do produto no sistema.
Se o fornecedor for novo será necessário incluir os dados dele antes de proceder ao
lançamento.
Entretanto, se a mercadoria for nova será necessário criar um código para o novo
produto, e verificar o preço a ser cadastrado junto ao setor de compras.
 PASSO 3 – Cadastrar itens no sistema.
Nesse processo o setor deverá cadastrar cuidadosamente cada item, observando a
que categoria o produto pertence.
 PASSO 4 – Emitir relatório com atualização de preços.
O setor deverá emitir o relatório com a atualização de preços das mercadorias de
acordo com o grupo a que pertencem e enviar para os setores correspondentes.
 PASSO 5 - Enviar a nota para o setor financeiro.
Nesse processo o setor deverá enviar a nota fiscal para o setor financeiro após
armazenar as informações de data de lançamento e forma de pagamento.
 PASSO 6 – Arquivar todos pedidos por fornecedor.
Esse processo consiste em separar pasta por cada fornecedor e arquivar todos
pedidos somente após fechamento de pedido e/ou conclusão da compra.

3. PROCESSO – ARMAZENAGEM

3.1– DEFINIÇÃO

A armazenagem dos materiais no estoque obedece a cuidados especiais, que devem

ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando
condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação
plena do edifício e a ordenação da arrumação. Compreende as fases da
armazenagem dos materiais:

 Verificação das condições de recebimento do material;

 Identificação do material;
 Guarda na localização adotada;
 Informação da localização física de guarda;
 Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;
 Separação para distribuição.

3.2- DESCRIÇÃO
  PASSO 1 – Definir o local para armazenar o produto.
Neste processo o estoquista ira procurar o local mais adequado para
armazenagem dentro dos critérios de conservação, arrumação e rotatividade
do produtos visando sempre à facilidade de acesso para localiza lo

 PASSO 2 – levar o produto para o local de estocagem.

Definido o local para armazenar o produto o estoquista ira levar o produto
para ser guardado usando as ferramentas adequadas para transporta lo.

 PASSO 3 – Armazenar o produto

Chegando ao local definido para armazenagem o estoquista ira fazer a
arrumação do local (prateleira, gavetas...) e armazenar o produto.

4. PROCESSO – SAÍDA

4.1– DEFINIÇÃO

A saída ou baixa do estoque inicia quando o setor comercial efetua a venda de um

determinado produto mediante a emissão de uma nota fiscal que automaticamente ira
diminuir o quantitativo do produto tanto no sistema quanto no estoque físico da empresa.

4.2- DESCRIÇÃO

 PASSO 1 - Receber o pedido de venda.

Após ser efetuado a venda o setor comercial da empresa ira emitir e enviar o
pedido de venda para o setor de estoques.

 PASSO 2 – Separar pedido.

Ao receber o pedido de venda o estoquista ira ate o local onde o produto
esta armazenado com o pedido em mãos para separa lo de acordo as
informações que consta no documento.

 PASSO 3 – Conferir pedido.

Depois que for feita a separação do produto vendido o estoquista ira fazer a
conferencia do pedido, verificando se os dados do produto estão de acordo
com os que o cliente esta solicitando, como lote, código de barras, marca
modelo... Para que o cliente não receba o produto errado. Causando assim
diferenças no estoque da empresa.

 PASSO 4 - Receber comprovante de pagamento.

Depois de separar e conferir o pedido de venda, o responsável pelo estoque
ira solicitar ou cliente o comprovante de pagamento para que se possa
realizar a entrega.

 PASSO 5 - Expedir o pedido.

 Confirmado o pagamento o estoquista ira fazer a entrega do produto ao
cliente, sempre conferindo com o mesmo no ato da entrega se esta tudo de
acordo para que não haja problemas posteriores.

 PASSO 6 - Registrar a entrega do pedido.

Cliente recebeu e conferiu seu pedido o estoquista ira solicitar ao cliente que
assine o canhoto da nota fiscal e ira arquivarem o documento.

5. PROCESSO – AUDITAR O ESTOQUE

5.1 DEFINIÇÃO

Auditoria constitui um conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar se os

recursos estão sendo aplicados de maneira eficiente, assim como verificar se os resultados
das operações e programas estão compatíveis com o que foi planejado. A auditoria de
estoques representa um elo fundamental entre o inventário e os resultados, externando
de forma analítica os possíveis atores causadores da ineficiência.

5.2 DESCRIÇÃO

 PASSO 1 – Auditar o estoque.

Nesse processo o setor tem por objetivo controlar o material armazenado na
empresa, para tanto, deverá escolher uma amostra com 05 produtos de cada
grupo de mercadorias e verificar se condiz com o sistema.
 PASSO 2 – Emitir relatório de auditoria.
Após a avaliação com as amostras emitir relatório para diretoria contendo as
informações encontradas.

6. PROCESSO – INVENTÁRIO

6.1– DEFINIÇÃO

Inventário ou Balanço (linguagem comercial) é o processo de verificação dos estoques de

produtos, mercadorias e materiais da empresa. Esta verificação é feita “in loco”, através da
contagem dos itens.
Existem dois tipos de inventario: o Inventário Periódico (anual), que é feito no final de cada
período contábil, tem efeito fiscal e é feito em todos os itens e o Inventário Rotativo que tem
como finalidade detectar e corrigir diferenças, reduzir e eliminar possíveis perdas e é
realizado em um número reduzido de itens, realizado durante o período contábil.
O inventário físico representa uma oportunidade de corrigir qualquer imprecisão nos
registros.

Pré-requisitos:
Para a realização do inventário físico é costume usual uma preparação prévia da equipe
inventariante, arrumação física do estoque e o corte das compras e vendas.
A equipe inventariante deve receber as instruções e procedimentos para efetuarem as
contagens. A arrumação física é verificar a existência de produtos fora do lugar ou o mesmo
produto em lugares diferentes por falta de espaço. Já o corte de compras e vendas é a
proibição de qualquer entrada e saída de mercadoria, seja no estoque físico ou nos sistemas
Compras e Estoque e Vendas e Faturamento.

6.2- DESCRIÇÃO

 PASSO 1 - Planejar o período para fazer a contagem do estoque.

Será definido com que periodicidade será feita a contagem do estoque.
(mensal, bimestral ou trimestral

 PASSO 2 - Planejara data para contagem do estoque.

A escolha do período para contagem do estoque será feita num dia da
semana em que a empresa tenha menos movimento

 PASSO 3 - Escolha dos colaboradores que irão participar da contagem do

estoque.
Será selecionados a quantidade de colaboradores para contagem e definido
quem serão os inventariantes.

 PASSO 4 - Emitir listas para contagem do estoque sem as quantidades do

estoque físico.
Para efetuar a contagem dos itens do estoque é necessário emitir as listagens
para anotações das quantidades contadas pelos inventariantes.

 PASSO 5 - Contar os itens de cada lista no estoque físico.

Com a listagem do item a ser contado os inventariantes iram começar a fazer
a contagem.

 PASSO 6 - Entregar a lista da contagem ao auditor do estoque.

Terminada a contagem de o item selecionado o inventariante ira entregar a
lista assinada ao auditor responsável pelo balanço do estoque.

 PASSO 7 - Digitar da contagem no sistema.

Neste processo o auditor ira conferir a contagem do inventariante com a que
se encontra registrado no sistema.

 PASSO 8 - Confrontar da contagem física com o estoque atual no sistema.

Neste processo o auditor ira conferir a contagem do inventariante com a que
se encontra registrado no sistema.

 PASSO 9 - Digitação dos itens inventariados e acerto do saldo.

De posse das listagens com as quantidades inventariadas será digitado e
ajustado o saldo de cada produto. Inicialmente deve-se identificar o
inventário com a data do acerto e uma breve descrição. Depois analisar qual
a melhor opção para inclusão dos itens.