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O aprovisionamento

Aprovisionamento uma das funes em que se pode dividir a actividade de


uma empresa.
Tem em vista o abastecimento atempado de todos os bens e servios
necessrios ao seu eficaz funcionamento, em quantidade e qualidade
desejadas e sempre ao menor custo.
A funo de aprovisionamento assegura um fluxo contnuo de bens de modo a
satisfazer as necessidades da fabricao ou dos clientes no momento
desejado.

FUNO DE APROVISONAMENTO

FORNECEDORES

BENS E SERVIOS

UTILIZADORES INTERNOS

As classes de bens e servios necessrios ao normal funcionamento


da empresa so, em regra:
Mercadorias
Matrias-primas e subsidirias
Materiais diversos
Material de expediente
Artigos de higiene
Imobilizado
Assistncia tcnica

Competncias da funo de aprovisionamento:

Criteriosa escolha dos locais de armazenagem dos bensmateriais, produtos em curso de fabrico e produtos acabados o
seu correcto dimensionamento, de forma a:
1. Minimizar as distncias a percorrer por esses bens
entre os pontos de

armazenagem e os locais onde iro

ser utilizados (ou expedidos);


2. Possibilitar uma fcil e econmica recepo e
armazenagem dos materiais recebidos (dos
fornecedores ou da produo);
3. Permitir um correcto manuseamento dos bens quando da
satisfao das requisies (para a produo ou para a

Criterioso estudo do layout (estuda a dimenso e configurao do


armazm, tambm a sua localizao, implementa mtodos de
armazenagem, caractersticas dos bens a armazenar, volume de
stocks) de cada armazm e dos respectivos equipamentos de
arrumao e movimentao, de modo a:
1. Racionalizar as movimentaes internas;
2. Minimizar as possibilidades de deteriorao dos produtos, de
dvidas sobre a sua qualidade e de acidentes.

Estudo de um sistema eficaz de identificao dos produtos e de


rpida verificao das quantidades existentes.
Organizao de um processo que minimize a possibilidade de
entrada ou sada fsica de bens sem a prvia recepo dos
documentos necessrios, correctamente preenchidos e rubricados por
quem tenha poderes para tal.
Implementao de um sistema que permita programar com
antecipao necessria as encomendas a lanar e as respectivas
quantidades, em ordem a, pelo menor custo e com envolvimento
financeiro mnimo, limitar a um valor aceitvel, o risco de uma ruptura
de stocks.

Organizao de um processo tcnico-administrativo de preparao


das encomendas que garanta que os produtos delas constantes vo
correctamente especificadas e que todas as condies so
claramente entendidas pelos fornecedores consultados.
Implementao de um processo eficaz de seguimento das
encomendas, desde a sua emisso at sua recepo.
Organizao de um sistema de recepo, quantitativa e qualitativa,
dos materiais enviados pelos fornecedores.

Uma gesto racional do aprovisionamento evita:


Investimentos desnecessrios em stocks;
Ruptura de stocks;
Elevados custos de encomenda;
Grandes reas para armazm;
Excesso de meios humanos e materiais para controlo do(s) armazm(s).

A eficcia da funo aprovisionamento repercute-se em outras funes


da empresa.
Compete ao aprovisionamento garantir as quantidades de bens, nos
prazos e na qualidade desejada pela funo produo.

Por outro lado, a funo financeira, necessita de informao detalhada


sobre as obrigaes contradas pelo aprovisionamento, de modo que os
compromissos com os fornecedores estejam previstos no programa de
pagamentos.

A funo de aprovisionamento na estrutura de uma empresa


depende, essencialmente, de dois factores:
A dimenso da empresa;
A complexidade e importncia das actividades de compra na
empresa.

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Tipos de aprovisionamento:
Existem dois tipos de aprovisionamento:

Aprovisionamento de servios

Aprovisionamento de bens

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Aprovisionamento de Servios
O aprovisionamento de servios est relacionado com os contratos que
se estabelecem esporadicamente ou de forma regular com as entidades
prestadoras de servios. Ser o caso da aquisio de servios de
manuteno, de servios de segurana, de servios de higiene e
limpeza, de servios de consultoria e formao profissional, ou ainda de
auditorias, certificaes e ensaios de qualidade.
Para os casos de aquisies de servios a questo essencial reside no
rigor da prvia especificao e termos de referncia por forma a que
as ofertas ou propostas assegurem os compromissos dos proponentes;
depois a seleco do prestador de servios e por ltimo o controlo da
execuo.
O percurso indicado deve ser sistematizado por etapas assentes em
eventos bem definidos.
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Para os casos de aquisies de servios a questo essencial


reside no rigor da prvia especificao e termos de referncia
por forma a que as ofertas ou propostas assegurem os
compromissos dos proponentes;
depois a seleco do prestador de servios e por ltimo o c
controlo da execuo.
O percurso indicado deve ser sistematizado por etapas assentes
em eventos bem definidos

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Aprovisionamento de bens
O aprovisionamento de bens gerido atravs da gesto das suas
componentes que so:
Compras
Gesto de stocks
O acto de adquirir a fornecedor externo um artigo ou produto para ser
utilizado pela nossa organizao, ou ser consumido ou vendido, designa-se
por compra.

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O destino interno do artigo determina o tipo de gesto que se dever fazer.


Tratando-se de um bem patrimonial, como edifcios, terrenos, equipamento fabril,
equipamento tcnico, viaturas, mquinas, etc., o acto de aprovisionar esgota-se
no acto de comprar havendo total coincidncia entre ambos.
O mesmo acontece quando se compra bens para consumo directo, isto ,
quando se trata de artigos que no tm armazenamento porque se destinam a
ser imediata (ou proximamente) consumidos pelos utilizadores.
Tal sucede, tambm, com a aquisio de servios onde se verifica coincidncia
entre o acto de aprovisionar e o de comprar sendo indiferente design-lo por
compra ou por aprovisionamento.
J no acontece o mesmo quando o tipo de utilizao determina que o artigo
comprado se destina, num primeiro tempo, a ser armazenado, para ser
consumido ou aplicado num segundo tempo. Este tipo de utilizao faz com que
o artigo ou produto se designe por stock, requerendo uma gesto especfica
relacionada com a gesto de compras mas diferenciada dela.

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J no acontece o mesmo quando o tipo de utilizao determina que o


artigo comprado se destina, num primeiro tempo, a ser armazenado, para
ser consumido ou aplicado num segundo tempo. Este tipo de utilizao
faz com que o artigo ou produto se designe por stock, requerendo uma
gesto especfica relacionada com a gesto de compras mas diferenciada
dela.

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Gesto de Compras
Gesto de Aprovisionamentos

+
Gesto de Stocks

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GESTO DE COMPRAS
mbito da Funo
A funo compra consiste, como j foi referido no
incio, em decidir "A QUEM COMPRAR" e "COMO
COMPRAR".
Ao departamento de compras so feitos pedidos de
compra que partem dos utilizadores onde estes
devem vir devidamente especificados. Ao servio de
compras compete-lhe EXECUTAR a compra e no
decidi-la.

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Organizao do departamento de compras


O Departamento de compras tem como objectivo:

- Criar um sistema simples e eficaz, com base em documentos


normalizados, que permita que as encomendas:
Sejam feitas em tempo oportuno;
Sejam precisas, indicando correctamente as quantidades, qualidades e
demais especificaes relativas ao(s) produto(s) encomendado(s);
Referenciem prazos, locais de entrega, transporte, acondicionamento,
preos e outras condies de compra.
- Implementar um sistema de informao para cada produto ou grupo de
produtos, sobre os fornecedores, qualidades dos seus produtos, condies de
venda, preos, prazos de aprovisionamento, etc.

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Fases da compra
Para que se realize uma compra necessrio que:

1 - Seja efectuada uma requisio de materiais ao departamento de


compras, assinada pelo chefe departamento.
A requisio de materiais, em regra, emitida em duplicado, destinandose o original ao departamento de compras e ficando o duplicado arquivado
no servio requisitante.
A requisio deve conter:
Identificao do departamento requisitante;
Identificao do armazm de destino;
Especificao dos materiais a adquirir, indicando:
Quantidade;
Qualidade;
Prazo/data limite de recepo.
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2 - Seguidamente, o departamento de compras deve proceder consulta


do seu ficheiro de fornecedores, ou a uma consulta ao mercado, de modo
a encontrar os materiais necessrios nas melhores condies de
qualidade e preo.
Para que tal consulta seja possvel, necessrio organizar ficheiros de
fornecedores e de artigos.
Esses ficheiros so organizados com base em consultas de mercado,
preenchendo posteriormente fichas especficas para fornecedores e/ou
artigos.

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3 - Aps ter escolhido o fornecedor, o departamento de compras


realiza a encomenda, preenchendo a nota de encomenda que deve
especificar as condies de compra.
A nota de encomenda deve ser preenchida em quadruplicado, sendo:
Original Fornecedor.
1. cpia Departamento de recepo dos produtos, para
confrontar com a guia de remessa.
2. cpia Departamento de compras.
3. cpia Departamento de contabilidade

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Poderemos, ento, decompor a funo compra nas seguintes fases:


- 1 Fase: Pedido
- 2 Fase: Prospeco do Mercado Fornecedor
- 3 Fase: Negociao e Contrato
- 4 Fase: Execuo da Compra
- 5 Fase: Assistncia Ps-Compra
- 6 Fase: Conferncia de Facturas

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Este faseamento define melhor o mbito de interveno desta funo


vendo-se por isso que nenhuma sobreposio existe com a gesto de
stocks.

Na verdade, quando se trata de stocks, compete gesto previsional


estabelecer o contacto com o departamento de compras na 1 Fase Pedido.

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Aprofundaremos seguidamente o contedo de cada fase.


1 Fase: Recepo do Pedido, identificao, encaminhamento e
classificao.
2 Fase: Prospeco do Mercado Fornecedor envolvendo operaes de
"Procurement Sistemtico" com criao de uma base de dados
actualizada e til sobre os fornecedores mais consultados; operaes de
"Procurement Especfico" ou consulta quando tal se justificar; Seleco de
Fornecedores comparando e avaliando as condies de oferta.
3 Fase: Negociao e contrato tendo em conta as especificidades de
cada fornecimento, a legislao em vigor e, especialmente o interesse da
nossa organizao.

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4 Fase: Execuo da compra compreendendo a passagem das


encomendas ou assinatura do contrato, o controlo das encomendas e as
operaes de recepo. importante salientar que os artigos at serem
totalmente recepcionados so da responsabilidade das compras. O
armazm recepciona por delegao das compras, contudo quando h
necessidade de proceder a anlises ou operaes laboratoriais para a
recepo, essas operaes devem ter o acompanhamento das compras.
5 Fase: Assistncia Ps-Compra, comprovando que nem mesmo aps a
recepo as compras se devem desligar totalmente do processo de
aquisio. Na verdade, esta assistncia permite corrigir procedimentos e
no repetir erros.

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6 Fase: A Conferncia de Facturas , na maioria dos casos entregue


Contabilidade. Consideramos que uma operao onde devem intervir
sempre duas entidades, as compras e o utilizador. S assim se
consegue o controlo necessrio.

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Deste modo, podemos considerar que, a recepo e controlo das


encomendas dever ser efectuados por trs departamentos diferentes:

Departamento de
recepo
Departamento de recepo
Confere os bens recebidos e verifica se esto
em conformidade com a guia de remessa e nota
de encomenda.
As discrepncias devem de imediato ser
comunicadas ao departamento de compras.

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Departamento de
compras
Este departamento recebe a guia de
remessa do departamento de recepo,
junta-a cpia da nota de encomenda, e
logo que chegue a factura, verifica se os trs
documentos esto conformes; seguidamente
envia-os ao departamento de contabilidade.

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Departamento de contabilidade

Procede ao registo da compra e


respectivo pagamento (tesouraria).

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Relaes das compras com o processo produtivo


A gesto de compras , como todos os demais componentes que temos
vindo a desenvolver, parte integrante da gesto de aprovisionamentos,
coincidindo nos seus objectivos.

O ciclo de produo inicia-se, materialmente, com a aquisio de Matrias-Primas e Subsidirias.

A quantificao das necessidades tem origem nas Vendas (encomendas


dos clientes) passa pela gesto de produtos acabados, pelo planeamento
integrado da produo que estabelece os nveis de produtos em curso de
produo bem como as necessidades de consumo de Matrias-Primas e
Subsidirias.
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a partir daqui que a Gesto Previsional e Sistemtica vai estabelecer "o que
comprar", "quanto comprar" e "quando comprar" transmitindo-o s compras.
Assim, desde que o pedido recebido pelas compras at que os materiais
entram em armazm decorre o Prazo de Entrega.

Ora este prazo de entrega tem

duas componentes: a do fornecedor e

que lhe inerente (sendo uma qualificao a ter em conta na avaliao que
dele vamos fazer) e o prazo de entrega interno. Este ltimo depende
exclusivamente do departamento de compras e, constitui um dos indicadores
mais significativos da sua eficcia e, necessariamente, um dos mais
importantes

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A competncia do departamento de compras mede-se, em grande parte,


pela capacidade que ele tem de obter e manter informao actualizada
sobre o mercado fornecedor, e utiliz-la correcta e rapidamente na escolha
da melhor oferta.
Foi nesse sentido que aqui exprimimos a importncia da 2 Fase da
compra (prospeco do mercado fornecedor), pois ela permite encurtar
grandemente o prazo de entrega interno.

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Quando se praticam mtodos como o "just-in-time" na gesto da produo,


no vivel (nem sequer imaginvel) agir nos moldes tradicionais do
lanamento de consultas, avaliao de ofertas, etc. A inter-actividade que se
necessita ter com os fornecedores obriga prtica do "procurement
sistemtico" e actualizao permanente da base de dados de fornecedores.

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