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O almoxarifado deverá:
1. assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário;
2. impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;
3. preservar a qualidade e as quantidades exatas;
4. possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um
atendimento rápido e eficiente;
Depositar materiais em um almoxarifado é o mesmo que depositar dinheiro em um banco
Portanto pode-se comparar o esquema de funcionamento do almoxarifado ao de um banco, conforme
esquema abaixo :
BANCO ALMOXARIFADO
Entrada para estoque
Ficha de depósito bancário
Nota fiscal de compra
Saída do estoque
Cheque
Requisição de material
Eficiência do Almoxarifado
A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente :
1. da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das
viagens de ida e volta;
2. do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
3. da melhor utilização de sua capacidade volumétrica;
Organização do Almoxarifado
O organograma funcional do almoxarifado está demonstrado na figura abaixo :
Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos resumir as suas principais atribuições :
CONTROLE :
Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do
conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição.
O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo
de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.
RECEBIMENTO
As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a
entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com
as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o
atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.
O recebimento compreende quatro fases :
FASES DESCRIÇÃO
DISTRIBUIÇÃO
Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre
as partes envolvidas.
DOCUMENTOS UTILIZADOS
Os seguintes documentos são utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho :
PERFIL DO ALMOXARIFE
O material humano escolhido deve possuir alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiança e
disciplina.
RECEBIMENTO
Conceituação
Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de
sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.
As atribuições básicas do Recebimento são :
Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito
de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes,
confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do
veículo transportador é necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas,
empilhadeiras e pontes rolantes.
1. Características dimensionais;
2. Características específicas;
3. Restrições de especificação;
MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS
São selecionadas a depender do tipo de material que se está adquirindo, quais sejam :
A análise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possíveis defeitos, danos à pintura,
amassamentos.
A análise dimensional tem por objetivo verificar as dimensões dos materiais, tais como largura,
comprimento, altura, espessura, diâmetros.
Testes não destrutivos de ultra-som, radiografia, líquido penetrante, dureza, rugosidade, hidráulicos,
pneumáticos também podem ser realizados a depender do tipo de material.
REGULARIZAÇÃO
Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e
quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades
conferidas versus faturadas.
O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações :
1. nota Fiscal;
2. conhecimento de transporte rodoviário de carga;
3. documento de contagem efetuada;
4. relatório técnico da inspeção inspeção;
5. especificação de compra;
6. catálogos técnicos;
7. desenhos;
Devolução ao Fornecedor
O material em excesso ou com defeito será devolvido ao Fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a contar
da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora.
ARMAZENAGEM
A correta utilização do espaço disponível demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos níveis de
armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecânicos a utilizar.
Indica-se a real ocupação do espaço por meio do indicador " taxa de ocupação volumétrica", que leva em
consideração o espaço disponível versus o espaço ocupado.
Para entendermos plenamente a utilização do espaço vertical, há que se analisar a utilidade de paletes para
a movimentação, manuseio e armazenagem de materiais. A paletização vem sendo utilizada em empresas
que demandam manipulação rápida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A
paletização tem como objetivo realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades.
Ao pallet é atribuído o aumento da capacidade de estocagem, economia de mão-de-obra, tempo e redução
de custos.
1. fragilidade;
b) combustibilidade;
c) volatilização;
d) oxidação;
e) explosividade;
1. intoxicação;
2. radiação;
3. corrosão;
4. inflamabilidade;
5. volume;
6. peso;
7. forma;.
Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem regras taxativas que regulem o modo como os
materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão, deve-se analisar, em conjunto, os
parâmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente,
selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais:
Localização de Materiais
O objetivo de um sistema de localização de materiais é estabelecer os meios necessários à perfeita
identificação da localização dos materiais. Normalmente é utilizada uma simbologia (codificação)
alfanumérica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado , facilitando as
operações de movimentação e estocagem.
Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso. Em outras
palavras, classificar um material significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com
as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade
facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos,
finalidades, datas de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Por exemplo, com a codificação do
bem passamos a ter, além das informações acima mencionadas, um registro que nos informará todo o seu
histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção
realizada e previsão de sua substituição.
A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras
lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners) . Os fabricantes
codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em
informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os
automatizados.
Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso. Em outras
palavras, classificar um material significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com
as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade
facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos,
finalidades, datas de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Por exemplo, com a codificação do
bem passamos a ter, além das informações acima mencionadas, um registro que nos informará todo o seu
histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção
realizada e previsão de sua substituição.
A classificação dos itens é composta de diversas etapas, quais sejam : catalogação, simplificação,
especificação, normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o
estoque da empresa.
Vejamos melhor a conceituação de " classificação ", definindo melhor cada uma dessas etapas :
Catalogação : significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum
deles.
Vantagens da Catalogação :
MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS
Dependendo do tipo de empresa, do tipo de produto ou serviço, do sistema de produção utilizado e de outras
características, a movimentação de materiais pode atingir um custo de 15 a 70 % do custo total da produção.
A movimentação de materiais quando bem administrada pode trazer grandes economias para a empresa e
um excelente resultado para a produção.