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Auditoria dos Estoques 16.1 Objetivo A auditoria dos estoques tem a finalidade de: a.

determinar sua existncia, que poder estar na companhia, em custdia com terceiros ou em trnsito; b. determinar se pertencente companhia; c. determinar se foram aplicados os princpios de contabilidade geralmente aceitos, em bases uniformes; d. determinar a existncia de estoques penhorados ou dados em garantia; e e. determinar se esto corretamente classificados nas demonstraes financeiras e se as divulgaes cabveis foram expostas por notas explicativas. 16.2 Reviso do controle interno A reviso do controle tem por objetivo fornecer ao auditor a base para a determinaodo escopo de trabalho, os procedimentos a utilizar, a data e a extenso dos trabalhos. Cada companhia como uma entidade diferente estabelece o controle interno de acordo com suas reais necessidades e baseada na materialidade envolvida, pessoal existente e nmero de itens em estoque. Muito embora isto seja varivel de companhia para companhia, a administrao deve estabelecer os controles internos que lhe concedam alguma segurana para efeito de sua gesto. Entre outros, seguem alguns exemplos de fortalecimento de controle interno que podemser utilizados pelas companhias: segregao de funes entre a guarda fsica dos estoques e a de contabilizao; autorizao de compra por pessoa de nvel;EXECUO DAS AUDITORIAS utilizao de coleta de preos para compras; utilizao de requisio de materiais para produo; apontamentos das horas trabalhadas na produo; registro perptuo do estoque; determinao de ponto mnimo de estoque; conciliao peridica entre o registro perptuo e o razo sinttico de estoques; contagens rotativas de estoques; sistema de custo integrado contabilidade; segregao de funes entre o setor de compras e o de recebimento; e contagem fsica quando da recepo e emisso de documento comprobatrio. 16.3 Procedimentos de auditoria Os procedimentos de auditoria a serem utilizados so dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade envolvida. Seguem abaixo alguns procedimentos ilustrativos que podero ser utilizados durante a execuo dos trabalhos de auditoria: a. Examefsico b Confirmao c. Documentos originais d. Clculos a. Escriturao j { contagem de estoques de matrias-primas, processo, acabados e materiais em consignao ou com terceiros. j confirmao de estoques com terceiros; confirmao de estoques de terceiros;

confirmao de estoques em consignao. exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos; exame de contratos de compra e venda; exame documental das apropriaes de matrias-primas e mo-de-obra; exame de atas e assemblias. j soma da contagem de estoques; clculos das quantidades pelo preo unitrio; clculos dos impostos; apropriao das despesas gerais de fabricao. exame da conta de razo de produtos acabados; exame da conta de razo de importaes em trnsito; exame das ordens de fabricao; follow-up das contagens fsicas. .16.4 Orientao o exame de auditoria efetuado na rea de estoques tem por finalidade atingir os objetivos previamente determinados. Definido isto, o programa de auditoria deve ser considerado para evitar trabalhos desnecessrios ou enfoque incorreto. Entretanto, o auditor deve ter a mente aberta para no se guiar cegamente pelo programa e deixar passar assuntos e problemas importantes no previstos no programa. Caso isto ocorra, o programa original deve ser modificado para atingir os itens no programados inicialmente. A seleo e a data de aplicao dos procedimentos de auditoria devem estar definidas com base na eficincia dos controles internos e na materialidade envolvida. Quando os controles internos sobre os estoques forem considerados adequados, os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior do encerramento das demonstrao financeiras, executando-se procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano, para certificar-se da veracidade do saldo final. A rea de estoques, em verdade, constitui o maior desafio ao auditor, pois geralmente envolve o ativo circulante de maior importncia, e qualquer erro influi diretamente no resultado. Muito embora esse erro seja compensvel quase de imediato, o exerccio em exame estar incorreto, prejudicando o princpio de competncia de exerccios e, conseqentemente, o resultado do ano e patrimnio lquido. Entre os cuidados que o auditor deve tomar em relao rea de estoques, existem alguns itens que merecem particular ateno e podem ser assim considerados: contagem fsica de estoques; avaliao dos estoques; AUDITORIADOSESTOQUES 295 j exame detalhado da documentao de compra; f. Investigao Exame minucioso das ordens de fabricao em aberto; Exame minucioso do registro perptuo; Exame do cut-off de compras e vendas. 1 variao do saldo de estoque;

g. Inqurito inqurito sobre a existncia de produtos moroso sou obsoletos. h. Registros { exame do registro perptuo de estoques; auxiliares exame das ordens de produo/fabricao. i. Correlao { relacionamento das vendas compras com os baixa fornecedores. de estoques; ! classificao adequada _ contas; j. Observao dos princpios de contabilidade; observao de estoques morosos ou obsoletos.296 EXECUO DAS AUDITORIAS realizao dos estoques; e cut-off de contabilizao. 16.5 Contagem fsica dos estoques A contagem fsica o meio pelo qual o auditor se satisfaz quanto existncia efetiva dos estoques. No importa quo eficiente o sistema de registro contbil dos estoques empregado pela companhia, a contagem fsica faz-se necessria para assegurar que o registro contbil reflita com propriedade a existncia fsica. A responsabilidade pela contagem fsica da companhia, cabendo ao auditor a responsabilidade pelo acompanhamento e pela observao do levantamento fsico dos estoques. Para a obteno de melhores resultados recomendvel ao auditor dispor de conhecimento prvio dos itens componentes do inventrio, critrios de avaliao dos estoques, sistema de armazenamento, locais de estocagem, existncia de materiais em poder de terceiros ou de terceiros em poder da companhia etc. As razes do acompanhamento e observao do auditor ao inventrio fsico podem ser assim resumidas: a. determinao da efetiva existncia fsica dos estoques; b. observao quanto aos mtodos seguidos para a correta apurao do inventrio; e c. teste de contagens para verificao de que os estoques esto sendo corretamente levantados. Os aspectos essenciais que devem ser observados pelo auditor para o levantamento dos estoques podem ser assim resumidos: a. reviso das instrues de contagens para determinar quais os mtodos e critrios a serem seguidos pela companhia. Essa reviso deve ser feita com antecedncia, cabendo ao auditor formular possveis sugestes de melhorias ou de controles necessrios. b. observao da contagem fsica quanto : obedincia do pessoal participante do inventrio quanto s instrues de contagem; incluso de todos os itens de estoque; constatao de que os estoques de propriedade de terceiros esto sendo includos da contagem; existncia de estoques considerados como morosos ou obsoletos, para posterior follow-up quanto ao tratamento contbil a ser destinado a esses itens; e correta emisso de etiquetas dos itens contados fisicamente; c. execuo de testes de contagens para certificar-se da correta apurao dos estoques;AUDITORIA DOS ESTOQUES 297 d. solicitao do pedido de confirmao de estoques em poder de terceiros ou de terceiros em poder da companhia; e

e. elaborao do cut-off de entradas, sadas e etiquetas. A contagem fsica dos itens de estoque tarefa do pessoal da companhia, cabendo ao auditor o acompanhamento do inventrio, a execuo de contagem em base de testes, tantas quantas forem necessrias para convencer-se da diligncia e exatidodaquelas realizadas pelo pessoal da companhia. A extenso das observaes e testes de contagem do auditor so dependentes de vrios fatores, inclusive da adequao das instrues de contagem, experincia, atitude e independncia do pessoal envolvido na contagem de estoques. O auditor deve concentrar seus esforos nos locais ou itens de inventrio que representem a partemais significativa e realizar testes limitados em outros itens ou reas, de forma a se assegurar de maneira global da efetividade da contagem. Para tanto, o auditor deve basear-se nas fontes possveis para selecionar testes, tais como registro perptuo, etiquetas de contagem e itens de inventrio. Quando da utilizao de etiquetas, necessrio que o auditor conhea previamente o nmero de etiquetas disponveis para a contagem fsica. Durante o inventrio, o auditor deve acompanhar a emisso e o controle das etiquetas distribudas e devolvidas e, ao final do inventrio, efetuar o cut-off das etiquetas utilizadas ou no no inventrio fsico. Esse acompanhamento da utilizaq das etiquetas baseia o auditor na propriedade e veracidade das contagens realizadas, para posterior follow-up de que elas esto efetivamente expostas na listagem final do inventrio. 16.6 Avaliao dos estoques O princpio de contabilidade indica o custo como base de valor para a efetiva avaliao dos estoques, ou seja, entre o custo ou mercado, dos dois o menor. Dessa forma, o auditor deve apurar se a base que a companhia se props utilizar est realmente sendo seguida e corretamente aplicada. Os critrios de avaliao aceitos so do preo mdio, Fifo (primeiro a entrar, primeiro a sair) e Lifo (ltimo a entrar, primeiro e sair). Para efeitos locais, o critrio comumente utilizado o do preo mdio. No aceito para efeitos fiscais o Lifo (ltimo a entrar, primeiro a sair). Como regra geral, os estoques envolvem as contas de matrias-primas, produtos em processo, produtos acabados e materiais em trnsito ou importaes em andamento. 16.6.1 Matrias-primas Para as matrias-primas, o exame de avaliao razoavelmente simples, recorrendo o auditor s compras realizadas durante o exerccio e verificando o cmputo da avaliao dos itens individuais de matrias-primas. No caso de utilizao de registros.. 298 EXECUO DAS AUDITORIAS perptuos, o auditor identificar a documentao comprobatria da aquisio, a correspondente incluso no registro perptuo e o cmputo no novo preo estabelecido pela movimentao. Se utilizado o critrio de preo mdio, a acumulao do mdio dever ser conferida pela nova entrada ocorrida. As sadas devem ser realizadas ao novo preo mdio computado. Se utilizado o Fifo (primeiro a entrar, primeiro a sair), o estoque final dever obviamente estar avaliado segundo as ltimas aquisies reali. zadas. 16.6.2 Produtos acabados e em processo o critrio de acumulao de custos para a produo ou elaborao de produtos

varivel de companhia para companhia, dependendo do tipo de produto fabricado por ela. Muito embora haja diferenas de procedimentos, a avaliao dos produtos acabados e em processo dever estar carregada dos trs itens bsicos, quais sejam: matrias-primas, mo-de-obra direta e despesas gerais de fabricao. O exame do auditor nesse caso dever cobrir alguns itens a serem testados quanto correta apropriao das matrias-primas por meio das requisies de mate. riais, apropriao de mo-de-obra direta por meio dos apontamentos de modeobra direta e aos critrios utilizados para a alocao das despesas gerais de fabricao. Para o caso de produtos em processo, caber a identificao de seu estgio de fabricao, percentual de concluso ou efetiva acumulao dos custos j incorridos. Antes de quaisquer exames com respeito avaliao dos estoques de produtos acabados ou em processo, necessrio que o auditor identifique os procedimentos utilizados pela companhia para avaliao desses itens, dirigindo seu trabalho para o cumprimento desses procedimentos e verificao de que so os mais adequados. Se a companhia dispuser de registro de acumulao de custos, o trabalho do auditor poder estar voltado para o exame das folhas de custo de mo-de-obra, relao descritiva ou requisies de materiais empregados na produo e despesas gerais de fabricao. A anlise demonstrativa das despesas gerais de fabricao deve ser cuidadosamente examinada com o intuito de verificar que realmente todos os custos indiretos relacionados com a produo e somente estes esto ali includos. Se a companhia utilizar o custo padro, cabe ao auditor analisar as contas de variao, uma vez que saldos elevados de variao indicam incorrees na utilizao dos padres ou falta de alocao correta de custos. 16.6.3 Materiais em trnsito ou importaes em andamento O exame de avaliao para os materiais em trnsito ou importaes em andamento to simples quanto o de matrias-primas, pois nos materiais em trnsito ou importaes em andamento estaro indicados os valores desembolsados antecipadamente e ainda no recebidos fisicamente. Para este caso, a documentao comprobatria do desembolso ou a confirmao obtida diretamente do fornecedor so os elementos aplicveis para a constatao da correta avaliao desses itens.AUDITORIA DOS ESTOQUES 299 Saldos antigos de materiais em trnsito ou de importaes em andamento devemser criteriosamente analisados, pois podem indicar itens recebidos fisicamente e no transferidos para as contas definitivas, inclusive de materiais consumidos e no levadosao resultado. 16.7 Realizao dos estoques o trabalho do auditor na rea de estoques deve envolver procedimentos voltados para a determinao de quaisquer problemas com a realizao dos estoques, quersejam com perdas potenciais em relao ao mercado, quer com prazos alm do normalmenterealizvel. Durante a contagem fsica, o auditor tem poder de observao quanto qualidade e quantidade dos estoques existentes. Muito embora o auditor no seja um perito em relao aos materiais, a observao um dos procedimentos utilizados para a identificao de materiais em condies invendveis ou em quantidades

excessivasem relao ao poder de colocao no mercado pela companhia. O auditor deveestar alerta quanto possibilidade de existncia de materiais morosos, obsoletos, deteriorados, no devendo vacilar em fundamentar seu trabalho inclusive com inquisies ao pessoal responsvel sobre as condies dos materiais que lhe pareamanormais. Outra fonte de determinao de estoques com problemas de realizao a do examedos registros perptuos analticos, quanto data de sua movimentao. O exame da situao dos compromissos de compras e vendas assumidos pode evidenciarquaisquer alteraes nas tendncias dos negcios da companhia, que, por suavez, podem fornecer indcios de que os materiais existentes em estoque somente poderoser realizados a preos inferiores aos registros contabilmente. Para efeito ilustrativo, o trabalho de auditoria voltado para a realizao dos estoquesdeve cobrir: observao do inventrio fsico quanto existncia de itens morosos ou obsoletos; reviso dos registros perptuos quanto data de movimentao dos itens e obteno de explicaes para os itens julgados anormais; discusso com a gerncia da companhia ou pessoal qualificado para a determinao dos estoques considerveis como morosos ou obsoletos; para as matrias-primas: comparao com os preos de mercado e incluso das matrias-primas no consumo da produo subseqente; para os produtos acabados: comparao com as tabelas de preos vigentes, diminudos das despesas para vender e margem de lucro esperada; exame de mercado quanto possibilidade de colocao dos produtores; e para os produtos em processo: idem aos produtos acabados, includos os custos a incorrer para a elaborao do produto final.300 EXECUODASAUDITORIAS 16.8 Cut-off contabilizao o cut-off visa identificar a correta contabilizao das transaes em seus perodos de competncia. Um dos problemas para o qual o auditor deve manter-se alerta o de constatar que todos os estoques existentes de propriedade da companhia foram apropriadamente includos nos estoques, e aqueles no mais pertencentes companhia foram apropriadamente excludos. O cut-off relaciona-se com a independncia de dois exerccios sociais separados apenas pela mudana cronolgica de uma data previamente definida pela administrao, como sendo a de encerramento do exerccio social daquela companhia. Dessa forma, podero ocorrer casos em que mercadorias tenham sido includas no estoque fsico sem que tenha havido a conseqente contabilizao, ou ento de vendas realizadas em perodos inadequados. Muito embora ao longo do tempo esses efeitos se compensem, o exerccio social ora auditado ter sido influenciado pelos erros cometidos de contabilizao em exerccios indevidos, aumentando ou reduzindo o resultado do exerccio encerrado. Exemplificando: a. Compras recebidas em um exerccio e contabilizadas em outro Estoque fsico (inclui as compras recebidas e no contabilizadas) Estoque contbil (no inclui as compras recebidas) Como o estoque contbil deve ser ajustado ao estoque fsico, a companhia efetua o lanamento contbil:

D. Estoques No exerccio subseqente, ocorrer o inverso da situao ora demonstrada. b. Vendas realizadas em um exerccio e contabilizadas em outro Vendas Custo das vendas Efeito no lucro bruto c. Vendas e custos das vendas realizadas em um exerccio e contabilizadas em exerccios diferentes Vendas Custo das vendas Efeito no lucro bruto AUDITORIA DOS ESTOQUES Os efeitos demonstrados, se realizados durante um mesmo exerccio, no influenciaroo resultado, porm com o cut-off determina-se a segregao de dois exerccios distintos. Ateno especial deve ser dada s transaes de compras e vendas realizadas aofinal de um exerccio e ao incio do exerccio seguinte. Essa a poca propcia em queerros de contabilizao ou consideraes indevidas podem ser notados e cabe ao auditor assegurar-se de que essas falhas podem ser eliminadas com a observncia dosseguintes aspectos: . anotar as ltimas entradas e sadas do perodo auditado e as primeiras entradas e sadas do exerccio subseqente, identificando a correta classificao contbil nos perodos de competncia; e observao da rea de expedio e da rea de recepo de materiais no momento do inventrio fsico, identificando a existncia de materiais recebidos ou a expedir e o tratamento contbil dispensado a esses itens. Se o inventrio fsico for realizado em data anterior do encerramento do exerccio social, idntico procedimento deve ser realizado na data de encerramento do exerccio social. BLA - Balancete de Trabalho-Ativo - Anexo 2. 1-C - Lanamentos de ajuste e/ou reclassificao - Anexo 3. 2-C - Pontos de recomendao - Anexo4. C - Estoques- Anexo5. C-1 - Resumo das matrias-primas - Anexo 6. C1-1 - Contagem fsica de matrias-primas - Anexo 7. C1-2 - Teste de avaliao de matrias-primas - Anexo 8. C-3 - Resumo dos produtos em processo - Anexo 15. C3-1 - Contagem fsica de produtos em processo - Anexo 16. C-2 - Resumo dos produtos acabados - Anexo 9. C2-1- Contagemfsicados produtosacabados- Anexo 10. C2-2 - Avaliao do produto A - Anexo 11. C2-3 - Avaliao do produto B - Anexo 12. C2-4 - Avaliao do produto C - Anexo 13. C2-5 - Realizao dos produtos acabados - Anexo 14. C-4 - Importaesem andamento- Anexo 17. C-5 - Memosobrecontagemfsica- Anexo 18. C5-1 - Cut-offde entradas - Anexo 19. C5-2 - Cut-off de sadas - Anexo 20. C5-3 - Cut-off de etiquetas - Anexo 21.EXECUO DAS AUDITORIAS

ANEXO1 Programa de Trabalho I - OBJETIVOS DE AUDITORIA 1. Os estoques existem, e esto em mos, em trnsito, ou custdia de terceiros. 2. Os estoques esto contabilizados de acordo com PCGA e uniformes ao ano anterior: a. as operaes de custo so adequadas; b. as apuraes ao valor de mercado so adequadas; c. foi feita proviso adequada para obsolescncia, ou para perdas oriundas de compromissos ligados compra e venda. 3. Os estoques so de propriedade da companhia e esto totalmente contabilizados. 4. Existncia de nus, penhora ou garantia e, se houver, se foram feitas as divulgaes cabveis no balano. 5. Os estoques esto corretamente descritos e classificados no balano. 11- DETERMINAO DO ESCOPO DO TRABALHO Com base na reviso do controle intemo realizado (vide pontos fracos descritos no wp 2-C - Anexo 4, n~ 1 e 2) e na materialidade envolvida, determinamos que o escopo do trabalho dos estoques ser de contagem fsica e follow-up dos principais itens de estoques, valorizao, realizao e cut-off de entradas, sadas e etiquetas. 11I- PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Contagem Fsica 1. Na data de 31-12-X2, comparea fbrica da Cia. Bronze para levantamento fsico dos estoques e anote, para subseqente fOllow-up, alguns testes de contagem, atentando para que sejam os principais itens em estoque de: 8 itens de matrias-primas 3 itens de produtos em processo 2 itens de produtos acabados 2. Durante a contagem, constate que as operaes fsicas estejam totalmente paralisadas (fbrica, expedio e recebimento) e certifique-se de que o pessoal esteja contando e emitindo adequadamente as etiquetas de contagem. Tempo AUDITORIA DOS ESTOQUES 1 C.!. No mantido o sistema Aquisio de mercadorias Formalizao de procedide coleta de preos a preos nem sempre me- mentos de coleta de preIhores os 2 C.I. As diferenas decorrentes Possvel pagamento a for- Apontamento imediato de das entradas de mercado- necedores sem o devido quaisquer sobras ou faltas rias so apontadas aps desconto observadas na recepo 20 dias de mercadorias 3 C-1 Erros aritmticos observa- Ocorrncia de demonstra- Reviso por pessoas indos na listagem de esto- es financeiras incorre- dependentes preparaques tas o das listagens de estoques

4 C1-1 Existncia de materiais Estoques custeados ao Segregao fsica de esencharcados e de retalhos valor contbil e no ao de toques no aproveitveis no aproveitveis na pro- realizao e estoques na produo e informao duo quantitativos irreais imediata contabilidade e aos departamentos competentes aldo 18-2-X3