MANUAL PRÁTICO

DE ALMOXARIFADO

(Janeiro/2022)
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PREFEITURA MUNICIPAL DO RIO GRANDE
CENTRAL DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

1. ALMOXARIFADO

O Almoxarifado é o local destinado à guarda, conservação, localização, segurança e

preservação do material adquirido ou recebido, adequado à sua natureza, a fim de suprir
as necessidades operacionais dos setores integrantes da estrutura organizacional da
Prefeitura do Rio Grande.
O principal objetivo do Almoxarifado é impedir divergências de inventário (contagem) e
perdas (deterioração) de qualquer natureza seja na quantidade ou na qualidade dos
materiais armazenados em locais adequados, bem como possuir recursos para sua rápida
disponibilização.
Rotinas rigorosas de Almoxarifado garantem que o objetivo seja alcançado, evitando a
perda, destruição e furto de materiais importantes para o atendimento da população que os
aguarda. Podemos observar, que o almoxarifado é um dos setores mais importantes da
administração pública.
Para a realização de seus objetivos é necessário que o setor de almoxarifado esteja
organizado para realizar algumas funções básicas, vejamos:

RECEBER PARA GUARDA E PROTEÇÃO OS MATERIAIS ADQUIRIDOS

ENTREGAR OS MATERIAIS MEDIANTE REQUISIÇÕES AUTORIZADAS

MANTER ATUALIZADOS OS REGISTROS NECESSÁRIOS

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2. RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO
O recebimento é a entrega do material adquirido e a aceitação é a operação que atesta que
o material satisfaz às especificações exigidas. Recebimento é a atividade intermediária,
entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor. É a interface entre o atendimento
do pedido pelo fornecedor e os registros dos estoques físicos e dos valores e quantidades
patrimoniais e contábil. São responsabilidades dessa etapa da organização do
Almoxarifado:
1) coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;
2) analisar a documentação recebida, verificando se a compra foi autorizada;
3) controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte, com os
volumes a serem efetivamente recebidos;
4) proceder à conferência visual, verificando as condições da embalagem quanto a
possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas nos
respectivos documentos;
5) proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;
6) decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;
7) providenciar a regularização da recusa, devolução ou a liberação de pagamento ao
fornecedor;
8) liberar o material desembaraçado para estoque no Almoxarifado.

2.1 RECEBIMENTO
Para iniciar o recebimento e aceitação do material é necessário ter a posse do documento
que informa o que vai ser recebido. São 4 tipos de documentos hábeis para entrega de
material no Almoxarifado. Vejamos:

Nota Fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura (quando referente a compras de

fornecedores, expediente mais comum)

Termo de Cessão (para uso), Doação (definitiva do bem material) ou

Declaração exarada no processo relativo à permuta (troca)

Guia de Remessa de Material, Nota de Transferência (de um

setor/secretaria para outro da própria administração) ou Termo de Guarda

Guia de Produção (quanto produzido pela própria administração)

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Todos documentos acima devem conter a devida autorização prévia responsável

hierárquico e possuir os seguintes dados mínimos:
1) ser emitido em nome da Prefeitura Municipal do Rio Grande;
2) descrição do material;
3) quantidade;
4) unidade de medida; e
5) valor.
De posse do documento, qual a rotina quando o caminhão chegar?
É preciso ter a informação do horário da entrega. Foi informado
no contrato os horários de funcionamento do setor/secretaria?
Qual servidor geralmente entra em contato com a empresa
fornecedora, o gerente administrativo, o fiscal de contrato ou o
próprio servidor responsável pelo Almoxarifado? Em posse do
dia e horário da entrega do material prepare a equipe para
o recebimento.

O servidor responsável pela conferência deverá retirar a Nota

de Empenho e conferir com a Nota Fiscal enviada pelo
fornecedor. Não possui a Nota de emprenho? Solicite ao
gerente administrativo, fiscal do contrato ou a imprima nos
sistemas da Prefeitura. A entrega está dentro do prazo
estipulado no contrato?

Deve-se receber o material apenas se o material entregue é

aquele solicitado e o valor da Nota Fiscal for igual ou menor do
que o valor total da Nota de Empenho. Atentar ao tipo de
empenho: Ordinário ou Global. Quando ordinário, a entrega é
feita na sua totalidade; se global, a entrega pode ser parcial.
Tem dúvida acerca do tipo de empenho para o recebimento do
material? Solicite a informação ao gerente administrativo, fiscal
do contrato ou a imprima nos sistemas da Prefeitura.

O descarregamento é realizado pela transportadora, devendo

o servidor responsável pela conferência indicar o local
adequado para o material. Nem sempre o local de
descarregamento será o mesmo do estoque.

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O servidor responsável pela conferência deve acompanhar o

descarregamento e conferir a quantidade de volumes
entregues, de acordo com o recibo do frete e a Nota Fiscal (é
conveniente anotar o nome da transportadora que realizou o
serviço, quando ausente).

No ato do recebimento, se o servidor responsável pela

conferência verificar que houve danos nas embalagens, deverá
escrever ou carimbar no verso do recibo do frete: “Embalagem
danificada sujeita à conferência pelo solicitante e possível
indenização”. Não possui o carimbo, solicite ao seu gerente
administrativo.

Depois de acompanhada e conferida toda a entrega do

material, o recebedor deve escrever ou carimbar no canhoto da
Nota Fiscal: “Recebido em DATA, XX volumes sujeitos à
conferência”. Não possui o carimbo, solicite ao seu gerente
administrativo.

Finalizar o recebimento, assinando e carimbando o canhoto da

Nota Fiscal.

2.2 ACEITAÇÃO
Para a aceitação do material recebido são duas as conferências realizadas na entrega:

Conferência Quantitativa - é a Conferência Qualitativa - é a atividade

atividade que verifica se a quantidade
declarada pelo fornecedor na Nota
Fiscal corresponde efetivamente à
recebida.
tem por objetivo garantir a adequação do
material ao fim que se destina. A análise
de qualidade efetuada pela inspeção
técnica visa garantir o recebimento
adequado do material.

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Não é possível conferir todos os itens e quantidades? Faça uma conferência amostral,
aleatoriamente confira uma quantidade que julgue significativa do total recebido. Nessa
etapa serão analisados os seguintes aspectos: validade (inclusive contratual), acabamento,
defeitos, danos, pintura, dimensões, largura, cumprimento, altura, peso, espessura,
diâmetro, avarias na embalagem como amassados, rasgos, umidade, resistência,
acondicionamento, dados e informações legalmente obrigatórios no produto, entre outros.

ATENÇÃO: Deve ser observado, sempre na recepção dos materiais, os prazos mínimos
estipulados de validade. Alguns contratos possuem cláusula de data de validade mínima
para o material na hora da entrega. Por conveniência ou para evitar desabastecimento
pode-se receber com prazos inferiores desde que acompanhada de documento (carta) de
comprometimento de troca/substituição frente ao seu vencimento.
É possível recusar o recebimento? Sim. Em caso de recusa total e parcial, inclusive de
compras não-autorizadas, os materiais devem ser devolvidos a transportadora, constando
no verso da nota fiscal as divergências e irregulares anotadas, inclusive contratuais, que
motivaram a recusa. Faça cópia da frente e verso da nota fiscal com suas motivações, após
redija documento ou e-mail aos interessados, a saber, o responsável pelo almoxarifado, ao
gerente administrativo da secretaria e ao fiscal do contrato em que o material foi adquirido.

Sempre que se tratar de entregas de grandes quantidades e/ou valores envolvidos é

recomendável que o responsável pelo Almoxarifado acompanhe o servidor responsável
pela conferência. Isso facilitará a conclusão da etapa de aceitação do material.
Após a aceitação, o servidor responsável pela conferência atestará a nota fiscal e
encaminhará a mesma para cadastro junto aos sistemas da Prefeitura.

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3. REGULARIZAÇÃO

Após a recebimento do material e da sua aceitação ou não, o conferente emitirá um

documento que terá caráter de laudo de inspeção técnica considerado a complexidade do
item; podendo, ainda, ser realizado por meio de carimbo e anotações simples para entregas
de pequenos valor e quantidade. Com isso poderá ocorrer as seguintes situações:

1) liberação total ou parcial para liquidação e pagamento ao fornecedor;

2) devolução de material ao fornecedor;
3) reclamação de falta ao fornecedor;
4) entrada do material no estoque.

Ocorrendo corretamente, haverá a entrada do material no estoque e a liberação de

pagamento ao fornecedor. Por fim, em posse da nota fiscal atestada e do laudo de
inspeção técnica e/ou das anotações do servidor responsável pela conferência, o
almoxarifado irá realizar o cadastramento no sistema das informações referentes às
compras autorizadas.
Regularmente, a entrada no sistema de novos materiais se dará pelo setor de almoxarifado.
Por fim, encaminhar para o setor da contabilidade realizar a liquidação e, posterior,
pagamento.

O registro da nota fiscal no sistema da Prefeitura se dará com o preenchimento dos

seguintes dados:
1) Data de chegada do material;
2) Número do empenho ou similar;
3) Número da Nota Fiscal ou similar;
4) Nome do Fornecedor;
5) Valor da Nota Fiscal ou similar;
6) Data de emissão da Nota Fiscal ou similar;

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7) Descrição sucinta do material recebido;

8) Data da conferência e/ou entrega;
9) Assinatura do conferente;
10) Data de envio da Nota Fiscal;
11) Nome do Setor/Departamento que recebeu a Nota Fiscal;
12) Assinatura do recebedor da Nota Fiscal.

4. REQUISIÇÃO DE MATERIAIS
As saídas de materiais, especialmente de consumo, do almoxarifado se darão por meio de
requisição formal, conforme (ANEXO I ou requisição via sistema). O servidor preencherá
a requisição e entregará ao setor de almoxarifado. Este em posse da requisição entregará
o material solicitado, dando a devida baixa nos sistemas da Prefeitura.

Nenhum material deverá ser entregue sem a devida requisição, não se recomenda a
entrega de materiais com a procrastinação do envio da requisição. No mesmo sentido, não
recomendação postergar o lançamento das baixas dos materiais no sistema. Tais eventos
podem acarretar em diferenças de saldo entre o material físico, as quantidades existentes
nos sistemas.

5. Inventários

O controle dos materiais em estoque no almoxarifado é feito por meio de inventários, que
poderão ser efetuados semanalmente, mensalmente, anualmente ou na troca de
responsabilidade pelo Almoxarifado. Os inventários consistem na verificação dos materiais
existentes, de acordo com os relatórios processados pelos sistemas.
Os estoques serão, obrigatoriamente, contados constituindo o Inventário de Verificação ou
de Encerramento pelos responsáveis, objetivando verificar se os materiais e procedimentos
estão de acordo com as disposições legais que a regulamentam.

Portanto, Inventário de Verificação ou de Encerramento tem por finalidade:

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1) relacionar e especificar, detalhadamente, o material existente em estoque;

2) apurar o material em estoque, para fins de transferência de responsabilidade;
3) analisar os documentos que controlam as atividades de entrada e saída dos materiais;
4) avaliar as condições de armazenamento dos materiais estocados;
5) avaliar a disposição física dos materiais, a fim de verificar a praticidade na sua
movimentação;
6) analisar o funcionamento sistemático do Almoxarifado como um todo, a fim de verificar
se o seu gerenciamento está sendo feito de maneira a satisfazer as necessidades a que se
destina;
7) apurar o material em estoque, para fins de encerramento, quando da extinção,
transferência de órgãos e entidades, bem como na alternância de mandato eletivo.

Todos os trabalhos inerentes ao inventário devem ser efetuados por meio de uma comissão
específica, composta de, no mínimo, 03 (três) servidores. A comissão deve conter no
mínimo um servidor de carreira e o responsável pelo Almoxarifado, presente e futuro, não
deve participar.

Compõem, basicamente, o processo de Inventário de Verificação ou de Encerramento:

1) relatórios de saldos e movimentações de materiais do estoque;
2) termo ou ata de Conferência;
3) encaminhamentos;
4) despacho do secretário.

O Inventário de Encerramento do Almoxarifado pode ocorrer:

1) no final de exercício, elaborado no final do mês de dezembro de cada ano;
2) na passagem de responsabilidade, quando houver mudança de responsável pelo
Almoxarifado;
3) no encerramento, quando o órgão for extinto ou transferido.

6. Divergências

Quando a ata de inventário apontar divergências entre o saldo físico e o saldo em sistema,
é de responsabilidade do gestor da pasta a autorização de ajuste ou a instauração de

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sindicância para verificação de responsabilidades. Para tal, o gestor deve levar em

consideração a abrangência e relevância das divergências.
Por meio de despacho autorizativo do gestor, poderá ocorrer o ajuste no sistema nas
quantidades, seja motivado por ausência de saída (baixa) ou de entrada (nota fiscal ou de
qualquer outro registro), desde que realizada por meio de Formulário de Ajuste (ANEXO
II).
Em casos de grave divergência, em que a dispensação do material seja essencial para
atender as necessidades urgentes da população, pode o gestor autorizar o ajuste e solicitar
a abertura de sindicância ou processo administrativo disciplinar. Neste caso, os dados
referentes a grave divergência devem ser resguardados/preservados para o bom
andamento e instrução da sindicância ou processo administrativo disciplinar. São
exemplos: medicamentos, alimentos e materiais perecíveis, aqueles utilizados em
urgências e emergências, entre outros de cunho social ou judicialmente demandados.

7. Reinício

De posse do inventário realizado no final do mês de dezembro, especialmente materiais de

consumo, o órgão elaborará lista com os itens para o termo referência do processo licitatório
das novas aquisições. Para tal verificará quais os itens e quantidades são necessários ou
estão ausentes.
É necessário evitar compras volumosas que demandem espaços de armazenagem e
estocagem excedentes aos existentes. Bem como não frustrar o fornecedor com demandas
não realizadas no prazo superior ao exercício vigente, tornando a administração pública um
mal comprador. Desta forma, evitando-se realizar processos licitatórios desertos, sem
concorrentes.
Os sistemas da Prefeitura possibilitam a realização de pesquisa do histórico de consumo
de cada item. É aconselhável para o planejamento das suas compras que a pesquisa recue
de até 3 anos de consumo dos materiais, bem como dos preços praticados nas aquisições
anteriores.

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ANEXO I

REQUISIÇÃO DE MATERIAL Nº:

UNIDADE SOLICITANTE: DATA: __/__/____

MATERIAL QUANTIDADE
Ordem:
CÓDIGO DESCRIÇÃO UN PEDIDA FORNECIDA

10

SOLICITADO POR: MATRÍCULA:

Autorizado por: Despachado por: Recebido por:

__/__/___ __/__/___ __/__/___

Data Assinatura Data Assinatura Data Assinatura

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ANEXO II

FORMULÁRIO DE AJUSTE

SOLICITANTE: DATA: __/__/____

MATERIAL QUANTIDADE
Ordem:
CÓDIGO DESCRIÇÃO UN SISTEMA FÍSICO DIFERENÇA

10

Despacho autorizativo do Secretário:

Data __/__/_____ Assinatura: _____________________________

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