LOGOTIPO Procedimento de Suporte Código: PS 08

DA Edição: 1
FARMÁCIA Gestão das Compras Revisão: 2
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1. Objectivo:
Definir o processo para assegurar que os produtos e serviços adquiridos satisfazem os
requisitos especificados

2. Campo de Aplicação:
Este procedimento aplica-se a: medicamentos, matérias-primas, outros produtos, serviços (ex:
assistência técnica, calibração, formação, etc.).

3. Referências:
Manual de Gestão da Qualidade; NP EN ISO 9001; BPF

4. Modo de Proceder:
Encontram – se no fluxograma da página 2.

5. Responsabilidades:
Encontram – se no fluxograma da página 2.

6. Documentos Relacionados com este Procedimento:

PS 04 – Controlo do Produto Não Conforme
IT 02 – Gestão de Encomendas
IT 18 – Arrumação de Produtos
IMP.07 – Registo das Não Conformidades na Recepção de Encomendas
IMP.08 – Lista de Fornecedores
IMP.31 – Plano de Monitorização e Medição

IMP.33.1 DOCUMENTO EM REVISÃO

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Fluxo Descrição Responsabilidades

A entrada do processo é uma necessidade de produto ou
serviço. A necessidade é definida:
Necessidade de a) Pelo sistema informático para as compras de
compra; rotina de modo a assegurar os stocks
Necessidade de máximo/mínimo definidos (para 15 dias);
aprovisionar b) Em reunião com os vendedores para produtos
serviço comprados directamente, de modo a garantir
stock para 3 meses;
c) Produtos novos;
d) Necessidade do serviço.
e) Um produto pode ainda ser subcontratado a outra
farmácia, como no caso de alguns medicamentos
manipulados.
Se o fornecedor não pertencer à Lista de Fornecedores DT
(LF), a selecção tem em atenção os seguintes critérios:
a) Prazos de entrega;
b) Condições de compra;
Seleccionar c) Condições de transporte;
fornecedor d) Condições de prestação de serviço.
Se cumprirem os critérios indicados, podem integrar a
LF, que é aprovada pelo DT, e que introduz os dados no
sistema informático.
Para o caso de compras de rotina, a encomenda proposta DT; FAR; AT
pelo sistema informático é enviada via Modem, após ter
sido verificada quanto à sua adequação.
Encomendar Para o caso de compras directas é preparada nota de DT
encomenda (modelo do próprio fornecedor), ficando o
original na Farmácia, e passando-se a mesma para o
sistema informático.

No caso da contratação de serviço deve ser solicitada

uma proposta de acordo com as características
pretendidas.
Os produtos são conferidos face aos documentos que os DT; FAR; AT
acompanham. São registados no sistema informático
(manualmente ou por leitura óptica) que alerta para
diferenças nas quantidades. A seguir é feita uma análise
Recepcionar final, conferindo com as facturas.
produtos/serviços
Os produtos são verificados conforme estabelecido nas
IT 02-Gestão de Encomendas e Plano de Monitorização
e Medição (IMP.31).

No caso de contratação de serviços é verificado o

cumprimento das condições acordadas.

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No caso de existirem não conformidades, estas são DT; FAR; AT

tratadas conforme o PS 04-Controlo do Produto Não
Recepcionar Conforme. Registar as não conformidades nas
produtos encomendas no duplicado da factura, o qual é enviado
para o fornecedor, e no IMP.07-Registo das Não
Conformidades na Recepção de Encomendas.
Os dados da recepção ficam registados no sistema
informático.

Os prazos de validade são registados nas respectivas

fichas no sistema informático.
Para produtos que não trazem preço marcado, são
impressas etiquetas com código de barras com o preço e
IVA.

Os serviços devem ser prestados de acordo com as

condições contractuais.
Arrumar os produtos conforme a IT 18 – Arrumação de DT; FAR; AT
Armazenar/ Produtos.
arrumar
Trimestralmente, com base no IMP.07 – Registo das DT
Não Conformidades na Recepção de Encomendas é
determinado um indicador: % média de encomendas
Avaliar os com não conformidades: nº de encomendas com não
fornecedores conformidades/total de encomendas recebidas x100).

Os fornecedores de serviços e os subcontratados são

igualmente avaliados.

Os resultados anteriores são analisados também durante

a Revisão pela Gestão e decididas as medidas adequadas
(os fornecedor poderão passar a não aprovados).

Anualmente os fornecedores são informados sobre o seu

desempenho.

Encomenda ao
fornecedor;
produto
verificado;
fornecedor
qualificado

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7. Revisão e Distribuição:

Revisão:
Edição Revisão Data Conteúdo das Modificações
Pág. de Págs. Descrição das Modificações
Modificadas
1 0 01-01-2004 1 a 4 de 4 Aprovação
1 1 01-01-2006 1 a 3 de 4 Critérios de selecção e avaliação dos
fornecedores; contratação de serviços
1 2 03-11-2008 1 a 3 de 4 Inclusão de referência a subcontratação. ISO
9001:2008

Distribuição:
Tomaram Conhecimento do Original:
Data/Rubrica:

Cópias Controladas:
Nº Localização Data /Rubrica
1 Balcão
2 Laboratório
3 Recepção Encomendas
4 Gabinete

Elaboração: Aprovação: Data: / /

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