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PR-35 Serviços e Contratos. 15 15/10/2014 1/13
1. Objetivo
Para que um funcionário - PBL esteja apto a solicitar a aquisição de bens e serviços, o mesmo
deverá estar devidamente treinado pela Área de Compras, sobre este procedimento.
Após a formalização de treinamento o instrutor solicita via e-mail a área de TI a habilitação das
telas para essa funcionalidade no sistema Datasul.
Sequencia do processo:
Desde que em caráter emergencial, o solicitante poderá utilizar o formulário FM–110 compras
emergenciais, nas ocasiões abaixo, onde o planejamento não foi possivel. O valor em dinheiro
poderá ser retirado na área de Finanças (caso necessario) após aprovação do FM-110.
Resumo do Processo:
1. Segurança
2. RIW
3. Manutenção Corretiva
4. Qualidade do Produto
5. Meio Ambiente
6. Parada de Linha
7. Parada de Sistemas
Nota 1: Não será necessário o registro desta compra no ERP Datasul; O FM-110 contém os
níveis de aprovação requeridos para compras <= 1 U.P.
Nota 3: As compras fora do horario comercial (finais de semana e feriados) onde o setor de
manutenção necessite de compras emergencias <= 1 U.P, devem ser comunicadas a area de
compras no primeiro dia util após o final de semana ou feriado, assim como o preenchimento do
formulario e a solicitação das assinaturas para registro.
3.2.2. Compras com valor > 1 U.P. – Via Solicitação de Compras (Datasul) – solicitar
prioridade!
Esta instrução de trabalho não se aplica aos processos descritos a seguir, onde NÃO haverá a
necessidade da emissão de Solicitação de Compras seguida de geração e aprovação de Pedido
de Compras, bem como o preenchimento / apresentação do formulário FM–110. As exceções a
esta instrução de trabalho serão de responsabilidade da área solicitante.
Nota 1: O pagamento dos produtos/serviços aqui relacionados deverão seguir as diretrizes da PR-
31 Contas a Pagar.
Toda e qualquer nota fiscal sem pedido/contrato, deverão seguir os mesmos criterios de
aprovação descritas no item 5.
Compras com valores superiores a 4 UP`s serão aprovadas pelo gerente da área de compras.
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4. Seleção de Fornecedores
Fonte Única.
Nota 1: Nos casos onde houver “Indicação Técnica”, cabe ressaltar que o solicitante deverá ter
argumentos técnicos para justificar a sua escolha e justificá-la na narrativa da PO. É de
responsabilidade do solicitante a indicação técnica por ele sugerida.
4.2.1 A área de compras/finanças tem responsabilidade pela veracidade e acurácia dos dados
cadastrais de todos os fornecedores; Inclusões e alterações deverão ser feitas através do
formulário FM-118 (dados cadastrais do fornecedor) ou FM-108 (dados cadastrais de
fornecedores internacionais).
Nota: Exceções a estas regras poderão ser avaliadas em comum acordo com as áreas envolvidas
para o devido tratamento a situações extraordinárias.
4.3 Cotações
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Após a validação das cotações e escolha do fornecedor, será gerado o pedido de compra, e a
aprovação do mesmo seguirá os seguintes critérios:
Valor total do Pedido Aprovadores
<= 4 UP
Gerente de Compras
(até R$ 2.000,00)
> 4 UP e <= 20 UP
Gerente do Solicitante + Gerente de Compras
(de R$ 2.000,01 à R$ 10.000,00)
> 20 UP
Gerente do Solicitante + Gerente de Compras + Gerente Geral
(acima R$ 10.000,01)
Notas 1: Quando o solicitante da Compra for integrante do time de Compras, a aprovação dos
pedidos serão feitas pelo Gerente de Compras + Gerente Geral; A manutençao / controle de
ordens abertas seguira o mesmo processo de aprovação. A confirmação do pedido de compras é
feita somente após o pedido estar totalmente aprovado.
6. Ordens Abertas
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Compras é responsável pela gestão dos pedidos de compras, avaliando sua necessidade, bem
como o seu status, mediante verificação via sistema (Datasul). Anualmente será emitidos
relatórios atraves do ERP (Datasul), evidenciando seu período de movimentação, compras fará a
gestão e controle destes pedidos, optando pelo cancelamento ou permanência de ativação das
Open PO (Ordens Abertas).
Nota: Qualquer discrepancia de preços (aumento de preço) o sistema trava todo processo
automaticamente, o mesmo só é liberado após aprovação eletrônica.
8. Aprovador Alternativo
Nota 1: Quando o alternativo estiver aprovando pelo gerente de compras ele deverá solicitar um
alternativo para a aprovação das suas solicitações/pedidos de compras. É recomendável que o
Gerente de compras não seja alternativo para os outros gerentes de modo a evitarmos problemas
de segregação de tarefas (SOD - Segregation of Duties). Desvios deverão ser tratados de forma
particular envolvendo medidas mitigatórias. O responsável pelo controle SOD (Segregation of
Duties) é a área de TI.
Nota 2: Quando o aprovador estiver ausente e a alteração não for solicitada via e-mail o
comprador responsavel poderá determinar (conforme urgencia) um aprovador alternativo,
solicitando por e-mail o aceite.
Periodicamente o time de Compras deve gerar relatórios Datasul para propor correções e ações
para eliminação das pendencias (exclusão de ordens, renegociação de entregas, penalizações de
fornecedores).
Nota: Os gerentes as areas solicitantes e compras devem ser informados, porque qualquer
alterações no pedidos pendentes geram novas aprovações no ERP.
Nota: Todos os funcionários devem passar por processo de integração antes de iníciar os
trabalhos na Perkins. Todos os fornecedores deverão apresentar os documentos solicitados pela
Perkins, a fim de atender as exigências da Norma NBR ISO 14001 e OHSAS 18001.
Nota: Exceções deverão ser discutidas e validadas pela área de Compras juntamente com as
demais áreas envolvidas, quando necessário.
Recomenda-se que toda prestação de serviços contínua, que venha a se realizar na Perkins
Motores do Brasil Ltda., ocorra sob um contrato formalizado pela área de Compras Globais junto
ao Depto. de Assuntos Jurídicos da CAT Brasil.
Nos casos de contratações de serviços que requeiram alto grau de especialização, tais como
serviços jurídicos, consultoria e outros, as negociações deverão ser efetuadas com a participação
da área de Compras Globais.
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Observações:
Caso haja uma minuta-padrão disponível, validada pelo departamento de assuntos jurídicos e
alinhada aos requisitos legais e corporativos, para o serviço/fornecimento em questão esta deverá
ser preferida; Caso não haja tal modelo de documento uma minuta-padrão do próprio fornecedor
poderá ser utilizada para facilitar e prover agilidade ao processo;
Com o objetivo de revisar o escopo geral do texto do contrato, recomenda-se que a área de
compras, em conjunto com o solicitante, aplique à lista de verificação contida no “Anexo A” da
Purchasing Practice 32 (Prática de compras 32).
A área de Assuntos Jurídicos revisa o contrato, consulta à área de compras globais (caso
necessário), realiza eventuais modificações / ajustes e retorna a proposta de contrato revisada
para a área de Compras Globais;
Compras Globais encaminha o contrato acordado para o fornecedor juntamente com a relação
de documento e procedimentos necessários à assinatura e autenticidade do acordo;
Nota: A área de Assuntos Jurídicos irá cadastrar o contrato em um banco corporativo de contratos
para que este seja submetido a revisões contábeis.
A revisão do contrato também poderá ocorrer por quaisquer outros motivos comerciais,
operacionais, econômicos e/ou mesmo legais.
Notas Gerais:
Mudança, adição, supressão ou desejo de rescisão deverá ser comunicada à área de compras,
a qual ira envolver a área de assuntos jurídicos para a adoção dos procedimentos legais
apropriados caso necessário.
Contratos físicos relacionados à área de finanças, tais como: auditorias, consultorias e etc, são
de responsabilidade do próprio departamento, bem como sua administração, o departamento
financeiro poderá consultar diretamente a área de assuntos jurídicos CAT Brasil para possíveis
analises/ ajustes.
Temos ainda como exceção o processo de retrabalho de motores Perkins, realizado sempre
que necessário nas instalações dos clientes Perkins Brasil, a área da qualidade é responsável
pelo seu gerenciamento e controle.
Nota: O departamento de compras ira prestar todo o suporte quando necessário ou conforme
solicitação do requisitante.
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14. Referências: