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Processo de Aquisição de Materiais Indiretos, Rev: Data: Pág.

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PR-35 Serviços e Contratos. 15 15/10/2014 1/13

Sempre que utilizar o documento impresso, verifique a última revisão na intranet.


Norma Requisito/Item/Controle Norma Requisito/Item/Controle
 ISO 9001:2000  Classe A
 ISO 14001:2004  Sarbaney Oxley
 OHSAS 18001  CAT Corp. EHS
 Praticas Globais
 MQ12005
de compras
Controle de Revisão
Resumo Treinar
Item 3.2.1 – incluso nota 1  Sim  Não
Exceções e situações especiais  Sim  Não

1. Objetivo

O objetivo deste procedimento é orientar os solicitantes, aprovadores e compradores sobre as


normas de Global Purchasing (Compras Global) referentes à aquisição de materiais, serviços e
contratos indiretos para a Perkins Motores do Brasil Ltda, operação de Curitiba.

2. Normas para realizar a Solicitação de Compras

Para que um funcionário - PBL esteja apto a solicitar a aquisição de bens e serviços, o mesmo
deverá estar devidamente treinado pela Área de Compras, sobre este procedimento.

Após a formalização de treinamento o instrutor solicita via e-mail a área de TI a habilitação das
telas para essa funcionalidade no sistema Datasul.

3. Tipos de Compra: Regulares e Emergenciais

3.1. Compra Regular – Via Solicitação de Compras (Datasul)

Sequencia do processo:

1) Preenchimento da solicitação de compras no sistema Datasul, conforme IT-05 (solicitante).

2) Aprovação da área de finanças, após verificação da correta contabilização (conta contabil,


centro de custo e RFI).

3) Aprovação gerencial da requisição (gerente da área ou alternativo).

 É de responsabilidade do gerente solicitante a conferência da compra contra o seu


orçamento, bem como os requisitos do serviço/produto que está sendo solicitado.

4) Analise da compra (material ou serviço), priorização e realização de cotações (área de


compras), a área solicitante poderá realizar cotações preliminares como forma de auxílio no
processo de tomada de decisão e gestão do seu orçamento.

 A área de compras é responsável pela realização das cotações e seleção dos


fornecedores. Entretanto, em função da urgência ou demais especifidades da compra, este
processo poderá ser conduzido juntamente com outras áreas da organização.
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5) Seleção do fornecedor (área de compras); detalhes sobre o processo de aprovação no item 4.

6) Colocação do pedido (área de compras); após a colocação do pedido este seguirá


automaticamente para as devidas aprovações de acordo com o valor.

7) Aprovações; detalhes sobre o processo de aprovação no item 5.

8) Frete não incluso no orçamento: preencher o FM-310 - SOLICITAÇÃO DE TRANSPORTE e


encaminhar para logistica (solicitante).

9) Confirmação com fornecedor: o pedido é confirmado mediante todas as aprovações.

 A confirmação do pedido junto ao fornecedor é de responsabilidade da área de compras.


Quaisquer situações especiais deverão ser discutidas e acordadas com a área de
compras.

3.2. Compras Emergenciais

3.2.1.Compras com valor <= 1 U.P. Formulário FM-110 – Compras Emergenciais

Desde que em caráter emergencial, o solicitante poderá utilizar o formulário FM–110 compras
emergenciais, nas ocasiões abaixo, onde o planejamento não foi possivel. O valor em dinheiro
poderá ser retirado na área de Finanças (caso necessario) após aprovação do FM-110.

Nota Geral: O valor da UP é por requisição, não por ítem.


O que é U.P.?

U.P. significa Unidade Padrão.


Trata-se de um valor pré-definido pela área de Finanças, o qual será usado como unidade base
nos processos de compras. A área de Finanças é responsável por alterar o valor base do U.P.,
baseado em critérios internos.

VALOR DA U.P. a partir de 10/03/08: R$ 500,00

Resumo do Processo:

1. Preenchimento do formulário FM-110 Compras Emergenciais;

2. Aprovação do gerente (gerente) da área ou alternativo.

3. Obtenção do visto do comprador (área de compras).

4. Retirada do dinheiro na área de Finanças (quando necessário).

5. Aquisição do bem ou serviço pelo solicitante.

6. Prestação de contas com o departamento Financeiro (é mandatorio apresentar a NF á area de


finanças para comprovar a compra).

Nota 1: Antes de efetuar a compra emergencial é necessario verificar se os dados


cadastrais do fornecedor estão ativos no sistema Datasul – CC0503, em caso de duvida,
procurar o departamento de compras
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Situações em que poderá ser utilizado o Pedido Emergencial através do FM-110:

1. Segurança

2. RIW

3. Manutenção Corretiva

4. Qualidade do Produto

5. Meio Ambiente

6. Parada de Linha

7. Parada de Sistemas

Nota 1: Não será necessário o registro desta compra no ERP Datasul; O FM-110 contém os
níveis de aprovação requeridos para compras <= 1 U.P.

Nota 2: O controle bem como arquivamento e conferencia do formulário FM–110 é de


responsabilidade do departamento de finanças.

Nota 3: As compras fora do horario comercial (finais de semana e feriados) onde o setor de
manutenção necessite de compras emergencias <= 1 U.P, devem ser comunicadas a area de
compras no primeiro dia util após o final de semana ou feriado, assim como o preenchimento do
formulario e a solicitação das assinaturas para registro.

3.2.2. Compras com valor > 1 U.P. – Via Solicitação de Compras (Datasul) – solicitar
prioridade!

Segue o processo da Compra Normal, porém o solicitante deve procurar os aprovadores e


compradores para solicitar a agilização do processo, justificando para o departamento de compras
via e-mail a sua urgencia. O e-mail será anexado ao pedido e sua justificativa incluida na narrativa
do pedido via Datasul.
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Exceções e Situações Especiais

Esta instrução de trabalho não se aplica aos processos descritos a seguir, onde NÃO haverá a
necessidade da emissão de Solicitação de Compras seguida de geração e aprovação de Pedido
de Compras, bem como o preenchimento / apresentação do formulário FM–110. As exceções a
esta instrução de trabalho serão de responsabilidade da área solicitante.

Despesas com treinamentos, cursos, palestras e


seminários; reuniões extraordinarias, locação de
Treinamento e Comemorações
espaços para os eventos / treinamentos, bem como
despesas com “coffee breaks”, alimentação, flores,
transporte para funcionários e visitantes.
Taxas de órgãos governamentais, impostos, seguro,
Pagamento de taxas cartórios tais como taxas do Detran, da Prefeitura,
para emissão/renovação de passaportes, etc.
ex: (Serviços Notariais, Taxas e Anuidades)
As assinaturas de revistas, jornais, periódicos e
certificados digitais serão feitas diretamente pela
Revistas, jornais, provedores de
área solicitante; a contratação de provedores de
internet, comunicação, dados,
internet e serviços de comunicação e dados,
telefonia e certificado digital.
telefonia deverá ser conduzidas através da área de
TI.
As vendas de motores serão conduzidas pelas áreas
Comissões sobre venda de motores
de vendas e financeira.

Compras internacionais (Itens


Compras internacionais, devem ser conduzidas pela
Indiretos)
área solicitante, compras e importação.
Compras realizadas pelo departamento de
marketing, são de responsabilidade da área
Compras Marketing solicitante, bem como o controle de tais despesas, as
comercial (São Paulo) notas fiscais são encaminhadas ao departamento
financeiro que efetua o pagamento, mediante
assinatura do gerente da área de origem.

Transporte, fretes e Serão solicitados diretamente pela área solicitante e


locações de maquinas e conduzidas pela area de logistica com o
muncks para serviços preenchimento do formulario 310 – SOLICITAÇÃO
pontuais DE TRANSPORTE

Nota 1: O pagamento dos produtos/serviços aqui relacionados deverão seguir as diretrizes da PR-
31 Contas a Pagar.

 Toda e qualquer nota fiscal sem pedido/contrato, deverão seguir os mesmos criterios de
aprovação descritas no item 5.

 Ao enviar as NF’s de prestação de serviços ao Financeiro, a mesma deverá estar com o


carimbo do solicitando devidamente preenchido.

 Exceções relacionadas a itens DIRETOS serão destacadas na PR-12.

 Compras com valores superiores a 4 UP`s serão aprovadas pelo gerente da área de compras.
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 Antes de efetuar a compra (exceções) é necessario verificar se os dados cadastrais do


fornecedor estão ativos no sistema Datasul – CC0503, em caso de duvida, procurar o
departamento de compras.

4. Seleção de Fornecedores

4.1. Critérios para Seleção do Fornecedor

A escolha do fornecedor pela área de Compras ocorrerá seguindo os seguintes critérios:

 Competitividade: Melhor preço, qualidade, custo de transporte etc.

 Prazo de pagamento e entrega.

 Indicação Técnica; aprovada pelo Gerente da área solicitante.

 Fonte Única.

 Análise técnica do requisitante.

Nota 1: Nos casos onde houver “Indicação Técnica”, cabe ressaltar que o solicitante deverá ter
argumentos técnicos para justificar a sua escolha e justificá-la na narrativa da PO. É de
responsabilidade do solicitante a indicação técnica por ele sugerida.

Nota 2: O cadastro de fornecedores seguirá os mesmos critérios definidos na PR-33 (Cadastro de


fornecedores e clientes).

A implantação dos cadastros de fornecedores é de responsabilidade do departamento de


finanças, mas a gestão dos mesmos é de responsabilidade do departamento de Compras, que
através de relatórios emitidos via Datasul, fará a analise da situação atual dos cadastros (Status),
após analise compras tomara as ações necessárias para uma melhor gestão.

Ex: Eliminação, ativação/desativação, conforme necessidade.

4.2 Alteração de dados cadastrais dos Fornecedores de Material Indireto e Serviços

4.2.1 A área de compras/finanças tem responsabilidade pela veracidade e acurácia dos dados
cadastrais de todos os fornecedores; Inclusões e alterações deverão ser feitas através do
formulário FM-118 (dados cadastrais do fornecedor) ou FM-108 (dados cadastrais de
fornecedores internacionais).

4.2.2 O Gerente Financeiro e o Gerente de Compras deverão aprovar todas as inclusões e


alterações cadastrais, seguindo as regras estabelecidas pelo Global VAT/Trade
Compliance (incluindo alterações de um único campo); o arquivo destes cadastros esta
alocado na área de compras.

Nota: Exceções a estas regras poderão ser avaliadas em comum acordo com as áreas envolvidas
para o devido tratamento a situações extraordinárias.

4.3 Cotações
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O número de cotações a serem obtidas e registradas no sistema dependerá do valor total da


Solicitação de Compras (soma dos valores de todos os itens da PR), conforme a tabela abaixo:
Nº mínimo
Valor total da PR Observações
de cotações

<= 10 UP  Valores menores que 2’U.P., não é necessário documentar a


1 cotação;
(R$ 1.000,00 à R$ 5.000,00)
 Para compras com valores superiores a 10 UP’s, o departamento
de compras deverá utilizar, como suporte na tomada de decisão,
o FM-123 (quotation analysis worksheet);
 Caso não exista um número mínimo de fornecedores para o item
ou serviço a ser cotado com valor superior a 10 UP, a área de
> 10 UP Compras deve apresentar justificativa no FM-123, seguido de
3 aprovação do gerente de compras. A validade das cotações deve
(acima de R$ 5.000,01) ser observada, podendo ser renegociada e validada mediante
assinatura do comprador.
 As situações acima não se aplicam para compras por indicação
técnica ou fonte única, onde não é necessario três cotações e
assim como o preenchimento do formulário FM-123.

5. Aprovação do Pedido de Compras

Após a validação das cotações e escolha do fornecedor, será gerado o pedido de compra, e a
aprovação do mesmo seguirá os seguintes critérios:
Valor total do Pedido Aprovadores

<= 4 UP
Gerente de Compras
(até R$ 2.000,00)

> 4 UP e <= 20 UP
Gerente do Solicitante + Gerente de Compras
(de R$ 2.000,01 à R$ 10.000,00)

> 20 UP
Gerente do Solicitante + Gerente de Compras + Gerente Geral
(acima R$ 10.000,01)

Notas 1: Quando o solicitante da Compra for integrante do time de Compras, a aprovação dos
pedidos serão feitas pelo Gerente de Compras + Gerente Geral; A manutençao / controle de
ordens abertas seguira o mesmo processo de aprovação. A confirmação do pedido de compras é
feita somente após o pedido estar totalmente aprovado.

6. Ordens Abertas
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Compras é responsável pela gestão dos pedidos de compras, avaliando sua necessidade, bem
como o seu status, mediante verificação via sistema (Datasul). Anualmente será emitidos
relatórios atraves do ERP (Datasul), evidenciando seu período de movimentação, compras fará a
gestão e controle destes pedidos, optando pelo cancelamento ou permanência de ativação das
Open PO (Ordens Abertas).

7. Alterações de Preços de Materiais Indiretos e Serviços

Todas as alteração de preços (aumento ou redução) são submetidas a aprovaçao eletrônica,


considerando sempre os niveis de aprovaçao descritos no item 5.

Nota: Qualquer discrepancia de preços (aumento de preço) o sistema trava todo processo
automaticamente, o mesmo só é liberado após aprovação eletrônica.

8. Aprovador Alternativo

A parametrização / ativação de aprovadores alternativos é responsabilidade da área de compras.


A modificação será efetuada mediante solicitação prévia à área de compras. Um mesmo
aprovador não poderá aprovar o mesmo processo mais de uma vez*. Nesse período, o aprovador
alternativo fará o papel do aprovador normal. Ele poderá aprovar ou rejeitar todas as solicitações
pendentes, inclusive as antigas.

*Situações especiais serão controladas e avaliadas pela área de compras.

Nota 1: Quando o alternativo estiver aprovando pelo gerente de compras ele deverá solicitar um
alternativo para a aprovação das suas solicitações/pedidos de compras. É recomendável que o
Gerente de compras não seja alternativo para os outros gerentes de modo a evitarmos problemas
de segregação de tarefas (SOD - Segregation of Duties). Desvios deverão ser tratados de forma
particular envolvendo medidas mitigatórias. O responsável pelo controle SOD (Segregation of
Duties) é a área de TI.

Nota 2: Quando o aprovador estiver ausente e a alteração não for solicitada via e-mail o
comprador responsavel poderá determinar (conforme urgencia) um aprovador alternativo,
solicitando por e-mail o aceite.

9. Ordens de compra em atraso

Periodicamente o time de Compras deve gerar relatórios Datasul para propor correções e ações
para eliminação das pendencias (exclusão de ordens, renegociação de entregas, penalizações de
fornecedores).

Nota: Os gerentes as areas solicitantes e compras devem ser informados, porque qualquer
alterações no pedidos pendentes geram novas aprovações no ERP.

10. Gestão da Contratação de Fornecedores Críticos ao Meio Ambiente


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Para fornecedores críticos ambientalmente, é mantido/arquivado pela área de compras, os


principais documentos ambientais.

Nota 1: Compras (\\b8pblfs01) (U:) ISO14001

Nota 2: FM-16 – Qualificação Ambiental de Fornecedores

11. Requisitos de Saúde, Segurança e Meio ambiente, para conter em Contratos de


Prestação de Serviços.

1) Cumprir os regulamentos e procedimentos internos de Segurança do Trabalho, Segurança


Patrimonial, Saúde ocupacional e Meio Ambiente da Perkins;

2) Fornecer aos seus funcionários / temporarios, todos os equipamentos de proteção individual


(EPI’s) necessários ao controle dos riscos a que estiverem expostos, exigindo a sua adequada
utilização; Os fornecedores são responsaveis por disponibilizar os EPI’s aos seus funcionários.

3) Receber antes de iniciar os trabalhos, as devidas instruções da Perkins (integração), sobre as


normas de Segurança Patrimonial, Saúde Ocupacional, Segurança e Meio Ambiente;

4) Responsabilizar-se pelo cumprimento das normas de segurança, disciplinares e


administrativas, devendo todos os Funcionários, utilizarem quando necessário os equipamentos
de segurança, limitar-se às áreas de execução dos trabalhos determinados, fumar somente nos
locais permitidos, separar os resíduos nas lixeiras obedecendo ao sistema de coleta seletiva e
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comunicar ao Setor de Segurança (ou Setor de Recursos Humanos competente) da Perkins


quando da ocorrência de acidentes;

5) Apresentar, antes de iniciar os trabalhos e/ou por ocasião da substituição de Funcionários ou


terceirizados, o ASO - Atestado de Saúde Ocupacional, em conformidade com a NR-7 da Portaria
3214/78, pertinente a Legislação de Segurança e Saúde do Trabalhador, bem como, cópia de
ficha de registro do funcionário.

11. Gestão da Contratação de Terceiros relacionado à Segurança

Para contratação de terceiros a fim de execução de serviços dentro da Perkins, os seguintes


documentos devem ser solicitados:

 Ficha de Registro dos Funcionários;

 ASO – Atestado de Saúde Ocupacional dos funcionários;

 Certificado de conclusão do curso da NR-10 para serviços em Eletricidade.

Nota: Todos os funcionários devem passar por processo de integração antes de iníciar os
trabalhos na Perkins. Todos os fornecedores deverão apresentar os documentos solicitados pela
Perkins, a fim de atender as exigências da Norma NBR ISO 14001 e OHSAS 18001.

12. Gestão da Contratação de Fornecedores Críticos para Qualidade.


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Para fornecedores críticos para qualidade, é mantido/arquivado pela área de compras, os


principais documentos.

Nota 1: TABELA DE REQUISITOS PARA FORNECEDORES INDIRETOS E


PRESTADORES DE SERVIÇOS PARA QUALIDADE.

Nota 2: FM-03 Qualificação de fornecedores

A avaliação e reavaliação serão realizados de tempos em tempos conforme histórico do


fornecedor e sua criticidade.

13. Contrato e Acordos Comerciais de Serviço e Materiais Indiretos

O estabelecimento de contratos tem como objetivo evidenciar direitos e responsabilidades. A área


de Assuntos jurídicos da CAT Brasil deverá, necessariamente, revisar os contratos antes da sua
efetivação.

Nota: Exceções deverão ser discutidas e validadas pela área de Compras juntamente com as
demais áreas envolvidas, quando necessário.

13.1. Processos de Estabelecimento de Contratos

Depois de definida a necessidade de um determinado serviço/compra, o solicitante (cliente direto


do serviço/ produto) juntamente com a área de Compras, deverá avaliar sobre a real necessidade
ou não de um contrato físico.

 Recomenda-se que toda prestação de serviços contínua, que venha a se realizar na Perkins
Motores do Brasil Ltda., ocorra sob um contrato formalizado pela área de Compras Globais junto
ao Depto. de Assuntos Jurídicos da CAT Brasil.

 Nos casos de contratações de serviços que requeiram alto grau de especialização, tais como
serviços jurídicos, consultoria e outros, as negociações deverão ser efetuadas com a participação
da área de Compras Globais.
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Nota: A necessidade de um contrato formal (físico) fica a critério da avaliação previa do


departamento de compras Globais, juntamente com área de assuntos jurídicos da CAT Brasil.
Onde se julgar não ser necessária a criação de um contrato físico, será criado um contrato via
Datasul. Se comprovado a necessidade, uma proposta/modelo de contrato deverá então ser
desenvolvida / solicitada e submetida pela área de compras ao departamento de assuntos
Jurídicos da CAT Brasil. Recomenda-se que tal proposta seja previamente discutida entre
compras, a área interessada e o fornecedor, a fim de obter-se o melhor texto/acordo possível.

Observações:

 Caso haja uma minuta-padrão disponível, validada pelo departamento de assuntos jurídicos e
alinhada aos requisitos legais e corporativos, para o serviço/fornecimento em questão esta deverá
ser preferida; Caso não haja tal modelo de documento uma minuta-padrão do próprio fornecedor
poderá ser utilizada para facilitar e prover agilidade ao processo;

 Compras Globais consultará os Serviços Jurídicos com relação à interpretação do contrato


quanto à linguagem; documentação exigida para a prorrogação, rescisão ou modificação de um
contrato existente, e recurso jurídico em caso de descumprimento do contrato;

 Com o objetivo de revisar o escopo geral do texto do contrato, recomenda-se que a área de
compras, em conjunto com o solicitante, aplique à lista de verificação contida no “Anexo A” da
Purchasing Practice 32 (Prática de compras 32).

 A área de Assuntos Jurídicos revisa o contrato, consulta à área de compras globais (caso
necessário), realiza eventuais modificações / ajustes e retorna a proposta de contrato revisada
para a área de Compras Globais;

 Compras Globais comunica/negocia as eventuais modificações do contrato original com o


fornecedor;

 Compras Globais encaminha o contrato acordado para o fornecedor juntamente com a relação
de documento e procedimentos necessários à assinatura e autenticidade do acordo;

 Depois de receber o contrato devidamente assinado, a área de Compras Globais submete a


CAT Brasil para a assinatura final e posterior devolução á área de Compras para fins de consultas
e evidências;

Nota: A área de Assuntos Jurídicos irá cadastrar o contrato em um banco corporativo de contratos
para que este seja submetido a revisões contábeis.

13.3 Contratos preliminares

Em determinadas situações a área de Compras pode definir a necessidade da criação de um


acordo inicial (preliminar) com certo fornecedor com o objetivo de assegurar capacidade, autorizar
confecção de amostras de engenharia ou mesmo por outro motivo relevante.

13.4 Gestão de contratos

 Recomenda-se que os contratos físicos estejam disponíveis para consultas na área de


Compras Globais.
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 Freqüentemente os compradores deverão revisar os contratos a fim de analisar os acordos


com iminência de vencimento do prazo de validade, para que um novo processo de
negociação/ciclo de instituição do contrato seja estabelecido, caso seja necessário.

 A revisão do contrato também poderá ocorrer por quaisquer outros motivos comerciais,
operacionais, econômicos e/ou mesmo legais.

 Em conjunto com a área de compras, os solicitantes poderão avaliar a criticidade dos


fornecedores - em especial fornecedores de serviços contínuos - com relação a aspectos de
qualidade, operacionais e logísticos para que estes sejam alvo de revisões periódicas de
performance (avaliações semestrais, trimestrais, etc.).

Notas Gerais:

 Recomenda–se que os contratos estejam cadastrados no Datasul, salvo analise previa do


comprador.

 Os aspectos comerciais do contrato são de responsabilidade do comprador.

 Conforme mudanças ocorrem durante a vida do contrato, os compradores tem a


responsabilidade de contatar a área de assuntos jurídicos para eventuais avaliações quanto aos
impactos dessas mudanças.

 Mudança, adição, supressão ou desejo de rescisão deverá ser comunicada à área de compras,
a qual ira envolver a área de assuntos jurídicos para a adoção dos procedimentos legais
apropriados caso necessário.

 Qualquer modificação realizada em um contrato previamente cadastrado no Datasul


ocasionará uma pendência para aprovação automática do gerente de compras e gerente geral.

13.5 Exceções para o processo de Contratos de Serviços e Materiais Indiretos

 Contratos físicos relacionados à área de finanças, tais como: auditorias, consultorias e etc, são
de responsabilidade do próprio departamento, bem como sua administração, o departamento
financeiro poderá consultar diretamente a área de assuntos jurídicos CAT Brasil para possíveis
analises/ ajustes.

 Contratos específicos, tais como: Transportes, são de responsabilidade da área logística,


assim como sua administração e controle.

 Contratos de Telefonia/Internet são de responsabilidade da área de TI, o departamento poderá


consultar diretamente a área de assuntos jurídicos CAT Brasil.

 Temos ainda como exceção o processo de retrabalho de motores Perkins, realizado sempre
que necessário nas instalações dos clientes Perkins Brasil, a área da qualidade é responsável
pelo seu gerenciamento e controle.

Nota: O departamento de compras ira prestar todo o suporte quando necessário ou conforme
solicitação do requisitante.
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14. Referências:

1. PR-31 Contas a Pagar


2. PR-32 Compromissos e Contratos
3. PR-33 Cadastro de Fornecedores
4. IT-05 Solicitação de Compras
5. FM-16 Qualificação Ambiental de Fornecedores
6. FM-110 Compra Emergencial
7. FM-108 Supplier's Data Register
8. FM-118 Dados Cadastrais Fornecedor
9. FM-03 Qualificação de fornecedores
10. FM-310 - SOLICITAÇÃO DE TRANSPORTE
11. Purchasing Practice #25
12. Purchasing Practice #26
13. Purchasing Practice #32
14. Police Letter #9

ESSE PROCESSO ESTÁ EM MELHORIA CONSTANTE.

CASO TENHA DÚVIDAS, CRÍTICAS OU SUGESTÕES, POR FAVOR, PROCURE A ÁREA DE


COMPRAS.

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