Primeiras Informações

Quando da contratação dos colaboradores para cada projeto, conforme a área de atuação:

 Solicitar, diretamente ao TI, acesso ao Sistema RM;

 Assistir aos vídeos elaborados pelo TI para utilização do sistema: https://www.youtube.com/playlist?list=PLMxyKslx5wBI7tkMRrQR3QXOnmMe-1LEs

Treinamentos disponíveis no YouTube;

 Primeiro Acesso;
 Ambientação: Telas, Filtros e Aspectos Importantes;
 Selecionando empresa/Filial;
 Solicitação de compras detalhado e resumido;
 Processo de Aprovações (Fluig e Aprroval);
 Fiscal: Entrada de Remessas (Sem pedidos de Compras);
 Fiscal: Entrada de faturas/Taxas/Recibos;
 Compras – Rastrear movimentos;
 Almoxarifado Estoque: Requisição e baixa de Materiais;
 Inserção de Contratos, Aditivos e Termo de Encerramento;
 Medição de contratos;
 Tesouraria: Adiantamento a fornecedores;
 Relatórios compras, fiscal e financeiro: Filtros no relatório planilha NET;
 Primeiras Informações
 Solicitar acesso ao Qualiex (local oficial para consulta de documentos, procedimentos e formulários de todas as áreas: https://apps1.qualiex.com/Docs#, essa solicitação deve ser
pelo e-mail: sgi.matriz@allonda.com.

 Somente Estatutários podem assinar pela empresa, isso se aplica à todos os documentos, como: contratos, aditivos, termos de encerramentos, proposta técnicas e/ou comerciais;

 Por questões de Compliance é proibido abertura de SC pelo setor de Suprimentos.

Solicitações
de Compras
 Solicitação de Compras
A área requisitante deve solicitar ao setor de Suprimentos, considerando as informações abaixo:

• Solicitação de Compra (SC) – Através do Sistema RM;

Orientações:

 Munir de todas as especificações do material e documentos exigidos pelo cliente;

 Consultar o FOR-REG-CORP-094 (Especificação Produtos e Serviços Críticos): https://apps1.qualiex.com/Docs/Documents/Details/ERLK7FN1FG9JQ39;
 Solicitar cadastro do produto ao setor de controles internos, quando necessário, via jira: (Contabilidade | Cadastros - Jira Service Management (atlassian.net);
 Toda a comunicação com o setor de Suprimentos deve ser por e-mail, para manter os registros.

Todos os formulários e procedimentos devem ser consultados no: https://apps1.qualiex.com/Docs#.

Tipos de Solicitações de Compras
Em melhoria do setor, a partir do dia 01/11/2021 o processo de Abertura de Solicitação de Compra passou a ter por preenchimento obrigatório o Tipo de Compra, sendo:

EMERGENCIAL – Compra não planejada, com potencial de paralisação de obra ou que coloca em risco a integridade física dos colaboradores ou meio ambiente que deverá ser
realizada em caráter emergencial.

NORMAL – Compra dentro do fluxo normal de Suprimentos.

COMPRA TÉCNICA - Compra conforme especificações técnicas ou projeto em desenvolvimento executivo.

Além disso, o RM foi bloqueado para alterações nas SC’s. Ou seja, não terá mais problemas de extensão no processo devido a alterações na solicitação de compra.

TIPOS DE COMPRA SLA

NORMAL 7 DIAS CORRIDOS
EMERGENCIAL 2 DIAS ÚTEIS

REGULARIZAÇÃO 1 DIA ÚTIL

COMPRA TÉCNICA CONFORME DEMANDA

 Solicitação de Compras
IMPORTANTE!
Para a abertura de qualquer SC, sugerimos o preenchimento do formulário RIM (FOR-REG-ETAFI-094) pelo representante do setor que necessita do material, pois a
informação/especificação do material deverá vir completa, assim teremos êxodo na compra e satisfação do cliente interno.

Para que isso ocorra, a RIM deverá conter:

 Especificação completa: características, tipo de material, quantidade total, unidade de medida, prazo de necessidade, especificações de fabricante, documentos,
certificados e demais exigências do controle de qualidade do cliente e da obra, quando aplicáveis;
 Todos os dados técnicos do material, quando aplicáveis;
 Enviar todos os projetos, quando aplicáveis;
 Solicitação de Compras
Uma vez completa a RIM, deverá ser submetida ao sistema Solicitação de Compra (SC), atentando ao preenchimento das informações abaixo:

Dos itens:

O solicitante deverá se atentar para o preenchimento das Observações Adicionais em cada um dos itens listados, esta informação será a baliza que orientará a aquisição da
mercadoria. Nesse campo, deverão estar presentes especificações do item como marca, modelo, material, etc.

Se o item inserido na SC for especificado em cadastro, ainda será necessário o detalhamento no campo de observações, a fim de assegurar a correção da mercadoria solicitada e
satisfação de cliente interno.
 Solicitação de Compras
Do pedido no geral:

O solicitante deverá se atentar para o preenchimento das Informações Adicionais em relação ao PEDIDO DE COMPRA como um todo. Lá estarão listados informações
logísticas,, endereço de entrega completo e referências locais, exigências da portaria no cliente, documentação para entrega, documentação que o fornecedor deverá encaminhar
em relação aos produtos comercializados, bem como outras especificações que o caso demandar em relação ao PEDIDO.
 Solicitação de Fretes:
Ao encaminhar a solicitação de FRETES, o requerente deverá se atentar ao preenchimento de planilha auxiliar com
TODOS os dados referentes a mercadoria que será transportada juntamente à RIM (FOR-REG-ETAFI-094).

Nela, estarão inclusas as informações abaixo:

A finalidade desse complemento ao procedimento

será facilitar a comunicação direta juntamente
aos participantes do certame, uma vez que todas
as informações necessárias já estarão
contempladas, evitando assim gasto desnecessário
de tempo com consultas ou questionamentos por
parte do Suprimentos.
Etapas de Compra

Recebimento da solicitação Elaborar mapa de cotação, negociação, Pedido entregue, obra anexa Financeiro provisiona o
de compra via Bitrix confirmar melhor preço, condição de Monitoramento das nota fiscal no pedido de compra pagamento ao fornecedor
pagamento e prazo de entrega aprovações no RM (Financeiro)
(Compras) (Compras) (Compras) (Solicitante)

Abertura da Solicitação Mapear e Solicitar a cotação aos
de compra no RM Fornecedores usando critério de
(Solicitante) fornecedores homologados e
documentação de ES
(Compras)
Pedido de compra para aprovação
Coord. de Suprimentos / Gestores
da obra / CEO
(Compras)
Pedido aprovado, ordem de compra Fiscal recebe a nota fiscal e
enviada para o fornecedor com os entra com a mesma
dados necessários para a realização (Fiscal)
da entrega
(Compras)
Fluxo de compra de materiais
Necessidade de compra de materiais. Conferência com PC: Qualidade,
Envio do PC para fornecedor e obra
Emissão de RIM Quantidade, informações de
(Suprimentos) Correto? NÃO
(Funcionário Obra) faturamento (valor, Cnpj)
(Almox. Obra)

NF + Rel. Recebimento SIM

Registro da compra na Planilha de
RIM – Req. Interna de
Follow up de pedidos
materiais
(Funcionário Obra)
(Funcionário Obra)
Contactar o fornecedor para
reemissão de NF
Envio de NF para ADM da obra (Adm. obra)
anexar no Totvs
Abertura de SC no Totvs (Adm. obra)
(Adm. Obra)

Planilha de Follow
up (Funcionário Lançamento da NF para pagamento
obra) (Fiscal)
NÃO
Realiza a compra conf. PG-CORP-
013
(Suprimentos)
Gerenciar o status do lançamento da
NF no TOTVS RM x Arqvei
(Adm. obra) Correto? SIM
PC-Pedido de compra Recebe material na obra
(Suprimentos) (Funcionário Obra)
Setor
Fiscal
 Ações de Compras
A área de Compras após a solicitação recebida:

 O comprador vincula a SC ao seu nome como responsável por essa demanda, via sistema;
 Consulta a ES e inclui os documentos de responsabilidade de Suprimentos;
 Faz o levantamento e solicita o cadastro dos fornecedores que participarão do processo;
 Envia a solicitação de cotação;
 Gera o mapa, negocia e fecha a compra, gera o pedido de compra e aguarda as aprovações;
 Formaliza ao fornecedor e informa ao requisitante sobre a entrega;
 Salva os documentos validados de acordo com a ES, na pasta da rede, quando aplicável;
 Documentos complementares quando solicitados e aplicáveis são de gestão da obra.
 Acompanha os processos e informa ao solicitante o estado das entregas pendentes;
 No caso da impossibilidade da aquisição de item de acordo com o solicitado, validar formalmente junto ao solicitante a aquisição de produto ou
componente similar.
 A área de compras atende aos itens/produtos de uso direto, excluindo os itens abaixo:

• Materiais de copa e alimentos;

• Material de escritório e de papelaria;
• Produtos de limpeza e materiais descartáveis;
• Móveis e itens domésticos;
• Brindes e demais itens de uso indireto.
FOLLOW-UP DE PEDIDOS, FLUXO E
RECEBIMENTO/LANÇAMENTO DE NOTAS FISCAIS

Cabe ao Setor de Almoxarifado, após o pedido de compra:

 Uma vez enviado o Pedido de Compra, realizar o acompanhamento das entregas (follow-up);
 Acompanhar o descarregamento in loco e realizar conferência dos itens;
 Comunicar ao Suprimentos a chegada dos Pedidos na Área de Trabalho;
 A checagem dos itens deverá se embasar no PEDIDO DE COMPRA emitido, a qual o Almoxarife acessará no e-mail de envio do PC ao fornecedor;
 Havendo inconsistências, informar imediatamente ao Suprimentos para que sejam feitas as retificações devidas;
o As inconsistências poderão se manifestar na forma de:
I. CNPJ para faturamento equivocado;
II. Valor total dissonante entre a PC e a NF;
III. Custos/despesas não discriminados em NF;
IV. Incidência de tributos não manifesta em PC ou NF (como exemplo na próxima página);
V. Quantidade de itens distinta entre a PC e a NF.
 Tudo o mais estando em congruência, o almoxarife deverá anexar a NF ao PC, após o setor fiscal irá lançar a nota e seguirá para o setor financeiro.
 Nota Fiscal anexada em desacordo com o PC serão INATIVADOS pelo setor fiscal, o que gera um transtorno maior para corrigir.
Principais erros: itens que devem ser Nota Fiscal (NF):
conferidos na NF
Pedido de Compra (PC):
ESCRITURAÇÃO DAS NOTAS FISCAIS
 A falta de escrituração das notas fiscais gera consequências graves às empresas, principalmente no quesito financeiro;

 De acordo com a Lei nº 12.766/2012, quem não cumpre as obrigações referentes à escrituração fiscal pode receber multas nos valores:
 De R$ 500,00 por mês-calendário ou fração para quem está no regime Lucro Presumido;
 De R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração para quem está no regime Lucro Real;
 De R$ 1.000,00 por mês-calendário caso a empresa seja intimada pela Receita e descumpra o prazo estipulado.

 Já no caso do cumprimento do prazo, mas com a inclusão de dados inconsistentes, a multa é de 0,2% do faturamento do mês anterior ao da entrega da escrituração, não inferior a R$100,00.

 As penalidades vão além das multas. Isso porque a empresa pode sofrer processos administrativos junto aos órgãos fiscalizadores. Além disso, há outras consequências advindas da falta de
escrituração fiscal, como:
 Falta de consistência de Dados Fiscais;
 Ausência de conciliação bancária;
 Incoerência na Prestação de Contas;
 Balanços irregulares.

 Notas de Remessa do fornecedor para a Allonda e transferência de Allonda x Allonda: (Quais impactos que geram para Allonda quando não são lançada no mês, o custo etc.. );

 Idem acima, a Lei não menciona quais operações, mas os documentos fiscais;

 Notas de serviço para Allonda (quais impactos que geram para Allonda quando não são lançada no mês, o custo etc.. );

 Além dos mencionados acima, também incidem multa/juros sobre os tributos retidos e retrabalho nas declarações enviadas que precisam ser retificadas para inclusão das notas.
 TOTVS RM

NOVO FLUXO DE PROCESSOS | *Em processo de

P E D I D O DE CO M P R A S - implementação
S U P R I M E N TO S
Cria o movimento Negociação da melhor
Suprimentos inclui a SC
1.1.01 oferta
na cotação
Solicitação de
compra

Integrant
e
Aprovação do gestor 1.1.06 1.1.02
Pedido de compra Pré – pedido de compra

Todas as compras com abertura de SC ou regularizações de

Fiscal realiza compras negociadas por suprimentos.

recebimento dos
Exemplo: Combustível (Diesel), Agregados, Aço, Concreto etc.
Pedidos de compra ‘Exclusivo’
documentos ficais para suprimentos
anexados no pedido de
compra
Todas as compras dos demais setores que não são de
suprimentos.
Exemplo: Conta de Luz, água, internet, materiais de escritório,
limpeza etc.
Todas as compras que deveriam passar por suprimentos, mas
foram feitas diretamente pela unidade de negócio ou obra.
Exemplo: Uma emergência na obra que foi necessário a
compra sem SC.
OBRIGADO!