Programa Aprendizagem em Serviços Administrativos

Módulo Específico

Processo de Compra

Para que um processo de compra se inicie, há necessidade de normas e

procedimentos-padrão, de modo que se assegure o controle das operações,
atendendo aos preceitos básicos já delineados. As normas e procedimentos devem
estar estruturados de forma que se consiga seguir e controlar o processo suportado
por um fluxo de documentos.

Fluxo do processo de compras

Fonte: BERNARDI, Luiz Antonio. Manual de Empreendedorismo e Gestão: fundamentos,

estratégias e dinâmicas, p. 206

Requisição de compras – detectada a necessidade de material ou produto, por

controles operacionais, a área responsável pelo item ou mercadoria, dependendo da
organização, emite uma requisição de compra. Este documento pode ou não se
transformar em autorização de compra. Deve ser avaliado, analisado e aprovado,
conforme a estrutura de limites de autoridade existentes na empresa.
A requisição de compras deve conter (no mínimo):
ƒ descrição do material ou produto a ser adquirido;

ƒ quantidades necessárias;

ƒ padrões técnicos e de qualidade definidos;

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ƒ prazo necessário para recebimento.

Cotação – após a revisão dos requisitos básicos da requisição de compras, o

comprador passa a contatar os potenciais fornecedores. Convencionalmente, a
maioria das empresas utiliza três cotações. Estas cotações são registradas num mapa
(papel ou eletrônico) respeitando critérios iguais para os fornecedores cotados:
quantidades, prazos e condições comerciais.

Dependendo da política de compras da empresa que se está prestando serviços e da

relevância do item, da organização e dos limites estabelecidos para esta compra, esta
cotação poderá ter outras formalidades, como “cotação- lacrada”, para posterior
avaliação do comprador, assegurando igualdade de oportunidades entre os
participantes. Esta prática é muito comum nos serviços públicos.

Decisão de compra/análise - nesta etapa do processo de compras são avaliadas as

proposições de compras e os termos das negociações. Depois de avaliados todas as
variáveis envolvidas, decide-se por comprar de determinado fornecedor.

Pedido de compra – a compra é formalizada mediante emissão de pedido formal de

compras, representando um contrato entre comprador-fornecedor, no qual deverão
constar com detalhes todos os aspectos acertados com relação à compra, visando

minimizar erros e controvérsias.

A formalidade ou não do contrato de compras está diretamente relacionado com a

política de compras de cada empresa.

Recepção e entrega – O recebimento do pedido de compra se efetiva com a

conferência (total ou por amostragem) dos produtos entregues, podendo, dependendo
do tipo de matéria-prima comprada, submetê-la à avaliação técnica, confrontando-a
com as especificações das requisições de compra.

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Interrelação de compras com outras áreas da empresa

FINANÇAS
Compras interferem diretamente no capital de
giro das empresas bem como no fluxo de caixa,
mediante desembolso de valores futuros.
O trabalho sincronizado e o intercâmbio de
informações entre estas duas áreas são
fundamentais.

VENDAS CUSTOS
Eventuais atrasos nas
entregas de fornecedores A integração entre
podem afetar diretamente compras e custos
o processo produto e as também deve ser estreita,
vendas. Portanto COMPRAS visto que alterações não
compras precisam ser informadas no preço de
informadas quanto às compra desencadeiam
expectativas e provisões alterações nos custos de
de vendas, para produção, alterando todo
antecipar-se ao o planejamento da
inesperado. empresa.

É um dos principais clientes internos de compras. O

trabalho sincronizado entre estas duas áreas é
fundamental para que não ocorra o
desabastecimento do mercado.

PRODUÇÃO

Funções de Compras 1

A função primordial de compras está relacionada à manutenção da continuidade de

suprimentos necessários às atividades operacionais da empresa. Tem como fatores
críticos minimizar os custos, manter padrões de qualidade e evitar o desperdício,
observando os aspectos essenciais de integridade e controle nas funções e nas
etapas do processo de compras.

Objetivos de compras – comprar na qualidade certa; na quantidade certa; na fonte

certa ao custo mais econômico.

Atividades de compras – para cumprir de modo eficaz e eficiente as funções e atingir

os objetivos, Compras deve estar estruturada de forma objetiva, simples e organizada,
com o desenvolvimento das seguintes atividades:

1
BERNARDI, Luiz Antonio. Manual de Empreendedorismo e Gestão: fundamentos, estratégias e
dinâmicas. São Paulo: Atlas, 2008, p. 199-210. – com ajustes e introdução de tabelas e quadros pela
autora desto Instrumental.

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FUNÇÕES DE COMPRAS

- Registros básicos de estoques;

- Registros básicos de compras;
Básicas – envolvem a administração e o - Registros básicos e acompanhamento de
próprio controle do processo, de forma que preços;
todas as informações necessárias a um bom - Registros básicos de consumo de materiais
desempenho estejam disponíveis e e mercadorias;
atualizadas para acesso e - Registros básicos de especificações
acompanhamento. técnicas;
- Registros básicos de fontes de fornecimento;
- Catálogo e especificações de fornecedores;
- Controle de solicitações de compras;
- Controle de emissão e andamento de
pedidos.

Prospecção – envolvem pesquisas - Buscar e desenvolver fornecedores;

constantes em mercados, produtos, - Inspecionar e monitorar os fornecedores
materiais e fontes alternativas de existentes;
fornecimento. - Planejar novos padrões de fornecimento;
Esta atividade é mais voltada ao - Manter e melhorar a posição competitiva da
planejamento e ao desenvolvimento das empresa através atualização do banco de
compras que podem resultar em benefícios fornecedores.
futuros à empresa.

- Recebimento das requisições: análise;

Compras – relativa ao desencadeamento do
processo de compras, desde o momento em
que foi levantada a necessidade de compra
até o recebimento do material comprado.
verificação das especificações; verificação de
prazos; verificação de quantidades; outros
requisitos específicos.
- Identificação das fontes prováveis e
possíveis de fornecimento.
- Contato com as fontes de fornecimento:
verificação de disponibilidades; cotação de
preços e condições de pagamento;
compatibilidade de prazos de entrega.
- Levantamento comparativo das fontes de
fornecimento (cotações).
- Negociação da compra.

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- Processamento da encomenda: emissão

do pedido, aprovações e programação.
- Acompanhamento interno do pedido:
preparar informações para recebimento do
pedido e informações do processo aos
departamentos envolvidos.

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