O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017

O QUE VOCÊ ENCONTRA

NESSE EBOOK:
Introdução
1 Estruture o setor responsável
pelos suprimentos Conheça o passo a passo para
que o compras conquiste mais
2 Fortaleça o processo de
autonomia nas negociações
compras e cumpra seus objetivos
fundamentais enquanto setor
3 Melhore o relacionamento estratégico.

interno
Conclusão
Sobre o Sienge

O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017

INTRODUÇÃO
No Brasil a construção civil precisa acompanhar o baixo
poder aquisitivo da população. Esse é um fato que rege
todo o processo de compras de uma construtora, que
deve sempre buscar a redução de custos. Certamente
você já viveu esse dilema entre a qualidade e o preço.
Mas não abre mão de nenhum dos dois, não é mesmo?
Para fazer compras conscientes e lucrativas é preciso
ter um setor especificamente estruturado para essa
tarefa. Tudo isso sem perder a sinergia com os demais.
Pensando nos desafios de fazer mais com muito
menos, esse guia orienta a estruturação do setor
de compras. Essa é uma tarefa que se estende
desde o relacionamento com fornecedores até
as relações interpessoais dentro da construtora.
Com este guia, você vai saber
como estruturar, fortalecer e
melhorar o relacionamento
interno do setor de compras.
O compras precisa ser a mão direita do líder do orçamento
de cada obra. Isso porque desvendar a tabela SINAPI
(Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da
Construção Civil.) não é nada simples. Pois, ainda existe um
abismo entre os índices e os preços realmente praticados.
Essas diferenças ficam ainda mais claras quando o mercado
pode ser divido em empresas que prezam ou não pela
sustentabilidade. Se a sua construtora busca uma certificação
de qualidade, avaliar o fornecedor é fundamental. Afinal, um
dos critérios levados em conta é a excelência da matéria-prima.
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
1: Estruture o setor responsável
pelos suprimentos
Ser do ramo da construção civil no Brasil é para os fortes.
Significa estar entre a cruz e a espada, ou seja, viver e resolver
dilemas diariamente. Qualidade a baixo custo é o maior deles.
E alcançar o melhor resultado nessa questão não depende
somente de um bom projeto.
Você vai perceber que a sinergia entre o compras e os demais
setores da construtora é um requisito importante para fazer
qualquer obra dar certo. Isso porque uma das atribuições
dessa área é gerir os suprimentos.
Você está careca de saber que sem matéria-prima não
tem obra!
Pensando nisso, como conseguir encontrar aquela que é
mais barata e ao mesmo tempo garante melhor qualidade
ao produto final?
Não vai ter como convencer os engenheiros responsáveis de
que é melhor esperar o fornecedor certo chegar. As obras
têm prazo para cada etapa e o calendário não mente.
Quando o assunto é gestão de suprimentos, existem ainda
outras questões fatídicas! Qual será o segredo para manter
o canteiro sempre abastecido? Além desta, outra pergunta
que aparece em sequência é: como manter do controle de
recebimento?
Perceba o seguinte:
A construtora deve acompanhar todo o histórico dos
insumos. Desde o fato de fornecedores serem certificados
até o consumo consciente no canteiro. É preciso definir qual
setor fará esse acompanhamento. E o de compras depende
diretamente dessa gestão de insumos.
Por que não estabelecer uma área específica para a gestão
de insumos?
Já que o compras tem mais afinidade com ela, nada mais
natural que assuma essa responsabilidade. Mas para
esse desafio não sobrecarregar o setor, a tecnologia
desempenha um papel fundamental. Isso porque integra os
processos e permite enxergar movimentações que parecem
mais distantes.
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
Um sistema pode otimizar processos e ajudar na estruturação que impactam nas operações.
do setor de compras, transformando-o em um grande gestor
de insumos. Mas para isso é preciso seguir seis principais O processo de compras é compreendido por quatro etapas
passos. principais:

• Solicitação;
• Cotação;

6 Passos para estabelecer o processo de compras • Negociações;

• Geração do pedido de compras.

O processo de compras depende de etapas. São pelo

Disso, você já sabia! Mas nem sempre o fluxo de trabalho
menos seis fases necessárias para estabelecer controles
corre conforme as etapas, não é mesmo? Percebeu que
e procedimentos que ajudarão a construtora a organizar o
precisa tomar providências nesta área? Então, está na hora
fluxo de insumos.
de seguir os seguintes passos:

O consumo tem que estar adequado à capacidade de

#1 Defina quem faz a gestão de suprimentos
adquirir novas matérias-primas.

Desde o início deste capítulo foi ressaltada a necessidade de

E isso significa o seguinte:
um setor ser responsável pela gestão de insumos. Pois essa
é a primeira providência que a sua construtora precisa tomar
Estruturar o setor de compras para que uma atividade tão
para estabelecer um processo de compras lucrativo.
fundamental para as operações não se perca em burocracias
ou papéis perdidos. As requisições e ordens de serviço
Sem saber quem responde por esta tarefa, fica impossível
precisam ter um destino certo. Se estiverem relacionadas a
acompanhar o histórico das compras. Itens básicos do dia a dia
contratos específicos, melhor ainda!
– saibro, areia, cal, cimento – podem contar com solicitações
anuais ou semestrais. Mas insumos voltados ao acabamento,
Então, é preciso organizar a casa, buscando o máximo de
por exemplo, demandam atenção no pedido.
automatização e agilidade. Essa é uma estratégia que ajudará
a reduzir custos e organizar procedimentos administrativos
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
Por que ressaltar este ponto?
Pois o processo começa fora do setor de compras. Então,
como manter um histórico das pesquisas e procedimentos
realizados pelas outras áreas? Se não houver uma centralização,
não existe direcionamento. O que dificulta comprar com
redução de custos.
Tudo isso porque é preciso corresponder às expectativas de
setores, que possuem preferências no fornecimento. Existem
“n” motivos para escolher uma marca em detrimento da outra.
Mas quem vai bater o martelo e decidir?
É preciso que seja o setor de compras a puxar as rédeas da
escolha do fornecedor!
#2 Crie relações entre os setores e o compras
Comprar é uma atividade estratégica para a construtora. Essa
é uma das razões que tornam essa tarefa tão difícil de executar
sem que exista um bom relacionamento com outros setores.
Se o compras conhece pouco as atividades do canteiro, não
vai saber optar pelo melhor.
Para ver além do custo, é preciso entender o benefício que
determinado insumo traz ao setor!
A marca de cimento “X” é mais cara, mas é usada em menor
quantidade. O que, por si só, poderia justificar a compra,
mesmo que o procedimento de três orçamentos indique o
contrário. Aliás, não há nada que engane mais o compras do
que engessar a gestão de insumos com esse procedimento.
A construtora precisa prezar pela qualidade. Isso significa
que o compras deve conhecer os materiais e saber identificar
as marcas. Mas como fazer isso sem uma formação em
engenharia ou nenhuma experiência em canteiro de obras?
Não existe nada mais esclarecedor do que a troca de
conhecimento entre colaboradores!
#3 Classifique os insumos por prioridade e contrato
O bom relacionamento com outros setores vai permitir que
o compras classifique a matéria-prima por prioridade. Esse é
outro passo importante para otimizar o processo de gestão
de insumos. Nesta tarefa é preciso conhecer a Curva ABC,
metodologia muito usada nos orçamentos de obra.
Trata-se de dividir os materiais em três classes, conforme
valor de demanda ou consumo que possuem:
A: Itens de valor mais alto correspondem a 80% do custo total;
B: Itens que possuem valor intermediário equivalem a 15%
de todos os custos;
C: Itens de pouco valor se equiparam a 5% do orçamento.
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
Por isso, esse método também é conhecido como 80-20.
Para calcular, basta organizar em uma planilha os itens do
orçamento por ordem decrescente de preço.
Isso feito, selecione as primeiras linhas até obter 80% dos
custos, correspondentes ao item A. Faça a seleção das
próximas linhas até atingir 15%, equivalente ao B. O restante
faz parte do C da curva. Mas se você não confia em planilhas,
opte por um software de gestão da construção civil.
Quer saber mais sobre a curva ABC?
Aprofunde-se no assunto com nosso ebook gratuito aqui!
Essa é a forma básica e mais aceita de priorizar insumos
na construção civil. Assim, o compras pode decidir, como
estratégia, contratar anualmente alguns itens. O que traz
vantagens em negociações – assunto a ser tratado no segundo
capítulo.
#4 Controle o recebimento para evitar duplicidades
Esse parece um procedimento que não pertence à natureza do
compras, mas focado na cotação e negociação de vantagens
nos custos para a construtora.
Pelo, contrário!
Controlar o recebimento é uma tarefa de gestão de
contratos que estão sob a alçada do setor de compras.
Sem conferir o que estava na requisição, em relação ao que
consta na nota fiscal, não é possível completar o processo de
gerenciamento de insumos.
Delegar essa tarefa para alguém de fora do setor pode
acarretar na perda do controle. Por isso, é preciso acompanhar
de perto se, quem recebeu o material no canteiro, fez a
contagem corretamente. Tarefa esta, que também passa pela
vigilância do estoque.
Se o armazenamento de um determinado insumo está baixo, é
preciso acionar o fornecedor do respectivo contrato ou iniciar
novo processo de compra. Mas essa decisão deve estar nas
mãos do setor certo, que precisa contar com as ferramentas
certas de controle.
#5 Preze pelo relacionamento com o fornecedor
Um bom relacionamento com fornecedores pode trazer
vantagens financeiras para a construtora. A tão sonhada
redução de custos passa pela velha política da boa vizinhança.
O que vai muito além de tratar bem os fornecedores.
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
Ter um bom relacionamento com o fornecedor significa pagar
em dia, ser parceiro e facilitar o trabalho de entrega e controle.
Muitas vezes quem fornece pode indicar a sua construtora
para novas empreitadas. Isso quando o resultado não vem
em forma de descontos.
Tenha um bom relacionamento com o fornecedor!
Se você já compra há anos com o mesmo material de
construção ou da mesma fábrica, fica mais fácil negociar
descontos.
Afinal, a empresa passa a enxergar a sua construtora como
parceira. Com isso, acaba passando informações estratégicas
sobre a flutuação de preços, para antecipar ou não as compras.
E para fechar:
Um bom parceiro não vai permitir que haja desvios nos
insumos. Já pensou em pagar por materiais que nunca
chegaram?
#6 Automatize a unificação de todos os processos
Desde o dono da construtora ao líder do compras, todos os
cargos estratégicos precisam ter acesso ao andamento à
aquisição de insumos. Mesmo com a computação em nuvem,
fazer isso acontecer nas planilhas é uma tarefa arriscada.
O risco de arquivos serem perdidos é gigantesco. Além disso,
o controle sobre alterações é limitado. Se a sua construtora
tentou colocar em prática todos os itens deste passo a passo,
sem sucesso, é porque falta um sistema de gestão.
Um sistema de gestão é capaz de:
• Unificar setores por meio da troca de informação;
• Calcular a prioridade de insumos;
• Controlar o recebimento de matérias-primas;
• Integrar o fornecedor ao processo de cotação de insumos.
Além de contribuir para fortalecer o processo de compras,
um software também é usado para melhorar atividades de
outras áreas.
Agora que você sabe colocar em prática a
estruturação do setor responsável pela gestão de
insumos, descubra como fortalecê-lo!
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
2: Fortaleça o processo de
compras
Qual é a melhor forma de fortalecer todo o processo de
compras?
Além de colocar em prática os seis passos do capítulo anterior
e dar estrutura para o setor, há outras providências a tomar
nesta questão. Elas dizem respeito ao relacionamento com o
fornecedor.
Existem, pelo menos, quatro procedimentos que evitam
problemas e vulnerabilidades durante e depois das compras.
Eles correspondem à avaliação do fornecedor, cuidados na
contratação, técnicas de negociação e escolha das formas de
pagamento.
Entenda melhor cada uma das formas de fortalecimento a
seguir!
Como avaliar o fornecedor
Para avaliar um bom fornecedor é preciso identificar se
ele pode oferecer documentos básicos como as certidões
negativas de débito. São elas que atestam que a empresa
honra com seus compromissos, pagando impostos e
direitos trabalhistas.
Geralmente, órgão públicos são mais criteriosos com essa
documentação. Mas esse é um procedimento que pode
salvar sua construtora de ser corresponsável em qualquer
problema relacionado à qualidade dos insumos.
A construção, assim como qualquer outro setor, não está
livre de fraudes. Desde a falsificação de cimento até as
irregularidades fiscais, você precisa prestar atenção nas
notícias.
Afinal, existem picaretas na construção – e não é só da
ferramenta que estamos falando!
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
Se a sua construtora é adepta à programas de qualidade sua construtora.
ou pretende se certificar, é preciso cuidado extra com a
qualificação de fornecedores. Eles devem corroborar com esse Por isso, todo cuidado é pouco, como você verá também a
objetivo. Isso vale para a ISO 9001 e para o PBQP-h (Programa seguir!
Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat).

Para se certificar é preciso ir além de montar um Sistema de Dicas e cuidados na contratação

Gestão da Qualidade (SGQ), criando um Sistema de Gestão
de Materiais. É ele o responsável por verificar periodicamente Para não ficar em apuros, existem sete cuidados principais que
a qualidade dos insumos fornecidos. O que inclui aferir a a sua construtora pode tomar ao contratar um fornecedor.
qualidade inclusive em laboratório.
Saiba mais sobre todos eles a seguir:
Além dessa avaliação é preciso considerar:
#1 Verificar os noticiários
• O prazo de entrega;
• A compatibilidade do pedido com a nota fiscal; Uma simples pesquisa na internet pode antecipar uma série
• A qualidade do material recebido; de problemas. Essa é uma forma de descobrir se o fornecedor
• O preço orçado e o praticado; tem ou não boa fama. Quanto maior o porte, mais chance
• O atendimento e a disponibilidade; existe de um fornecedor ter se tornado notícia.
• A garantia e responsabilização pelo produto;
• A posição no mercado, de liderança ou de concorrência; Basta a você descobrir se boa ou ruim!
• A localização, quando é necessário comparar fornecedores
de dentro e de fora da sua região.
• Os impactos que esse fornecedor causa ao meio ambiente.

Você precisa ver a relação de fornecimento como uma

parceria. Se a empresa com a qual você se associa por
contrato de compras for exposta em fraudes, sobrará para a

O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017

#2 Consultar sites de reclamação
Se a empresa não é assim tão grande, é possível que você
descubra as falhas dela – se existirem – ao consultar sites de
reclamação. Existem muitos que podem oferecer uma visão
completa sobre os deslizes cometidos no mercado.
Anote aí:
• Reclame Aqui
• Consumidor
• Denuncio
• Reclamar Adianta
Você precisa ver a relação de fornecimento como uma
parceria. Se a empresa com a qual você se associa por
contrato de compras for exposta em fraudes, sobrará para a
sua construtora.
Por isso, todo cuidado é pouco, como você verá também a
seguir!
#3 Buscar saber mais sobre as origens
Conhecer as origens da empresa com a qual você negocia
é fundamental. Tanto, que hoje já existem aplicativos para
simplificar esta tarefa. O APP CNPJ é um exemplo disso. Ele
permite a consulta ao CNAE (Cadastro Nacional de Atividades
Econômicas) e ao Simples Nacional.
#4 Pedir recomendações
Além de online, você pode buscar – no boca a boca mesmo –
saber se a empresa tem boas origens. Ninguém está a salvo
de negociar com proprietários que vivem abrindo e fechando
negócios. Assim, continuam no mercado sem sofrer as
consequências de maus serviços, apenas mudam de nome.
#5 Visitar o site da empresa em busca de cases
Às vezes o fornecedor tem preço, mas não porte para atender
às suas exigências de prazo e quantidade. Isso você consegue
avaliar pela cartela atual de clientes. O que também fica claro
quando você tem acesso a informações de faturamento.
Então, é preciso contar com o cuidado seguinte.
#6 Ter sempre um contato de referência
Com quem você vai falar sempre que precisar de algum
material? Essa pessoa é muito importante e pode revelar
informações estratégicas sobre a própria fornecedora. Por
isso, exija um contato de referência para o atendimento. E
não faça negócio com empresa que não o ofereça.
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
#7 Formalizar as relações por contrato
Para compras maiores, um simples orçamento pode não ser
suficiente. A maioria tem prazo para 30 dias. O que faz todo o
processo de aprovação do compras ficar espremido. Negocie
com empresas flexíveis e que honrem compromissos.
Agora que você já sabe reconhecer um bom fornecedor de
longe, conheça algumas técnicas de negociação para começar
a usar já!
Técnicas de negociação de preços e pagamentos
Que o compras precisa gerenciar e lidar com burocracias, toda
a construtora já sabe. Mas dificilmente o setor é visto como
um lugar de grandes negociações. Neste quesito é sempre o
comercial que leva a fama.
Saiba que é possível adotar algumas técnicas que facilitam
a redução de custos. É sempre bom ter ao lado parceiros
abertos a esse tipo de negociação.
Confira a seguir quatro formas de negociar os pagamentos
aos fornecedores:
#1 Tempo de relacionamento
A construtora tem sido um bom cliente? É fiel ao fornecedor e
honra compromissos? Use o histórico a favor das negociações.
O profissional de compras precisa sair da zona de conforto e
ter uma postura mais agressiva quando o assunto é defender
orçamento de obra.
Nada mais justo do que pontuar em uma negociação há
quanto tempo a construtora está ao lado do fornecedor e
de como cresceram juntos. Pode continuar assim por muito
tempo, principalmente se algum desconto generoso fizer
parte do contrato.
A renovação é sempre um momento oportuno para
renegociar termos!
#2 Poder de barganha
Existem duas formas de barganhar: ter dinheiro na mão ou
comparar fornecedores.
Que é muito mais fácil conseguir desconto pagando à vista,
todo mundo sabe. A dificuldade está em ter capital no início
das obras para conseguir fazer isso. Quando faltar dinheiro,
o seu poder deve estar na comparação.
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
Pergunte ao fornecedor:
Por que fechar com você se posso negociar com quem faz
melhor e mais barato?
Informações de mercado são valiosas. O fornecedor quer
sempre saber como a concorrência negocia. Saiba usar essa
informação a favor da construtora.
#3 Parcelamento
Na dúvida, parcele. Principalmente se o fornecedor não
oferecer descontos à vista. Se possível, opte por estabelecer
uma relação contratual com o fornecedor, com abertura para
aditivos de prazo e de valor. Assim, você faz as retiradas de
material e fatura periodicamente.
Essa é uma forma de consolidar o relacionamento com
fornecedor e manter as perspectivas de custo. Isso porque,
valores devem ser fechados com antecedências, assim como
reajustes.
Lembre-se: grande estoque é dinheiro parado!
Então, nada como parcelar a compra e o recebimento de
materiais.
#4 Permuta ou parceria contratuais
A menos praticada forma de pagamento na construção civil
é a permuta ou parceria. Mas é possível chegar a um meio
termo, dependendo da negociação. A construtora pode entrar
com o projeto e a mão de obra, o Material de Construção com
os insumos e o proprietário com um terreno.
Para dar certo, basta estabelecer em contrato quais os
percentuais de obra pronta a que cada parte tem direito. Esse
tipo de relação é bastante comum na construção de casas
populares no estilo unifamiliar, como os geminados.
Mas de nada adianta investir tanto em relacionamento
com o cliente externo se o interno está pouco engajado nas
atividades de compra! Por isso invista no relacionamento
entre os setores, assunto do próximo tópico.
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
3: Melhore o relacionamento
interno
É necessário ter um bom relacionamento interno para que
a comunicação da necessidade de novos materiais possa
ser sempre antecipada. Desse modo o compras não precisa
buscar apagar incêndios toda vez que falta algo na obra.
Quer saber de um procedimento infalível
para nada faltar?
Mantenha sempre a equipe engajada no processo de compras.
Para facilitar essa tarefa, use um software de gestão. Ele pode
ajudar a compartilhar informações e fazer com que todos os
colaboradores tenham acesso aos mesmos dados. O que
ajuda a criar uma versão única da construtora. Isso vale para
os clientes internos e externos!
Um bom sistema de gestão da construção civil permite acesso
limitado e personalizado para colaboradores, fornecedores e
clientes. Com isso integra não somente dados, mas interesses
que beneficiam o ecossistema da construtora.
Além disso, um sistema permite ao compras elevar ao máximo
as chances de cumprir com seus objetivos enquanto setor. A
literatura científica constata que são quatro os principais que
determinam o andamento dos processos.
Confira na íntegra:
“Os objetivos básicos de um setor de compras, segundo Dias
(1993) são:
• Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender ao cronograma
físico de cada obra;
• Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de
investimento que afete a operacionalidade da obra;
• Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo as
quantidades e os padrões de qualidade especificados;
• Procurar sempre, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores
condições para a construtora, principalmente no que se refere às formas
de pagamento”.
Fonte: BATISTA, K. R.; RAMOS, F. C.; MEIRA, A. R.
O primeiro objetivo depende, principalmente, do
relacionamento interno. Sem um bom cultivo das relações, o
compras não apresenta o seu melhor desempenho.
Por isso, busque sempre investir na comunicação
e na tecnologia!
O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017
Conclusão:
Esse ebook tratou dos principais objetivos do setor de
compras. Buscou o passo a passo da estruturação deles e o
fortalecimento da área. O que só se mostrou possível com Você tem interesse em conhecer nossos
um bom relacionamento interno. serviços e descobrir por que as empresas
líderes contam com o Sienge?
É esta a conclusão à qual a empresa da construção civil deve
chegar para conquistar mais controle e relevância quando Peça uma demonstração do Sienge!
o assunto é gestão de insumos.

A sua construtora precisa reduzir custos?

Cogite a possibilidade de colocar a tecnologia para trabalhar

a seu favor. Assim, novos horizontes de negociação e
relacionamento se abrem para que seja possível construir
um futuro mais lucrativo!

O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017

Sobre o Sienge:
O Sienge é um sistema de gestão, também
chamado de ERP – Enterprise Resource Planning,
especializado na Indústria da Construção.

Você pode gerenciar e integrar todas as áreas

de uma empresa sem ter que abrir mão de
um software que atenda com propriedade a
produção da sua empresa.

Com o Sienge e sua equipe altamente capacitada

neste segmento, todas as necessidades do setor
estão ao seu alcance.

Você encontra outros materiais disponíveis

em nosso Blog, sempre com novidades
interessantes.

Visite www.sienge.com.br/blog/
Saiba mais!

O GUIA COMPLETO DE PROCESSO DE COMPRAS| SIENGE 2017