Treinamento-Processo-de-Compras-e-Pagamentos 28.05.2013

Centro de Serviços Compartilhados

CRONOGRAMA
OBJETIVO
 PROCESSOS DE COMPRAS E PAGAMENTOS
 PROCEDIMENTOS
 DISSIMINAR CONHECIMENTO
 CANAIS DE RELACIONAMENTO
 DIMINUIR ÍNDICE DE ERROS E DEVOLUÇÕES
 GARANTIR A QUALIDADE E ENTREGA DO PRODUTO

OBJETIVO DOS PROCESSOS DE COMPRAS E PAGAMENTOS
 Agrupar as tarefas operacionais necessárias para compor um resultado

final
 Reorganizar e padronizar os processos com o objetivo de reduzir
custos e garantir a qualidade do produto
 Melhorar a velocidade das informações
 Identificar os responsáveis por cada etapa do processo
IMPORTÂNCIA DOS PROCESSOS
 Permitir a visualização das atividades de maneira estruturada

 Padronizar das atividades
 Facilitar a gestão de indicadores de sustentabilidade, serviços,
desempenho e qualidade
REGRAS E EXCEÇÕES
 Somente a equipe de Suprimentos está autorizada fazer negociações

com fornecedores
 A data da emissão das notas fiscais deverá ser posterior a data de
liberação do pedido
 Para serviços de mão de obra, manutenção ou compras não
esporádicas deve ser realizado contratos
 As áreas devem fazer a gestão dos seus contratos

 Toda compra deve possuir orçamento disponível para custear as
despesas
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 Exceções para compras “Urgente”

 Pedidos de acidente e jurídico
 Pedidos da aeronave e diretoria
 Pedidos de Regularização de notas
INTERAÇÃO DOS PROCESSOS DE COMPRAS
E PAGAMENTOS ENTRE AS GERENCIAS
Usuário Ger. Contabilidade Ger. Pagtos Resultados

CLN Contas a Pagar
Ger. Pagtos Resultados Ger. Pagtos Resultados Ger. Tesouraria

BO Suprimentos Recebimento Fiscal
Ger. Suprimentos Usuário Ger. Pagtos Resultados

PONTOS CRÍTICOS
Compras
E
Pagamento
s
Impacto
Contratos não renovados por falta gestão
Contratos da área
Descumprimento das diretrizes do Suprimentos
Prioridade, fluxo das áreas envolvidas
Prazos de pagamentos
Macro Processo – Cadastro de materiais
ZMM031 WORKFLOW WORKFLOW

Efetuar cadastro
Aprovar solicitação
Criar solicitação via SAP no SAP
no SAP
(Usuário) (Central de cadastro
(Aprovador mat.)
de materiais)
 PRAZO PARA APROVADORES – NA
 PRAZO PARA CRIAÇÃO DO CADASTRO – 24:00 HORAS

Fluxograma do processo
1-CONSULTAR MATERIAL
1.1 Consultar se o material já possui código no SAP.

Transação MM03 – Campo ‘Material’ – Pressionar F4 – Pesquisar material por ‘texto breve’
– Escrever nome do material em letras maíusculas seguida de asterísco (*) – Pressionar
Enter
2-SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO DE MATERIAL
2.1 Se não houver nenhum material de acordo com a descrição informada, criar um código
para o material.
Caminho Transação
Transações “Z” são criadas conforme a necessidade da empresa ZMM031
sendo assim, não tem caminho definido na raiz do SAP R/3.
Inserir transação ZMM031 + enter

2.2 Iniciar Solicitação
Escolher Tipo de material – Pressionar F5
2
1
2.3 Informações Solicitadas para cadastro
3
4
7
8
9
10
11
12
13
14
19
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30
27
1 – Definir tipo de material. (utilizar apenas – material de custeio, p/ investimento, aux. de consumo)
2 – Clicar em criar solicitação /ou F5.
3 – Solicitante.( nome completo do solicitante)
4 – E-mail.(inserir e-mail do solicitante)
5 – Telefone.(inserir número do telefone do solicitante)
6 – Texto breve do material. (descrição do material, seguindo a seguinte ordem: Nome do prdouto;
Dimensão; Un de Medida; Referência)
7 – Setor Industrial;
8 - Setor de atividade. (setor onde o material será utilizado)

9 – Grupo de mercadorias. (verificar qual grupo é o adequado para o material, não utilizar os grupos 22
– 30 – 31 – 34 – 2620 - 3240)
10- Unidade medida básica. (informar unidade de medida ex. Un (unidade), peç (peça))
11– Centro. (informar centro de atividade ex. CLNC almoxarifado Curitiba)
11 – Número peça fabricante, o Partnumber. (informar código do fabricante)
12 – Depósito. (informar depósito relacionado ao centro de atividade ex. AL01 central Curitiba)
13 – Grupo de compradores. (responsável pela carteira, ou determinadas atividades de compras)
17 – Informar onde o material será aplicado. (ex.: Locomotiva C30, U20; Vagão; etc.)
18 – Composição do material, do que é feito: ferro, aço, aluiminiio, plástico, borracha .
19 – Para materiais desenvolvidos exclusivamente à ALL.
20 – Informar o diâmetro do material
21 – Informar dimensões do material na seguinte ordem: COMPRIMENTOxLARGURAxALTURA
22- Informar o Fabricante da peça, no caso de ter mais de um fabricante colocá-los na solicitação
também. Ex.: GE; GM.
23 – Informar qual a função do material. Ex.: 55896 PARAFUSO DE FIX. BBA D'AGUA CAT.
“FUNÇÃO: FIXAÇÃO DA PLACA DO CORPO DA BOMBA D'ÁGUA CATERPILLAR”
24 – Informar Peso ou Capacidade do material;
25 – Informar potência do material solicitado;

26 – Informar referência ou modelo do material solicitado;
27 - Informar tensão do material solicitado;
28 – Informar a Família do material. Ex.: Diesel – Família: Combustíveis.
29 – Informar Categoria. Ex.: Diesel – Categoria: Combustíveis
30 – Informar Subcategoria. Ex.: Diesel – Subcategoria: Diesel.
NOTA: Quando você seleciona a família, irá aparecer apenas as categorias e subcategorias referentes
àquela família.
31 – Observações: Este campo é obrigatório e deverá contar observações relevantes ao material;
32 – Após preencher todas as etapas clicar em solicitar.
2.4 Número da Solicitação
Entrar na transação SBWP – Entrada - Documentos
1
2
3-APÓS A CRIAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DO MATERIAL
3.1 Aprovador
-Material é enviado para liberação de um aprovador. Esse aprovador é determinado
pelo Setor da Atividade do material. (ZMM039 mostra todos os aprovadores)
-O aprovador não possui prazo para liberação do material
3.1 Central de Cadastro – Criação do código do material
Após liberada pelo aprovador, a solicitação é enviada à Central de Cadastro

A Central de Cadastro possui o prazo de 24 horas para criação do material
Após criação volta uma mensagem no seu workflow (transação SBWP) informando o
código que o material foi criado.
1
2
REGRAS IMPORTANTES PARA PADRONIZAÇÃO
DOS CADASTROS
 Texto em letras maiúsculas, sem acentuação e pontuação;
Todas as campos são obrigatórios, sendo que sem a informação dos mesmos a
solicitação não será gravada;
 Verificar sempre quais campos possuem opções (Apertar F4);

DÚVIDAS FREQUENTES
Prazo para cadastro de materiais;

Material marcado para eliminação;
Alteração do nome do material;
Motivo da recusa do material e criação de novo cadastro;
Macro Processo – Cadastro de fornecedores
ZMM043 WORKFLOW
Efetuar cadastro
Criar solicitação via SAP no SAP
(Usuário) (Central de cadastro)
 PRAZO PARA CRIAÇÃO DO CADASTRO – 24:00 HORAS

ÚTEIS
APÓS O RECEBIMENTO DA DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA DE
ACORDO COM O TIPO DE FORNECEDOR
Fluxograma do processo
1-CONSULTAR FORNECEDOR
1.1 Consultar se o fornecedor já está cadastrado no SAP.
Caminho Transação
Logística Administração de materiais Compras  Dados XK03
mestre  Fornecedor central XK03(exibir)
1.2 Detalhamento para consulta de fornecedor.
Campo ‘Fornecedor’ – Pressionar F4 – Pesquisar Fornecedor por CGC/CPF – Informar

CNPJ ou CPF do Fornecedor – Pressionar ‘Enter’
2
1
3
1.2.1 Fornecedor já cadastrado
Selecionar Visões e entrar no fornecedor
4
5
1.2.2 Fornecedor não cadastrado
Criar solicitação pra criação de fornecedor
2
1
3
4
2-SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO DE FORNECEDOR
2.1 Criar Solicitação
Caminho Transação
Transações “Z” são criadas conforme a necessidade da empresa ZMM043
sendo assim, não tem caminho definido na raiz do SAP R/3.
Inserir transação ZMM043 + enter

2.1.2 Iniciar solicitação
Campo ‘Grupo de contas’ – Pressionar F4 – Selecionar o grupo de contas que o

fornecedor pertence – Pressionar F5 (Criar Solicitação).
2
1
2.1.3 Escolha do Grupo de contas do fornecedor:
Realizar consulta do CNPJ do fornecedor, no site da Receita Federal
http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp
O grupo de contas é determinado pelas atividades econômicas da empresa.
1
Abaixo seguem as opções de grupos de contas, para qual tipo de fornecedor é utilizado
e quais os dados que obrigatoriamente devem ser informados na solicitação.
FHIB – Fornecedores de Materiais e Serviços (simultaneamente): INSCRIÇÃO

MUNICIPAL e INCRIÇÃO ESTADUAL
FMAT – Fornecedores de Materiais (apenas): INSCRIÇÃO ESTADUAL
FSER – Fornecedores de Serviço Pessoa Jurídica: INSCRIÇÃO MUNICIPAL
FFUN – Funcionários (para qualquer tipo de reembolso): CAMPO FORNECEDOR
INFORMAR MATRICULA : CPF

FPFI – Fornecedor de Serviços Pessoa Física: CPF
FFRE – Fornecedores de Frete ( Transportadora e Caminhoneiro): INSCRIÇÃO
MUNICIPAL
FEST – Fornecedores Estrangeiros.
FCOM – Fornecedores de Combustíveis: INSCRIÇÃO ESTADUAL
FADV – Fornecedor de Advogados: CNPJ ou CPF
2
(Criar Solicitação)
1
2.1.5 Informações Solicitadas para cadastro
3
4
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
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31
3 – Solicitante.( nome completo do solicitante)
4 – E-mail.(inserir e-mail do solicitante)
5 – Telefone.(inserir o DDD e o número do telefone do solicitante)
5 – Razão social.(inserir nome completo do fornecedor em letras MAÍSCULAS)
6 – CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) ou CPF;
7 - Inscrição Estadual (toda empresa dever ter esta informação, no caso de empresas que não
possuam este cadastro informar na solicitação ‘ISENTO’, na falta desta informação o cadatsro
será recusado
8 – Empresa. (inserir a empresa da ALL que deseja efetuar o cadastro. Ex.: FSA, 901, 902…)
9 – Termo de pesquisa.(informar o primeiro nome do fornecedor máximo de 10 caracteres)
10 – Rua. (informar endereço)
11 – N° (informar numero do local – prédio, casa, barracão...)
Se houver complemento informar (Ex.: Andar, fundos, KM... )
12 – CEP (inserir CEP- código de endereçamento postal)
13 – Bairro. (inserir nome do bairro)
14 – Cidade. (informa a cidade)
15 – Estado (Informar a Silga do Estado. Ex.? PR – Paraná
16 – País (Informar a sigla do País. Ex.: BR – Brasil.
17 – Fax (informar numero de fax, caso não tenha repetir o numero do telefone fixo com DDD)
18 – Telefone (Informar numero de telefone com DDD)
19 – Email (infomar um email de contato com o fornecedor)
20 – Inscrição Municipal (principalmente em caso de Fornecedores Estrangeiros)
21 – Idioma.(informar o idioma de origem do fornecedor)
22 – Microempresa.(sempre informar não)
23 – Alvará. (sempre informar não)
24 – Local de prestação de serviço.( 0 se for dentro da ALL e 1 se for fora da ALL)
25 – Banco. ( Nome do banco e não apenas o número)

26 – Agência. (informar número da agência e digito separado por ífen, ex.: 0265-2)
27 – Conta. (Informar número da conta corrente e dígito separado por ífen, ex.: 00856-2, no caso
de contas do HSBC são dois numero depois do dígito ex.: 00699-52)
28 – Atividade prestada.(descrever atividade que fornecedor desenvolve para a ALL, ex.: venda de
parafusos, locação de máquinas)
29 – Família de acordo com ramo e atvidade prestada, ex.: Gráfica ABC– Familia: Serviços
Administrativos
30 – Categoria de acrodo com a família. Ex.: Categoria Gráfica
31 – Sub-categoria de acrodo com a Categoria. Ex.: Sub-Categ.- Gráfica
32 – Solicitar. (salva o processo de solicitação de criação de fornecedor)
2.1.6 Número da Solicitação
Entrar na transação SBWP – Entrada - Documentos
1
2
Solicitação é enviada para aprovação da CENTRAL DE CADASTRO
Após aprovação da solicitação, volta uma mensagem no seu workflow

(Transação SBWP) informando que o fornecedor foi criado e qual o código
dele.
1
2
TIPOS DE FORNECEDOR
2.1.4 Documentação de Fornecedores Interno e Externo
Fornecedor Interno
Todo fornecedor que presta serviços dentro das dependências da ALL

(mão de obra, consultoria, suporte técnico...);
 Prazo para criação: 24 horas após envio de toda a documentação;
 Exigida documentação do Check-list .
Fornecedor Externo
 Todo fornecedor que presta serviços fora da ALL e fornecedor de

materiais (venda de materiais e prestação de serviços fora da ALL);
 Prazo para criação: 24horas após o envio de toda a documentação;
 Exigida documentação do Check-list .
CHECK LIST FORNECEDOR INTERNO
 Comprovante de endereço da empresa

 Comprovante bancário
 Alvará de Funcionamento/localização Municipal (ano vigente) e/ou
Comprovante pagamento da Taxa de Fiscalização, Localização e
Funcionamento Municipal (do ano vigente)
 Estatuto Social (S/A) ou Contrato Social, com última alteração – cópia
autenticada
Certidão simplificada da Junta Comercial emitida a menos de 30 dias
 Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e
à Dívida da União
 Certidão Negativa de Débitos da Receita Estadual
 Certidão Negativa de Débitos Tributários Municipais
 Certidões de ações cíveis e execuções fiscais
 Certidão Negativa Processo trabalhista - Sede da empresa e local de
prestação de serviços.
CHECK LIST FORNECEDOR EXTERNO
Comprovante de endereço da empresa

 Certidão simplificada da Junta Comercial emitida a menos de 30 dias
autenticada
 Cópia do RG e CPF dos sócios da empresa
Não serão aceitos documentos físicos para homologação do cadastro de

fornecedor interno ou externo, exemplo: via correio, fax ou em mãos.
Todos os documentos devem ser enviados juntos, pois não podemos
aceitar documentos parciais
Cadastros de fornecedores Pessoa Física
Cadastrados fornecedores de serviços pessoa física, somente

para casos de Taxistas, Fretes, Sucata e Locações, outras
solicitações de cadastro para pessoa física somente com a
autorização da gerência de terceiros (Via e-mail)
CHECK LIST PESSOA FISICA

•Copia RG e CPF
•Copia comp de endereço
•Copia comp Bancario

ATUALIZAÇOES DE FORNECEDORES INTERNOS E EXTERNOS
Atualizações cadastrais
Ao receber a documentação digitalizada, a Central de Cadastro confere se

todos os documentos abaixo foram recebidos, atualiza e desbloqueia o
cadastro do fornecedor no sistema.
CHECK LIST ATUALIZAÇÃO FORNECEDOR INTERNO
Os documentos necessários para atualização do cadastro de Fornecedor

Interno são:

autenticada
 Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e
à Dívida da União
 Certidões de ações cíveis e execuções fiscais
 Certidão Negativa Processo trabalhista - Sede da empresa e local de
prestação de serviços.
CHECK LIST ATUALIZAÇÃO FORNECEDOR EXTERNO
Os documentos necessários para atualização do cadastro de Fornecedor

Interno são:

autenticada
PRINCIPAIS DÚVIDAS
Quando não tenho a documentação completa para cadastramento de

um fornecedor interno, ou é um cadastro emergencial o que devo
fazer?
Resp: Pedir autorização por e-mail para Monica Vohs da area de terceiros
explicando o motivo da falta do documento.
Como faço para saber o grupo de contas?

Resp: Pesquisa no site da receita federal, e verifica a atividade do
fornecedor.
Preciso enviar a documentação completa de uma só vez?

Resp:Sim
Posso enviar documentação por correio ou malote?

Resp:Não
Como faço para ampliar um fornecedor para uma empresa ou grupo

de contas?
Resp: Abrir chamado com a central administrativo informando o numero do
fornecedor e a empresa ou grupo de contas que deseja ampliar.
PRINCIPAIS DÚVIDAS
Preciso atualizar o endereço, e-mail, telefone ou dados bancarios

de um fornecedor?
Resp: Abrir chamado com a central administrativo informando o codigo
do fornecedor, CNPJ, e o que deseja modificar, caso tenha algum erro
no SAP será preciso mandar em anexo o print do erro.
VERIFICAR SE O FORNECEDOR ESTÁ BLOQUEADO
VERIFICAR SE O FORNECEDOR ESTÁ BLOQUEADO
Macro Processo atual – Requisição de compras
ME51N ME54N Z1002CSC
Criar RC Liberar RC no SAP CSC

usuário GA Analisar RC
CO
Z417 Z1002
Suprimentos Suprimentos
Liberar pedido Cria o pedido
TIPOS DE COMPRAS
CONSULTA AGRUPADOR - TRANSAÇÃO KSH3
CONSULTA AGRUPADOR - TRANSAÇÃO KSH3
VERIFICAR ORÇAMENTO - TRANSAÇÃO Y_R3D_14000004
RC SPOT RC CONTRATO
VERIFICAR ORÇAMENTO - TRANSAÇÃO Y_R3D_14000004
TELA SEGUINTE
CLICAR CTRL F
Centro de Serviços Compartilhados VERIFICAR ORÇAMENTO - TRANSAÇÃO Y_R3D_14000004
TRANSAÇÃO SAP ME51N
Selecione a empresa desejada

2° Passo: No campo “C” selecionar como será alocada a despesa desta Requisição,
utilizar K para o centro de custo, Q para elemento PEP e F para ordem.
3° Passo - agora selecione o centro que será entregue o material / serviço.
4° Passo - indique a quantidade desejada do serviço / material
5° Passo - insira o código do material
Se for serviço, tecle F4 para abrir as opções para a escolha do código .
Escolha a aba “Material por tipo de material e click na flecha com indicação para
baixo para abrir a lista de opções, então selecione a opção “DIEN” e tecle enter
Nesta tela, escolha qual o código correto para o serviço que deseja fazer e tecle
enter
6° Passo – Insira a conta do razão de acordo com o serviço a ser realizado
7° Passo – Insira o Centro de custo / PEP / Ordem escolhida
8° Passo – Insira quem será o recebedor
9° Passo – Insira o nome do requisitante
10° Passo – Insira a organização de compras de acordo com a empresa da requisição
11° Passo – Insira o nome do requisitante
12° Passo – Insira a organização de compras de acordo com a empresa da requisição
13° Passo - Insira o nome do fornecedor pretendido (Escolha pelo CNPJ) enter
14° Passo – Insira o escopo do serviço
O escopo, deve garantir a resposta para todos os questionamentos abaixo:
"O quê?", "Quem?", "Quando?", "Onde?", "Como?", e "Por quê?".
15° Passo – Na aba dados do cliente, insira o nome e telefone
Click no ícone para verificar se ainda há alguns erros
16° Passo – Se não houver erros click em salvar
1. Acessar a transação ME51N e escolher a empresa para contrato
2. Nesse caso preencher todos os campos de uma RC spot com a diferença

que o escopo deve ser extremamente detalhado
Análise e orçamento para contratos
 Dividir o valor total do contrato pela quantidade de meses

restantes no ano e verificar se há orçamento disponível
 Contratos em medição, somente é aceito para serviços
 Escopo de acordo com a estrutura do Suprimentos
 Pedidos acima de R$100.000,00 ou que ofereçam grandes riscos

para a ALL, fornecedor ou ambos
 Manutenções de maquinas e equipamentos
 Serviços com prazo para conclusão (em dias)

1. Requisição de medição somente para Contratos de serviços
2. Nesse caso a dica é seguir os passos abaixo para e teclar
enter a cada passo
3. O código de serviços de medição é diferente ex: 3000224
1. Para verificar se o serviço possui código de medição tecle
F4 no campo serviço e procure pelo nome do serviço.
2. Se o serviço solicitado não tiver codigo de medição, então é
necessário enviar e-mail para a área fiscal corporativo
Requisições de compras
Detalhar ao máximo o escopo ("O quê?", "Quem?", "Quando?", "Onde?", "Como?", e "Por quê?“):
Exemplo: Serviço de Conferente de Carga
- O quê? realizar a conferência das cargas transportadas pela ALL, quantos vagões deverão ser
conferidos por dia
- Quem? equipe de no mínimo 3 pessoas
- Quando? Diariamente, das 8h às 18h
- Onde? No Terminal da ALL instalado no Porto de Paranaguá, No Terminal da empresa Bunge,

cliente da ALL, instalado no Porto do Paranaguá
- Como? Será feita a conferência da carga no momento do descarregamento analisando-se a

quantidade do produto transportado, se confere com o descrito na nota fiscal, bem como será feita a
conferência do estado de conservação da carga, de acordo com as especificações do contrato de transporte
(detalhar quais especificações são essas e qual o forma que a conferência será feita). Havendo divergência
entre o produto carregado na origem e recebido no destino deverá ser comunicado imediatamente ao fiscal do
contrato (Descrever todas as providências a serem tomadas após a conclusão da conferência)
- Por quê? É necessária a conferência porque o resultado da análise implicará em aplicação ou

não de multas contratuais firmadas entre a ALL e seus clientes.
Reunião de Desempenho Gerência

Requisições de compras
Detalhar ao máximo o escopo ("O quê?", "Quem?", "Quando?", "Onde?", "Como?", e "Por quê?“):
Exemplo: Transporte de colaboradores
- O quê? realizar o transporte de colaboradores, integrantes das turmas de produção de via, da UP

Araraquara
- Quem? Motorista com veículo
- Quando? Diariamente, das 8h às 18h ou Diariamente, 24h, conforme solicitação da Contratante
- Onde? No Trecho Ferroviário entre as estações de Araraquara e São José do Rio Preto, do KM
XXX ao KM XXX
- Como? O fornecedor fará o transporte com veículo legalmente autorizado a transportar pessoas,
com capacidade para até XX colaboradores, deverá pegar os colaboradores diariamente no local indicado
pela Contratada e deixa-los também no local indicado. O fornecedor é responsável por combustível,
manutenção do veículo e não há pagamento por km e sim mensal. Ou, se for pagamento por KM rodado,
colocar quantos KM estão incluídos na franquia e se haverá valor diferenciado para KM excedente.
- Por quê? Os colaboradores são transportados ao longo da via férrea, para fazer a fiscalização,
conservação e manutenção do trecho ferroviário.

Contratos de Locação
I- DOCUMENTAÇÃO
I – Negociação direta com o Proprietário:

Matrícula Atualizada do Imóvel;
último IPTU pago;
RG e CPF do proprietário/esposa, se for PF/casado – Contrato
Social/Última Alteração se PJ;
II – Negociação via Imobiliária.

Documentos item I
Documentação da Imobiliária para cadastro de fornecedor
Procuração/Contrato Proprietário x Imobiliária;
Contrato de locação da Imobiliária;

Contratos de Locação
II- NEGOCIAÇÃO
Condições:
Data fixa pagamento do aluguel;
Laudo de Vistoria : Entrada e Saída;
Responsabilidade pelas despesas: IPTU, luz, água, etc;
Benfeitorias voluptuários – Locatário / Benfeitorias Úteis e
Necessárias - Locador;
Vigência mínima de 12 meses;

Não emissão de nota fiscal;
PEP/centro de custo: numerário correspondente 12 meses de
locação + 20%;
Negociar a fiança;

LOCAÇÕES DE VEÍCULO SERVIÇOS DE FRETE
 QUAL O OBJETIVO?  QUAL O OBJETIVO?

 QUAL A QUANTIDADE  TIPO DE VEÍCULO NECESSÁRIO
 MODELO?  CIDADE / ENDEREÇO / ORIGEM
 CAPACIDADE  CIDADE / ENDEREÇO / DESTINO
 COM OU SEM MOTORISTA  DATA DE EMBARQUE
 PREVISÃO DE KM RODADO  DATA DE DESEMBARQUE
 KM EXCEDENTE?  MAT / EQUIP. TRANSPORTADO
 PERÍODO (PONTUAL OU  VOLUME / QTDE

FREQUENTE)  PRECISA DE SERVIÇO DE
 ORIGEM (CIDADE) DESCARGA?
 DESTINO (CIDADE)  PRECISA DE EQUIPAMENTO
 COMO E PARA QUE SERÁ PARA DESCARGA?
UTILIZADO?  NECESSIDADES TECNICAS E
 NECESSIDADES TECNICAS ESPECÍFICAS
E ESPECÍFICAS - FISCAL DO CONTRATO
- FISCAL DO CONTRATO
TRANSBORDO FERROVIÁRIO TRANSPORTE DE PESSOAS
 QUAL O OBJETIVO?  QUAL O OBJETIVO?

 QUAL A MERCADORIA?  QUAL O MOTIVO?
 QTDE TONELADAS / MÊS  DATA E HORARIO SAIDA
 QTDE MEDIA / MÊS  DATA E HORARIO RETORNO
 PREÇO TRANSBORDO  TIPO DE VEÍCULO NECESSÁRIO
 Nº DE FUNCIONÁRIOS  CIDADE / ENDEREÇO / ORIGEM
NECESSÁRIOS PARA O  CIDADE / ENDEREÇO / DESTINO
SERVIÇO  Nº DE PESSOAS
 NECESSIDADES TECNICAS  TRECHOS (ORIGEM / DESTINO)
E ESPECÍFICAS  PREVISÃO DE KM RODADO
 FISCAL DO CONTRATO  KM EXCEDENTE?
 NOME COMPLETO, E-MAIL E  NECESSIDADES TECNICAS E
TELEFONE ESPECÍFICAS
- FISCAL DO CONTRATO
O QUE É ANALISADO:
Tipo de Requisição (P/Contrato ou SPOT)

Empresa ALL solicitada
Organização compras
Centro
Conta razão
Orçamento
Status (Se já possui pedido)
Codigo de material
Contrato para o material
Codigo de serviço
Classificação contábil (Não pode ser em “U”)
Escopo (De acordo com as diretrizes do Suprimentos
Regularização de notas
Carteira de compras
Valor (Quando for em PEP, valor aproximado)
Z1499
Reunião de Desempenho Gerência Compras

CONSULTANDO UMA RC.
• TRANSAÇÃO ME53N (COMPO STATUS VERIFICA SE A RC JÁ
POSSUI PEDIDO)
•TRANSAÇÃO Z1046
•VERIFICA SE A REQUISIÇÃO ESTÁ REJEITA
•O MOTIVO DA REJEIÇÃO
•CORRIGIR A RC
1. Acessar a transação Z1046 e clicar F8
2. Selecione a lida da RC e click em Corrigir – ME52N
3. Abrirá a RC e você poderá modificar o que é solicitado, após clic em salvar
4. Abrirá uma outra tela, flegue o campo solicitado e click em salvar.
Melhoria no processo de correção de RCs
Melhoria no processo de correção de RCs
Toda vez que o Back

Office rejeitar uma RC
o usuário receberá um
e-mail informando que
foi rejeitado uma
requisição de compras
e uma mensagem via
workflow dizendo que
o usuário tem uma
mensagem na caixa
de entrada
Click no
ícone Você receberá uma mensagem automática no
entrada SAP
Você receberá uma mensagem automática no SAP

Click em observações e veja como corrigir as RCs

Após verificar, click em editar Requisição para corrigi-la

O SAP abrirá a tela da sua RC, corrija o que foi solicitado e click em
salvar!
Marque a opção “Sim” e pronto sua RC voltará para nova análise do

Back Office de Suprimentos!
Gestão de Contratos
Transação ZMM022

Suprimentos
Novas Diretrizes da CIA
 Todas as compras devem ser realizadas através do Suprimentos.
 Não deve existir Regularização de NF.
 Contratação de terceiros está proibida pela CIA. Em caso de exceções deve

ser tratado com a área de terceiros.
Prazos Suprimentos
 Atendimento RC`s: 5,5 dias

Suprimentos
Sugestões Suprimentos
 Acompanhamento da RC através da transação Z1499.
 Para a compra de material, é necessário escolher o código correto.
 Conferir sempre o contrato do fornecedor e solicitar a renovação com no

mínimo 60 dias para garantir que não será bloqueado o pagamento.
 Detalhar ao máximo o escopo de cada serviço / material a ser comprado.
 Aprovar TODAS as linhas da RC.
 Não alterar RC após o pedido e/ou contrato criado.

Suprimentos
Alçadas de Liberação

FLUXO NORMAL DAS NFS

Como criar recebimento no SAP

Com a nota fiscal em mãos, acessar a transação SAP VL31N.

Após preenchido conforme abaixo pressione a tecla enter.
1-DIGITE O N.º DO PEDIDO
2- DIGITE O N.º DA NOTA FISCAL

Selecionar os itens que não pertencem a nota fiscal e clicar no botão excluir, para os itens da
nota fiscal preencher a quantidade correta e clicar em salvar
4 – CLICK EM SALVAR
3 – COLOQUE A QUANTIDADE CORRETA EM CADA LINHA QUE FOR

UTILIZADA.
AS LINHAS QUE NÃO PERTENCEREM À NOTA APAGUE A

QUANTIDADE.
5 – DIGITE O VALOR BRUTO DA NOTA E EM
SEGUIDA APERTE A TECLA ENTER
IMPRESSÃO DA PAPELETA.

A impressão do documento de recebimento de material ocorre quando o processo de
recebimento de pedido já foi concluído (VL31N). Será necessário ter em mãos a data da
criação da papeleta e nome do usuário SAP que criou a mesma.
No SAP acessar a transação Z1191.
Digite a data da criação

da papeleta
Informar o usuário que criou a papeleta.
Selecionar as papeletas
desejadas
Clique em imprimir
AVALIAÇÃO/ ACOMPANHAMENTO:
Caso seja necessário saber se a papeleta foi criada consultar a transação

Me23n em detalhe do item na aba confirmações
CUIDADOS NA EXECUÇÃO

Quando a nf tiver mais que um pedido:
Inserir o número do
pedido
Colocar o número da
nota
Clicar em
pedidos
Clicar nessa flecha
amarela
Inserir os números de pedidos

desejados
Selecione as linhas
com os pedidos
Clicar em transferir
selecionados.
Selecionar os itens que não pertencem a nota fiscal e clicar
no botão excluir, para os itens da nota fiscal preencher a
quantidade correta e clicar em salvar.
4 – CLICK EM SALVAR
3 – COLOQUE A QUANTIDADE CORRETA EM CADA LINHA QUE FOR UTILIZADA.
AS LINHAS QUE NÃO PERTENCEREM À NOTA APAGUE A QUANTIDADE.

5 – DIGITE O VALOR BRUTO DA NOTA E EM SEGUIDA APERTE
A TECLA ENTER
AÇÕES CORRETIVAS
Caso não apareça nenhuma quantidade para lançar, é porque a
papeleta já foi criada ou o pedido já foi utilizado para outra nf.
ENTRADA - Z738
Conferindo os dados:
CNPJ ALL;
Endereço, Município;
Inscrição estadual (NF´s de venda);

Inscrição municipal (nf´s de serviço);
Empresa ALL x pedido;
Referência.
ENTRADA - Z738
ENTRADA - Z738
ENTRADA - Z738
Análise de Pedido – ME23N
Conferindo o pedido:
Fornecedor;
Valor, valor unitário;
Quantidade;
Papeleta;
Centro;
Código do material;
Liberação.
Análise de Pedido - FORNECEDOR
F4
CNPJ Fornecedor
Análise de Pedido - VALORES
Análise de Pedido - PAPELETA
Análise de Pedido - CENTRO
Análise de Pedido - CENTRO
Análise de Pedido – CÓDIGO MATERIAL
VENDA
NF de venda, deve ser utilizado um material cadastrado para venda.

Podemos verificar na aba Brasil.
Código De Material Incorreto
SERVIÇO
Item de serviço deve estar cadastrado como 1 e 8 ou 2 e 8.
○ Serviços que visam a manutenção e conservação dos bens da

companhia, devem ser 1 e 8.
○ Serviços administrativos, advocatícios, consultoria deve ser
utilizado 2 e 8.
Análise de Pedido – CÓDIGO MATERIAL
Análise de Pedido – LIBERAÇÃO
Digitalização – FBL1N
Código do fornecedor
Flegar todos os campos

Clicar na linha da NF desejada e após

Como consultar – Z747
Código fornecedor
N° da nota fiscal
CLN Problemas
A central de notas detecta o problema e encaminha para a CLN

Problemas
AS NOTAS COM PROBLEMAS

SOLUCIONADOS, RETORNAM AO FLUXO
EM PRIORIDADE D+2
CLN Problemas
ERROS MAIS FREQUENTES
CÓDIGO MATERIAL INCORRETO
PAPELETA INCORRETA
ICMS
DADOS INCORRETOS NAS NOTAS

CRIAR PAPELETA – VL31N
ALTERAR QUANTIDADE
ELIMINA OS ITENS MARCADOS

LIMPAR ESTE CAMPO E APÓS

PRESSIONAR F8
SELECIONE TODOS OS ITENS

TRANSFERIR OS ITENS
N° DOS PEDIDOS
RETIRAR ICMS
RETIRAR ICMS
SELECIONAR O ITEM
ELIMINAR O ITEM
ENVIAR NOTAS NO PRAZO
O QUE CONFERIR:
1. Descrição do Serviço – Claro e objetivo;

2. Município onde foi prestado o Serviço;
3. Optante pelo Simples Nacional; e
4. Os impostos são recolhidos pelo Prestador ou

Tomador (ALL).
 CLN PROBLEMAS - ELDE
 ANALISTAS:
- BRIAN IGOR BIMBATTI
- STEPHANIE JOSEPHA MORENO

- SIBELLE KOSOSKI CAMARGO
 COORDENADOR - CLAUDINEI P. MULER

Treinamento Contas à Pagar
162
O CAP compreende:
•Pagamentos eletrônicos;
•Pagamentos manuais;
•Protestos;
•Caixa Pequeno;
163
PAGAMENTO
ELETRÔNICO E MANUAL
164
Pagamento Eletrônico
 Notas lançadas e liberadas pela CLN;
 Paga-se fornecedores (10 / 20 / 30 de cada mês);
Formas de pagamentos:
DOC;
TED;
Depósitos (crédito em conta)
Títulos (contém código de barras)
OBS: É de extrema importância que o cadastro do fornecedor esteja

com os dados atualizados, pagamentos que não possuem leitura de
boleto, é necessário ter uma conta corrente que esteja vinculada ao
CNPJ / CPF conforme cadastro;
165
Pagamento Manual
 Documentos que dependem de uma ação junto ao Banco, por isso são
entregues ao CAP;
 Ex. Recursal (jurídico);

Utilities sem concessionárias;
OBS: As solicitações de pagamento precisam estar assinadas

pelo responsável, conforme alçada de liberação da CIA, e
carimbadas.
166
Instruções – Bôrdero Manual

167
RH
 Folha de Pagamento (Tudo relacionado a Funcionários);
 INSS e ISS;
 Imposto de Renda (Ministério da Fazenda – Código: 300025);

 Pensão Alimentícia;
 Contribuição Sindical (Senai, Sesi);
 Sindicatos os que contém guia / Senai adicional.
168
FISCAL
 Prefeitura (os que tiverem guia)
 INSS; (passou para o eletrônico – raras exceções;)
ICMS;
 ISS (próprio)
 Imposto de Renda (Ministério da Fazenda, Código: 300025).
169
Os demais pagamentos serão eletrônicos, exceto

para as empresas que não constam na relação
abaixo:
FSA-ALL DO BRASIL
100- ALL HOLDING
201- ALL INTERMODAL
901- ALL MALHA PAULISTA

902- ALL MALHA NORTE
903- ALL MALHA OESTE
904- ALL PORTOFER
915 – RAIL TEC
916- SANTA FÉ
203 – ALL SERVIÇOS (exceto RDV)
170
HORÁRIOS E PRAZOS DE PAGAMENTOS
 Bôrdero Manual: D-1, isto quer dizer os pagamentos do dia 10 precisam

ser entregues no Contas à Pagar até o dia 09 no máximo até o meio – dia.
 Bôrdero Eletrônico: D-2, isto quer dizer os pagamentos do dia 10

precisam estar lançados, revisados e liberados até o dia 08 às 16:00 hrs.
Obs: Qualquer exceção, precisa de uma autorização formal do

Contas à Pagar, Tesouraria, e Gerência do CAP;
171
CÓDIGOS DE LIBERAÇÃO
Cada pagamento possui seu código pré-definido no seu cadastro, exemplo:
 O código 6 deverá ser usado sempre que precisarmos priorizar algum pagamento, este só
será autorizado previamente pelo Contas à Pagar.
0 = Combustível, 7 = Jurídico
1 = RPA 8 = RH
B = Reembolso de 9 = Freteiro
Viagem M = Dormente
2 = Adiantamento de U = Utilities
Viagem
X = Geral (Pagamento
4 = Imposto 10,20 e 30)
5 = Seguros Z = Geral (Pagamento
6 = Prioridades em Geral 10,20 e 30)
172
ADIANTAMENTO
 São casos exporádicos que só podem ser lançados com o visto do

Contas à Pagar e autorização do Diretor CSC (Marcos Rodrigues).
173
• A transação usada para consultar status de pagamentos é a

FBL1N:
174
• Preencher no campo Conta de Fornecedor o Nº do
fornecedor:
175
• Preencher no campo CNPJ, de acordo com a NF:

176
• Preencher a Empresa (não é obrigatório);

• Selecionar Todas as partidas;
177
• Clicar no Botão Executar ou Pressionar F8.

178
• O tipo de lançamento das Notas Fiscais é o RE:

179
• Todo lançamento ZP é referente a realização dos

pagamentos das notas fiscais relacionados abaixo do ZP:
180
• Se as notas estiveram com o status EM ABERTO

181
• Para consultar quando será realizado o pagamento

devemos verificar o bloqueio que foi colocado na NF:
182
• O que é?
• É uma quantia em dinheiro que uma determinada unidade tem para
seus gastos semanais.
• Gastos não permitidos via caixa pequeno:

• Alimentação;
• Recibos sem validade fiscal ou sem nome do emitente;
• Despesas com hotel;
• Celular;
• Provedor de internet;
• Recarga de cartucho;
• Aluguel;
• Abastecimento;
• Pagamento de energia elétrica, água, telefone;
• Multas, IPTU, seguro;
• Compra de vale transporte, telefones, mesa, cadeira;
• Notas acima de R$ 100,00;
• Notas com data de emissão acima do prazo aceito; entre outros.
Criar ou consultar Step’s

Criar step: entrar na rotina Z836, escolher
a opção 5 e ir em executar
Preencher todos os campos em branco
Após salvar os documentos lançados, irá gerar os
números das solicitações, que deverão ser anotadas e
obrigatoriamente deverão ser colocadas na planilha (capa
de rosto)
• Após gravar todas as solicitações, o mesmo terá que
monitorar se as solicitações foram aprovadas pelos
gerentes e donos de contas, em 1º e 2º nível.
• 1º Nível, quem aprova é o gerente responsável pelo

centro de custo.(Z837)
• 2º Nível, quem aprova são os donos de contas.(Z838)

• Contas do custo variável 2 º e 3º nível, quem aprova é a
Lais (contas a pagar).(Z839)

Consultar Step: ir na tela Z836 e clicar em “exibir
minha solicitações criadas”.
Clicar em Seleção Múltipla e após em OK
Inserir a numeração dos step’s e após clicar em
transferir
Identificando as aprovações
PROTESTOS
Regras Protestos
Após a geração do protesto e a identificação da unidade responsável, será
comunicado o protesto (via email e farol semanal).
Os custos de juros, multas, motoboy, deslocamento para baixa e custa de cartório
serão lançados no centro de custo da unidade que ocasionou o(s) protesto(s).
Campeonato Corporativo: Cada área deve controlar os pagamentos de seus

fornecedores, cumprindo o procedimento de compras da companhia, recebimento
de notas e documentos fiscais, lançamento e pagamento do fornecedor no prazo.
Somente pontuará as unidades que não apresentarem protestos em aberto no mês.
195
PROTESTOS
Impacto na CIA
Falta de credibilidade da CIA

 Fornecedor insatisfeito
 Despesas de cartório
 Despesas com juros

 Indicador vermelho
196
Aviso de Protesto
PROTESTOS
Baixa / Cancelamento de Protesto
Documentos necessários para o cancelamento do protesto:
 Instrumento de Protesto Original; ou

 Carta de Anuência – deve ter o reconhecimento de firma e

Cópia do Contrato Social ou Procuração autenticado
Instrumento de Protesto
Carta de Anuência
Treinamento
FISCAL/TRIBUTARIO
Estrutura ALL
• Tributário (Corporativo);
• Fiscal Diretos (CSC);

• Fiscal Indiretos (CSC);
202
• Principais atribuições:
 Planejamento e melhoria de todos os processos
 Projetos e Planejamento Tributário
 Análise de todas as operações fiscais da companhia
 Aprovação de notas fiscais emitidas

 Emissão de notas fiscais quando necessário (Materiais/Serviços)
 Apuração de impostos municipais , estaduais e federais
 Recolhimento de impostos (Diretos e Indiretos)
 Parametrização dos dados fiscais no sistema (IVA)

Procedimentos com notas fiscais x SAP
• Nota Fiscal
 É um documento fiscal que tem por fim o

registro de uma transferência de propriedade
sobre um bem ou atividades comercial.
•Importância de um documento fiscal

A nota fiscal é o documento que comprova a
existência de um ato comercial (compra e venda
de mercadorias ou prestação de serviços),
principalmente para arrecadação de impostos e
contribuições.
• Nota Fiscal de Faturamento
A ALL é um grupo de empresas de transporte que emite CT-e

e imprimi o DACTE para acompanhar o transporte e faturar os
clientes muitos desses Documentos são tributados pelo ICMS ,
Pis e Cofins.
• Nota Fiscal de Venda e Transferência
A ALL também emite nota fiscal de venda e transferência

entre o grupo que muitas vezes também é tributada.
• Cálculo de Imposto
 Essas notas fiscais tributadas os CT-e (DACTE) e NF-e

(DANFE) emitidas pela ALL geram um valor de imposto a
recolher para companhia é um dinheiro que sairia do nosso
caixa e iria para o governo federal ou estadual, no entanto
isso muitas vezes não acontece por que esse valores são
compensados com impostos das notas fiscais de compra, por

isso é importante que todas as áreas confiram a nota fiscal
que estão recebendo desde o campo até chegar a central de
notas para o efetivo lançamento para não haver desembolso
de caixa e melhorar o resultado da companhia através da
redução do custo das compras e também garantir a crédito
de imposto devido em cada operação e evitar futuras
fiscalizações.
Procedimentos com notas fiscais de
Entrada x SAP
• Cuidados com notas de serviços tomados(contratado)
• Antes de dar o aceite do recebimento da nota fiscal devemos conferir

os seguintes itens:
 Dados da ALL(conforme pedido)

 Validade da NF
 Rasuras
 Emissão da nota fiscal
 Data de validade da nota
 Local do serviço prestado
 Destaque do imposto retido (ISS, INSS, IR e CSL)
Obs: caso esteja em desacordo deverá

ser devolvido para o fornecedor no ato.
Entrada x SAP
• Cuidados com notas de compra de material
Antes de dar o aceite do recebimento da nota fiscal

devemos conferir os seguintes itens:
 Dados da ALL(conforme pedido)

 Tipo do documento
 Rasuras
 Data de emissão da nota fiscal
 Data de validade da nota
Obs: caso esteja em desacordo deverá

ser devolvido para o fornecedor no ato.
Entrada x SAP
• Parâmetros do Sistema
 Através do código do material ou serviço é determinado

o código do imposto(IVA) que tem as seguintes funções:
Determinar imposto e o custo de um material ou serviço.
Necessário para o lançamento fiscal e contábil e

financeiro de uma nota fiscal.
Entrada x SAP
 Qual a vantagem do IVA automático?
 Diminuir os erros nos pedidos.

 Facilitar o trabalho do suprimentos.
 E segurança nas informações.

Procedimentos com notas fiscais de Entrada
x SAP
 O que Determina IVA?
 Categoria e utilização do material

 Classificação contábil
 Imposto
 Projeto de Investimento
Entrada x SAP
• Modelo de nota fiscal de material modelo 1 e DANFE:

Entrada x SAP
 Podemos comprar material na seguinte classificação

contábil:
 K- Centro de custo
 F- Ordem
 Branco- Estoque
 Q- Elemento PEP
 Quando compramos em K, F, ou em estoque o código

de imposto (IVA) se inicia com as letras C, Y para
material e Z para serviço.
 Quando a compramos em elemento PEP o código de

imposto de inicia com W para material e serviço.
Entrada x SAP
 Compra para uso e consumo(materiais de expediente,

limpeza, material administrativo).
 Os materiais são criados com:
 Utilização 2 – consumo
 Categoria CFOP 0 – material
 Utilização 2 –consumo
 Categoria do CFOP 5 – material de expediente
VISUALIZAÇÃO DO MATERIAL NO PEDIDO
216
DETERMINAÇÃO DE CÓDIGO DE IMPOSTO ( IVA)
217
218
Entrada x SAP
 Compra de material de insumo(materiais

utilizados na operação com consumo rápido
acetileno, oxigênio)
 Os materiais são criados com:

 Utilização 1 – Industrialização(insumo)
 Categoria CFOP 0 - material
VISUALIZAÇÃO DO MATERIAL NO PEDIDO
220
221
222
Entrada x SAP
 Compra de imobilizado (materiais de locomotiva,

vagão e demais materiais da via mecânica e estão
diretamente ligados na operação)
 Utilização 3 – imobilizado
 Categoria CFOP 4 - investimento

224
225
226
Entrada x SAP
 Modelo de Conhecimento de Transporte CTRC e DACTE:

Entrada x SAP
 Conhecimento de Transporte(frete de transporte de material de

consumo, insumo ou imobilizado)
 Utilização 1 - Industrialização(insumo)
 Categoria CFOP 3- transporte(transporte material de
insumo)
Utilização 2 – consumo
Categoria do CFOP 3 – transporte ( transporte material
de consumo)
Utilização 3 – Imobilizado
Categoria CFOP 3 – transporte (transporte de material de
imobilizado)
Entrada x SAP
 No caso do conhecimento de transporte a
determinação do IVA é a mesma de materiais
 Conhecimento de transporte ref. ao material de consumo
com Nota fiscal sem ICMS :
 IVA C0 ou W1
 Conhecimento de transporte ref. ao material de consumo

com Nota fiscal com ICMS
 IVA C1 ou W7
 Conhecimento de transporte ref. ao material de

industrialização(insumo) com nota fiscal sem ICMS
 IVA Y0 ou W0
Entrada x SAP
Conhecimento de transporte ref. ao material de
industrialização(insumo) c/ NF com ICMS
IVA Y1 ou W6

imobilizado c/ NF sem ICMS
IVA C0 ou W1

imobilizado c/ NF com ICMS
IVA Y4 ou W3
231
232
Entrada x SAP
 Modelo de notas fiscais de serviço de Bloco e NFS-e:
Entrada x SAP
 Somente pode ser aceito notas fiscais de prestação de
serviço nas seguintes situações:
 Utilização 1 – Industrialização (insumo)

 Categoria CFOP 8 – serviço (para serviços prestados na
operação via mecânica, com a crédito de imposto).
 Utilização 2 – consumo
 Categoria do CFOP 8 – serviço (para serviços prestados
na área administrativa, sem crédito de imposto).
Entrada x SAP
 Nota fiscal de prestação de serviços de terceiros a
o IVA é determinado conforme abaixo:
 Com crédito de imposto(PIS e COFINS)
 IVA ZP para centro de custo e demais casos

 IVA W2 para PEP
 Sem crédito de imposto (PIS e COFINS)
 IVA ZN para centro de custo e demais casos

 IVA WN pra PEP
236
Entrada x SAP
• Alguns erros de determinação de IVA
 Material com cadastro errado, onde utilização não está

de acordo com a categoria de CFOP.
Solicitação de cadastro de IVA para conta contábil,

classificação contábil ou grupo de material.
Alteração de IVA de imobilizado com ICMS para

imobilizado com ICMS substituição tributária.
Entrada x SAP
Criação da
Criação ou
requisição da
requisição
contrato ou
contrato
Suprimentos
gera pedido
Central de notas recebe a nota

fiscal junto da papeleta, verifica
se o pedido está de acordo com
o documento e lança o mesmo.
Escrituração
Contabilização Pagamento
Fiscal
• A Cotação é feita pela Agência de viagens (AVIPAM)
• Escolha é feita pelo solicitante

• Aprovação em primeiro nível: Responsável pelo
Centro de Custo
- No caso de viagens em PEP, aprovação é por CAPEX
• Aprovação em segundo nível: Gestão de viagens

• Aprovação em terceiro nível: Agência de viagens
(AVIPAM)
Transação Z1114
Regras SAV
• Gestão de viagens tem 1h30min para
aprovar/reprovar solicitações
• Viagens em CC com orçamento excedido já devem
vim para gestão de viagens com autorização do
superintendente ou diretor.
• Viagens acima da premissa devem ser autorizadas
pelo superintendente.
• Contato via email.
Criação de RDV
Transação ZRDV
Regras de RDV
• Prazo de 60 Dias após o início da viagem
• Autorização de gerente, superintendente ou diretor
- Carimbo e Assinatura
- Autorização de outro colaborador do mesmo cargo ou superior
• Reembolso de Gasolina só é aceito com uma SAV que
tenha uma locação de automóvel

• Prestação de contas deve ser feita em cima da SAV de
adiantamento
• Uso de carro pessoal deve ser reembolsado via KM
Rodado
• Gastos com alimentação devem ser justificados
• Enviar via malote para Gestão de viagens / OPEX

Treinamento-Processo-de-Compras-e-Pagamentos 28.05.2013

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Centro de Serviços Compartilhados

Centro de Serviços Compartilhados

 PROCESSOS DE COMPRAS E PAGAMENTOS

 DIMINUIR ÍNDICE DE ERROS E DEVOLUÇÕES

 GARANTIR A QUALIDADE E ENTREGA DO PRODUTO

 Agrupar as tarefas operacionais necessárias para compor um resultado

 Identificar os responsáveis por cada etapa do processo

IMPORTÂNCIA DOS PROCESSOS

 Permitir a visualização das atividades de maneira estruturada

 Somente a equipe de Suprimentos está autorizada fazer negociações

 As áreas devem fazer a gestão dos seus contratos

 Exceções para compras “Urgente”

Usuário Ger. Contabilidade Ger. Pagtos Resultados

Ger. Pagtos Resultados Ger. Pagtos Resultados Ger. Tesouraria

Ger. Suprimentos Usuário Ger. Pagtos Resultados

ZMM031 WORKFLOW WORKFLOW

 PRAZO PARA APROVADORES – NA

 PRAZO PARA CRIAÇÃO DO CADASTRO – 24:00 HORAS

1.1 Consultar se o material já possui código no SAP.

Inserir transação ZMM031 + enter

Escolher Tipo de material – Pressionar F5

8 - Setor de atividade. (setor onde o material será utilizado)

25 – Informar potência do material solicitado;

Entrar na transação SBWP – Entrada - Documentos

Após liberada pelo aprovador, a solicitação é enviada à Central de Cadastro

 Texto em letras maiúsculas, sem acentuação e pontuação;

 Verificar sempre quais campos possuem opções (Apertar F4);

Prazo para cadastro de materiais;

 PRAZO PARA CRIAÇÃO DO CADASTRO – 24:00 HORAS

1.1 Consultar se o fornecedor já está cadastrado no SAP.

Campo ‘Fornecedor’ – Pressionar F4 – Pesquisar Fornecedor por CGC/CPF – Informar

2.1 Criar Solicitação

Inserir transação ZMM043 + enter

Campo ‘Grupo de contas’ – Pressionar F4 – Selecionar o grupo de contas que o

Realizar consulta do CNPJ do fornecedor, no site da Receita Federal

FHIB – Fornecedores de Materiais e Serviços (simultaneamente): INSCRIÇÃO

INFORMAR MATRICULA : CPF

25 – Banco. ( Nome do banco e não apenas o número)

Entrar na transação SBWP – Entrada - Documentos

Após aprovação da solicitação, volta uma mensagem no seu workflow

2.1.4 Documentação de Fornecedores Interno e Externo

Todo fornecedor que presta serviços dentro das dependências da ALL

 Todo fornecedor que presta serviços fora da ALL e fornecedor de

 Comprovante de endereço da empresa

Comprovante de endereço da empresa

Não serão aceitos documentos físicos para homologação do cadastro de

Cadastrados fornecedores de serviços pessoa física, somente

CHECK LIST PESSOA FISICA

•Copia comp Bancario

Ao receber a documentação digitalizada, a Central de Cadastro confere se

Os documentos necessários para atualização do cadastro de Fornecedor

 Estatuto Social (S/A) ou Contrato Social, com última alteração – cópia

Os documentos necessários para atualização do cadastro de Fornecedor

 Certidão simplificada da Junta Comercial emitida a menos de 30 dias

Quando não tenho a documentação completa para cadastramento de

Como faço para saber o grupo de contas?

Preciso enviar a documentação completa de uma só vez?

Posso enviar documentação por correio ou malote?

Como faço para ampliar um fornecedor para uma empresa ou grupo

Preciso atualizar o endereço, e-mail, telefone ou dados bancarios

ME51N ME54N Z1002CSC

Criar RC Liberar RC no SAP CSC

Selecione a empresa desejada

2. Nesse caso preencher todos os campos de uma RC spot com a diferença