INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002

Revisão
17
Data
COMPRAS 22/03/2023
Páginas
1 22
ÍNDICE DE REVISÕES

REV. DESCRIÇÃO DAS ALTERAÇÕES

00 Emissão inicial do documento

01 Mudança no critério de pontuação; Adição da Nota 2, no requisito 5.1, item 03. Adição do item
5.5 – Compra de Equipamentos.
02 Alteração dos responsáveis e colaboradores dos processos.
03 Alteração dos responsáveis e colaboradores dos processos.
04 Alteração dos responsáveis e colaboradores dos processos e Incluídos os Itens 7 e 8.
05 Alteração no critério de pontuação (item 3 no 5.1); Inclusão de Locação de Equipamentos (item 3
no 5.4)
06 Atualização das responsabilidades e registros
07 Atualização do critério de avaliação dos fornecedores e revisão geral (08/03/2014)
08 Atualização da nota quanto à qualificação do fornecedor
09 Atualização para PBQP-h (Alteração da Nota 1)
10 Atualização para a avaliação e qualificação no Sistema Totvs. (10/03/2015)
11 Revisão Geral. (28/01/2016)
12 Definição de alçada por comprador. (30/01/2016)
13 Atualização do critério de avaliação dos fornecedores (01/03/2017)
14 Atualização do registro de Desempenho dos fornecedores (FQ-12)
15 Atualização para Compliance e Antissuborno (20/02/21)

16 Ajustes das responsabilidades. Inserido Nora 4 (25/05/2021

17 Atualização geral de estrutura e processos. e adequação ao PS-001 Rev.: 12 (22/03/2022)

Thatiane Vieira Marcelo Estevam Caroline Paixão

Analista de Suprimentos Consultor SGI Coordenadora de Procurament

ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA APROVAÇÃO

 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

1 OBJETIVO

Atestar a eficiência da cadeia de suprimentos a: comprar, contratar, receber, manipular e

armazenar os materiais conforme especificações técnicas internas ou externas garantindo assim
resultados positivos aliados aos custos, qualidade e prazos pré-definidos, evitando também danos
ou deterioração dos materiais em obra. Do mesmo modo, orientar a contratação de empresas para
prestação de serviço e padronização do processo de qualificação e avaliação de fornecedores.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Esta instrução é aplicada aos processos de compras, incluindo aquisição de bens, insumos,
materiais, bem como a contratação de serviços.

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

 FQ-08 RCPM Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e Potencial de Melhoria

 FQ-11 Questionário de Qualificação de Fornecedores
 FQ-12 Lista de Fornecedores Homologados
 FQ-15 Pedido de Compra (Protheus)
 FQ-214 – Relatório de Due Diligencie - Fornecedores

4 TERMOS E DEFINIÇÕES

4.1 RCPM

Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e Melhoria.

4.2 CC

Centro de Custo.

5 RESPONSABILIDADE

5.1 Almoxarife e Administrativo de Obra

2
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

 Conferir no recebimento os materiais conforme pedido de compra correspondente ao

enviado via e-mail ou outro modo pelo setor de suprimentos;
 Armazenar o material de forma adequada e seguindo as orientações do fabricante;
 Lançar as solicitações de compra;
 Realizar a classificação das notas fiscais de compras no sistema PROTHEUS TOTVS;
 Realizar a avaliação dos fornecedores após análise junto à administração da obra;
 Acionar diretamente os fornecedores em casos de desmobilizações de equipamentos,
alinhamento de entregas parciais e intercorrências que ocorram durante a entrega do material
ou prestação de serviços.

5.2 Engenheiro de Obra

 Elaborar o planejamento mensal de compras, realizar ou delegar ao administrativo da obra o

lançamento das solicitações de compra;
 Orientar os possíveis prestadores de serviços na elaboração das propostas;
 Acompanhar e orientar o recebimento dos materiais julgados importantes;
 Analisar/validar os motivos da recusa do material e autorizar o almoxarife/administrativo de
obra a devolver integral ou parcialmente;
 Alinhar com os fornecedores data e horário de entrega dos materiais ou do início da
prestação de serviço;
 Atestar as notas fiscais de compras ou de serviços da obra;
 Orientar os almoxarifes/administrativo nas avaliações dos fornecedores.
 Atestar por meio de aprovação, os boletins de medição, pedidos de compra e contratações
(novos e aditivos) elaborados via sistema PROTHEUS TOTVS bem como assinar as notas
fiscais de serviços que seguirão para pagamento.

5.3 Superintendente de Obra

 Analisar, validar e liberar contratos, pedidos de compra e boletins de medição conforme

alçada de aprovação no sistema PROTHEUS TOTVS.

3
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

5.4 Setor de Suprimentos

 Cotar, negociar, gerar pedidos de compra, conforme processo de suprimentos, e liberar os

respectivos pedidos;
 Repassar as informações pertinentes para as obras até a consolidação da entrega dos
materiais, equipamentos e realização dos serviços contratados.
 Advertir ou descadastrar fornecedores de materiais e serviços no caso de problemas de
fornecimento;
 Desenvolver /Qualificar fornecedores.

5.5 Diretorias

 Fazer a análise e aprovar as compras de materiais e serviços conforme alçada de aprovação.

6 RECOMENDAÇÕES DE SMS

Os aspectos ambientais ligados à atividade da equipe de suprimentos estão desde a

conscientização e realização da segregação de resíduos, consumo consciente de recursos
naturais, assim como a compra de materiais que atendam as legislações vigentes e ligadas a sua
extração e comercialização, visando o compromisso da organização com a minimização dos
impactos ambientais e contribuindo com a sociedade.

Estão associados os fechamentos com fornecedores de serviços que atendam as legislações

ambientais, incluindo cláusulas de compromissos prestados e desenvolvimento de atividades de
forma a reduzir e, sempre que aplicável, mitigar o impacto ambiental causado. Na compra de
equipamentos, priorizar aqueles com selos que atestem menor consumo de energia, assim como
aqueles produzidos de forma a não impactar fortemente o meio ambiente para sua produção.

Fechar negociações com fornecedores de coleta, transporte e destinação de resíduos que estejam
vinculados corretamente aos órgãos ambientais e com licenças de operação vigentes, dessa forma
contribuindo com a sociedade.

Permeiam as atividades de suprimentos o direcionamento nas negociações dessa consciência de

forma que essa informação chegue às partes interessadas dos fornecedores e sociedade, buscando
a coletividade no compromisso de preservação ambiental.

4
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

7 PROCEDIMENTOS DE AQUISIÇÃO, RECEBIMENTO E

AVALIAÇÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS

7.1 Compra de Materiais

7.1.1 Solicitações de Compras de Materiais

As solicitações deverão ser realizadas dentro do período mensal liberado para os seus
lançamentos, tal período ocorre entre o dia 01 ao dia 20 do mês vigente, todas essas solicitações
deverão ter data de necessidade a partir do 01 dia do mês subsequente ao mês vigente, caso o
prazo de necessidade necessite que seja inferior, seguir as instruções da solicitação de compra de
urgência.

Os insumos solicitados devem estar com o maior número de detalhes possíveis, e na unidade de
medida correta, caso o sistema não possua o insumo ou a unidade de medida, a criação deste
deverá ser solicitada através do e-mail cadastro@idealgrupo.com.br.

7.1.1.1 Solicitação de Compra – SC

O prazo para liberação do pedido de compra dos produtos solicitados é de no mínimo 10 dias
(caso a solicitação seja realizada no dia 20 do mês vigente, com data de necessidade para o dia
01 do mês subsequente). A data desejada pelo requisitante deverá estar descrita na solicitação,
no campo “Data de necessidade”.

5
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

7.1.1.2 Solicitação de Compra de Urgência - SCU

As solicitações que necessitem de um prazo inferior ao informado no tópico acima também

deverão ser realizadas via sistema, nestas o “flag” de urgência deverá ser marcado e a
justificativa deverá ser realizada, conforme imagem abaixo:

A data desejada pelo solicitante deverá estar descrita na solicitação, no campo data de
necessidade e não poderá ser inferior a 07 dias (para emissão do pedido de compras).

7.1.1.3 Solicitações de Equipamentos

As solicitações para locação ou aquisição de equipamentos devem ser realizadas diretamente ao

CC 121 - Frotas - para que seja verificado, pelo setor, a disponibilidade de equipamentos no
pátio da empresa ou em obra, e em caso de indisponibilidade, o setor Frotas encaminha a
solicitação de locação de equipamento para o departamento de compras.

ATENÇÃO

Apenas o setor de suprimentos tem autorização da Gestão da Ideal Grupo para comprar
materiais e contratar serviços, mediante pedido de compra e contratos de prestação de
serviço, excetuando a contratação de consultoria/projetos (conforme indicado no tópico
7.3.1), necessidades de compras fixas, previstas voltadas a áreas de técnicas, compras
realizadas pela maior alçada (conselho administrativo) e serviços/compra voltados a
atendimento emergencial da frota IDEAL (carros leves e linha amarela).

7.1.2 Fluxo do Processo de Compras de Material

7.1.2.1 Da Solicitação

O almoxarife/administrativo de obra, indicado pelo engenheiro responsável pelo CC, deve

realizar as solicitações de materiais seguindo as instruções descritas nesta instrução, atentando
especialmente para a data de necessidade, que não poderá ser inferior a 10 dias. Outro ponto de
atenção no momento de lançamento da solicitação, é a especificação exata do material de acordo

6
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

com o projeto, ou necessidade do consumidor/cliente final, considerando os requisitos de

desempenho, quando indicados.

7.1.2.2 Solicitações Erradas

O comprador deverá bloquear e justificar o bloqueio da solicitação e aguardar a correção. Caso

não seja corrigida a requisição no prazo de 08 dias, poderá ser cancelada pelo setor de
suprimentos com a autorização do solicitante.
7.1.2.3 Data de Entrega

A data de remessa (data de entrega do material) deve seguir o prazo mínimo de 10 dias ou o
prazo mínimo que o mercado/fornecedor consiga atender. No caso em que o prazo mínimo não
atenda a necessidade da obra e seja inferior ao prazo de 10 dias, deverá ser gerada solicitação em
caráter de urgência (marcando a flag e justificando na própria SC).

7.1.2.4 Especificação do Material

A especificação do material a ser utilizado em obra deve ser realizada através de consulta a
normas técnicas, catálogos técnicos, projetos e seus critérios de desempenho, memoriais
descritivos e plano de controle tecnológico, quando necessário. A depender da criticidade do tipo
e quantidade material, o setor de suprimentos, antes de fechar o pedido, pode realizar visitas aos
locais de produção dos insumos requisitados, visando verificar se aquele fornecedor de fato está
apto para o fornecimento. Essas especificidades, quando ocorrerem, são discutidas pelo
engenheiro da obra, gerente de obras com a equipe do setor de suprimentos.

ATENÇÃO

As solicitações urgentes de materiais deverão seguir o procedimento padrão de compras,

contendo cotação com no mínimo 02 empresas, caso não seja factível deve-se apresentar
justificativas.

7.1.2.5 Cotações

Para as compras de materiais os compradores devem apresentar, no mínimo, 02 cotações, caso

não seja possível, deve-se apresentar as devidas justificativas. O comprador (a) deve realizar as
respectivas negociações, tratando de todos os detalhes do fornecimento tais como: prazo, preços

7
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

unitários, impostos, condições de pagamento, tipo de entrega, nível de qualidade e referências

comerciais quando se julgar necessário.

Após o recolhimento das propostas deve ser preparado o mapa de cotação para definição do
fornecedor, deve-se atentar para descrever detalhes importantes da negociação, no campo de
observação do mapa, de forma a facilitar escolha da melhor condição comercial e o
entendimento dos aprovadores.

NOTA: Ao comprar Equipamentos de Proteção Individual – EPI, solicitar conforme Certificados de

Aprovação – CA, indicados pelo setor de Segurança Ocupacional.
Caso o fornecedor tenha alguma observação ou ocorrência em Compliance, este deve ser analisado pelo
Comitê de Ética ou, em alguns casos, pelo Conselho Administrativo.

OBSERVAÇÃO
As 02 propostas mínimas poderão ser dispensadas da cotação quando:
1. Não existir fornecedor apto para o fornecimento de material;
2. Possuir processo de cotação aprovado em até 03 (três) meses, utilizando o preço histórico para o
mesmo escopo;
3. Em caso de negociação de permuta, utilizando comparação com preço histórico;
4. Em caso de especificação técnica quando é determinada a marca/modelo.
5. Quando a contratação/processo de compra foi considerada inexigível.
Obs.: Todas essas exceções deverão ser apresentadas com justificativas explicitas no mapa de
cotação ou em anexos ao pedido de compra.

7.1.2.6 Novos equipamentos e veículos

As compras de equipamentos de veículos leves e pesados, são realizadas diretamente pela

Diretoria, com o apoio da equipe de compras, a qual deverá pesquisar no mercado em busca de
oportunidades para aquisição de equipamentos de terraplenagem e veículos, considerando as
necessidades dos clientes, novos projetos, nível da concorrência, entre outros aspectos.

Preferencialmente, o investimento em novos equipamentos deve ser planejado dentro do

“budget” anual. Se a compra for de oportunidade, o valor da parcela deve estar contemplado no

8
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

lucro líquido previsto para o período. Neste caso o processo de compra e negociação é
diretamente com o Diretor Presidente.

7.1.2.7 Alçada de Aprovação e Liberação

O processo de aprovação e liberação dos pedidos de compra segue uma hierarquia de liberação
pelos gestores e com ranges de valores:

ALÇADAS DE APROVAÇÃO
0,01 até 2.499,99 Coord. Supr. Engenheiro / Coordenador/ Escritório

2.500,00 até 9.999,99 Coord. Supr. Engenheiro / Coord./ Escritório DAF

10.000,00 até 44.999,99 Coord. Supr. Eng./Coord. DAF Superintendente

≥45.000,00 Coord. Supr. Eng./Coord. DAF Superintendente DAF CEO

NOTA: Fica estabelecida alçada de compra de até R$ 1.200,00 (mil reais) para cada comprador,
dispensando o processo de compra para valores até este limite.

ATENÇÃO

Fornecedores fixos que possuem Materiais que têm extração direta da natureza devem ter
todas as licenças desde a extração nas jazidas e/ou demais locais naturais; licenças de
operação para a comercialização do produto e quando a extração e comercialização forem de
fornecedores diferentes, devem-se ter documentos legais de ligação e liberação entre as
partes. São considerados materiais com extração direta da natureza: pedras naturais, gesso
em pó, placa de gesso, bloco de gesso, placa em gesso acartonado e balcão de granito. Com
isso verifica-se todo o ciclo de vida desses materiais.

7.1.2.8 Pedido de Compra

Após a liberação por todos os gestores, o pedido de compra deve ser enviado pelo setor de
suprimentos para o respectivo fornecedor e gestores da obra solicitante via e-mail padrão ou via
física, sendo assim disponibilizado para impressão/cópia;

9
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

O pedido de compra deve conter:

A. Descrição completa do material a ser adquirido;

B. Quantidade;
C. Unidade de compra;
D. Preço e condições de pagamento combinados;
E. Observações referentes a impostos, frete, etc.

7.2 RECEBIMENTO DE MATERIAIS EM OBRA

Os materiais são recebidos conforme especificado no fluxograma acima.

Ao chegar um material na obra, o almoxarife deve receber o material com o pedido de compra
em mãos para conferir as informações da Nota Fiscal do material que está sendo entregue e, caso
exista alguma divergência, registrar e comunicar o setor de suprimentos, quando necessário;

Para materiais perigosos deve-se tomar cuidado no descarrego para evitar derramamento. Se
ocorrer, realizar contenção e limpeza.

1
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
0
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

Com as informações em mãos, o almoxarife realiza as seguintes atividades:

 Confere os dados fiscais e de faturamento da Nota Fiscal, bem como sua conformidade com
o pedido e condições de financiamento / pagamento;
 Verifica se o material que está sendo entregue corresponde ao que consta no pedido e na
Nota Fiscal;
 Verifica a quantidade do material, utilizando romaneios específico (aço e madeira), quando
necessário;
 Realizar os ensaios e verificações recomendados para cada tipo de material recebido;
 Em função do resultado é decidido se o lote de materiais será aceito ou não.

7.2.1 Aceitação Total do Material

Não havendo problemas o material é recebido, assina-se o canhoto da NF e entrega-o ao

transportador e libera sua saída do canteiro.

Quando a quantidade do material constante na nota fiscal não corresponde à quantidade do

pedido, deve-se proceder da seguinte maneira:

Quantidade maior que o pedido, após autorização pelo responsável da obra, o almoxarife deve
realizar uma solicitação de compra complementar e entra em contato com o departamento de
suprimentos que emite um pedido de compras complementar e solicita prorrogação do
pagamento caso necessário até a finalização do processo.

7.2.2 Recusa Parcial do Material

Informa a ocorrência de problemas ao engenheiro ou ao mestre de obra e recebe autorização para

devolução.

Após contato do engenheiro com o fornecedor, a NF deve ser recebida e a Nota Fiscal de
devolução do material recusado (quantidade recusada) é solicitada à área Fiscal, seguindo
orientação dessa área.

Devolve o material recusado com a Nota Fiscal de devolução ao Fornecedor.

Comunica ao departamento de compras sobre a recusa do material.

Libera a saída do transportador do canteiro de obras.

1
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
1
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

7.2.3 Recusa Total do Material

Informa a ocorrência de problemas ao engenheiro ou ao mestre de obra e recebe autorização para

devolução.

Anota no verso da nota fiscal a razão da devolução e após contato do engenheiro com o
fornecedor devolve ao transportador juntamente com o material recusado, ou nota fiscal do
fornecedor com o canhoto em branco, ou a nota fiscal de devolução que deve ser solicitada a
contabilidade.

Libera a saída do transportador do canteiro.

Comunica ao departamento de compras sobre a recusa do material.

7.3 Contratação de Serviços, Locações, Projetos e Consultorias

7.3.1 Regras de Requisição de Contratação de Serviços

1
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
2
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

7.3.1.1 Solicitação Normal

O prazo normal para contratação de serviço é de 30 dias ou a data mínima de atendimento dos
fornecedores, e a data desejada pelo requisitante deve estar descrita na solicitação no campo data
de necessidade atentando-se para que estas sejam a partir do 01 dia do mês subsequente ao mês
em que a solicitação estiver sendo elaborada.

7.3.1.2 Solicitação de Urgência

As SC que necessitem de um prazo inferior ao informado no item 7.3.1.1, também deverão ser
realizadas via sistema, com a flag de urgência marcada e a justificativa deverá ser realizada
conforme imagem abaixo.

7.3.2 Contratação de Serviços de Obras e Locação de Equipamentos

A Obra deverá seguir as regras de requisições de serviço descritas no item 7.3.1, e os contratos
devem descrever o serviço a ser contratado, bem como escopo, objeto, responsabilidades,
especificações técnicas, e, se caso necessário, obrigatoriedade de atendimento a norma de
desempenho NBR 15575.

As requisições devem conter no mínimo as informações abaixo descritas:

 Todos os insumos, quantidade e unidades de medida devem ser solicitados corretamente no

sistema PROTHEUS TOTVS, caso o insumo não esteja cadastrado deve-se enviar a
solicitação para cadastro no e-mail cadastro@idealgrupo.com.br;
 Cronograma de execução do serviço (caso aplicável),
 Projetos e indicações de especificidades para atendimento a critérios de desempenho,
quando necessário (em anexo a solicitação).
 Fotos ou imagens que ilustrem as necessidades da contratação (em anexo a solicitação).

7.3.2.1 Requisições Erradas

O comprador deve bloquear a solicitação e aguardar a correção. Caso não seja corrigida a
requisição, no prazo de 08 dias, a SC poderá ser cancelada/excluída pelo setor de suprimentos.

1
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
3
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

7.3.2.2 Cotações

O setor de suprimentos deve solicitar, no mínimo, propostas a dois fornecedores, quando

possível, informando sobre a necessidade do serviço a ser contratado.

As empresas interessadas, se necessário, agendam reunião com o engenheiro da obra e/ou setor
de contratos e/ou Gerente de Obra e/ou Superintendente e/ou Diretor, onde ocorrerá as seguintes
tratativas:

 Repasse das orientações básicas para execução dos serviços;

 Fornecimento dos projetos, memoriais e cronogramas da obra necessários;
 Orientações relativas à especificidade do serviço, se necessário;
 Orientações quanto a critérios de desempenho e metodologia executiva, se necessário;
 Orientações relativas à avaliação de fornecedores de serviços feita pela empresa;
 Esclarecimento sobre a necessidade de treinamento de toda a equipe de prestação de
serviços.

OBSERVAÇÃO
Com o objetivo de apoiar o setor de suprimentos, e a fim de dar mais celeridade e melhor
atendimento técnico apropriado ao andamento da contratação, os setores podem solicitar
diretamente as propostas para os fornecedores, mínimo de 02 quando possível, e ao criar a
solicitação anexa-las para que a negociação e a definição do fornecedor sejam realizadas pelo
setor de suprimentos.

As 02 propostas poderão ser dispensadas da cotação quando:

 Não existir fornecedor apto para o serviço;

 Possuir processo de cotação aprovado nos últimos 3 meses, utilizando o preço histórico
para o mesmo escopo;
 Em caso de especificação técnica quando é determinada a marca/modelo.

1
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
4
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

7.3.2.3 Recebimento de Propostas

As empresas concorrentes devem elaborar as propostas e enviá-las ao setor de suprimentos,

conforme orientações recebidas durante a reunião/contato.

Todas as propostas deverão ser anexadas nas pastas da rede da respectiva contratação, o mapa de
cotação deverá ser elaborado, e após definição do fornecedor, todos os dados referentes à
contratação serão enviados para o setor de contratos via e-mail padrão para elaboração do
instrumento contratual a fim de formalizar a contratação. O contrato elaborado terá em anexo a
proposta vencedora, bem como os demais documentos que integram o andamento do contrato
(cronogramas, ensaios, ordem de serviços, liberações e etc.). O setor de contratos lançará a
contratação no sistema PROTHEUS TOTVS, e a aprovação desta seguirá para os gestores
conforme a hierarquia de alçadas de liberação conforme item 7.3.2.4.

7.3.2.4 Alçadas de Liberação

ALÇADAS DE LIBERAÇÃO
0,01 até 2.499,99 Coord. Supr. Engenheiro / Coordenador/ Escritório

2.500,00 até 9.999,99 Coord. Supr. Engenheiro / Coord Superintendente/Diretor

10.000,00 até
Coord. Supr. Eng./Coord. Superintendente Diretor
44.999,99

≥45.000,00 Coord. Supr. Eng./Coord. SuperinTendente Diretor CEO

7.3.2.5 Fechamento do Contrato

Ao fim da liberação dos gestores, o setor de contratos deverá recolher as assinaturas no contrato
em meio físico. Após a assinatura, o setor de contratos disponibilizará o documento para a obra,
fornecedor e equipe de suprimentos em meio digital.

A identificação exata dos serviços contratados é descrita no contrato de prestação de serviços

que contém todas as informações comerciais e técnicas necessárias.

7.3.2.6 Fornecedores Específicos

Para os fornecedores de remoção de entulho/ demolição/ escavação estes se comprometem a

enviar os resíduos aos locais licenciados pelos órgãos ambientais e fornecer os respectivos
comprovantes de destinação.

1
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
5
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

Os fornecedores ativos de serviços / materiais que causem impactos ambientais, precisam de

licença ambiental atualizada junto ao Órgão Ambiental / prefeitura que deverão ser guardadas no
referido departamento e cadastradas na FQ – 001 Lista Mestra de Documentos, FQ 11- Relatório
de Qualificação de Fornecedores e FQ 12 – Lista de Fornecedores Homologados.

Para contratação de laboratórios que irão realizar ensaios técnicos, deve-se verificar se estes
possuem certificados de acreditação pelo INMETRO ou padrões rastreáveis correspondentes.
Termo de aceite/ pedido de compra de serviços laboratoriais deve descrever claramente o que
está sendo contratado, incluindo especificações técnicas, e contenham exigências quanto à
acreditação dos ensaios, competências e experiências dos técnicos de laboratório, prazos para
realização dos ensaios, normas e equipamentos e certificados de calibração.

Os pedidos de compras / contratos de locação de equipamentos de obras considerados críticos

(retroescavadeira, betoneira, foguetes, gruas, guinchos etc) devem conter informações sobre o
que está sendo contratadas, características operacionais, operações de manutenção,
responsabilidades técnicas e demais informações julgadas necessárias pelo engenheiro da obra /
suprimentos.

Serviços referentes a construção civil – serviços especializados em topografia, sondagem, bate-

estacas, análise de materiais, entre outros: solicitar documentação de comprovação de capacidade
técnica.

Serviços terceirizados como: transporte, locação de equipamentos, mão de obra, entre outros,
quando definidos pelos clientes, poderão ser dispensados de qualificação dispensados de
qualificação, não obstante, deverá ser apresentada justificativa.

Os serviços de manutenção externa de equipamentos e ferramentas são realizados em

fornecedores predefinidos, dispensando seguir o processo de compras.

ATENÇÃO

NO caso em que o contrato é unificado para toda a empresa, será emitido em duas vias (Ideal
e fornecedor), e cada obra receberá a via de forma digital.

7.3.2.7 Contratação de Projetos e Consultorias

O superintendente de engenharia define os projetos, consultorias e outros tipos de prestação de

serviços necessários para o desenvolvimento de cada empreendimento.

1
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
6
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

O gerente de projetos seleciona, contrata, avalia os projetistas, consultores e demais prestadores

de serviços a partir da especificidade de cada empreendimento, agendando reunião com o
profissional escolhido.

Na reunião inicial são apresentadas todas as informações necessárias para que o profissional
elabore e envie sua proposta técnica (concepção, layout, etc.) e comercial.

Após receber a solicitação de compra contendo todas as propostas anexadas com assinatura do
gestor e a proposta vencedora, o setor de suprimentos elabora o mapa de cotação, negocia e
encaminha para o setor de contratos todos os dados necessários para elaboração do instrumento
conforme e-mail padrão.

As solicitações de compra de projetos devem descrever claramente o que está sendo contratado,
definindo objeto, escopo, responsabilidades e especificações técnicas, quando aplicável, como
também a obrigatoriedade de atendimento a norma de desempenho especifica para cada tipo de
projeto.

7.4 Cadastro de Insumos e Fornecedores

7.4.1 Cadastro de Insumos

As solicitações para cadastro de insumos no PROTHEUS TOTVS serão encaminhadas via e-

mail para o endereço cadastro.produto@idealgrupo.com.br.

Anexar ao e-mail o formulário padrão contendo todos os detalhes necessários para o cadastro do
insumo.

7.4.2 Cadastro e Homologação de Fornecedores

O cadastro de fornecedores é realizado pelo setor de suprimentos no sistema PROTHEUS

TOTVS, sendo necessário o encaminhamento dos documentos

7.4.2.1 Cadastro Geral

 Cartão de CGC/CNPJ;
 Contrato social (apenas constituição e última alteração);
 Cartão de inscrição estadual;
 Licença de operação da empresa;

1
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
7
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

 Comprovante de Dados bancários, exemplo: cópia de cheque, cópia do cartão ou cabeçalho

do extrato bancário;
 Declaração padrão de informações básicas, assinada por representante da empresa;
 FQ 11- Relatório de Qualificação de Fornecedores preenchida.

7.4.2.2 Cadastro de Fornecedores de Serviços

 Cartão de CGC/CNPJ;
 Contrato social (apenas constituição e última alteração);
 Licença de operação;
 CND-INSS (certidão negativa de débito do INSS);
 PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), em caso de fornecedor de refeição;
 Contribuição patronal do exercício da sede da empresa;
 Certidão negativa de débito (CND) para com as fazendas federal, estadual e municipal da
sede da empresa;
 Certidão de regularidade com o FGTS da sede da empresa;
 Certidão negativa de dívida ativa da união;
 Cartão de inscrição estadual e ou municipal;
 Comprovante de Dados bancários, exemplo: cópia de cheque, cópia do cartão ou cabeçalho
do extrato bancário;
 Declaração padrão de informações básicas, assinada por representante da empresa;
 FQ 11- Relatório de Qualificação de Fornecedores preenchida.

7.4.2.3 Cadastro de Pessoa Física

 Documento do RPA constando os dados de extrato bancário (cabeçalho), constando

CNPJ/conta/agência/banco;
 CPF;
 Comprovante de Dados bancários, exemplo: cópia de cheque, cópia do cartão ou cabeçalho
do extrato bancário.

1
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
8
 INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-002
Data
22/03/2023
Revisão
COMPRAS 17
Setor/Contrato
SUPRIMENTOS

7.4.2.4 Cadastro de Micro Empreendedor Individual – MEI

 Certificado da condição de microempreendedor individual;

 Comprovante de residência;
 Comprovantes: CPF, RG, CARTEIRA DE TRABALHO e PIS.
 Comprovante de Dados bancários, exemplo: cópia de cheque, cópia do cartão ou cabeçalho
do extrato bancário.

NOTA: Documentos ilegíveis, fora da validade ou a falta de documento, a suspensão do

cadastro até a regularização e envio da documentação.
As documentações enviadas serão analisadas pelo colaborador responsável do setor de
suprimentos, e quando necessário especialistas de áreas.

8 REFERÊNCIAS

PS 01 – Controle de Documentos
IT 05- Plano de Recebimento

9 REGISTROS

 FQ-11 Questionário de Qualificação de Fornecedores

 FQ-12 Lista de Fornecedores Homologados
 FQ-15 Pedido de Compra (Protheus)

10 ANEXOS

Sem anexos para esta instrução.

1
PRIORIZE CÓPIAS DIGITAIS. IMPRIMA APENAS SE NECESSÁRIO.
9