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TÍTULO:
POP 005
SUPRIMENTOS E CONTRATAÇÕES
REV 12
CONTROLE DE REVISÕES
APROVAÇÃO
REVISÃO DATA NATUREZA DA ALTERAÇÃO
ELABORAÇÃO REVISÃO APROVAÇÃO
Este procedimento substitui e integra os seguintes
procedimentos: 741.01.0122.01.04 Suprimento e
09 30/10/2015 Contratação e 755.0115.01.04 Procedimento para Elisangela Regina Assayag Rodrigo Ramos
Recebimento, Estocagem, Expedição e Entrega de Teixeira Diretora de de Lima
Coordenadora Suprimentos/ Gerente de
Material. de Suprimentos Frotas SGI/QSMS
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CÓDIGO:
SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
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SUPRIMENTOS E CONTRATAÇÕES
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1. OBJETIVO
2. ABRANGÊNCIA
3. REFERÊNCIAS
Não Aplicável
4. DEFINIÇÕES
5. DESCRIÇÃO DO PROCESSO
5.1. Responsabilidades
O Departamento de Suprimentos recebe solicitações via Portal RM contendo a descrição dos itens a serem
adquiridos/ locados ou terceirizados, através da Solicitação de Material-Serviço, ou em caso de serviços, o
escopo por e-mail contendo detalhes para contratação.
As Solicitações de Compras/ Serviço quando inseridas no sistema, seguem para análise prévia aos gestores
de cada contrato para aprovação via Sistema. Aprovada a solicitação, ela fica disponível no RM Agilis, para
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Para cada Solicitação de Material / Serviço serão realizadas três cotações, salvo:
Quando não for possível identificar três fornecedores habilitados para tal produto/serviço;
Para utilização de processo de cotação feito nos últimos 3 meses, desde que o serviço/produto seja
idêntico, nunca superando 02 utilizações da mesma cotação;
A justificativa para casos enquadrados nos itens acima, deverão ser informadas no pedido de compra.
Ao final do processo é criado o Work Flow, com a melhor oferta, gerando uma ordem de compra para análise
dos aprovadores via RM Agilis.
FUNÇÃO VALORES
Comprador Até R$ 2.000,00
Diretoria de Suprimentos De R$ 5.000,01 até R$ 10.000,00
Gestor do Centro de Custo e/ou Diretor Socio- Acima de R$ 10.000,01 até R$ 50.000,00
Administrador
Socio-Administrador ** regra de 51% Acima de R$ 50.000,01
O Departamento de Compras deve disponibilizar para os fornecedores todas as informações necessárias tais
como: Especificação técnicas, normas, padrão de catálogo, para que possam atender às necessidades
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colocadas
Após aprovado, conclui-se o atendimento via RM Nucleus e onde serão gerados 01 dos 3 processos:
b. “contrato guarda-chuva”, que não é enviado ao fornecedor até que se converta em pedido de compra;
Fornecimento de produto /serviço, sem mão de obra, trabalhando dentro do site da IMC ou do cliente,
para fornecimento spot, fornecimento não contínuo deve-se eleger pedido de compra.
Fornecimento de produto /serviço contínuo de valor não superior a R$ 20.000,00/ano, poderá ser
eleito contrato guarda-chuva desde que não haja mão de obra dentro do site da IMC ou do cliente
contrato guarda-chuva, desde que não haja mão de obra dentro do site da IMC ou do cliente.
Para contrato:
Fornecimento de serviço contínuo que tenha mão de obra dentro do site da IMC ou do cliente por
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5.4. CONTRATAÇÕES
Objeto do contrato;
Prazo de vigência;
Preço unitário/valor total estimado;
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Preferencialmente serão utilizados os contratos elaborados pela IMC Saste e eventualmente poderão ser
utilizados contratos padrões dos respectivos fornecedores.
5.4.1. Aditivos:
Para novos fornecedores, é enviado uma Ficha Cadastral (quando aplicável), para preenchimento e conforme
dados recebidos cadastrá-lo no sistema RM.
Para novos fornecedores o cadastro no RM e feito consultando o site da receita que automaticamente valida
os dados do fornecedor no caso de fornecimento de mão de obra também consultado.
http://www.portaltransparencia.gov.br/sancoes/ceis
5.5. AVALIAÇÃO FORNECEDORES
Os Departamentos que recebem os itens adquiridos / locados /serviços deverão fazer a “Avaliação de
Desempenho dos Fornecedores” anual ou durante o fornecimento, caso haja problema no recebimento o
comprador responsável pela aquisição deve ser acionado imediatamente.
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Compete aos Setores da Qualidade nos contratos (quando existir) a responsabilidade de inspeção e
aprovação da qualidade antes da liberação dos mesmos para aplicação.
Para consulta de fornecedores homologados e que participaram de processos anteriores é utilizado filtro
“consulta produtos/serviços” no ícone “Movimento de Produto”.
Para fornecedores de produtos e serviços oriundos de recursos naturais, de saúde e segurança ocupacional,
deverão ser adotados obrigatoriamente além dos critérios gerais para qualificação de fornecedor, critérios
específicos para escolha conforme indicado no formulário de Avaliação Inicial de Fornecedores, via sistema
RM.
O critério adotado para fornecimento de materiais e/ou serviços, críticos ou não críticos, de procedência
estrangeira estará baseado na tecnologia aplicada não disponível no mercado nacional e/ou referências do
Fornecedor.
A aquisição de produtos / serviço deve ser realizada junto aos fornecedores, utilizando-se os critérios
indicados abaixo:
Preço competitivo;
Bom atendimento;
Certificado por entidade reconhecida por organismo oficial, tais como: INMETRO, NACCB, RAB,
BSI, etc., na norma ISO 9000 ou similar, ou;
Item 2
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Avaliar a cada 12 (doze) meses o desempenho dos fornecedores de fornecimentos críticos, para materiais
e/ou serviços, que tenham pelo menos 01 (um) fornecimento no período tendo como base a média anual de
pedidos conforme e não conforme.
Os fornecedores de produtos e serviços que participaram de processos a mais de 3 (Três) anos é feita uma
nova homologação para assegurar a sua capacidade de fornecimento, sendo assim é efetuada novamente a
Avaliação Inicial e Desempenho.
Para Avaliação Inicial de Fornecedores deverá ser preenchido o formulário de Avaliação Inicial de
Fornecedores (Anexo I) via sistema RM Nucleus.
Sempre que possível e quando aplicável ao tipo de produto ou serviço, o usuário/comprador poderá realizar
uma visita técnica nas instalações do fornecedor, devendo ser registrá-la por relatório fotográfico.
Os fornecedores que possuírem Sistema de Gestão da Qualidade e Meio Ambiente auditado conforme
requisitos da Norma NBR ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, devem fornecer cópia dos Certificados; o
Departamento de Compras acompanhará a validade dos mesmos, solicitando atualização quando expirar o
prazo.
Sempre serão cotados novos fornecedores, devido à logística, produtos, serviços, prazos; porém caso seja
adquirido o produto/ serviço críticos o fornecedor deverá passar pelo processo de qualificação.
Quando o cliente solicitar que seja utilizado um fornecedor de sua preferência, ao invés dos fornecedores
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aprovados pela IMC SASTE, o mesmo deverá ser qualificado, caso seja produto/ serviço crítico.
Os fornecedores que participaram dos processos de cotação e não foram selecionados para o fornecimento,
poderão (quando aplicável) ser avaliados e os resultados devem ser utilizados para próximas cotações.
A Avaliação do Desempenho dos Fornecedores de materiais, serviços de escopo contratual serão efetuadas,
quanto a determinados requisitos, considerando o desempenho e o “IQF” individual dos mesmos. A avaliação
de desempenho deverá ser registrada na Avaliação de Desempenho de Fornecedores (Anexo II) via
sistema RM Nucleus, sendo o comprador responsável pela coordenação.
Os critérios de aprovação do fornecedor serão de acordo com atendimento do Item “SIM” da Avaliação Inicial
de Fornecedores.
1 = Péssimo
2 = Ruim
3 = Regular
4 = Bom
5 = Ótimo.
Critérios:
D = Desempenho
PD = Pontuação de desempenho
PMD = Pontuação média de desempenho
PD = (Soma de “D” x IQF)
PMD = PD / Números de itens avaliados
PMD = 1 a 8 => Desempenho abaixo do esperado – Ruim = IQF 1
PMD = 9 a 12 => Desempenho Regular = IQF 2
PMD = 13 a 16 => Desempenho Bom = IQF 3
PMD = 17 a 20 => Desempenho Ótimo = IQF 4
Os fornecedores com PMD = 1 a 8, deverão ser retirados do cadastro.
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Os fornecedores com PMD = 9 a 12, deverão ser solicitadas melhorias em caso de novas aquisições.
Os fornecedores com PMD acima de 13, deverão ser mantidos nos cadastros.
O IQF permanecerá gravado automaticamente no sistema informatizado “Cadastro do Fornecedor” no
campo “Complementares” e disponível para visualização do comprador.
No caso de serem identificados problemas graves e/ou frequentes no fornecimento de produto/serviços deve
ser informado ao Departamento do usuário e Departamento de Suprimentos para analisarem e decidirem as
providências a serem adotadas, tais como:
A decisão quanto à providência a ser adotada deverá levar em conta os seguintes fatores:
Reavaliar o fornecedor desqualificado somente após demonstrar evidências de correção das causas das não
conformidades em um prazo não inferior a 12 (doze) meses após a última avaliação.
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Nos contratos onde houver necessidade de entrega de documentos das subcontratadas ao cliente, a gestão
se faz local.
No processo de monitoramento de itens críticos deve ser dada atenção especial (criteriosa) aos
itens abaixo citados
Assistência Técnica (AT) Atendimento dispensado para soluções de problemas e/ou melhorias no
fornecimento (técnico e comercial).
5.1.1. Fornecedores Críticos
Todos os fornecedores críticos serão avaliados em uma frequência anual (a partir de 12/2013, eletrônico –
via sistema) onde independente do início de determinado fornecimento, os mesmos serão avaliados na
frequência estabelecida, tendo em vista a necessidade da análise crítica do sistema. Os arquivos físicos
(histórico) anteriores a 2012 estão armazenados em arquivos inativos.
Para os fornecedores que já foram avaliados, as próximas avaliações deverão ter como base sempre o último
IQF obtido.
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Início
Preencher o Relatório
Existe Divergências? Sim Recebimento de Material via
RM Nucleus
FGI 0016
Não
Fim
Não
Verificar o certificado de
É equipamento/instrumento calibração e dos padrões RBC.
Sim
de medição? Caso não tenha solicitar ao
fornecedor
Não
Fim
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Início
Sim
Armazenar
Fim
Início
Fim
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Início
Monitorar o retorno da entrega no local do Rastreabilidade dos materiais enviados conforme abaixo:
destinatário, requisitando ao recebedor o Correio: Número do objeto
envio do canhoto da NF de remessa assinado Transporte Aéreo: Número de coleta, minuta de despacho
ou AWB (conhecimento de embarque aéreo)
Transporte Rodoviário: Número de coleta ou conhecimento
de embarque
Arquivar toda documentação de expedição
do material
(NF, Solicitação de Material, Pedido de
Compra e canhoto/via de coleta) PGI 002
FGI 0010
FGI 0013
Fim
A IMC Saste vem continuamente trabalhando para aprimorar sua área de Integridade, disseminando suas
normas de Ética e Conduta, a fim de fortalecer seus valores e objetivos a todos os funcionários, clientes e
parceiros.
O Descumprimento dos procedimentos e protocolos internos da IMC Saste, como falsificação de documentos,
conflito de interesses, desvio de conduta em QSMS e uso indevido de informações confidenciais poderão ser
denunciados através do nosso canal de ética: HTTPS://OUVIDORDIGITAL.COM.BR/IMCSASTE/ (canal para
denúncias totalmente imparcial e sigiloso) ou pelo telefone 0800 591 2066.
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7. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
Conforme a Nova Lei do LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), este documento só poderá ser
compartilhado por endereço eletrônico ou em canais profissionais, conforme a Lei n° 13.709, preservando os
dados da pessoa jurídica.
A validade deste documento está mantida enquanto permanecerem as condições atuais de trabalho. Portanto
qualquer alteração no ambiente de trabalho ou nas atividades dos funcionários ocasionará a revisão deste
documento.
Este documento deve ser arquivado eletronicamente no sistema de gestão eletrônica de documentos utilizado
pela IMC Saste e fisicamente como cópia não controlada no estabelecimento à disposição para consulta dos
colaboradores e fiscalização.
As informações transmitidas via grupo diretivo da IMC Saste, devem ser realizadas de celulares de
propriedade da empresa, no Canal COMUNICAÇÃO DE OCORRÊNCIAS e são de uso exclusivo da IMC
Saste, sendo confidenciais e proibidas de serem compartilhadas em outros grupos ou contatos externos. O
compartilhamento indevido poderá gerar medidas disciplinares ao ator que a tornar pública.
8. CONTROLE DE REGISTROS
Remoção/
Tempo de
Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Disposição/
Retenção
Descarte
Solicitação de
Eletrônico
Material ou Backup Backup Permanente Não se aplica
(RM Nucleus)
Serviço
Processo de Eletrônico
Backup Backup Permanente Não se aplica
cotação (RM Nucleus)
Avaliação Inicial Eletrônico
Backup Backup Permanente Não se aplica
de Fornecedores (RM Nucleus)
Pedido de Eletrônico
Backup Backup Permanente Não se aplica
compras (RM Nucleus)
Avaliação de
Eletrônico
Desempenho de Backup Backup Permanente Não se aplica
(RM Nucleus)
Fornecedores
Formulário de
Eletrônico
Elaboração de Backup Backup Permanente Não se aplica
(RM Nucleus)
Contrato
Recebimento de Eletrônico
Backup Backup Permanente Não se aplica
material (RM Nucleus)
Formulário
Eletrônico
Remessa de Backup Backup Permanente Não se aplica
(RM Nucleus)
Material
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