Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-02

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Controle de Registros
Data: 10/02/2015

Controle de alterações

Revisão Data Descrição

0 15/07/2010 - Emissão inicial
Lista de Revisão para adequação à nova estrutura da
1 01/03/2013
Distribuição Subsecretária de Finanças.
Item 3 – Inclusão na legislação: Decreto nº 44.143, de 02
2 05/04/2013
Referências de abril de 2013.
Item 3 – Inclusão do Decreto nº 44.428 de 11 de Outubro
3 17/10/2013
Referências de 2013.
Lista de Revisão para adequação à nova estrutura da
Distribuição Subsecretária de Finanças.
4 10/02/2015
Item 3 - Inclusão na legislação: Decreto nº 45.053, de 26
Referência de novembro de 2014.

Lista de Distribuição

Função
Representante da Direção - RD
Superintendente da Superintendência de Controle e Acompanhamento da Movimentação
Financeira - SUCOMF
Superintendente da Superintendência de Controle e Acompanhamento da Dívida Pública
Estadual – SUCADP
Superintendente da Superintendência de Captação de Recursos - SUCAR
Superintendente de Superintendência de Finanças - SUFIN
Superintendente do Tesouro Estadual - SUTES
Coordenador da Coordenação de Acompanhamento e Controle dos Pagamentos de
Concessionárias de Serviços Públicos – CACPC
Coordenador da Coordenação de Análise de Investimentos e Gastos – COAIG
Coordenador da Coordenação de Assessoramento Técnico Jurídico - COAJUR
Coordenador da Coordenação de Convênios – COCON
Coordenador da Coordenação de Encargos Gerais do Estado e Operações Especiais –
CEGOE
Coordenador da Coordenação de Gestão da Dívida – COGED
Coordenador da Coordenação de Gestão de Obrigações – CGO
Coordenador da Coordenação de Operações de Crédito – COPEC
Coordenador da Coordenação de Planejamento Financeiro – COPLAF
Coordenador da Coordenação de Precatórios – COPRE
Coordenador da Coordenação de Análise de Parcerias Públicas Privadas – COAP
Coordenador da Coordenação de Captação de Recursos – COCAR
Coordenador da Coordenação de Conciliação de Receita - CCR
Coordenador da Coordenação de Controle de Pagamentos – CCP
Coordenador da Coordenação de Controle e Conciliação Bancária – COCCB
Coordenador da Coordenação de Controle e Execução do Pagamento da Dívida Pública da
Administração Direta – CEPAD
Coordenador da Coordenação de Execução Financeira – CEFIN
Coordenador da Coordenação de Controle e Análise das Receitas Estaduais Diretamente
Arrecadas - CONARD

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Controle de Registros
Data: 10/02/2015

Elaborado/Revisado por:

Giovana dos Santos Itaborai, em 10/02/2015

_________________________________

Roberto Gomides de Barros Filho, em 10/02/2015

_________________________________

Aprovado por:

Leandro das Neves Corrêa, em 10/02/2015

__________________________________

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1. Objetivo

Este procedimento tem a finalidade de determinar parâmetros para controle dos registros da
qualidade, visando prover evidências da conformidade com os requisitos e da operação
eficaz do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da SUBFIN.

2. Escopo

Cabe a todos os envolvidos na SUBFIN a responsabilidade de fazer cumprir o estabelecido

neste procedimento.

3. Referências

NBR ISO 9000:2005 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Fundamentos e vocabulário

NBR ISO 9001:2008 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos
MQ-SGQ-SUBFIN – Manual do Sistema de Gestão da Qualidade da SUBFIN

Legislação:

Decreto Estadual
Decreto nº 44.143, de 02 de abril de 2013
Decreto nº 45.053, de 26 de novembro de 2014.

Decreto
Decreto nº 44.428 de 11 de Outubro de 2013.

4. Definições e Siglas

Organização – grupo de instalações e pessoas com um conjunto de responsabilidades,

autoridades e relações. Exemplo: Companhia, Corporação, Firma, Empresa, Instituições,
Organização Beneficente, Comerciante, Associação ou parte ou combinação destes.
Nota 1: O conjunto é geralmente ordenado.
Nota 2: uma organização pode ser pública ou privada.
Registro – Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidência de atividades
realizadas
SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade: Sistema de gestão para dirigir e controlar uma
organização, no que diz respeito à qualidade.
SUBFIN – Subsecretaria de Finanças

5. Procedimento

5.1 Aplicabilidade

5.1.1 Este procedimento é aplicável aos registros exigidos pela NBR ISO 9001 e aqueles
decididos pela SUBFIN como necessários.
5.1.2 Os registros exigidos pela NBR ISO 9001 e aplicáveis ao escopo deste SGQ estão
apresentados na tabela 1 abaixo.

Item Descrição
5.6.1 Registros das análises críticas pela Alta Direção

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6.2.2.e Registros apropriados de educação, treinamento, habilidade e experiência

Registros necessários para fornecer evidência de que os macroprocessos de
7.1.d
realização e o produto resultante atendem aos requisitos
Registros dos resultados da análise crítica dos requisitos relacionados ao produto e
7.2.2
das ações resultantes dessa análise
Registros dos resultados das avaliações de fornecedores e de quaisquer ações
7.4.1
necessárias, oriundas da avaliação
7.5.3 Registros de identificação única do produto se for requerida rastreabilidade
Registros da informação ao cliente se alguma propriedade do cliente for perdida,
7.5.4
danificada ou inadequada para uso
8.2.2 Registros de resultados de auditorias internas e ações de acompanhamento
8.2.4 Registros que indiquem pessoas autorizadas a liberar produto
Registros sobre a natureza das não-conformidades e quaisquer ações
8.3
subsequentes executadas, incluindo concessões obtidas
8.5.2 Registros dos resultados de ações corretivas executadas
8.5.3 Registros dos resultados de ações preventivas executadas
Tabela 1 – Registros obrigatórios e aplicáveis ao SGQ da SUBFIN

5.2 Elaboração, uso e revisão

5.2.1 Sempre que um registro for necessário para um procedimento ou instrução de

trabalho, este deverá constar no próprio documento.
5.2.2 No procedimento ou instrução de trabalho há uma tabela definindo os controles
necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e
disposição para cada registro (ver 5.3).
5.2.3 Quando um registro não fizer parte de um procedimento ou instrução de trabalho, este
será controlado através da Tabela Única de Controle de Registros (Anexo 1).
5.2.4 Deve constar no formulário do registro a sua revisão. Se o formulário do registro for
parte de um procedimento ou instrução de trabalho, sua revisão poderá ser controlada como
a de qualquer página do documento da qualidade ou através da Lista Mestra de Formulários
de Registros (Anexo 2). Se ele for avulso, sua revisão também deverá ser controlada
através da Lista Mestra de Formulários de Registros (Anexo 2).

5.3 Controle dos registros

5.3.1 Os controles necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação,

retenção e disposição dos registros são contemplados e explicados na Tabela 2 a seguir.

Controle Explicação
Identificação Nome e código do registro / formulário de registro

Armazenamento Pessoa responsável pela manutenção e salvaguarda do registro;

Local de guarda do registro durante seu tempo de armazenamento (área
organizacional, sala, armário, Sistema, Computador, Servidor, etc);
Forma de armazenar: digital ou físico (Pasta AZ, CD, DVD, disco rígido,
pasta suspensa etc).

Proteção Indica o controle de acesso (livre, restrito ou confidencial), além da

proteção necessária para impedir uma possível perda ou deterioração do

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registro (cuidados físicos com o registro).

Controle de Acesso:
Livre: qualquer pessoa pode ver e acessar o registro;
Restrito: Apenas funções definidas podem acessar o registro;
Confidencial ou irrestrito: só pode ser acessado com autorização do
Responsável, caso a caso, com rastreabilidade de quem acessou.

Cuidados:
Cuidados normais: se o registro estiver em meio eletrônico, fazer backup.
Se estiver em meio físico, proteger contra roedores, insetos e
inundações.
Cuidados especiais: Condições climáticas, microfilmagem, proteção
contra magnetismo, guardar em caixa forte, cópia em cofre, etc.

Recuperação Define como recuperar o registro. Indexação (XX,YY, por data, ordem
alfabética, diretório etc).

Retenção Histórico de retenção do registro, podendo ser o tempo mínimo de

retenção.
Ver se existe alguma legislação específica sobre o tipo de registro ou
atividade da organização.

Disposição Disposição dada ao registro após a retenção, por exemplo: destruir ou

eliminar, reciclar, lixo sem nenhum cuidado especial, enviar para arquivo
inativo, deletar arquivo etc.

Tabela 2 – Instruções para definição dos controles de registros

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6. Registros

Este procedimento é suportado por registros que atendem aos requisitos da Tabela 3 abaixo:

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação

Retenção Disposição
Tipo
Nome / Código (quando aplicável) Responsável Local Digital Físico Acesso Cuidado Indexação

Tabela Única de Controle de Digital e Digital: X X Digital: Digital e Digital e Digital e Digital:
Registros Físico: * Restrito aos Físico: Físico: Físico: Deletar da
Gestor da Servidores Normal Por data Mínimo até Pasta
Qualidade Físico: com acesso à sua revisão Pública
Armário da pasta SGQ
Qualidade Físico:
Físico: Descartar
Restrito ao
Gestor da
Qualidade

Lista Mestra de Formulários de Digital e Digital: X X Digital: Digital e Digital e Digital e Digital:
Registros Físico: * Restrito aos Físico: Físico: Físico: Deletar da
Gestor da Servidores Normal Por data Mínimo até Pasta
Qualidade Físico: com acesso à sua revisão Pública
Armário da pasta SGQ
Qualidade Físico:
Físico: Descartar
Restrito ao
Gestor da
Qualidade
Tabela 3 – Controle de registros
*F:\00 SUBFIN\Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)\Monitoramento do SGQ\Registros\Registros do PR SGQ SUBFIN 02 - Controle de Registros

Obs.: Todos os registros da qualidade devem ser:

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- Manuseados com cuidado para evitar danos, deterioração ou perda

- Arquivados e mantidos de forma adequada a fim de garantir a integridade de suas informações

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7. Anexos

Anexo 1: Tabela Única de Controle de Registros

Anexo 2: Lista Mestra de Formulários de Registros

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Anexo 1: Tabela Única de Controle de Registros

Tabela Única de Controle de Registros do

SGQ da SUBFIN (data)

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação

Retenção Disposição
Tipo
Nome / Código (quando aplicável) Responsável Local Digital Físico Acesso Cuidado Indexação

Obs.: Todos os registros da qualidade devem ser:

- Manuseados com cuidado para evitar danos, deterioração ou perda
- Arquivados e mantidos de forma adequada a fim de garantir a integridade de suas informações

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Anexo 2: Lista Mestra de Formulários de Registros

Lista Mestra de Formulários de Registros do SGQ

da SUBFIN (data)

Data de
N. do
Título do Documento Revisão Elaboração/
Documento
Revisão

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