PROCEDIMENTO GERAL PG-03-001

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CONTROLE DE REVISÃO

Revisão Data Descrição das Alterações e Item Atingido

Exclusão da segunda nota do item 6.1.

Alteração de texto no item 6.2.2 (Particularidades dos Projetos).
Inclusão de informação no item 6.3.3 (Cópias adicionais).
Inclusão de informação no item 6.4, parágrafos 1,5 e 6 (Melhoria Contínua).
05 23/04/2013 Exclusão de parágrafo no item 6.4.2 parágrafo 4 (Arquivos eletrônicos).
Exclusão de parágrafo no item 6.4.3 parágrafo 2 (Controle de documentos de
outras áreas).
Exclusão de parágrafo no item 6.4.4 (Forma de controle de normas técnicas).

06 30/10/2014 Revisão geral do documento.

07 30/12/2015 Inserção da sigla BP no item 6.1.

Alteração da versão da NBR ISO 9001. Alteração da sigla do MQ e descrição do

08 30/01/2017 documento no item 1.

09 05/02/2020 Alteração para adequação para NBR ISO 45001

Alteração do código deste documento e dos códigos dos documentos

10 22/03/2022
mencionados dentro do mesmo e revisão geral

11 19/12/2022 Revisão do item 5.6 Distribuição de documentos

Este documento só é valido se a sua última revisão estiver atualizada com o sistema de gestão
integrada que está disponível na intranet

Elaboração: Pedro Mundim Verificação: Márcio Pedro Análise e aprovação: Cláudio Zicker Data: 19/12/2022
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SUMÁRIO

1 OBJETIVO ............................................................................................................................ 3
2 APLICAÇÃO ......................................................................................................................... 3
3 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ........................................................................................... 3
4 RESPONSABILIDADE E OU AUTORIDADE .............................................................................. 3
5 DESCRIÇÃO ......................................................................................................................... 4
5.1 Estrutura da Documentação do Sistema de Gestão Integrado ................................................... 4
5.2 Elaboração/revisão do documento ........................................................................................... 6
5.3 Análise Crítica do documento................................................................................................... 6
5.4 Aprovação e re-aprovação do documento: ............................................................................... 6
5.5...................................................................................................................................................... 6
5.5 Emissão do documento ............................................................................................................ 6
5.6 Distribuição de documentos .................................................................................................... 7
5.6.1 Solicitação de cópias adicionais .................................................................................................................... 7
5.7 Revisão de Documentos ........................................................................................................... 8
5.7.1 Controle de documentos obsoletos .............................................................................................................. 8
5.8 Cancelamento de documentos ............................................................................................. 8
5.9 Controle de Documentos Externos ....................................................................................... 9
5.10 Controle de documentos técnicos nos Projetos ..................................................................... 9
5.11 Controle de Registros ........................................................................................................... 9
5.11.1 Controle de registros na desmobilização de projetos ................................................................................... 10
5.12 Backups dos documentos do SGI .......................................................................................................... 10
6. REGISTROS ................................................................................................................................ 10
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GLOSSÁRIO, TERMOS E DEFINIÇÕES

É o meio na qual ela está contida (papel, ótico, magnético, lógico, etc.) no qual
Documento
uma informação está contida.
Formulário Documento que contém informações a serem coletadas.
Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidência de
Registro
atividades realizadas.
Documento É o documento que serve de matriz para reprodução de cópias, não
Original possuindo nenhum carimbo.
Documento É todo documento emitido por organização externa ao SGI. Aplicáveis a
Externo produto Ex. Normas, Leis, Portarias e Regulamentos.
Documento não
É todo documento que não pode ser utilizado para execução de atividades.
Válido
É o documento para o qual já existe uma revisão mais atualizada. Pode ser
Documento
adequadamente identificado e preservado para fins de consulta histórica ou
Obsoleto
para utilização em situações controladas.
Documento que descrevem de forma detalha etapas para execução de
IT
atividades técnicas ou administrativas.
Procedimento Geral documento, que depois do manual da qualidade é o mais
PG
abrangente e pode chamar uma ou mais IT`s.
SGI Sistema de Gestão Integrado

1 OBJETIVO
Definir diretrizes para elaboração, análise crítica, aprovação, emissão, revisão, controle e
distribuição dos documentos do Sistema de Gestão Integrado do Grupo PAREX. De forma
adicional, esse procedimento também fixa metodologia para controle dos registros do SGI e as
formas de identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição dos
mesmos.

2 APLICAÇÃO
Aplica-se aos documentos e registros referentes às atividades técnicas e administrativas do
Grupo Parex, do escritório corporativo e dos projetos.

3 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
• NBR ISO 9001 - Sistemas de gestão da qualidade
• ISO 45001 - Sistemas de gestão da saúde e segurança no trabalho
• MSG-03-001 – Manual do SGI
• IT-10-002 – Controle de Documentos Técnicos nos Projetos
• IT-10-003 - Guarda de Informações meio digital

4 RESPONSABILIDADE E OU AUTORIDADE
Atividade
Elaborar/revisar documentos
Fazer análise crítica dos documentos
Aprovar documentos
Responsáveis
Qualquer colaborador que tenha conhecimento
do assunto a ser descrito/revisado
Gerentes/Coordenadores das áreas e projetos,
Diretoria e Presidência
Gerentes/Coordenadores das áreas, Diretoria e
Presidência
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Emitir documentos coorporativos Equipe do SGI

Emitir documentos específicos dos projetos Qualidade dos projetos / Qualidade da fábrica
/ fábrica
Emitir documentos de saúde, segurança e SSMA dos projetos / Qualidade da fábrica
meio ambiente específicos dos projetos
Controlar documentos de acordo com este Equipe do SGI / Qualidade dos projetos /
procedimento Qualidade da fábrica
Controlar documentos de saúde e Equipe do SGI / SSMA dos projetos / Qualidade
segurança de acordo com este da fábrica
procedimento
Montar matriz de registros Responsável de cada área
Emitir registros Conforme definido nos procedimentos/instruções
técnicas.
Arquivar registros de acordo com a Matriz Colaboradores de todas as áreas que
de Registros armazenam registros
Utilizar documentos que sejam controlados Todos os colaboradores
(acesso à intranet ou cópia controlada pela
Equipe do SGI / SSMA dos projetos /
Qualidade dos projetos)

5 DESCRIÇÃO
5.1 Estrutura da Documentação do Sistema de Gestão Integrado

Os documentos do Sistema de Gestão Integrado possuem a estrutura abaixo:

Política do SGI

Objetivos do SGI

Manual do SGI

Mapeamento de Processo da Qualidade

Procedimento geral

Instrução de trabalho

Planos, Tabelas, Matrizes, Manuais, Check-lists, modelos e boas

práticas, fluxogramas

Formulários

A Codificação da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade e Projetos e composta da de

7 dígitos do tipo XX-ZZ-YYY.
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• XX – Sigla que identifica o tipo de documento, podendo variar conforme abaixo:

BP – Boa Prática
CH – Check List
DPC – Desdobramento de Processo Crítico
FL - Fluxogramas
FO - Formulário
FP – Formulário de Projeto (Especifico do Projeto)
IT – Instrução de Trabalho
MA - Manuais
MO - Modelo
MR – Matriz
MSGI – Manual do SGI
PG - Procedimento Geral
PL – Planos
PP – Procedimento de Projeto (Especifico do Projeto)
OR – Organograma
TB – Tabela

• ZZ – Sigla que descreve a área de Gerenciamento

01 – Gerenciamento de Orçamento
03 – Gerenciamento do SGI
04 – Gerenciamento da Integração
05 - Gerenciamento de Escopo
06 - Gerenciamento de Tempo
07 - Gerenciamento de Custo
08 - Gerenciamento de Qualidade
09 - Gerenciamento de Recursos Humanos
10 - Gerenciamento de Comunicação
11 - Gerenciamento de Risco
12 - Gerenciamento de Aquisições
13 - Gerenciamento de SSMA
15 - Gerenciamento de Finanças
16 - Gerenciamento de Contrato

NOTA: Os números que não existirem é porque a área de gerenciamento não existe ou não será
abordada pela Parex.

• YYY – Número seqüencial do documento.

Exemplo:
PG-12-001 – Procedimento Geral de Aquisições

NOTA: Alguns documentos são utilizados por áreas a título de referência. Estes documentos
não são controlados pelo sistema.
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5.2 Elaboração/revisão do documento

Os documentos podem ser elaborados por qualquer pessoa/equipe que tenha conhecimento
pleno do assunto a ser descrito além de competência técnica para tal. O conteúdo deve ser claro,
objetivo e de fácil entendimento.
As funções que elaboram o documento não podem aprová-lo, exceto em casos de revisões.
A criação dos documentos devem seguir os modelos disponibilizados no sistema, atentando-se ao
cabeçalho, rodapé, codificação, logo da Empresa, tópicos que compõem os procedimentos e
instruções na sequencia correta.
Os documentos identificados no canto superior esquerdo do cabeçalho com a sigla PMO se refere
a um documento da Parex Engenharia, os com a sigla PIM, se referem a documentos da Parex
Fábrica e os que estiverem sem a indicação são os documentos gerais para toda a Parex.
Quando houver necessidade por exigência do cliente ou por condição específica, poderão ser
emitidos documentos específicos dos projetos, que deverão seguir as mesmas regras deste
procedimento.

5.3 Análise Crítica do documento

Os documentos elaborados e os revisados são analisados criticamente antes de sua emissão,
pelas funções definidas no item “RESPONSABILIDADE E OU AUTORIDADE” deste.
Após a efetivação das correções que por ventura surgirem, o documento é enviado para a
aprovação.

5.4 Aprovação e re-aprovação do documento:

Após analisados criticamente os documentos elaborados e os revisados devem ser aprovados por
funções definidas no item “RESPONSABILIDADE E OU AUTORIDADE” deste.
A aprovação final dos documentos pode ser feito por email (neste caso o email deve ser guardado
em pasta da rede para comprovação), original assinado fisicamente ou por assinatura eletrônica
pelo responsável na função correspondente.

NOTAS:
- As funções responsáveis por elaborar, revisar, análisar e aprovar os documentos do
SGI/SSMA não precisaraõ ser treinados nos mesmos, visto que estão cientes do contéudo de
toda documentação elaborada.
Notas:
- Os treinamentos referente aos documentos aprovados serão realizados em até 30 dias após
liberação deles.
5.5

5.5 Emissão do documento

O documento criado/revisado é emitido pela equipe do SGI após a sua aprovação final.
A vigência do documento inicia-se a partir da data de sua aprovação.
Os passos para emissão de documentos pelo SGI são:
- Receber documento aprovado do emissor;
- Conferir formatação;
- Proceder à aprovação;
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- Atualizar o documento na pasta de documentos da rede;

- Salvar a última versão antiga na pasta OBSOLETOS;
- Atualizar o documento na intranet;
- Atualizar a lista mestra de documentos;
- Emitir informativo do SGI informando da revisão/criação do documento aos envolvidos e o local
de disponibilização do mesmo.

FO-03-003-Lista Mestra de Documentos

5.6 Distribuição de documentos

Os documentos do SGI são distribuídos em digital pela intranet para as unidades.
Quando não for possível à distribuição de documentos digitais para os projetos através da
intranet, a distribuição poderá ser realizada via mídia CD/ DVD ou via e-mail com registro em GRD
Guia de Remessa de documeto.
A distribuição de cópias físicas para as áreas sem acesso à intranet deve seguir os passos:
- Acessar a intranet, mídia ou email enviado;
- Fazer cópias controladas, emitir a GRD e controlar as copias via Mapa de controle de
documentos técnicos FO-10-007.
- Carimbar cópias com o carimbo "Cópia controlada" na 1ª página, conforme Tabela de
Carimbos;
- Distribuir os documentos para as áreas;
- Recolher as versões antigas e destruí-las, se for necessário guarda-las para histório, as mesmas
devem ser carimbadas como “Obsoletas”, conforme Tabela de Carimbos;
- Atualizar o Mapa de Contrle de Documentos Técnicos.

FO-10-006 - Guia de Remessa de Documento (GRD)

FO-10-007-Mapa de Controle de Documentos Técnicos
TB-10-001-Tabela de Carimbos

NOTA: Os documentos distribuídos, quando impressos, e que necessitam ser controlados,

possuem o carimbo “Cópia Controlada”. Os demais documentos são considerados cópias não
controladas, apenas para informação.

5.6.1 Solicitação de cópias adicionais

É desejável que as cópias adicionais quando solicitadas, sejam através do formulário de
solicitação de cópias ou por e-mail, para posterior liberação. As cópias adicionais também devem
ser controladas.

FO-03-015 - Solicitação de Cópias Extras

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5.7 Revisão de Documentos

Os documentos do SGI são passíveis de revisões, visando à melhoria continua dos processos e
adequação às necessidades das partes interessadas que compõem o sistema.
A número da revisão do documento está identificada no canto direito do cabeçalho.
O contéudo das revisões dos prodedimentos e instruções é identificado no campo CONTROLE
DE REVISÃO no início dos documentos. Obrigatoriamente esse campo deverá estar preenchido,
para facilitar a identificação da revisão pelos usuários dos documentos.
Quando a revisão atingir 50% do documento, esta poderá ser identificada como “Revisão Geral”.
Formatação ou ortografia não implicam, necessariamente, em revisão do documento.
Em caso de revisões em planilhas de controle, os projetos que já estiverem utilizando a revisão
anterior, poderão manter o uso, a não ser que definam que a mudança será positiva e não gerará
impactos nos controles.
Os processos que tiverem sua rotina modificada poderão entrar em operação após a solicitação
da revisão e aprovação pelo aprovador do documento. Não é necessário esperar a emissão do
documento revisado.
Periodicamente os responsáveis pelo documento devem fazer uma análise de sua aplicabilidade,
avaliando se as descrições conferem com a prática. Se necessário, o documento deve ser
revisado para que as adequações sejam realizadas.
Cabe ao usuário imediato do documento, revisar ou solicitar revisão do mesmo quando observada
necessidade de padronização ou alteração do método de execução da atividade descrita.
Apontamentos em auditorias podem também gerar necessidade de revisão de documentos.
A aprovação, emissão e distribuição de documentos revisados deve seguir os passos identificados
nos itens 5.4, 5.5 e 5.6,

NOTA:
A Lista Mestra de Documentos do sistema de gestão integrado estão isentas do controle de
revisão.

5.7.1 Controle de documentos obsoletos

As cópias dos documentos obsoletos são descartadas quando da sua substituição.
O documento original, imediatamente anterior, pode ser mantido pelo SGI, Qualidade ou
Segurança desde que sejam caribadas com o carimbo de “obsoleto” para cópias em meio físico
ou salvas em pasta identificada como “obsoleto”.

5.8 Cancelamento de documentos

Os documentos do SGI podem ser cancelados quando sua existência não for mais necessária. O
cancelamento deve ser feito de forma documentada e seguir os passos:
- Receber solicitação de cancelamento por email;
- Enviar solicitação para análise do responsável pela aprovação do documento
- Atualizar lista mestra de documentos
- Eliminar o documento Portal;
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- As cópias origianais poderão ser mantidas pela equipe do Sistema de Gestão Integrado em
pasta do SGI identificada como “obsoleto”;
- Emitir informativo do SGI informando aos envolvidos sobre o cancelamento do documento.

5.9 Controle de Documentos Externos

Os documentos de origem externa (normas, códigos e requisitos estatutários e regulamentares
relativos ao produto) são controlados por meio da Lista de Normas e Requisitos
Regulamentares.

FO-10-005 - Lista de Normas e Requisitos Regulamentares

A utilização de versões desatualizadas dos documentos externos deve observar as prescrições do

cliente e a necessidade de sua atualização perante o desenvolvimento das atividades da área.
Alguns documentos externos são mantidos somente como fonte de consulta. Estes documentos
não são passíveis de controle e não fazem parte da Lista de Normas e Requisitos Externos.
A atualização dos documentos externos controlados é feita anualmente, ou a qualquer momento
que for necessária. Esta atualização pode ser feita através de consulta ao catálogo geral da
ABNT, junto aos organismos emissores, junto aos clientes, na internet ou qualquer outro meio
adequado.

5.10 Controle de documentos técnicos nos Projetos

Nos projetos, os documentos recebidos de clientes, tais como: desenhos, especificações
técnicas, procedimentos, databooks; desenhos recebidos de fornecedores de desenho e normas
técnicas recebidas do coorporativo, deverão ser controlados conforme descrito na IT-10-002 –
Controle de Documentos Técnicos nos Projetos.

5.11 Controle de Registros

Os registros são mantidos de forma que sua integridade física seja preservada e que sejam
prontamente recuperáveis.
Os registros do SGI a serem controlados estão determinados na “Matriz de Registros”, específica
para cada área, identificando o local de armazenamento dos registros, seja local físico ou
eletrônico, meio de armazenamento (se físico ou se eletônico ou ambos), tempo mínimo de
retenção no arquivo inativo e arquivo morto e forma de descarte (se ater a documentos
confidenciais ao definir a forma de descarte).
Cada setor deve fazer o controle de seus registros, conforme definido na Matriz de Registros.
O tempo de retenção dos registros é definido levando-se em conta as exigências do cliente,
garantia do produto, obrigatoriedade legal, característica do meio de armazenamento e a
necessidade de controle.

FO-03-016-Matriz de Registros
 PG-03-001
PROCEDIMENTO GERAL
Controle de Documentos e Registros do SGI Rev: 11
PÁG: 10 de
GERENCIAMENTO DO SGI 10

5.11.1 Controle de registros na desmobilização de projetos:

Na fase de desmobilização do Projeto o colaborador deverá entrar em contato com o Gerente do
Projeto ou as Gerências Corporativas buscando informações sobre quais documentos, serão ou
não enviados à sede. A Matriz Documentos Desmobilização determina quais documentos que
obrigatoriamente deverão ser encaminhados para a sede.

MR-10-002 – Matriz Documentos Desmobilização

5.12 Backups dos documentos do SGI

Os documentos e registros eletrônicos do SGI devem ser mantidos na rede Parex, que passará
por rotina de back-up conforme definido na IT-10-003-Guarda de Informações meio digital.

6. REGISTROS

FO-10-006 - Guia de Remessa de Documento (GRD)