Código Título Data

PG-SGQ-002-AL Controle de Documentos e Registros 13/10/2023

Página Revisão
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Elaboração Data Aprovação Data
José Vieira da Silva Neto 30/04/2018 José Vieira da Silva Neto 07/05/2018

1. Objetivos
Estabelecer os controles necessários para os documentos e registros dos processos do Sistema de Gestão
da Qualidade da TIGRE VIGILÂNCIA.

2. Escopo
Esse procedimento é aplicável a todas as áreas que compõem a TIGRE VIGILÂNCIA, incluindo seus
Contratos.

3. Termos e definições

Procedimento Geral (PG): Documento utilizado para detalhar a execução de um processo.

Formulário (FR): Documento utilizado para registrar dados requeridos.
Registro: Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas.

4. Descrição do processo

4.1. Controle de documentos

4.1.1. Análise crítica e Aprovação de documentos

Após elaboração, os documentos devem ser analisados criticamente por funções adequadas
antes de sua emissão para assegurar clareza, precisão, adequação e estrutura apropriada. Se
possível, convém que os futuros usuários também tenham a oportunidade de avaliar e
comentar a utilidade dos documentos e se os documentos refletem práticas verdadeiras. Os
documentos aprovados eletronicamente devem conter obrigatoriamente o nome do aprovador
e estar em formatos protegidos (Ex. PDF; Planilha protegida; Texto protegido, etc.)

Recomenda-se que o documento elaborado seja aprovado pelo gestor responsável pela sua
efetiva implementação.

Nota: A Elaboração e a Aprovação do documento não devem ser realizadas pelo mesmo
colaborador.

4.1.2. Controle de Revisão e Alterações

A Revisão atual do documento é identificada no Cabeçalho do próprio documento e segue
uma sequencia numérica (01, 02, 03, 04,...). A revisão número 00 identifica que o documento
está em fase de estudo e ainda não foi publicado oficialmente como pertencente ao sistema
de documentação do Sistema de Gestão da Qualidade.

Quando um documento sofrer revisão, as áreas envolvidas devem, dentro de dez dias úteis,
trocar os documentos obsoletos pelo atualizado.

As alterações de cada revisão são descritas no item 7 – Histórico de Alterações do documento

e seguem as seguintes regras:

Para textos alterados: Iniciar a descrição com a palavra “Modificado” e em seguida

descrever o texto que sofreu alteração;

Este documento, quando impresso, não é controlado.

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Elaboração Data Aprovação Data
José Vieira da Silva Neto 30/04/2018 José Vieira da Silva Neto 07/05/2018
Para textos excluídos do documento: Iniciar a descrição com a palavra “Exclusão” e em
seguida descrever o texto que foi excluído;
Para textos acrescentados ao documento: Iniciar a descrição com a palavra “Inclusão” e
em seguida descrever o texto que foi acrescentado.

Segue exemplo:

4.1.3. Cópias Controladas

O acesso ao controle de documentos da TIGRE VIGILÂNCIA é feito através da Intranet, o
controle e o cuidado para que os documentos sejam sempre os mais atuais é realizado pela
área de SMS.

Caso sejam necessárias cópias físicas destes documentos, os mesmos devem possuir a
descrição de “Cópia Controlada” e sua distribuição deve ser controlada através da Lista
Mestra de documentos e Registros. A emissão de cópias controladas pode surgir das
seguintes necessidades:
 Envio de documentação para clientes, fornecedores e partes interessadas da TIGRE
VIGILÂNCIA;
 Disponibilização de documentação pertinente em áreas que não possuem acesso
eletrônico aos documentos disponibilizados na intranet da TIGRE VIGILÂNCIA;
 Utilização para treinamento de colaboradores.

Em qualquer um dos casos citados ou outras possíveis necessidades, um documento

controlado só deve ser emitido para àqueles que necessitam saber imediatamente sobre
qualquer alteração da documentação emitida.

Qualquer documento impresso que não possua a identificação de Cópia Controlada é tratado
como cópia não-controlada, conforme descrito no rodapé de todos os documentos da TIGRE
VIGILÂNCIA.

Nota: Caso o documento controlado sofra qualquer tipo de problema que interfira na
legibilidade e identificação do mesmo. Uma nova cópia controlada deve ser solicitada à área
de SMS.

4.1.4. Documentos externos

Todo o sistema de gestão faz interações com partes externas à organização, sejam clientes,
governos, etc. Neste caso, o fluxo de informações que chegam e podem impactar o sistema
de gestão da qualidade deve ser considerado. Quando da chegada de dados externos, a
TIGRE VIGILÂNCIA seguirá a seguinte linha de atividades:

Este documento, quando impresso, não é controlado.

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José Vieira da Silva Neto 30/04/2018 José Vieira da Silva Neto 07/05/2018
Recebimento de documentos externos
Qualquer colaborador que receba documentos externos da empresa e que estes venham a
impactar a qualidade dos serviços (tais como especificações, novas leis, regras de logísticas,
etc.) deve encaminhar o mesmo para análise da área de SMS que deverá analisar o
documento e dimensionar as modificações que devem ser feitas na gestão (tais como revisões
de procedimentos, criação ou extinção de outros, modificações de especificações em Planos
de Controle, etc.).

Alteração não necessária

O documento analisado segue seu fluxo normal não sugerindo qualquer modificação nas
características da qualidade de sistema e serviços prestados pela TIGRE VIGILÂNCIA.

Alteração necessária
As mesmas devem ser providenciadas e sempre que se tratar de alteração documental deve-
se obedecer ao roteiro de análise e aprovação de novos procedimentos.

4.1.5. Documentos obsoletos

Qualquer documento obsoleto que por qualquer motivo for retido deverá ser identificado com a
marca d’água “Obsoleto”.

4.2. Controle de registros

Registros fornecem evidências da conformidade de SMS da TIGRE VIGILÂNCIA com os requisitos
definidos pelos nossos clientes na prestação de serviços. O controle estabelecido para os diversos
registros existentes em nossos processos é feito do seguinte modo:

Registros de processo
As atividades e processos que possuem registros durante sua realização devem mencioná-
los em seu respectivo procedimento ou instrução de trabalho, os registros serão relacionados
em uma tabela conforme exemplo abaixo:

O preenchimento de cada campo indicado acima obedece às seguintes características:

Identificação: É o título do registro seguido de sua sigla (quando aplicável).

Armazenamento: Citar o endereçamento do mesmo (Ex: em caso de arquivos eletrônicos, o

endereço no sistema em que podem ser encontrados, em caso de arquivamento físico, o
nome ou endereço do armário, arquivo ou departamento). Nos casos onde o armazenamento
eletrônico for inviável, devido à estrutura do contrato, o registro será armazenado fisicamente.

Proteção: Descrever o método utilizado para proteger o registro de possíveis extravios,

deterioração, etc. (Ex. Backup; Arquivo protegido; Sala de arquivos, etc.).

Recuperação: Definir a forma pela qual o registro poderá ser recuperado futuramente
mostrar qual o indexador em que será arquivado o registro (por ex: pela data de emissão em
ordem crescente, por ordem alfabética, etc.).

Este documento, quando impresso, não é controlado.

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Elaboração Data Aprovação Data
José Vieira da Silva Neto 30/04/2018 José Vieira da Silva Neto 07/05/2018

Retenção: Citar o tempo de retenção do registro.

Descarte: Citar a forma utilizada para descarte após o tempo de retenção (Picotamento do
papel, destruição do arquivo de backup, etc.).

Alteração em registro
Embora seja recomendável a prevenção de erros no preenchimento de registros, quando qualquer
alteração nos dados já registrados for inevitável, o responsável pela alteração deve realizá-la e validá-
la através da assinatura no próprio registro, a data de tal alteração também deve ser registrada.

4.3. Backup
O backup é uma cópia de dados de um dispositivo para outro (local ou remoto) com o objetivo de
recuperar-los posteriormente em caso de existir algum problema com os dados originais. A TIGRE
VIGILÂNCIA realiza semanalmente e diariamente backup das informações e registros.

5. Registros

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Descarte

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6. Anexos
Não aplicável

7. Histórico de Alterações

Revisão Data Alterações

00 30/05/2018 Documento em estudo
01 07/05/2018 Aprovação do documento.
02 13/10/2023 Substituição de responsável pela aprovação

Este documento, quando impresso, não é controlado.