NOME DA ORGANIZAÇÃO

CONTROLE DE CRIAÇÃO E REGISTROS DA QUALIDADE

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1. OBJETIVO
Definir sistemática realizada pela NOME DA ORGANIZAÇÃO para elaboração de
documentos padronizados da qualidade, definindo a estrutura que devem possuir, as
codificações necessárias e o fluxo desde a elaboração até sua renovação ou descarte.
Além disso, defini também sistemática para controle desses documentos, bem como
de seus registros, gerados durante a execução dos procedimentos.

2. RECURSOS NECESSÁRIOS

 Computador com acesso à internet.

 Pacote office.
 F.Q 001 – Lista Mestra de Procedimentos da Qualidade.
 E-mail coorporativo com acesso ao Drive da empresa.

3. FUNDAMENTOS E GLOSSÁRIO

 PR – Codificação para Procedimento Padrão da Qualidade;

 SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade;
 IT – Codificação para Instrução de Trabalho;
 DP – Codificação para Documento Padrão;
 FQ – Codificação para Formulário da Qualidade;

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4. FLUXOGRAMA DO PROCESSO

5. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

5.1. Verificação de Necessidade de Criação de Documento Padrão
5.1.1. Documentos Padrões da Qualidade, são documentos cadastrados, codificados e
controlados, que fazem parte do escopo do SGQ. Esses documentos têm como
objetivo nortear as diretrizes que sustentam o SGQ, padronizando os processos da
organização, coletando e armazenando informações importantes para a tomada de
decisão, e trazendo também instruções quanto a métodos que a NOME DA
ORGANIZAÇÃO utiliza para tomar decisões. Podemos citar quatro tipos de documentos
padrão da qualidade. São esses:
• PR – Procedimentos Padrão da Qualidade tem como objetivo definir a sequência
lógica para a realização de processos. São os principais documentos do SGQ, e nele
estarão evidenciados os recursos necessários para realizar um processo, o responsável,
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a metodologia, o fluxo de atividades, bem como os dados que serão registrados e

controlados, assim como o formato padrão.
• IT – Instruções de Trabalho são documentos criados com único objetivo de descrever
o passo a passo detalhado para realização de uma atividade repetitiva e rotineira,
mostrando a forma correta e a forma errada de realizar a atividade. As instruções de
trabalho, usualmente, estarão vinculadas aos PR’s, para descrever a forma de realizar
uma atividade de dentro do processo.
• DP – Documentos Padrão, são documentos que definem alguma regra da
organização ou do SGQ. Neles, estarão evidenciadas regras utilizadas para tomada de
decisão em alguns processos da NOME DA ORGANIZAÇÃO. Usualmente, estarão
vinculados aos PR’s para definir regras para uma tomada de decisão.
• FQ – Formulários da Qualidade tem como objetivo trazer uma forma padrão de
registrar dados coletados durante a realização dos procedimentos da organização.
Usualmente, estalão vinculados aos PR’s para definir uma forma padrão de registro de
dados para arquivamento, e posterior análise. Toda as regras para correta retenção
desses F.Q’s está evidenciada no F.Q 001 – Lista Mestra de Procedimentos e
Formulários da Qualidade (Anexo 6 desse documento). Na lista mestra, todos os
parâmetros para disposição, retenção, proteção, acesso e destino de arquivos estão
definidos para cada tipo de F.Q.
5.1.2. Sempre que um colaborador julgar necessário a elaboração de um desses tipos
de documento, deverá realizar essa elaboração conforme fluxo evidenciado no item 4
desse documento. Todo o fluxo está sendo explicado detalhadamente também nesse
documento, a partir do item 5.2. A elaboração deverá seguir rigorosamente essa
sistemática para que o procedimento passe a compor o escopo do sistema de gestão
da qualidade, caso contrário, não será considerado procedimento padrão da empresa.
5.2. Elaboração de Documento Padrão
5.2.1. Para elaborar um PR, com o objetivo de padronizar a forma de realização de um
processo da organização, o colaborador deverá seguir exatamente o mesmo modelo
desse documento. O PR deverá ter necessariamente esse formato, contemplando:
• Cabeçalho – O cabeçalho deverá ser elaborado da mesma forma que nesse
documento, contendo a logo e a razão social da empresa, código e nome do

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documento, número da revisão, data de emissão, elaborador e aprovador. Vide

imagem abaixo:

• Rodapé – O Rodapé também deverá seguir conforme o modelo desse documento,

contendo o código o PR, a sua revisão, data de aprovação e a assinatura do aprovador
(apenas no documento original).
• 1 - Objetivo – Nesse ponto, deverá estar descrito o objetivo principal do
procedimento que está sendo descrito no PR. Todos os pontos importantes
padronizados no PR deverão ter seu objetivo levantados nesse item.
• 2 - Recursos Necessários – Nesse ponto, todos os recursos necessários para execução
do processo deverão estar detalhados, sejam eles físicos ou intelectuais.
• 3 - Fundamentos e Glossário – Todas as siglas e termos de cunho técnico utilizados
no PR deverão estar evidenciados nesse item, bem como a sua tradução e explicação.
• 4 - Fluxograma do Processo – Nesse ponto, o fluxograma que descreve todas as
atividades do procedimento e suas inteirações deverá ser definido.
• 5 - Descrição das Atividades – Todas as atividades descritas no fluxograma deverão
ser detalhadas nesse item, explicando os métodos, os recursos, os responsáveis e as
decisões a serem tomadas. Os documentos utilizados para coleta de dados, para
definição de regras do procedimento e para instruir quando a realização das
atividades, deverão estar evidenciados nessa etapa.
• 6 - Anexos – Todos os F.Q’s utilizados no procedimento para coleta de dados,
deverão ter o seus modelos evidenciados nesse item, para que os dados sejam
coletados de maneira organizada e sejam arquivados de maneira padronizada.
5.2.2. Outros documentos (F.Q, D.P e IT) poderão ser elaborados em outros formatos
diferentes do exposto nesse procedimento, para que apresentem a informação de
maneira mais adequada, desde que contenham código, número de revisão, título,
responsável pela elaboração, data de elaboração e responsável pela aprovação.
5.3. Aprovação de Conteúdo
5.3.1. Após realização da elaboração do documento, deverá o colaborador responsável
por essa elaboração encaminhá-lo ao gestor da área responsável pela realização do
processo, para que esse possa avaliá-lo e aprová-lo.
5.3.2. O gestor da área deverá avaliar as informações descritas no documento, com o
intuito de garantir que estejam corretas e completas.

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5.3.3. Caso concorde com as informações descritas no documento, o supervisor da

área deverá aprovar o documento e encaminhá-lo para o setor de qualidade, para que
esse faça a codificação e cadastro do novo documento.
5.3.4. Caso não concorde com alguma informação evidenciada no documento, o gestor
da área deverá solicitar ao elaborador as devidas correções, para que possam então,
aprovar conforme 5.3.3.

5.4. Codificação e Controle de Cópias

5.4.1. Após receber o documento devidamente aprovado pelo gestor da área, o setor
de qualidade deverá proceder com a codificação do documento e cadastro no F.Q 001
– Lista Mestra de Procedimentos e
Formulários da Qualidade (Anexo 1
deste
A codificação do
seguir a
IT–001 documento).
documento deverá
seguinte sistemática:

Codificação Tipo
Documento Sequencial numérico

(Duas Letras) (Três Números)

5.4.2. O sequencial numérico deverá crescer unitariamente, com base no último

documento do mesmo tipo evidenciado no F.Q 001. Por exemplo, se o último
documento do tipo Documento Padrão (D.P) cadastrado no F.Q 001 for o D.P 015, o
próximo D.P a ser cadastrado será o D.P 016.
5.4.3. Após realização da codificação, e colocação desse código no cabeçalho e rodapé
do documento, o setor de qualidade deverá cadastrar o documento na Lista Mestra de
Documentos, codificada como F.Q 001. Na lista deverão ser evidenciados o código do
documento, o seu título, o número de revisão de documento, a data de elaboração
bem como o elaborador e aprovador do documento. Ainda deverá evidenciar no F.Q
001, o número de cópias distribuídas para cada setor da organização.
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5.4.4. Após codificação, o Setor de Qualidade deverá colher a assinatura do aprovador

do documento e manter arquivo do original assinado, para que sirva de respaldo para
emissão de cópias controladas.

5.5. Distribuição de Cópias

5.5.1. O Setor de Qualidade deverá distribuir cópias para os setores conforme
evidenciado no F.Q 001. O aprovador do documento será o responsável por informar
quais áreas e pessoas deverão receber uma cópia do documento. Com base nessa
informação, é que o F.Q 001 será atualizado e as cópias serão distribuídas.
5.5.2. As cópias de documentos da qualidade distribuídas deverão estar evidenciadas
com os dizeres “Cópia Controlada – Reprodução Proibida”, evidenciadas em carimbo
batido em todas as folhas pelo setor de qualidade antes de entregar as cópias. Esse
controle tem o objetivo de impedir que cópias não controladas sejam distribuídas
como válidas.
5.5.3. Esse controle tem o objetivo de facilitar o recolhimento de cópias obsoletas de
documentos e a substituição de cópias de documentos por versões mais atualizadas.
5.5.4. Caso o gestor da área aonde o processo e realizado julgue pertinente que mais
pessoas recebam cópias do documento, deverá informar ao setor de qualidade para
que esse proceda com o controle no F.Q 001 e a distribuição da cópia conforme
evidenciado em 5.5.1 e 5.5.2. O mesmo processo deve ser realizado caso o gestor da
área verifique a necessidade de retirar a cópia do documento de alguma pessoa ou
setor.
5.6. Gestão de Atualizações do Documento
5.6.1. Semestralmente, o Setor de Qualidade deverá verificar se o procedimento ainda
é valido junto ao gestor da área aonde o processo é realizado. Nesse momento então,
podem ser evidenciadas três situações:
• Procedimento ainda valido e sem mudança – Caso o procedimento ainda continue
igual, nada deverá ser feito.
• Procedimento ainda valido, mais sofreu mudança – Nesse caso, o gestor da área
deverá ser responsável pela atualização do procedimento, conforme evidenciado no
item 5.6.2, 5.6.3 e 5.6.4 desse documento.
• Procedimento deixou de existir – Nesse caso, o setor de qualidade deverá proceder
com a exclusão do documento do SGQ, conforme evidenciado no item 5.6.5 desse
documento.

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5.6.2. Caso o documento não tenha mais valia, pois, a atividade que ele padroniza
tenha sido alterada, o documento deverá também ser alterado conforme a nova
atividade. O gestor da área deverá definir responsável pela atualização do documento,
que, deverá atualizá-lo da seguinte maneira:
• Inclusões deverão ser inseridas no procedimento EM NEGRITO, CAIXA ALTA,
SUBLINHADAS E EM ITÁLICO.
• Exclusão deverão estar em negrito, taxadas e com a fonte na cor vermelha.
• O restante do documento deverá permanecer com formatação normal.
• Nenhuma informação deverá ser excluída do documento até a próxima revisão, para
que todas as mudanças estejam evidenciadas no próprio original.
5.6.3. Após as alterações, o original deverá ser encaminhado ao setor de qualidade
para que faça codificação de altere o número de revisão. A qualidade, após codificar,
deverá colher assinatura do gestor da área no documento original, para que passe a
ser padrão e possa ser arquivado.
5.6.4. Todas as cópias controladas do documento, evidenciadas no F.Q 001, deverão
ser recolhidas e destruídas, e posteriormente substituídas por novas cópias já
atualizadas. Essa atribuição compete ao setor de qualidade.
5.6.5. Caso o documento não tenha mais valia pois tenha sido excluído do escopo da
organização, o setor de qualidade deverá evidenciá-lo como obsoleto no F.Q 001.
Todas as cópias distribuídas deverão se recolhidas e destruídas. Essas cópias, bem
como o local aonde foram entregues, estão evidenciadas no F.Q 001.
5.6.6. Essa verificação de documentos deve ocorrer semestralmente, sob a
responsabilidade do setor de qualidade, entretanto, o processo todo descrito no 5.6
deverá ocorrer sempre que houver modificação na atividade norteada pelo
documento. Fica sob a responsabilidade do gestor da área, a manutenção das
atualizações dos documentos, conforme aqui descrito.

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6. ANEXOS
6. 2 - Anexo 1 – F.Q 001 – Lista Mestra de Procedimentos e Formulários da Qualidade
(Controle de Documentos).

6.1 - Anexo 2 – F.Q 001 – Lista Mestra de Procedimentos e Formulários da Qualidade

(Controle de Registros).

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