Versión: 1

PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código: PRO-SST-06

DOCUMENTOS Vigencia: 30/09/2020
Pág. 1 de 10

1. OBJETIVO

Definir la estructura, contenido y codificación de todos los documentos y

registros propios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo en
la empresa ACABADOS AREVALO S.A.S.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros que se generen en
el desarrollo del ejercicio o actividad del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo en la empresa ACABADOS AREVALO S.A.S.

3. DEFINICIONES
Control de Documentos: Es la centralización de la información de todos los
documentos en la correspondiente área de la empresa para garantizar el
manejo actual y la trazabilidad de los mismos.

Documento: Testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se

prueba, se establece o se hace constar algo. Un documento puede ser o incluir
diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas y/o
fotografías.

Un documento puede pertenecer a cualquiera de las siguientes categorías:

 Documento Externo: Cualquier documento suministrado por alguna

entidad reguladora, proveedor o cliente, que contenga información de
cualquier actividad a realizar por la organización.

 Documento Interno: Cualquier documento elaborado por la organización

y que hace parte del Sistema de Gestión.
 Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código: PRO-SST-06
DOCUMENTOS Vigencia: 30/09/2020
Pág. 1 de 10

Documentos Obsoletos: Documento que ha cambiado de versión.

Lista Maestra de Documentos: Es la base documental del Sistema de Gestión,

un listado de documentos controlados de toda la organización.

Especificación: Documento que establece requisitos.

Formato: Formularios, planillas o pre-impresos que se utiliza para reportar

información del Sistema de Gestión. Los formatos una vez diligenciados se
convierten en registros.

Instructivo: Documento que detalla cómo deben desarrollarse las diferentes

actividades dentro de la organización.

Manual: Documento que asocia la información de uno o varios documentos del

mismo tipo, por tanto amerita la creación de un documento propio.

Plan/programa: Documento que especifica objetivos, responsable(s),

actividades, tiempo y lugar de ejecución que debe desarrollar un proceso,
proyecto en particular.

Política: Documento que establece las intenciones y orientaciones globales

para un propósito específico.

Procedimiento: Documento que especifica cómo desarrollar los procesos en

forma sistemática.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y

eficacia del tema objeto de la revisión para alcanzar unos objetivos establecidos
 Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código: PRO-SST-06
DOCUMENTOS Vigencia: 30/09/2020
Pág. 1 de 10

Tiempo de retención: Lapsos en que se conservan los diferentes documentos

y registros del Sistema de Gestión. Los tiempos de retención están establecidos
por términos legales y/o políticas de la Empresa.

Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización

de todo aquello que está bajo consideración.

Ubicación: Información que indica en dónde se localizan los documentos o

registros.

4.METODOLOGIA

Elaboración, modificación y/o eliminación

El encargado del Sistema de Gestión realizará la elaboración, modificación y/o
eliminación de los documentos según los requerimientos de los procesos, los
cuales deben ser coherentes y adecuados a las necesidades de la organización.
Identificación
Para la identificación de la documentación de ACABADOS AREVALO S.A.S.,
se utiliza una codificación alfa numérica así:
GG – P – 010
a - b - c
a) Iniciales de referencia al proceso que incluye: GG
Para designar o identificar las iniciales de referencia al proceso que incluye el
procedimiento se hace una abreviatura de los procesos de la siguiente manera:
INICIALES
PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Gestión Administrativa PRO

Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo SST

b) Iniciales del tipo de documentos a que se refiere:

 Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código: PRO-SST-06
DOCUMENTOS Vigencia: 30/09/2020
Pág. 1 de 10

El tipo de documento difiere de una o dos letras y puede usar uno (1) o dos (2)
caracteres, así:

TIPO DE DOCUMENTO
PRO Procedimiento
FOSST Formatos y inspecciones
FD Formato de Diagnostico
HVE Hoja de Vida Equipos
MTZ Matriz
ANX Anexos

c) Consecutivo asignado: 01

Los dos últimos dígitos de la codificación del documento hacen referencia al

consecutivo asignado según la cantidad de procedimientos que tenga el
proceso.

Tomando el ejemplo anterior tenemos FO-SST–01, Procedimiento que

pertenece a Formato de Inspección es el número 001.

5.3 Normalización de documentos

Los documentos del Sistema de Gestión de la empresa tendrán el siguiente
encabezado, el cual estará ubicado en todas las hojas del documento.
 Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código: PRO-SST-06
DOCUMENTOS Vigencia: 30/09/2020
Pág. 1 de 10

Versión
Logo empresa Nombre del Documento Código
Fecha de Vigencia
Pagina

Logo: Marca (Distintivo de ACABADOS AREVALO S.A.S)

Nombre del Documento: En este espacio debe ir claramente relacionado el

nombre del documento, (Ej.: Control de Documentos).

Versión: Identifica el consecutivo de modificaciones que afectan el documento,

la primer versión sale aprobada como cero (0) y si tiene modificaciones sigue
con el consecutivo respectivo (1).

Fecha de Vigencia: Tener en cuenta la abreviatura.

Fecha: Se debe relacionar la fecha a partir de la cual se deben implementar las

actividades descritas en el procedimiento.

Página: Numeración paginas

Estructura del documento

a) El texto de los documentos puede contener según la necesidad de cada

documento, los siguientes elementos:

Control de cambios. Cada cambio efectuado en el documento se registra en la

tabla y debe conservar todo el historial de las modificaciones.
En la primera columna se registra el número de la revisión hecha al documento,
en la segunda columna se registra la fecha en la cual se realiza la modificación
y en la tercera columna se describen los cambios efectuados al documento.
Objeto. Se escribe en forma clara y sencilla por qué y para qué de la
elaboración del documento.
Alcance. Se escribe el proceso o actividad que abarcará el documento.
 Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código: PRO-SST-06
DOCUMENTOS Vigencia: 30/09/2020
Pág. 1 de 10

Definiciones. Son los conceptos y explicaciones que se consideren necesarios

para facilitar la comprensión del documento. (Opcional)
Metodología. Explicación detallada en forma secuencial de los pasos a seguir
en el desarrollo de una actividad ó tarea.
Documentos de Referencia. Se listan los registros generados por la ejecución
del procedimiento y que evidencian el cumplimiento del mismo.
En los procedimientos se pueden agregar actividades ó fotos ó diagramas que
se considere necesario.
Revisión, aprobación y actualización de documentos.

El Encargado del proceso revisa que el documento se ajuste a la solicitud y el

Encargado del Sistema de Gestión, es quien revisa la forma del documento y
verifica que cumpla con las pautas dadas, cuando el documento cumple los
parámetros del Sistema de Gestión registra su firma en la casilla elaboró y
revisó (sí existen modificaciones, el Encargado del Sistema de Gestión le
notifica al líder del proceso que participó). Una vez aprobado el documento, se
firma por cada uno y el Encargado del Sistema de Gestión, actualiza el archivo
respectivo.

Elaboró Revisó Aprobó

Firma de quien Firma de quien reviso Firma de quien aprobó

Elaboro

Cargo de quien
Cargo de quien reviso Cargo de quien aprobó
Elaboro

Distribución, implementación y seguimiento del documento

 Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código: PRO-SST-06
DOCUMENTOS Vigencia: 30/09/2020
Pág. 1 de 10

El encargado del sistema de gestión debe divulgar los documentos a cada uno
de los cargos estipulados en el “Listado maestro de documentos” para su
implementación de la manera que mejor lo considere ya sea vía magnética o en
copia física. Los Procedimientos e instructivos originales estarán bajo el dominio
de la Gerencia.

La divulgación de los documentos se registra en el formato “Formato de

asistencia a formación”

El encargado del sistema de gestión debe realizar seguimiento a los

documentos durante la implementación con el fin de identificar si están
operando correctamente o necesitan alguna modificación.
Control de Documentos
El documento aprobado por la gerencia, se debe referenciar en el Listado
Maestro de Documentos” el cual debe mantenerse actualizado.
Los documentos originales del Sistema de Gestión deben mantenerse en medio
físico con sus respectivas firmas de elaboración, revisión y aprobación.

Control de registros
La organización debe garantizar el fácil acceso a sus registros, además de su
identificación, protección, prevenir su deterioro y mantenerlos siempre en buenas
condiciones. Esta información será registrada en el formato Listado maestro de
registros.

Identificación: Diligenciamiento del código y nombre del registro para su fácil

ubicación.
Almacenamiento: Se utiliza para verificar las condiciones y la adecuada
protección de los registros, esta casilla se divide en F: Físico, M: Magnético,
Recuperación: Medio utilizado para ubicar un registro, y se realiza por
trazabilidad de acuerdo al área de almacenamiento. .
Tiempo de retención: Se define teniendo en cuenta los requisitos del cliente,
legales y propiamente de la organización, este tiempo se establece de acuerdo a
la utilidad e importancia de la información registrada.
Disposición Final: Tiene que ver con el fin último que se le da al registro
después del tiempo de retención, ya sea destruyendo los registros,
identificándolos como archivo muerto o reutilizando el papel para diligenciar
nueva información por la parte que se encuentra en blanco.
Acceso: Es la persona o personas que tienen el permiso de consultar el registro.
Se debe garantizar el cuidado registros siguiendo las siguientes condiciones:
 Los registros no se deben diligenciar en lápiz, únicamente con tinta.
 Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código: PRO-SST-06
DOCUMENTOS Vigencia: 30/09/2020
Pág. 1 de 10

 Diligenciar todos los espacios y si no aplica colocar N/A o colocar una línea.
 Evitar tachones y enmendaduras.
 Diligenciar las observaciones si son necesarias.
 Legibilidad y fácil identificación de los registros.
 Los registros deberán ser archivados en la carpeta o A/Z de registros
clasificada para tal fin.

Se encontrara información digitalizada en el área administrativa en medio

magnético con el fin de disminuir costos, y a la vez contribuir con el medio
ambiente, reduciendo el consumo de papel.
Los formatos deberán contener la siguiente información:

Versión
Logo empresa Nombre del Documento Código
Fecha de Vigencia
Pagina

Control de Cambios

Se llevara un historial de los cambios realizados en los documentos como

procedimiento, instructivo o manual a través del CONTROL DE CAMBIOS.

Versión: Es el número de versión que se esté trabajando.

Motivo del cambio: Es la descripción de los cambios que se han realizado
conforme a la versión anterior

VERSIÓN FECHA MOTIVO DEL CAMBIO

0 30/09/2020 Emisión Inicial.

.
Copia de Seguridad (Back up)
 Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código: PRO-SST-06
DOCUMENTOS Vigencia: 30/09/2020
Pág. 1 de 10

Esta copia de seguridad se realizará mensualmente con el fin de preservar la

información en medio magnética. Cada trabajador que tenga un computador a
su disposición deberá realizar el back up de su ordenador la primera semana de
cada mes, y entregando la información a la Coordinación del Sistema de
Gestión para que ésta realice la consolidación de la información al área
administrativa para que realice la consolidación de la información de la
organización en un Disco Duro extraíble destinado para dicho fin.

Control de Correspondencia Enviada y Recibida

El control que se llevará para la correspondencia enviada o correspondencia

recibida es manejada directamente por el Coordinador del Sistema de gestión o
quien este delegue; quien en el momento de enviar o de recibir la
documentación, la identifica con el consecutivo FA/XXX-Consecutivo, donde xxx
es la procedencia o el destino.

La correspondencia recibida será entregada a la persona a quien viene dirigida,

y esta a su vez firmara la misma para constar que fue entregada y revisada;
posteriormente será entregada a la Coordinadora del Sistema de Gestión para
que esta la registre en el libro de correspondencia enviada y recibida de la
organización.

La correspondencia debe quedar registrada en el libro de Correspondencia

enviada y Correspondencia recibida de la organización, y a su vez almacenada
en una AZ con la correspondencia física.

4. DOCUMENTOS REFERENTES
Listado maestro de documentos
Listado maestro de registros