PR-SGI-001 Controle de Documentos e Registros Rev 01

PROCEDIMENTO OPERACIONAL
CÓDIGO REVISÃO DATA PÁGINAS

PR-SGI-001 01 30/06/2020 1 de 11
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TÍTULO
Controle de Documentos e Registros
EMISSÃO APROVAÇÃO
Patrícia Rocha Profa Dra Maria Cristina Thomaz
HISTÓRICO DAS REVISÕES
REV DATA DESCRIÇÕES DAS REVISÕES

Emissão inicial, em substituição ao PR-SGQ-001 – revisão 03, para
00 23/03/2020 inclusão do ambiente normativo relacionado com a Norma ABNT NBR
ISO 37001.
Inclusão da Matriz de Risco (MR) de Suborno no Controle de
01 30/06/2020 Documentos. Revisão do item 5.2 no que se refere a aprovações por
meio de assinaturas eletrônicas.
Uso restrito. Cópia impressa não controlada
Funep - Documento enviado para processo de assinatura digital em 27/10/2020 17:07:21 (BRT/UTC-3) - Código de verificação: 4655-D186-0602
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1 OBJETIVO
Estabelecer os conceitos, a codificação e os procedimentos aplicáveis à elaboração,
ao controle de documentos e os critérios para identificar, recuperar, armazenar, arquivar,
proteger, acessar, reter e dispor de forma padronizada as informações geradas pelo
Sistema de Gestão.
2 ABRANGÊNCIA
Todos os documentos pertencentes ao Sistema de Gestão da Qualidade e
Antissuborno da Funep.
3 DEFINIÇÕES
 Armazenamento: meio secundário de guarda e preservação do registro (exemplo:
armário, mesa, computador, gaveta, entre outros).
 Arquivamento/Meio de Arquivamento: meio primário de guarda e preservação do
registro (exemplo: pasta suspensa, fichário, caderno, diretório, entre outros).
 Código de Ética e de Conduta: documento que estabelece o padrão de
relacionamento respeitoso e transparente, balizando as atitudes e orientando as
tomadas de decisões dentro dos valores e dos princípios éticos, de todos os
envolvidos com a Funep.
 Disposição: definição da forma de dispor o registro após o tempo de retenção
(exemplo: descartar, fragmentar, destruir, enviar para arquivo morto, entre outros).
 Documentos Controlados (DC): documentos constituídos por tabelas, listas ou
qualquer outro tipo que venha a ser incorporado ao Sistema de Gestão.
 Estatuto Social: conjunto de direitos e deveres da Funep.
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 Identificação: nome ou outra nomenclatura do registro (exemplo: lista de presença,

ata de reunião, notas fiscais, relatórios de auditorias, entre outros).
 Instrução de Trabalho (IT): documento para uso operacional, preparado conforme
a necessidade, que detalha como executar atividades.
 Manual (MN): Documento de nível estratégico que descreve normas,
procedimentos, políticas e atividades que compõem o Gerenciamento Financeiro
da Funep e suas interações com demais processos.
 Mapa de Processo (MP): documento que define um ou mais processos do Sistema
de Gestão. Quando aplicável, os mapas de processos poderão ser
complementados com procedimento(s) e/ou instrução(ões) de trabalho para a
execução de determinadas tarefas, bem como descrever a sistemática dos
registros.
 Matriz de Risco de Suborno (MR): documento que define riscos de suborno
(potencial esquema de suborno e corrupção) nos diversos processos da Funep,
considerando a probabilidade e o impacto, bem como os controles existentes e
possíveis plano(s) de ação(ões).
 Políticas (PO): documento que cumpre uma função reguladora ao direcionar,
institucionalmente, condutas mediante modelos. A Política determina, aos
colaboradores da Funep, as diretrizes para atingir os objetivos e padrões
estabelecidos. Toda Política tem caráter corporativo.
 Procedimento (PR): documento que define as diretrizes sistêmicas em
complemento a um ou mais mapas de processos.
 Proteção: cuidados necessários para a correta manutenção do registro,
prevenindo avarias, deterioração, danos e extravios. Devem, preferencialmente,
ser armazenados em local seco, longe de fontes de geração de poeira, umidade,
fontes que possam provocar incêndios, luz, e radiação eletromagnética.
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 Recuperação: ordem ou sequência nas quais os registros são arranjados no seu

meio primário de armazenamento (exemplo: ordem cronológica crescente, ordem
alfabética, sequência numérica, entre outros).
 Regimento: conjunto de regras escritas, com a finalidade de regular as mais
diversas situações do cotidiano da Funep.
 Regulamento: um conjunto de normas e orientações que têm como objetivo
organizar uma atividade.
 Retenção: definição do tempo de guarda do registro (exemplo: 2 (dois) anos, 3
(três) meses, até a substituição do registro, entre outros);
4 RESPONSABILIDADES
As responsabilidades estão definidas no Procedimento.
5 PROCEDIMENTOS
A Tabela 1 define as responsabilidades para elaboração, análise crítica e aprovação
dos documentos do Sistema de Gestão, bem como a estrutura destes.
Tabela 1 – Documentos dos Sistemas de Gestão da Qualidade e Antissuborno (1º
campo da codificação).
TIPO DE ANÁLISE CRÍTICA E ESTRUTURA DO

ELABORAÇÃO APLICABILIDADE
DOCUMENTO APROVAÇÃO DOCUMENTO
Sistema de
ESTATUTO
Conselho Curador Conselho Curador N/A Gestão
SOCIAL
Antissuborno
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Sistema de

REGIMENTO
Diretor-Presidente Conselho Curador N/A Gestão
INTERNO
Antissuborno
Sistema de
REGULAMENTO Diretor-Presidente Conselho Curador N/A Gestão
Antissuborno
CÓDIGO DE Sistema de
ÉTICA E DE Diretor-Presidente Conselho Curador N/A Gestão
CONDUTA Antissuborno
Sistema de
MANUAL (MN) Gerência Diretoria
N/A Gestão
FINANCEIRO Administrativa Executiva
Integrado
Itens Mínimos:
1. Objetivo
2. Abrangência Sistema de
POLÍTICAS (PO)
Compliance Officer Conselho Curador 3. Definições Gestão
ANTISSUBORNO
4. Responsabilidades Antissuborno
5. Descrição da
Política
POLÍTICA (PO) Sistema de

Gerência Diretoria
DA QUALIDADE E N/A Gestão da
Administrativa Executiva
ESCOPO DO SGQ Qualidade
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Itens Mínimos:

1. Objetivo
Sistema de
POLÍTICAS (PO) 2. Abrangência
Diretoria Executiva Conselho Curador Gestão
DIVERSAS 3. Definições
Integrado
4. Responsabilidades
Descrição da Política
MAPA E ANÁLISE Gerência

Planilhas Excel com Sistema de
DE RISCOS DOS Coordenador de Administrativa/
aba – Análise de Gestão da
PROCESSOS Área Diretoria
Risco do Processo Qualidade
(MP) Executiva
MATRIZ DE Sistema de
Padrão estabelecido
RISCO DE Coordenador Complice Officer Gestão
no FO-SGA-003
SUBORNO (MR) Antissuborno
Itens padrão:
1. Objetivo
Diretoria 2. Abrangência Sistemas de

Qualquer
PROCEDIMENTO Executiva/ 3. Definições Gestão da
colaborador da
(PR) Compliance 4. Qualidade e
Funep
Officer Responsabilidades Antissuborno
5. Procedimentos
6. Registros
7. Anexos
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DOCUMENTOS

CONTROLADOS
Sistemas de
(DC), Qualquer
Gestão da
INSTRUÇÕES DE colaborador da N/A
Qualidade e
TRABALHO (IT) E Funep
Antissuborno
FORMULÁRIOS
(FO)
5.1 Codificação dos Documentos do Sistema de Gestão
A codificação dos documentos do Sistema de Gestão é composta por 8 (oito)

caracteres, divididos em 3 (três) campos, separados por um traço sem espaços, sendo:
 1º Campo: composto por 2 (dois) caracteres, representando o tipo de documento
(ver Tabela 1);
 2º Campo: composto por 3 (três) caracteres, representando o processo ao qual se
relaciona o documento (ver Tabela 2);
 3º Campo: composto por 3 (três) caracteres, representando uma numeração
sequencial de identificação específica, iniciando-se em 001, por tipo de
documento.
Exemplo: PR-SGI-001, representa o procedimento (PR), relativo ao Sistema de
Gestão Integrado (SGI) cujo número de identificação é 001.
Formulários devem ser codificados seguindo os itens acima citados de codificação de
documentos.
Observação: Estatuto, Regimento, Código de Ética e de Conduta e Regulamentos
não serão codificados, porém controlados por data de emissão/revisão.
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Tabela 2 – Códigos dos Processos (2º campo da codificação).

PROCESSO CÓDIGO PROCESSO CÓDIGO
SISTEMA DE GESTÃO DA
SGQ EVENTOS EVN
QUALIDADE
SISTEMA DE GESTÃO
SGA FINANCEIRO FIN
ANTISSUBORNO
SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO SGI LIVRARIA LVR
EDITORAÇÃO EDT RECURSOS HUMANOS RHM
PROJETOS PRJ AQUISIÇÃO (COMPRAS) AQU
CONVÊNIO SAÚDE CNV CONTROLADORIA CTR
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO TIN JURÍDICO JUR
DIRETORIA EXECUTIVA DEX
5.2 Controle de Documentos
As cópias físicas são controladas por meio da planilha DC-SGI-003 - Controle de
Distribuição de Cópias Físicas e são impressas e distribuídas eletronicamente sob-
responsabilidade da Coordenação da Qualidade.
Para os documentos dos Sistemas de Gestão da Funep que exigirem aprovações,
estas poderão ocorrer de duas maneiras: assinaturas manuais na versão impressa
(original) ou ainda, registradas por meio da plataforma de assinaturas eletrônicas
Assinaweb.
5.3 Revisão dos Documentos
Os documentos do SGQ, incluindo os Formulários, são revisados conforme a
necessidade.
Os documentos do SGA deverão ser revisados conforme discriminação abaixo:
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 Estatuto Social – conforme necessidade ou no período máximo de 3 anos;

 Regimento - conforme necessidade ou no período máximo de 3 anos;
 Regulamentos - conforme necessidade ou no período máximo de 2 anos;
 Políticas - conforme necessidade ou no período máximo de 2 anos;
 Procedimentos - conforme necessidade ou no período máximo de 2 anos;
 Manual - conforme necessidade ou no período máximo de 2 anos;
 Matriz de Risco de Suborno - conforme necessidade ou no período máximo de
2 anos;
 Instruções de Trabalhos - conforme necessidade ou no período máximo de 3
anos, e
 Formulários - conforme necessidade.
A gestão sobre o processo e o período de revisão dos documentos é de
responsabilidade da Coordenação da Qualidade.
Os documentos obsoletos impressos deverão ser descartados assim que as novas
versões estiverem disponibilizadas e os documentos obsoletos eletrônicos serão
arquivados em pastas separadas (pasta “OBSOLETOS”).
5.4 Controle de Documentos de Origem Externa
Os documentos de origem externa são identificados e controlados por meio da
planilha DC-SGI-004 - Controle de Documentos Externos, que é mantida atualizada pela
Coordenação da Qualidade.
Pelo menos uma vez ao ano, deve-se rever a informação quanto à atualização de
documentos de origem externa.
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5.5 Controle de Softwares

Os softwares que impactam o Sistema de Gestão são identificados e controlados por
meio da planilha DC-SGI--005 - Controle de Software, elaborada e mantida atualizada
pela Gerência Administrativa e/ou seu representante. A validação do software, quando
necessário, pode implicar em realização de testes, com o devido registro, ou validação
por tempo de uso.
5.6 Controle de Registros
A Coordenação da Qualidade deve manter o formulário DC-SGI-001 - Controle de
Registros sempre atualizado, definindo os critérios de controle para todos os processos
que tenham registros do Sistema de Gestão, seguindo as definições contidas no item 4
deste Procedimento para preenchimento.
Todos os Setores permeados pelos Sistemas de Gestão da Qualidade e Antissuborno
devem estabelecer os controles para identificação, recuperação, armazenamento,
arquivamento, proteção, retenção e disposição dos registros gerados, seguindo as
definições contidas no item 4 deste Procedimento. Estes controles devem ser inseridos
para cada registro na Tabela presente no DC-SGI-001 - Controle de Registros.
Os responsáveis pelos processos devem garantir que os controles estejam sempre
atualizados e que a sistemática esteja sendo cumprida.
6 REGISTROS
 DC-SGI-001: Controle de Registros
 DC-SGI-003: Controle de Distribuição de Cópias Físicas
 DC-SGI-004: Controle de Documentos Externos
 DC-SGI-005: Controle de Software
 FO-SGQ-009: Controle de Emissão de Documentos do SGQ
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 FO-SGA-001: Controle de Emissão de Documentos do SGA

 Ata de Reunião do Conselho Curador
 Ata de Reunião da Diretoria Executiva
7 ANEXOS
Não aplicável.

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ao controle de documentos e os critérios para identificar, recuperar, armazenar, arquivar,

proteger, acessar, reter e dispor de forma padronizada as informações geradas pelo

Todos os documentos pertencentes ao Sistema de Gestão da Qualidade e

 Armazenamento: meio secundário de guarda e preservação do registro (exemplo:

armário, mesa, computador, gaveta, entre outros).

 Arquivamento/Meio de Arquivamento: meio primário de guarda e preservação do

registro (exemplo: pasta suspensa, fichário, caderno, diretório, entre outros).

 Código de Ética e de Conduta: documento que estabelece o padrão de

relacionamento respeitoso e transparente, balizando as atitudes e orientando as

tomadas de decisões dentro dos valores e dos princípios éticos, de todos os

envolvidos com a Funep.

 Disposição: definição da forma de dispor o registro após o tempo de retenção

 Documentos Controlados (DC): documentos constituídos por tabelas, listas ou

qualquer outro tipo que venha a ser incorporado ao Sistema de Gestão.

 Estatuto Social: conjunto de direitos e deveres da Funep.

Uso restrito. Cópia impressa não controlada

 Identificação: nome ou outra nomenclatura do registro (exemplo: lista de presença,

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 Instrução de Trabalho (IT): documento para uso operacional, preparado conforme

a necessidade, que detalha como executar atividades.

 Manual (MN): Documento de nível estratégico que descreve normas,

procedimentos, políticas e atividades que compõem o Gerenciamento Financeiro

da Funep e suas interações com demais processos.

 Mapa de Processo (MP): documento que define um ou mais processos do Sistema

de Gestão. Quando aplicável, os mapas de processos poderão ser

complementados com procedimento(s) e/ou instrução(ões) de trabalho para a

execução de determinadas tarefas, bem como descrever a sistemática dos

 Matriz de Risco de Suborno (MR): documento que define riscos de suborno

(potencial esquema de suborno e corrupção) nos diversos processos da Funep,

considerando a probabilidade e o impacto, bem como os controles existentes e

possíveis plano(s) de ação(ões).

 Políticas (PO): documento que cumpre uma função reguladora ao direcionar,

institucionalmente, condutas mediante modelos. A Política determina, aos

colaboradores da Funep, as diretrizes para atingir os objetivos e padrões

estabelecidos. Toda Política tem caráter corporativo.

 Procedimento (PR): documento que define as diretrizes sistêmicas em

complemento a um ou mais mapas de processos.

 Proteção: cuidados necessários para a correta manutenção do registro,

prevenindo avarias, deterioração, danos e extravios. Devem, preferencialmente,

ser armazenados em local seco, longe de fontes de geração de poeira, umidade,

fontes que possam provocar incêndios, luz, e radiação eletromagnética.

Uso restrito. Cópia impressa não controlada

 Recuperação: ordem ou sequência nas quais os registros são arranjados no seu

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alfabética, sequência numérica, entre outros).

 Regimento: conjunto de regras escritas, com a finalidade de regular as mais

diversas situações do cotidiano da Funep.

 Regulamento: um conjunto de normas e orientações que têm como objetivo

organizar uma atividade.

 Retenção: definição do tempo de guarda do registro (exemplo: 2 (dois) anos, 3

(três) meses, até a substituição do registro, entre outros);

As responsabilidades estão definidas no Procedimento.

A Tabela 1 define as responsabilidades para elaboração, análise crítica e aprovação

dos documentos do Sistema de Gestão, bem como a estrutura destes.