CONTROLE E ELABORAÇÃO DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

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Controle de Revisão do Procedimento

Número Data Alteração Relevante Realizada

00 17/10/2009 Desenvolvimento do documento.
01 17/10/2015 Adequação de todo o documento a versão 2015 da Norma aplicável ao SGQ.
02 09/04/2019 Revisão geral do documento.

Data Elaboração / Revisão Aprovação Assinaturas

09/04/2019 AF Gilson AFV Amilton
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1 OBJETIVO
Este procedimento foi desenvolvido e estabelecido para atender os requisitos previstos
no item 7.5 da Norma NBR ISO 9001:2015, definindo as ações necessárias para o
Controle da Informação Documentada necessária para a eficácia do Sistema de
Gestão da Qualidade do Grupo AFV.
2 ABRANGÊNCIA / APLICAÇÃO
Todos Processos do Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade do Grupo AFV.
3 RESPONSABILIDADE
A responsabilidade pela aplicação deste Procedimento é de todos os gestores dos
Processos do escopo do SGQ.
4 DESCRIÇÃO
Desenvolver e manter informação documentada adequada para assegurar que seu
Sistema de Gestão da Qualidade esteja operando eficazmente, seja compreendido pelas
pessoas que realizam trabalhos sob o controle do Grupo AFV e outras partes
interessadas, e que processos associados ao SGQ sejam realizados conforme
planejado, onde a informação documentada reflita a cultura e suas necessidades e seja
mantida, quando apropriado, para assegurar consistência, atualização e repetibilidade
dos resultados.
Que a Informação Documentada na forma de Registro seja retida como evidência dos
resultados alcançados ou atividades realizadas, a fim de demonstrar a implementação
eficaz dos requisitos do SGQ. Informação que serve como um registro dos resultados
alcançados ou evidência de atividades realizadas é parte da informação documentada
do Grupo AFV, podendo ser controlada por meio de diferentes processos de gestão.
4.1 INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
A redação e aprovação de informação documentada do SGA seguem os critérios abaixo:

Tipo Redação Aprovação

Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade (4.3) Gestor da Qualidade Alta Direção
Política da Quaidade (5.2) Alta Direção Alta Direção
Objetivos da Qualidade (6.2.1) Alta Direção Alta Direção
Manual de Gestão da Qualidade Gestor da Qualidade Alta Direção
Informação documentada (documentos e Definido pelo Gestor do Processo Gestor do
formulários) necessária para eficácia do SGQ ou pela Alta Direção Processo

Hierarquia da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade

Os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade são elaborados e aprovados
quanto a sua adequação pelos Gestores dos Processos, antes de sua distribuição.
São analisados criticamente pelos Gestores dos Processos e atualizados, quando
necessário pelos elaboradores, sendo re-aprovados, e atendem os requisitos da norma
aplicada e as necessidades funcionais do Grupo AFV, sendo constituídos de quatro
níveis hierárquicos.
 1º nível: Manual do SGQ – abrange o Grupo AFV, definindo a contextualização da
organização, determinando o escopo do SGQ, incluindo os processos necessários e
suas interações, as atividades e indicando os responsáveis, cujas atribuições estão
descritas nos Procedimentos dos Processos.
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 2º nível: Informação Documentada do SGQ – são constituídas de Informações

documentadas mantidas no Sistema de Gestão da Qualidade que abrangem os
processos, conforme o caso. As funções são descritas detalhadamente, fazendo
referência a Norma aplicada. São elas: Escopo do SGQ, Descrição dos Processos e
suas Interações, Política da Qualidade, e Objetivos da Qualidade e o Planejamento
para alcançá-los.
 3º nível: Procedimentos Administrativos e Operacionais – são constituídos de
procedimentos administrativos e operacionais; diretrizes, instruções de trabalho,
manuais, requisitos legais e outros requisitos das atividades desenvolvidas do Grupo
AFV. Fazem parte do SGQ quando referenciados no Manual do SGQ ou nos
Procedimentos dos Processos.
 4º nível: Registros – São de caráter comprobatório, onde são retidas todas as
informações documentadas determinadas pela Norma aplicável, bem como as
necessárias para os processos (fichas, formulários, check list, tabelas, planilhas)
demonstrarem por evidências objetivas, a gestão da Qualidade que é praticada, a
partir das atividades ou resultados atingidos. Representam um histórico das
atividades que são efetivamente realizadas.

4.2 CRIAÇÃO E CONTROLE

4.2.1 Responsabilidade - Gestor de Processo
4.2.2 Atribuições
a. Garantir a atualização (revisão em vigor), organização e distribuição de informação
documentada e legislação pertinente a requisitos legais, bem como Procedimentos
Operacionais ou Instruções de Trabalho necessárias ao SGQ.
b. Zelar e manter as informações documentadas do SGQ, garantindo o controle
necessário, providenciando a atualização das edições para que estejam aprovadas;
controlando a disponibilidade e adequação ao uso, onde e quando for necessária;
protegendo contra perda da confidencialidade, quanto ao uso impróprio ou perda da
integridade de modo a garantir o cumprimento de todos os requisitos referentes aos
controles estabelecidos neste procedimento.
c. Zelar e reter as informações documentadas do SGQ, abordando as seguintes
atividades, como aplicável: distribuição, acesso, recuperação e uso; armazenamento
e preservação, incluindo preservação de legibilidade; controle de alterações; retenção
e disposição.

NOTA: Todas informações externas serão controladas por meio de Lista Mestra do Processo
Gestão de Pessoas, tanto requisitos legais como leis, normas, licenças, etc.

4.3 ELABORAÇÃO OU ATUALIZAÇÃO

4.3.1 Responsabilidade - Gestor de Processo relacionado ao documento
4.3.2 Atribuições
a. Deve ser realizada por uma equipe que reúna competência técnica e administrativa.
Quando a informação sofrer atualização, deve-se optar por:
 Quando houver alteração simples como: formato do documento, fonte, EPI
utilizados, citar no campo “ Controle de Revisão do Procedimento”, as alterações
realizadas.
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A iniciativa de atualização dos documentos do SGQ poderá partir de qualquer parte

interessada, seja por iniciativas de melhoria contínua (ver item 10 – NBR ISO 9001) ou
por necessidade de tratamento de problemas efetivos (ações corretivas ou Não
conformidades).
NOTA: Qualquer alteração em decorrência de infraestrutura, qualificação de pessoas ou outra
atividade que tenha impacto significativo, deve-se considerar mudanças em Riscos e
Oportunidades.

ATENÇÃO: Quando a informação for uma Instrução de Trabalho, Procedimento

Operacional, Procedimento, exceto formulários, deve-se alterar o número da edição e a
data que a revisão foi realizada.
Deve-se analisar a existência de alteração no método de trabalho (padrão que a
atividade é realizada) e sendo identificado que não houve modificação incluir no campo
“Controle de Revisão do Procedimento”, o texto: Não houve alteração na atividade.
Caso a informação atual for substituir outra informação, o elaborador deve citar no
campo “Controle de Revisão do Procedimento”.
No caso de elaboração de formulário a primeira edição será 00, e para as revisões
seguintes, seguir a sequência numérica. Exemplo: FDQ.001.00, com a revisão passa a
ser: FDQ.001.01.

4.4 ANÁLISE CRÍTICA

4.4.1 Responsabilidade - Responsável pela elaboração/ atualização em conjunto com o
Gestor do Processo
4.4.2 Atribuições
a. Analisar a informação observando-se: aplicação, formato, coerência, consistência e
se cumpre com os requisitos normativos para garantir a eficácia da atividade,
procedimento, formulário ou norma.
b. Após análise crítica, devem-se realizar as adequações, se necessário, reavaliando em
seguida para prosseguir com a aprovação.
Nota: É responsabilidade do gestor de cada processo do SGQ analisar a pertinência,
adequação e suficiência das informações já existentes (em vigor), avaliando a necessidade de
atualização. Esta análise deve ser realizada sempre que houver alteração na atividade ou
definições relacionadas a operação.

4.5 APROVAÇÃO
4.5.1 Responsabilidade - Gestor do Processo
4.5.2 Atribuições
a. Analisar o atendimento aos requisitos do SGQ ao qual está associado, a pertinência e
adequação dos documentos elaborados com objetivo de garantir a eficácia das
atividades e processos;
b. Avaliar se os setores para implantação, conhecimento e os Processos para
distribuição são adequados e suficientes.
Caso o documento seja considerado adequado, assinar o documento original
evidenciando a aprovação e encaminhar para o Processo Direção/Qualidade para
oficialização.
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4.6 OFICIALIZAÇÃO
4.6.1 Responsabilidade - Gestor do Processo e Processo Direção/Qualidade
4.6.2 Atribuições
a. Avaliar criticamente a informação com relação aos requisitos do SGQ ao qual está
associado, sua adequação ao uso e atividades relacionadas;
b. Encaminhar para o Processo Direção/Qualidade o original físico, o arquivo eletrônico
e o Registro de Treinamento, do pessoal envolvido para o Processo Gestão de
Pessoas, devidamente preenchido.
c. Analisar os seguintes pontos da informação:
 Se está no formato apropriado. Exemplo: (tabela, Instrução Operacional,
formulários), contendo a logomarca da empresa e campos necessários para
inclusão no SGQ;
 Se está legível e se está assinado
 Se a informação está com código e edição adequados;
 Se está com o registro de treinamento, devidamente preenchido.
d. Utilizar carimbo de documento original para distribuição para os setores sem acesso
a rede interna de informação, oficializando a informação;
Nota: Caso o documento não atenda aos requisitos, o documento é devolvido para o
elaborador do documento para realizar as devidas adequações.
e. O Registro de treinamento é arquivado pelo Gestor do Processo Gestão de Pessoas,
na pasta de Registro de Treinamentos, em ordem cronológica para fins de verificação
e/ou auditoria.

4.7 INCLUSÃO DE DOCUMENTOS NO SGQ

4.6.1 Responsabilidade – Responsável pela aprovação
4.6.2 Atribuições
Quando o documento não existir no SGQ, o elaborador deve obter o código do documento com
o Gestor do Processo Direção/Qualidade.

A numeração de um novo documento segue a sequência cronológica e crescente. Exemplo:

Último documento – PDQ.001; o próximo será – PDQ.002. O “P” significa o tipo de documento e
o “DQ” informa o Processo ao qual o documento pertence.
As tabelas 1 e 2 abaixo devem ser utilizadas para a identificação do tipo de um novo documento
e o Processo a que pertence.

Tabela 1
Tipo da
Sigla Informação Conceito
Documentada
Toda a informação documentada que não se enquadrar nos demais tipos de
D Documento documentos descritos abaixo. Ex: documento contendo os Objetivos da Qualidade,
ou o Escopo do SGQ.
É um documento com campos pré-estabelecidos onde são preenchidos os dados e
F Formulário as informações permitindo a formalização das comunicações, o registro e o controle
das atividades planejadas e executadas.
Instrução de Serve para instruir/orientar o colaborador para a execução de uma atividade, a fim
IT
Trabalho de garantir a previsibilidade dos resultados.
É um documento que determina as diretrizes daquilo que deve ser executado e sua
M Manual abrangência.
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É um documento que determina como realizar uma atividade de forma a garantir a
P Procedimento eficácia do Processo.
Política da Documento que contém a Política da Qualidade definida e aprovada pela Alta
PQ Direção.
Qualidade
Documento que descreve as diretrizes e métodos a serem aplicados numa
Procedimento
POP determinada atividade ou conjunto de atividades, descrevendo o que fazer e
Operacional complementado (quando aplicável) por uma IT ou Fluxograma.

Tabela 2
Sigla Processo do Escopo do SGQ
DQ Processo Direção/Qualidade
CM Processo Comercial
GP Processo Gestão de Pessoas
CAT Processo Consultoria, Auditorias e Treinamentos
OP Processo Operacional

5 TREINAMENTO E NOTIFICAÇÃO DOS ENVOLVIDOS

5.1 Responsabilidade – Responsável pela aprovação
5.2 Atribuições
a. O responsável pela aprovação da informação deve avaliar se a nova edição altera a
sistemática existente ou se a informação é nova, indicando a necessidade de
treinamento, independente de fatores como complexidade da atividade, quantidade de
pessoas do setor e outras situações.
b. Quando os documentos sofrerem alterações significativas (Ex: revisão geral das
atividades ou revisões pontuais na rotina que impactem na atividade ou processo),
devem ser re-implantados, com a aplicação de treinamento.
É dispensável o treinamento quando forem feitas pequenas alterações ou correções.
Mesmo assim, os responsáveis pelas alterações devem notificar os envolvidos com
relação as modificações ocorridas.

6 CONTROLE DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

Com objetivo de assegurar o controle dos documentos e registros do SGQ e evitar o uso
de documento obsoleto, mantém-se por setor, sempre atualizada, uma Lista Mestra de
Controle de Documentos – FDQ.001, anexo I, prontamente disponível para verificação
dos colaboradores e/ou auditores.

Nos itens abaixo, seguem orientações para o controle efetivo da informação

documentada.

6.1 ARMAZENAMENTO DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

6.1.1 Responsabilidade – Gestor do Processo
6.1.2 Atribuições
Documentos/formulários (aprovados e oficializados) são mantidos na pasta:
Documentos/Formulários Originais arquivado por Processo, no Processo
Direção/Qualidade e controlados por Listas Mestras .

6.2 REPRODUÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE INFORMAÇÃO ORIGINAL

6.2.1 Responsabilidade – Gestor do Processo Direção/Qualidade
6.2.2 Atribuições
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a. As reproduções são realizadas pelo Processo Direção/Qualidade;

b. As reproduções físicas são devidamente identificadas, indicando qual o Processo
que receberá a cópia e deve ser distribuída fisicamente com o carimbo ou impressão
no documento com a indicação “CÓPIA CONTROLADA”.
c. Enviar e-mail geral para os colaboradores informando que houve alteração na
informação;
d. As reproduções serão protocoladas e enviadas às áreas envolvidas contendo
carimbo ou impressão na informação com o título ”CÓPIA CONTROLADA” que
devem assiná-lo, como forma de evidenciar o recebimento;
e. Reprodução para uso de treinamento, auditoria ou revisão receberão carimbo
próprio para sua identificação. Só podem ser realizadas pelo Gestor da Qualidade e
toda a necessidade de cópia para os Processos, esta deve ser solicitada via email
para o Gestor da Qualidade.
O objetivo principal dessa medida é manter um controle eficaz de atualização e
manter a proteção da informação.
Pode-se disponibilizar versão eletrônica de cópia controlada de informação para
consulta eletrônica de documentos/formulários específicos,

 As informações são identificadas como “CÓPIA ELETRÔNICA”. A consulta

eletrônica é válida apenas no endereço oficial para consulta, se impressa ou
copiada para outro local perde sua validade;
 Todos os formulários vigentes ficam disponíveis na rede comum (arquivo
eletrônico) para fácil acesso por qualquer colaborador.
Notas:
1. Documentos impressos que contenham a opção “CÓPIA ELETRÔNICA”, não
sofrem alterações e, portanto, não são válidas para o SGQ. Devem ser utilizadas
pelos processos especificamente para consulta online.
2. As reproduções não necessitam conter a assinaturas de aprovação (estas devem
constar apenas nos documentos originais arquivado no Processo
Direção/Qualidade), contudo, é necessário indicar o (s) responsável (s) pela
aprovação, seja pelo nome ou pela sigla do responsável.
3. A exceção da Política e Objetivos da Qualidade que não possuem carimbo,
entendendo que devem ser disseminados e de fácil acesso a todos os
colaboradores.
6.3 CONTROLE DE INFORMAÇÃO VIGENTE
6.3.1 Responsabilidade – Gestor do Processo
6.3.2 Atribuições
Após recebimento da informação pelo Gestor da Qualidade, os Processos são
responsáveis por controlar e reter as informações documentadas internas (documentos
e Registros) através de Listas Mestras e são mantidas em instalações que ofereçam
ambiente adequado, de forma a prevenir danos, deterioração ou perda, com segurança
e confidencialidade (quando aplicável).

6.4 ARMAZENAMENTO E RETENÇÃO DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

6.4.1 Responsabilidade – Gestor do Processo (letras a, b, c) / Gestor do Processo
Direção/Qualidade (letras d, e)
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6.4.2 Atribuições
a. Deve-se armazenar a informação documentada em pastas próprias ou conforme
definido na Lista Mestra de Controle de Registros do SGQ – FDQ.002 – anexo II ou
no servidor da empresa com objetivo de garantir a preservação e legibilidade,
recuperação da mesma;
b. A retenção é definida em número de anos/meses (ano anterior e atual), ou mais
tempo de acordo com o que determinado em legislação ou necessidade do Processo,
salvo exceção, como última, para as Listas Mestras.
c. A disposição da informação documentada retida como evidência de conformidade é
definida é controlada em Lista Mestra. A disposição que é dada a informação
documentada retida após o tempo de retenção pode ser:
 Arquivo geral: para aquelas que após o tempo de retenção em arquivo no Processo
necessitam ser ainda mantidas por um determinado período especificado, com o
objetivo de servir de fonte de consulta para determinados fins.
 Destruir: Para aquelas que após o tempo de retenção em arquivo setorial ou geral
não necessitam mais serem mantidas.
d. Os documentos internos originais são colocados em arquivos, obedecendo a regra:
 Documentos/formulários originais físicos arquivados em pastas próprias, por
Processo/setor;
 Documentos/formulários originais eletrônicos arquivados eletronicamente por tipo
de documento/formulário e Processo.
e. Informação documentada original eletrônica são mantidos no Drive XX: e segurados
por backup mantidos pelo Processo Gestão de Pessoas.

6.5 CONTROLE DE INFORMAÇÃO OBSOLETA

6.5.1 Responsabilidade – Gestor do Processo e Gestor da Qualidade
6.5.2 Atribuições
a. Os Processos são responsáveis por reunir as cópias obsoletas da revisão anterior,
destruindo-as a fim de evitar o uso não pretendido.
b.O Gestor da Qualidade retêm de forma física a última edição da informação obsoleta
em pasta própria: Documentos e formulários obsoletos, onde são identificados
por meio de carimbo: “DOCUMENTO OBSOLETO”, com objetivo de evitar o uso não
pretendido de informação obsoleta e para rastreabilidade dos documentos;
c. A retenção de forma eletrônica corresponde a uma edição obsoleta, mantida apenas
no Drive do Gestor da Qualidade;
d. A edição anterior da informação deve ser deletada, ficando disponível sempre a
informação vigente.
6.6 INFORMAÇÃO DOCUMENTADA EXTERNA
6.6.1 Responsabilidade – Gestor do Processo
6.6.2 Atribuições
São consideradas Informações Documentas Externas, todos aqueles que não são
desenvolvidos pelos Processos do Escopo do SGQ, tais como: manuais de máquinas e
equipamentos, leis trabalhistas, legislação federal, estadual e municipal e de autarquias
reguladoras, entre outros.
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a. A informação documentada de origem externa é identificada (quando possível, se

impressa), por meio de um carimbo DOCUMENTO EXTERNO, colocado na 1ª
página ou contracapa (para não prejudicar o texto), e sua distribuição é controlada
por Lista Mestra.
b. O carimbo fica com o Gestor da Qualidade para garantir o padrão de identificação;
c. A informação pode estar disponível em qualquer meio (impresso e/ou eletrônico);
d. Têm sua verificação de atualização periódica, nos sites eletrônicos do órgãos
responsáveis pelos documentos externos.

6.7 VIGÊNCIA DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

6.7.1 Responsabilidade – Gestor da Qualidade
6.7.2 Atribuições
a. Somente terá validade para utilização quando estiver com carimbo de cópia
controlada (cópia física) ou impressa no documento e quando estiver em meio
eletrônico, no endereço disponibilizado especificamente para consulta online.
b. Reproduções secundárias de tais cópias controladas não devem ser consideradas
como válidas pelos usuários.

6.8 CONFIDENCIALIDADE
6.8.1 Responsabilidade – Gestor da Qualidade
6.8.2 Atribuições
A reprodução de informação documentada para terceiros (pessoas não pertencentes à
empresa) só deverá ser realizada com a autorização do Gestor do Processo
Direção/Qualidade em conjunto com o Gestor do Processo demandante e/ou a gerência,
havendo assim uma co-responsabilidade pactuada.

12. ANEXO
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Anexo I - Lista Mestra de Controle de Documentos do SGQ – FDQ.001

Lista Mestra de Informação Documentada do SGQ FDQ.001.00

PROCESSO DIREÇÃO/QUALIDADE – DQ
Origem do
Item Referência Informação Documento Data Versão Localização
Interno Externo

PROCESSO COMERCIAL – CM
Origem do
Item Referência Informação Documento Data Versão Localização
Interno Externo

PROCESSO CONSULTORIAS, AUDITORIAS e TREINAMENTOS – CAT

Origem do
Item Referência Informação Documento Data Versão Localização
Interno Externo

PROCESSO OPERACIONAL – OP
Origem do
Item Referência Informação Documento Data Versão Localização
Interno Externo

Página: 10/11 Data: 17/9/2019 Aprovação:

Anexo II - Lista Mestra de Controle de Registros – FDQ.002

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Lista Mestra de Controle de Registros do SGQ FDQ.002.00

PROCESSO DIREÇÃO/QUALIDADE – DQ
Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tipo de arquivo Tempo de
Disposição
Código Título (Local) (suporte) Indexação Acesso Mag. Fis. retenção

PROCESSO COMERCIAL – CM
Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tipo de arquivo Tempo de
Disposição
Código Título (Local) (suporte) Indexação Acesso Mag. Fis. retenção

PROCESSO CONSULTORIAS, AUDITORIAS e TREINAMENTOS – CAT

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tipo de arquivo Tempo de
Disposição
Código Título (Local) (suporte) Indexação Acesso Mag. Fis. retenção

PROCESSO OPERACIONAL – OP
Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tipo de arquivo Tempo de
Disposição
Código Título (Local) (suporte) Indexação Acesso Mag. Fis. retenção

Página: 11/11 Data: 17/9/2019 Aprovação: