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Controle de Documentos e Registros

Rev. 00

I - ELABORAO E APROVAO DESTE PROCEDIMENTO

Etapa Elaborado por Verificado por Aprovado por Nome Assinatura

II - HISTRICO DAS REVISES (4 ltimas)

Rev. No. Data Descrio

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01/01/2011

Emisso Inicial

III - OBJETIVO Este presente procedimento tem por objetivo estabelecer a sistemtica de controle de documentos e registros do Sistema de Gesto da Qualidade. Todas as regras de elaborao e aprovao de documentos, distribuio, armazenamento e segurana esto contidas nesse procedimento. IV APLICAO Aplicvel a todos os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade e aos documentos externos a organizao que afetam a capacidade de entregar os produtos e servios aos clientes nos requisitos especificados.

V Termos e definies
Formulrios So documentos editveis onde algum tipo de informao pode ser inserida. Por exemplo, formulrio de compras, formulrios de preenchimento de formaes de candidato a vaga de trabalho, etc. Registros Uma vez que os formulrios so preenchidos eles passam a ser chamados de registros. Documentos Incluem poltica, objetivos, manuais, procedimentos, instrues de trabalho, formulrios e registros.

DOCUMENTO ORIGINAL

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1. Consideraes Gerais sobre os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade

Toda a documentao do SGQ elaborada, aprovada, atualizada, distribuda, armazenada e salvaguardada de acordo com os requisitos da Norma ISO 9001:2008 e seguindo as orientaes da ISO/TR 10013 que trata de controle e contedo de documentao do SGQ.

Quadro descritivo da hierarquia da documentao

Os documentos do SGQ seguem a hierarquia acima e toda a sua metodologia de elaborao e controle est descrita neste procedimento.

2. Estrutura de um procedimento
Os procedimentos do SGQ devem possuir uma formatao nica, de acordo com o descrito neste procedimento. Todos os documentos do SGQ devem conter um cabealho com as seguintes informaes: Data da Reviso do documento; Nmero da Reviso; Cdigo do documento; Numero da pgina atual e quantidade total de pginas; Logotipo da organizao; Nome do documento; Nas primeiras pginas do documento devero ser descritos: Os responsveis por aprovar, elaborar e revisar o documento e suas respectivas assinaturas; Histrico das quatro ltimas revises contendo as respectivas datas e contedo das alteraes; Objetivo do documento; Aplicao do documento quais processos e em que situaes o procedimento deve ser executado;

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Termos e definies detalhados; A caracterizao se o documento original ou Cpia Controlada ou No Controlada.

Os procedimentos devem conter todas as informaes necessrias para que a operao da atividade que est sendo documentada possa ser perfeitamente executada sem prejuzo a satisfao do cliente externo ou interno. Se a operao em questo exigir a utilizao de formulrios ou outros documentos estes devem ser descritos no procedimento item ANEXOS. No caso dos formulrios devem ser de fcil entendimento e preenchimento, no podendo deixar dvidas quanto ao preenchimento dos campos. Documentos Referenciados todas as referncias a outros documentos devero ser descritas como ltimo item de um documento, pois essa descrio facilitar a identificao de outros documentos durante a leitura. Em caso de documentos em formato de vdeo ou udio, dever existir um documento em formato de texto com as informaes estruturais bsicas descritas neste procedimento, sendo este a referncia para a correta exibio dos vdeos e udios. O motivo e vantagens da utilizao desse formato dever ainda ser especificado neste documento impresso.

3. Elaborao de documentos
Cabe aos setores/processos identificarem a necessidade de elaborao de documentos, sempre com o suporte tcnico do Coordenador de Qualidade. So trs as etapas na produo de um documento: elaborao, verificao e aprovao. Recomenda-se que eles sigam a estrutura hierrquica da empresa. Cabem aos Coordenadores e Gerentes a elaborao de documentos, ou outra pessoa qualificada designada por eles. Todos os documentos do SGQ devem ser revisados pelo Coordenador da Qualidade para a verificao a adequao dos documentos aos requisitos estabelecidos por este procedimento, caber a este solicitar do elaborador do documento a quais processos/reas e em quais formatos devem estar disponveis os documentos. A aprovao ser responsabilidade do superior imediato a aquele que elaborou o documento, aps a assinatura do elaborador e do verificador do mesmo. Uma vez elaborado o documento o processo de armazenamento e distribuio dever ser feito pela rea da Qualidade de acordo com as informaes fornecidas pelo elaborador de acordo com o item 6 deste procedimento Controle de Distribuio da Documentao. Os documentos devem ser objetivos e sem ambigidades, com redao e linguagem apropriada ao grau de competncia dos colaboradores da organizao. Qualquer colaborador poder sugerir a reviso de documentos ao responsvel pela elaborao.

4. Codificao dos documentos

Os documentos controlados pelo SGQ da organizao possuem a seguinte codificao: PxxY P Procedimento xx Nmero do procedimento Sequencial iniciando em 01

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Y Letra referente ao formulrio em anexo de A at Z Vide Exemplo: P01 Procedimento Nmero 1 Ex: P01_Controle de Documentos e Registros P01A Formulrio 1 do procedimento 1 Ex: P01A_GRD P01B Formulrio 2 do procedimento 1 Ex: P01B_Lista de Documentos de Origem Externa O Manual da Qualidade recebe cdigo especial MQ Manual da Qualidade

5. Guarda e Proteo de Documentos

Todos os documentos devem estar em formato eletrnico armazenados no servidor na sede administrativa, mensalmente um backup com todos os documentos do SGQ dever ser feito em CD ou DVD para ser arquivado na sede da empresa garantindo que todas as informaes no sero perdidas por problemas tcnicos da rede de computadores. O ndice remissivo com todos os documentos a P01C_LISTA MESTRA com as seguintes informaes: Nome do documento; Reviso; Data Reviso; Pginas; Elaborador; Destinatrio;

A lista mestra um formulrio que ser atualizado sempre que uma verso de um documento for revisada ou ocorrer a emisso inicial de algum documento. Deve ser atualizada pelo Coordenador da Qualidade e por isso um registro do SGQ que evidencia quais processos devem receber quais documentos. Cabem aos elaboradores dos documentos junto ao Coordenador da Qualidade, definir quais processos/reas devero receber cada documento.

6. Controle de distribuio da documentao

Os documentos devem estar disponveis nos locais/processos adequados conforme a P01C_LISTA MESTRA. Todos os documentos originais do SGQ, em suas ltimas revises, devero estar disponibilizadas na pasta virtual SGQ\Controle Documentos e Registros e tambm impressos na sede administrativa (com as respectivas assinaturas e identificao DOCUMENTO ORIGINAL no rodap da pgina inicial). Uma pasta no diretrio SGQ\Controle Documentos e Registros\Obsoletos dever conter todos os arquivos obsoletos, que no so mais utilizados pela organizao ou que j possuem uma reviso superior. Na atual estrutura da empresa os documentos s possuem trs destinos especficos: Escritrio da Sede Administrativa

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Fbrica Obras Externas

A cada nova reviso de documentos o Coordenador da Qualidade deve atualizar a pasta virtual e a pasta fsica, verificar se os documentos revisados devem ser substitudos na pasta de documentos da Fbrica e nas Obras Externas. Sempre que uma obra externa for executada uma pasta com todos os documentos do SGQ (aplicveis aquela obra) dever estar disponvel para trabalho, dever ser emitida uma P01A_ GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS em uma via que dever ser assinada pelo emissor e o remetente do documento. A mesma Guia deve ser emitida quando uma obra externa estiver em andamento e houver alteraes em alguns dos documentos presentes naquela obra. Em documentos tanto distribudos de forma eletrnica como de forma impressa devero conter no rodap ou a tarja CPIA CONTROLADA ou CPIA NO CONTROLADA na pgina inicial do documento. Todos os documentos que se tornarem obsoletos ou tiverem novas revises devero ser arquivados na pasta do SGQ\Controle Documentos e Registros\Obsoletos. No so arquivados documentos impressos que se tornarem obsoletos.

7. Controle de Registros
Em cada procedimento dever ser descrito como os registros, referentes a aquele procedimento, devero ser elaborados e armazenados. Cabe ao procedimento explicar sobre os formulrios em anexo de sua responsabilidade. Os registros da qualidade devero ser mantidos na organizao por no mnimo dois anos, ou o tempo que um procedimento ou legislao aplicvel assim o exigir. importante que os registros sejam legveis e no contenham rasuras. Registros de origem externa so considerados documentos de origem externa. A seguinte tabela dever ser colocada em todos os procedimentos que possurem registros referenciados no item ANEXOS.
Nome do Registro Mdia Local de Armazenamento Indexao Responsvel pela proteo e recuperao Tempo de reteno Descarte

8. Documentos de Origem Externa

Documentos de origem externa que afetem a capacidade da organizao planejar e operar um Sistema de Gesto da Qualidade devero ser controlados pela organizao. Devero ser arquivados no Formulrio P01B_Lista de Documentos de Origem Externa e armazenados e distribudos conforme os itens 5 e 6 deste procedimento.

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9. Anexos
Responsvel pela proteo e recuperao Destinatrio Coordenador da Qualidade Coordenador da Qualidade Tempo de reteno 2 anos

Nome do Registro P01A_Guia de Remessa de documentos P01C_Lista Mestra de Documentos P01B_Lista de Documentos de Origem Externa

Mdia Eletrnica ou impressa Eletrnica Eletrnica

Local de Armazenamento Com cada destinatrio Pasta Eletrnica da Qualidade Pasta Eletrnica da Qualidade

Indexao

Descarte

Sequencial No aplicvel No aplicvel

Destruio

Infinito

NA

Infinito

NA

10. Documentos referenciados

Normas
ABNT NBR ISO 9001:2008 ISO/TR 10013 Sem procedimentos referenciados Sem formulrios referenciados

Procedimentos Formulrios