INSTRUÇÃO DE TRABALHO

Controle de Documentos Externos

Processo Código Última Revisão

Gestão da Qualidade IT.SGQ.09.01 25/08/2023

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP

TAREFA: Controle de Documentos Externos

EXECUTANTE: SGQ

DOCUMENTOS DE NBR ISO 9001:2015

REFERÊNCIA: P.SGQ.01

OBJETIVO DA TAREFA: Definir as diretrizes para controle dos documentos e dados

de origem externa.

CAMPO DE APLICAÇÃO: Aplica-se ao controle de Portarias, Normas do CNJ,

Resoluções do CNJ, Normas Internas do TJRR, CF, Leis
de modo geral e atualizações da ISO 9001:2015.

PROCESSO: Gestão da Qualidade

ELABORADO POR: Maria Vitória Franco

REVISADO POR: Cristine Helena

APROVADO POR: Erika Horta

1. Definições

Termo/Sigla Descrição

SGQ Sistema de Gestão da Qualidade

TJRR Tribunal de Justiça de Roraima

CNJ Conselho Nacional de Roraima

CF Constituição Federal

ISO International Organization for Standardization (Organização

Internacional de Padronização).

SEI Sistema Eletrônico de Informações

 Para os efeitos deste documento, aplicam-se os termos e definições da ABNT NBR
ISO 9000:2015.

2. Responsabilidades Gerais

Função Responsabilidade

Analista da Qualidade Identificar e classificar os Documentos da Qualidade;

Controlar a atualização dos Documentos da lista mestra de
documentos externos;

Subsecretaria de Análise da documentação

Planejamento e Gestão
da Qualidade

Unidades do Escopo Encaminhar documentação necessária para inserção ou

atualização.

3. Condições Gerais

Os documentos de origem externa podem ser identificados por dois meios:

1. Mediante a verificação de documentos externos, feita pelo SGQ.
2. Por meio do encaminhamento de documentos pertencentes às Unidades
Administrativas (apoio indireto) e Judiciais (gestão judicial) referentes ao
escopo do SGQ, via SEI e/ou em reuniões com o SGQ.
Após a detecção do documento, o SGQ faz uma análise verificando se ele possui as
categorias de documentos externos que necessitam de controle, se houver necessidade de
controle, o documento será incluído e/ou atualizado no “D.SGQ.04 Lista Mestra de
Documentos Externos”.

4. Categoria de Documentos Externos Controlados

● Leis de modo Geral;
● Decretos;
● Resoluções;
● Portarias;
● Instruções normativas;
● Normas do CNJ;
● Normas internas do TJRR;
● Constituição Federal;
● Atualizações das Normas: ISO 9001:15 e 9000:2015
5. Inclusão ou Atualização
Quanto à inclusão, o documento inserido e/ou atualizado será controlado pelos seguintes
meios:
● Código de origem do órgão emissor;
● Revisão do documento;
● Título do documento;
● Data da consulta/inclusão;
● Data da próxima atualização;
● Local de arquivamento/consulta (neste são inseridos/atualizados os links do
documento).
O SGQ deverá fazer a atualização da Lista Mestra de Documentos Externos a cada
6 meses ou sempre que alguma demanda for emitida pelas Unidades pertencentes ao
escopo do SGQ.
Caso a demanda solicitada pela unidade não se encaixe na categoria de
documentos de origem externa controlados pelo SGQ, a Unidade emissora será
comunicada via SEI e o processo será arquivado.

5. Sites de Consulta Padrão:

● https://www.gov.br
● https://www.tjrr.jus.br
● https://www.cnj.jus.br

6. Finalização
Ao realizar a atualização/inclusão/consulta, a Analista da Qualidade deverá
preencher o quadro de “Histórico de Alterações”, inserindo:
● Data;
● Revisão;
● Descrição da Alteração;
● Aprovação;

Segue, abaixo, o modelo de quadro com a lista mestra de documentos externos e o

quadro de alterações.
 Exemplo:

Lista Mestra de Externos

Processo Código Folha nº

Gestão da Qualidade D.SGQ.04 1/3

Código Revisão/ Título Última Próxima Local de Arquivo/Consulta

Edição consulta atualiza
ção
ISO 9001 2015 Sistema de Gestão da Dez/2022 Jun/23 https://docs.google.com/document/d/
Qualidade - Requisitos 1GYkIrptTgOt7eYRfFTjgCcJDsFfKGBFWpoW99WGto8k/edit?
usp=sharing
ISO 9000 2015 Sistema de Gestão da Dez/2022 Jun/23 https://drive.google.com/drive/folders/
Qualidade - Fundamentos e 1J9Fo9s3EsshNSsHH0J7fnahi_KJ2tILy?usp=sharing
Vocabulário
CF CONSTITUIÇÃO DA Dez/2022 Jun/23 w.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicahttp://wwo.htm
REPÚBLICA FEDERATIVA DO
1988 BRASIL
LEIS LEIS ORDINÁRIAS FEDERAIS Dez/2022 Jun/23 http://www4.planalto.gov.br/legislacao/portal-legis/legislacao-1/leis-
ORDINÁRIAS ordinarias
TODOS
CE CONSTITUIÇÃO DO Dez/2022 Jun/23 https://www.tjrr.jus.br/legislacao/phocadownload/ce%20ate%20ec
ESTADO DE RORAIMA %2074_1.pdf
1991
LEIS LEIS ORDINÁRIAS Dez/2022 Jun/23 https://www.tjrr.jus.br/index.php/legislacaotjrr
ORDINÁRIAS ESTADUAIS
ESTADUAIS TODOS
LEIS LEIS COMPLEMENTARES Dez/2022 Jun/23 https://www.tjrr.jus.br/legislacao/index.php/leis-complementares/188-
COMPLEME ESTADUAIS leis-complementares-2022
NTARES
ESTADUAIS TODOS
Lei nº 13.105 Código de Processo Civil - Dez/2022 Jun/23 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2015/lei/l13105.htm
CPC
2015
Decreto-Lei Código de Processo Penal - Dez/2022 Jun/23 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del3689.htm
nº 3.689 CPP
1941
Decreto-Lei Dez/2022 Jun/23
nº 2.848
1940 Código Penal http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del2848compilado.htm
Lei nº 11.343 Lei de Drogas Dez/2022 Jun/23
2006 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2004-2006/2006/lei/l11343.htm
IN 05 do Dispõe sobre as regras e Dez/2022 Jun/23 https://www.in.gov.br/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/
MPOG diretrizes do procedimento de content/id/20239255/do1-2017-05-26-instrucao-normativa-n-5-de-26-
contratação de serviços sob o de-maio-de-2017-20237783
regime de execução indireta no
âmbito da Administração
Pública federal direta,
2017 autárquica e fundacional.
IN 07 do 2018 Altera a Instrução Normativa nº Dez/2022 Jun/23 https://www.in.gov.br/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/
MPOG 5, de 26 de maio de 2017, que content/id/817087/do1-2017-12-07-instrucao-normativa-n-7-de-6-de-
dispõe sobre as regras e dezembro-de-2017-817083
diretrizes do procedimento de
contratação de serviços sob o
regime de execução indireta no
âmbito da Administração
 Pública
federal direta, autárquica e
fundacional.
Resoluções Resoluções do Conselho Dez/2022 Jun/23 https://www.cnj.jus.br/atos_normativos/
CNJ Nacional de Justiça
TODOS
Resoluções Resoluções do Tribunal Pleno Dez/2022 Jun/23 https://www.tjrr.jus.br/index.php/legislacaotjrr
TJRR do Tribunal de Justiça do
TODOS Estado de Roraima
Provimentos Provimentos da Corregedoria Dez/2022 Jun/23 https://www.tjrr.jus.br/index.php/legislacaotjrr
da CGJ Geral de Justiça
TODOS
Portarias da Portarias da Corregedoria Dez/2022 Jun/23 https://www.tjrr.jus.br/index.php/legislacaotjrr
CGJ Geral de Justiça
TODOS
Lei nº 14.133, Lei de Licitações e Contratos Maio/23 Nov/23 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/
de 1º de abril Administrativos l14133.htm
de 2021 2021

Histórico de Alterações
Data Revisão Descrição das alterações Aprovação
xx/xx/xx 00 Elaboração e aprovação xxx
 Histórico de Alterações

Revisão Data Alteração Aprovação

00 14/08/2023 Elaboração e Aprovação da instrução de Erika Horta

trabalho
Cristine Helena
Maria Vitória

01 25/08/2023 Atualização das Siglas e correção do texto Erika Horta

Cristine Helena
Maria Vitória