Procedimento de Controle de

Informao Documentada

Cdigo
Edio

P-SG-xxx
xx/xx/xxxx

Reviso

00

1. Propsito
Estabelecer as condies obrigatrias para a elaborao, aprovao, reviso, cancelamento,
distribuio e controle de documentos, assim como o controle dos registros.
2. Aplicao
Este procedimento se aplica para todo o SGQ da EMPRESA.
3. Responsabilidade
Cabe ao Gestor do SGQ e aos responsveis de rea a responsabilidade pela implantao,
implementao, reviso e permanente uso/adequao deste procedimento.
4. Definies e Termos

Documento: Ex. Procedimento, Instruo, tabelas, Poltica da Qualidade

Registro: Evidncia de um processo

Ttulo Macro: Ttulo principal e sucinto do documento

Draft: rascunho do documento em questo

SGQ Sistema de Gesto da Qualidade

5. Controle de Documentos
5.1. Elaborao de Documentos
Os documentos devem ser elaborados com a participao das pessoas da rea e consenso
entre as demais.
Os manuais, procedimentos, instrues, formulrios e documentos diversos devem ser
elaborados utilizando os itens citados/solicitados neste procedimento (quando aplicvel).
Na elaborao de documentos em Excel, o cabealho padro dever ser copiado para a parte
superior do documento, e devidamente preenchido conforme este procedimento.
Para os formulrios, a criao e aprovao se dar atravs do preenchimento do formulrio
F-SG-0xx, onde se analisa o motivo da criao e qual seu impacto no SGQ.
5.2. Descrio do Contedo/Detalhamentos Aplicveis
Os documentos internos do SGQ devem conter os seguintes itens:
Detalhamento
Identificao/Cabealho
Propsito
Aplicao
Responsabilidade
Definies e Termos
Nome do Documento e/ou Detalhamento
Reviso Atual
Histrico de Revises
Aprovao

Documento
M
O
O
O
O
T
O
O
O
O

P
O
O
O
O
T
O
O
O
O

I
O
L
L
L
T
O
O
O
O

F/D
O
L
L
L
T
O
O
T
L

1/7

Procedimento de Controle de
Informao Documentada

Cdigo
Edio

P-SG-xxx
xx/xx/xxxx

Reviso

00

Legenda:
M
Manual
P
Procedimento
I
Instruo
F/D
Formulrio/Documento
5.2.1. Identificao

O
T
L

Incluso Obrigatria
Incluso Opcional
No deve ser inserido

Os documentos elaborados (manuais, procedimentos, instrues, formulrios e documentos

diversos) devem ser identificados no cabealho das folhas padro, utilizadas para capa e
continuao dos documentos, nos devidos espaos, devendo ter os seguintes dados:

Ttulo;
Nome do documento

Cdigo;
W-YY- ZZZ
Nmero Sequencial
Processo
Tipo de Documento

Tipo do documento

Cdigo
M
P
I
F
D

Descrio
Manual
Procedimento
Instruo
Formulrio
Documento
Aplicao

A aplicao dos documentos deve estar baseada na tabela abaixo:

Cdigo

Descrio

AD

Arquivo Delivery / Balco

CQ

Controle de Qualidade / Embalagem

EB

Entrega Balco

ED

Entrega Delivery

FC

Financeiro/Compras

PD

Produo

EN

Engenharia

IE

Infra estrutura

MT

Manuteno

PM

Passadoria Manequim

RH

Recursos Humanos

SG

Sistema de Gesto da Qualidade

VB

Vendas Balco
Reviso;
2/7

Cdigo

Procedimento de Controle de
Informao Documentada

Edio

P-SG-xxx
xx/xx/xxxx

Reviso

00

Indica o nmero da reviso em que o documento se encontra. Quando o documento for criado,
obrigatoriamente deve ser identificado Reviso 00. Caso o mesmo sofra alteraes, dever
numerar sua reviso de forma seqencial partir do nmero anterior.
Para os formulrios e documentos a identificao da reviso ser realizada com o nmero ao
lado do cdigo do documento. Exemplo: F-SG-003-01
Reviso do formulrio
Para a verificao/consulta das datas de alterao das respectivas revises dever ser
consultada a F-SG-001 - Lista Mestra de Documentos conforme modelo abaixo:
Exemplo:
Tipo de
Documento

Grupo Aplicao

NS

Ttulo Documento

Data Emisso

Data ltima
reviso

Reviso

ADE

Procedimento
15/09/01
23/10/02
04
24
Financeiro
Nota 1: O termo ADE corresponde ao Formulrio utilizado para alterao/excluso/criao de
documentos.
Nota 2: Para a coluna Situao, devem ser considerado o seguinte:
- Ativo : Documento em uso pelo SGQ
- Cancelado: Documento excludo do SGQ
- Em Desenvolvimento: Documento no oficial (estes documentos devem estar identificados
com o Carimbo Documento em Teste). A utilizao destes documentos deve ser
supervisionado por pessoal competente. Se aprovado ser alterado para Ativo e criado um
cdigo no SGQ, caso contrario os registros gerados devem ser destrudos.
G2

RH

001

Situao

Ativo

Edio:
Campo do cabealho ou lista mestra que indica a data em que o documento foi alterado para
sua ltima reviso / aplicvel somente para manuais, procedimentos e instrues.

Numerao de Pginas:
Os documentos devem ser numerados conforme modelo abaixo, indicando em cada pgina o
seu nmero e o total de pginas do documento. A numerao ficar na parte inferior direita do
documento:
1/10
Nota: Nos casos de formulrios este item opcional.

5.2.2. Propsito
Deve ser indicada a finalidade do documento de forma clara e objetiva.
5.2.3. Aplicao
Neste item sero indicadas (os) as reas e/ou funes envolvidas na utilizao deste
documento, bem como a determinao de sua utilizao, conforme exemplo abaixo:
Exemplo: Procedimento de Treinamento
Este procedimento se aplica a toda organizao, e deve ser utilizado para o planejamento,
levantamento de necessidades, o desenvolvimento, a execuo e a avaliao de eficcia do
treinamento.
5.2.4. Responsabilidade
Neste item determinada a responsabilidade pela implementao, reviso e utilizao do
documento em questo. Todos os documentos devem ter o texto citado abaixo como padro.
Cabe ao Gestor do SGQ e aos responsveis de rea a responsabilidade pela implantao,
implementao, reviso e permanente uso/adequao deste procedimento.
5.2.5. Definies/Termos

3/7

Procedimento de Controle de
Informao Documentada

Cdigo
Edio

P-SG-xxx
xx/xx/xxxx

Reviso

00

Este item deve ser utilizado para definio de termos, quando os mesmos no forem
suficientemente claros por quem ir utilizar o documento em questo, caso no tenham termos
e definies a serem includos no documento, dever ser registrado no aplicvel.
5.2.6. Histrico de Revises
Este item deve apontar as revises do documento, bem como a descrio das alteraes
realizadas em procedimentos, manuais e instrues, conforme modelo abaixo:
Reviso
00
01

Data

Resp.

Descrio da Alterao
Emisso
Incluso do item 4.1 e reviso geral do item 7

No caso de formulrios, a alterao dever ser registrada no documento ADE e arquivada no

SGQ.
5.2.7. Aprovao
A aprovao dos documentos ser feita quando o mesmo for inserido na F-SG-001 Lista
Mestra de Documentos e assinado pelo responsvel identificado no item aprovao do
prprio documento. Em funo da empresa ter optado por ter uma pasta fsica de seus
documentos do Sistema de Gesto, os documentos devem ser aprovados nestes casos da
seguinte forma:

Manuais, procedimentos e instrues devem ser aprovados no prprio documento,

conforme exemplo abaixo:

Elaborado por: Paulo Cesar Franchini

Aprovao: RD / Gerente

Para os formulrios/documentos, a criao e aprovao se dar atravs do preenchimento do

formulrio F-SG-002, onde analisa o motivo da criao e qual seu impacto no SGQ. Neste
caso, o formulrio deve ficar anexo ao documento criado na pasta.
5.2.8. Distribuio
A distribuio realizada atravs de pastas fsicas em locais estratgicos para o acesso de
todos os envolvidos nos processos. Sempre que houver uma alterao de documento, o RD
dever recolher as revises anteriores das pastas e disponibilizar as novas revises e
comunicar verbalmente os envolvidos.
5.3. Aprovao de Documentos
5.3.1. Responsabilidade na aprovao de documentos
Para a aprovao de documentos devem ter os campos Elaborado e Aprovado
obrigatoriamente preenchidos adequadamente, e assinados apenas pelos gestores envolvidos.
5.4. Reviso/criao dos Documentos do Sistema
Documentos devem ser criados/revisados sempre que houver um processo modificado, seja
por evoluo do sistema, aes corretivas e preventivas, melhorias identificadas, ou mesmo
por sugestes a fim de garantir a conformidade e eficcia do Sistema de Gesto Integrado,
mediante preenchimento do formulrio F-SG-002 para os formulrios/documentos ou no prprio
documento para procedimentos, instrues e manuais.
Qualquer colaborador pode solicitar uma alterao, porm deve ser aprovado pelos gestores
do processo e/ou RD.
Sempre que houver alterao/criao de documentos, tanto a Lista Mestra de Documentos (FSG-001) como o controle de ADE`s (F-SG-004) devem ser atualizados.

4/7

Procedimento de Controle de
Informao Documentada

Cdigo
Edio

P-SG-xxx
xx/xx/xxxx

Reviso

00

NOTA: As ADE's devem ser geradas para cada criao, excluso ou alterao dos Formulrios
e Documentos, ou seja, a numerao deve ser nica para cada uma das situaes, com o
objetivo de manter o histrico das aes tomadas nos documentos.
5.4.1. Solicitao para as Revises
As solicitaes de reviso de documentos do Sistema de Gesto devem ser encaminhadas
para o RD o qual ir avaliar as sugestes juntamente com o gestor do processo, caso seja
aprovada o RD dever seguir os itens definidos neste procedimento para alterar, registrar e
distribuir, caso contrrio a sugesto ser destruda.
5.5. Excluso/Cancelamento de Documentos
A organizao pode excluir documentos internos do Sistema de Gesto, em funo de
mudanas no processo, ou mesmo organizacionais, as quais podem tornar o mesmo
desnecessrio e sem utilidade.
Todo documento, seja Manual, Procedimento, Instruo ou Formulrio/Documento que seja
cancelado do sistema de gesto deve ser autorizado pelo RD atravs da emisso da ADE e o
documento deve ser anexado ao mesmo e arquivado em sua devida pasta.
A lista mestra (F-SG-001) dever ser atualizada, considerando a situao do documento
excludo como CANCELADO. O controle de ADE`s (F-SG-004) tambm deve ser atualizado.
5.6. Formatao dos documentos
NOTA: Todos os documentos devem ser desenvolvidos com base no descritivo citado abaixo,
visando padronizar os mesmos em todo o sistema, ou conforme padro da empresa.
Fonte: Arial/Times New Roman
Cor da fonte: Azul para cabealho e Preto para o restante do documento
Modelo de Cabealho para manuais, procedimentos e instrues:
LOGO

Procedimento XXXXXXXX

Cdigo
Edio

P-SG-001
02/02/2013

Reviso

05

Modelo de Cabealho para Formulrios/Documentos:

LOGO

F-SG-003-00

Modelo para materiais grficos

Caso a empresa entenda como necessrio a divulgao de documentos controlados, esta
poder desenvolver lay-out distintos, como folders, banners, placas, etc. Porm necessrio
que nestes itens conste no mnimo a reviso atualizada do documento em questo, garantindo
assim a divulgao correta dos documentos.
5.7. Controle de Originais e Cpias de Documentos
O gestor do SGQ responsvel pela guarda dos originais na rede e na pasta impressa com as
devidas assinaturas, permitindo com isso a integridade do SGQ.
Somente sero considerados como documentos oficiais, aqueles que estiverem com o carimbo
fsico de cpia controlada (Vermelho) ou assinado pelos responsveis. Caso a empresa decida
enviar ou utilizar documentos do sistema para pesquisas, entre outras atividades, que no
estejam oficializadas no processo, o documento poder ser impresso e distribudo sem controle
desde que sem o carimbo de cpia controlada no mesmo.
O gestor do SGQ deve manter atualizada a F-SG-001 - Listra Mestra de Documentos,
permitindo assim a viso precisa em relao ao contedo do Sistema de Gesto Integrado e
sua reviso mais atual para todos os documentos.
6.

Controle de Registros do SGQ

5/7

Procedimento de Controle de
Informao Documentada

Cdigo
Edio

P-SG-xxx
xx/xx/xxxx

Reviso

00

Considerando o controle de registros no Sistema de Gesto da Qualidade, a EMPRESA adotou

os seguintes itens para o controle:
Coleta
Cada setor dever coletar os Registros do SGQ aplicveis ao setor e arquiv-lo conforme
estabelecido na Tabela de Registros do SGQ.
Indexao
Dever ser assegurado um nico nome ou nmero, ou data para distinguir um Registro do
SGQ de outro com a mesma identificao.
Acesso
Os Registros do SGQ devem estar prontamente acessveis para as pessoas que necessitam
das informaes contidas no registro, podendo ser restrito ou no dependendo do contedo do
mesmo.
Os registros do SGQ devem estar disponveis para os clientes que acordarem esta condio.
Arquivamento
Todos os Registros do SGQ devem ser fsica ou eletronicamente arquivados de forma a
assegurar sua acessibilidade e recuperao pr um usurio.
Reteno
Os Registros do SGQ devem ser retidos no setor onde so arquivados pelo tempo mnimo de
reteno (arquivo vivo) definido na tabela de registros do SGQ, aps este perodo o documento
dever seguir o que est definido em disposio.
Manuteno
Os Registros do SGQ devem ser arquivados em ambiente adequado que previna a
deteriorao ou perda dos mesmos.
Disposio
Os Registros do SGQ aps o perodo de reteno devero ser destrudos/deletados ou
arquivados em arquivo morto, neste ltimo caso dever estar definido na tabela.
6.1 Forma de controle
A tabela a seguir (modelo) deve ser includa no final de cada procedimento contendo os
registros relativos quele processo, ou em uma tabela a parte contendo o resumo de todos os
registros aplicveis no SGQ.

REGISTRO DO SGQ

F-SG-001-Lista Mestra de

RETENO

ACESSO

INDEXA
O

LOCAL DE ARQUIVAMENTO
PAPEL

SISTEMA

1 ano ativo + 3

documentos
7. Histrico de Revises
Reviso
Data
Resp.
00
__/__/__
Nome

anos arquivo

Irrestrito

Cdigo

N/A

Servidor / SGQ /
Qualidade

morto
Descrio da Alterao
Emisso

8. Aprovao
Elaborado por: Nome

6/7

Procedimento de Controle de
Informao Documentada

Cdigo
Edio

P-SG-xxx
xx/xx/xxxx

Reviso

00

Aprovao: RD / Diretor: Nome

7/7