plano

SISTEMA DE GESTÃO
PROCEDIMENTO GERENCIAL

Título: Controle de Documentos

Código: PG-02 Cópia Controlada: X Sim - Não
N° da Cópia:
03
Distribuição de Copias:
Designada
para:  Campo ( x )
Gerente da  Laboratório ( x )
Qualidade,  Ger. Qualidade ( x )
Campo e
laboratório
Data de Data de
Revisão Elaboração Análise Crítica Aprovação
Aprovação Vencimento

16/11/2022
Indeterminado
03

Gerente da Gerente da
Gerente Técnico
Qualidade Qualidade
Este procedimento entra em vigor a partir de sua data de aprovação

Documento de Reprodução Proibida

 CONTROLE DE DOCUMENTOS

CÓDIGO: PG-02 Nº DA CÓPIA: 03 REVISÃO: 03 PAGINAÇÃO: 2/ 7

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SUMÁRIO
1. Objetivo ......................................................................................................................................3
2. Campo de aplicação ...................................................................................................................3
3. Responsabilidades ..................................................................................................................... 3
4. Descrição ...................................................................................................................................3
4.1 Condições Gerais........................................................................................................................ 3
4.2 Elaboração, análise crítica e aprovação de documentos. ............................................................. 3
4.3 Arquivamento dos documentos .................................................................................................. 4

4.4 Periodicidade de análise de documentos .................................................................................... 5

4.5 Disposição dos documentos ....................................................................................................... 5
4.6 Emissão, verificação e aprovação de Relatórios........................................................................... 5
4.7 Correções em Relatórios ............................................................................................................ 6

4.8 Controle de normas do Sistema de Gestão .................................................................................. 6

4.9 Controle de manuais do Sistema de Gestão ................................................................................ 6
4.10 Alterações em documentos ........................................................................................................ 6
REVISÃO .......................................................................................................................................... 7
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1. Objetivo
Este procedimento estabelece regras para o controle de documentos que fazem parte do Sistema
de Gestão do Laboratório HT Engenharia e Emissão atmosféricas.
2. Campo de aplicação
O controle de documentos se aplica a todos gerados internamente ou obtidos de entidades
externas.
3. Responsabilidades
É de responsabilidade de todos os colaboradores.

4. Descrição
4.1 Condições Gerais

4.1.1 Os documentos podem ser arquivados tanto através de um meio físico como através de um
meio eletrônico.

4.2 Elaboração, análise crítica e aprovação de documentos.

4.2.1 O Gerente da Qualidade deve avaliar o arquivo eletrônico para verificar se o documento
está claro e objetivo. A avaliação técnica é de responsabilidade do Gerente Técnico responsável
pela área que sugeriu as alterações.

4.2.2 Após a avaliação do documento o Gerente da Qualidade deve enviar por e-mail para o
colaborador responsável pelas alterações informando se este está aprovado. Para aqueles
documentos que necessitarem de mudanças ou adequações, devem ser enviadas as observações
no próprio documento.

4.2.3 Em casos onde forem necessárias modificações o colaborador responsável pelas alterações
deve comunicar ao Gerente da Qualidade, este processo pode ser repetido quantas vezes forem
necessárias para a correta elaboração do documento.

4.2.4 Os procedimentos devem ser identificados com um código, um título, paginação, número
da cópia e situação da revisão, sendo feita a codificação de acordo com cada tipo. A saber:

4.2.4.1 Manual da Qualidade deve ser codificado com a sigla MQ.

4.2.4.2 Procedimentos Gerenciais devem ser codificados com a sigla PG e pelo número
sequencial.
4.2.4.3 Procedimentos Padrões devem ser codificados com a sigla PP e pelo número sequencial.
As páginas da documentação devem conter cabeçalho que deverá conter: código, título, paginação,
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número da cópia, situação da revisão, logotipo do Laboratório HT Engenharia e Emissão

atmosféricas e selo da RMMG com o número do Reconhecimento de Competência.

4.2.5 Os formulários devem ser identificados com o código, revisão, emitente, paginação, sendo
feita a codificação da seguinte forma:

4.2.6 A sigla FR e o número do procedimento que o formulário é citado.

4.2.7 Atualizar a revisão no FR-02-07 Lista Mestra, após a aprovação dos documentos.

4.2.8 A Responsabilidade pela aprovação e elaboração dos Documentos é do Gerente da

Qualidade ou Gerente técnico.

4.3 Arquivamento dos documentos

4.3.1 Os documentos deverão ser arquivados no Dropbox em suas respectivas pastas.

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4.4 Periodicidade de análise de documentos

4.4.1 Os documentos do Sistema de Gestão emitidos pela HT Engenharia e Emissão

atmosféricas devem passar por uma análise crítica e, consequentemente revisados no intervalo de
24 meses, visando o processo de andamento da empresa e do cliente, e que ambas as partes
(laboratório e cliente) não sejam prejudicados.

4.5 Disposição dos documentos

4.5.1 Os documentos do Laboratório HT Engenharia e Emissão atmosféricas, são mantidos por

um período máximo de 12 meses. Sempre que acordado com o cliente, os documentos são
mantidos pelo tempo que for necessário para consulta interna.

4.5.2 Os documentos em meio físico com tempo de retenção esgotado são divididos em partes
que impossibilitam qualquer tipo de obtenção de dados e os documentos em meio eletrônico são
excluídos do servidor permanentemente.

4.5.3 São proibidas emendas manuscritas em documentos.

4.5.4 Os documentos armazenados eletronicamente estão em pastas com acesso restrito por
senha ou salvos em pdf, que impede o acesso e as alterações de pessoas não autorizadas. As
alterações podem ser feitas, pelo Gerente da Qualidade e Gerente Técnico.

4.6 Emissão, verificação e aprovação de Relatórios.

4.6.1 Registrar o número do Relatório no FR-02.1 Lista de Relatórios e indicador da qualidade.

4.6.2 Realizar a conferência do Relatório antes do envio.

4.6.3 Enviar relatório ao cliente em arquivo PDF por via e-mail, caso seja solicitado pelo cliente,
disponibilizaremos uma copia do relatório impresso por via correio com o comprovante (Aviso de
Recebimento A.R emitido pelos correios) de envio de relatório(s) deverá ser armazenado
juntamente com o processo na pasta do cliente.

4.6.4 O plano de amostragem é citado no relatório de ensaio e é constituído pelo FR-18 Aplicativo
Geral com as devidas Propostas, e-mail de aceitação, Ficha de coleta, ordem de serviço, romaneio
de amostragem, cadeia de custodia e a planilha de coleta.
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4.7 Correções em Relatórios

As emendas em um Relatório após sua emissão devem ser feitas somente sob a forma de um
novo documento univocamente identificado e deve conter a frase: “Este Relatório substitui o
Relatório, identificação do documento, emitido em data da emissão do documento, a ser
substituído”.

4.8 Controle de normas do Sistema de Gestão

4.8.1 Anualmente o Gerente Técnico deve realizar uma pesquisa de edições válidas de normas
do Sistema de Gestão.

4.9 Controle de manuais do Sistema de Gestão

4.9.1 Os manuais originais de equipamentos e instrumentos de medição críticos, quando

existirem, devem ser devidamente arquivados para possíveis consultas.

4.10 Alterações em documentos

4.10.1 Em documentos em meio físico, as emendas e correções não são permitidas no Sistema
de Gestão.

4.10.2 No caso de procedimentos, cada alteração do documento deve ser inserida, antes dos
anexos ou no final do documento, em um quadro com campos para a revisão, data e descrição
histórico de revisão, contendo o item ao qual passou por revisão. Alterações que mantêm o sentido
do conteúdo como correções de português ficam dispensadas de registro neste item.

4.10.3 As alterações de revisão de formulários devem ser realizadas pelo Gerente da Qualidade

4.10.4 .Quando o documento sofrer alteração e mudar a revisão, precisamos identificar o mesmo
como obsoleto colocando uma Faixa escrito “OBSOLETO” no cabeçalho e envia-lo para a pasta 15
do sistema de gestão. Assim conseguimos evitar o uso de um documento morto.
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REVISÃO DATA DESCRIÇÃO HISTÓRICO DE REVISÃO

01 29/09/2020 Item 4.2.6 – Alterado

Item 4.2.8 – Alterado
Item 4.10.4 – Incluído

02 30/08/2022 Atualização – procedimento vencido

03 16/11/2022 Item 4.6.4 Adicionado