IDENTIFICADOR:

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

DE SISTEMA 43 03/2023

TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

1. OBJETIVO
Estabelecer as diretrizes e controles necessários para identificação, aprovação, disponibilização e
distribuição dos documentos e registros de dados críticos para o Sistema de Gestão da Qualidade, Saúde,
Segurança e Meio Ambiente.

2. APLICAÇÃO
Este procedimento é aplicável a todos documentos e registros de dados críticos para o Sistema de Gestão da
Qualidade, Saúde, Segurança e Meio Ambiente Hygiene do Grupo Reckitt.

3. DEFINIÇÕES
Grupo Reckitt: Grupo que envolve Reckitt Industrial e Reckitt Comercial.
GBU (Global Business Unit): Unidade Global de Negócio
SE Documentos (Soft Expert): Sistema de controle de documentos.
SIQ Documentos (Sistemas de Informação para Qualidade): Sistema de controle de documentos.
Optiva: Sistema global de controle de documentos técnicos.
TDS (Technical Document System): Sistema global de controle de documentos
Hygiene: Refere ao portfólio de produtos Reckitt Hygiene.
Registro: Documentos que fornecem evidência objetiva de atividades realizadas ou de resultados
alcançados.
QMS “Quality Management System” – Sistema de Gestão da Qualidade
Attendance Report – Relatório de presença gerado através do Microsoft Teams
R&D (Research and Development): Pesquisa e Desenvolvimento

4. RESPONSABILIDADES
Responsável QMS:
 Gerenciar o sistema de controle de documentos da empresa;
 Avaliar todos os documentos;
 Realizar a gestão do processo de validação de documentos;
 Em casos de cancelamento de documento, avaliar se o documento possui posto de cópia físico e
informar a área responsável para realizar o descarte do mesmo.

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FE-000054/SIQ V.2
 IDENTIFICADOR:

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

DE SISTEMA 43 03/2023

TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

EHS:
 Revisar todos os procedimentos (PO e PS) verificando os riscos associados a cada processo.

Todas as áreas do Grupo Reckitt:

 Seguir o fluxo de emissão, revisão, aprovação e distribuição, definido neste documento para o cadastro
de um novo documento ou revisão de documentos existentes;
 Em caso de posto de cópia físico, garantir que o mesmo esteja atualizado e disponível de fácil acesso;
 Garantir que os documentos, registros, e dados críticos para o Sistema de Gestão da Qualidade,
Saúde, Segurança e Meio Ambiente estejam atualizados e controlados no sistema;
 Manter rastreáveis e recuperáveis todos os registros de treinamento e documentos aplicáveis a este
procedimento;
 Garantir a validação dos documentos antes da expiração;
 Garantir a etapa de integração de documentos globais para documentos locais.

Assuntos Regulatórios/Jurídico
 Informar todos os departamentos envolvidos caso haja alguma atualização/revisão das leis, portarias
ou normas aplicáveis.

5. MATERIAIS ENVOLVIDOS
Sistema SIQ Documentos

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 IDENTIFICADOR:

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

DE SISTEMA 43 03/2023

TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

6. PROCEDIMENTO
6.1 Hierarquia de documentos

A figura abaixo representa a hierarquia de documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, Saúde,

Segurança e Meio Ambiente:

6.2 Tipos de Documentos

Os documentos são classificados por tipo conforme descrito abaixo:
 POL – Política: Documentos que descrevem Políticas Corporativas e Internas;
 MS - Manual de Sistema: Guias de processos de sistemas;
 PS - Procedimento de Sistema: Documento que descreve os processos do Sistema de Gestão;
 PO - Procedimento Operacional: Documento que descreve as atividades para a execução de uma
tarefa;
 OPL - Lição de um Ponto – “One Point Lesson”: Documento que tem finalidade de facilitar o
entendimento do trabalho operacional através de comunicação visual e objetiva;
 PT - Procedimento Técnico: Documento que contém requisitos, especificações, podendo gerar
registros relacionados a um produto. Estão contidos neste tipo de documento:

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FE-000054/SIQ V.2
 IDENTIFICADOR:

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

DE SISTEMA 43 03/2023

TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

o PCQ - Plano de Controle de Qualidade;

o ROT - Roteiro de Pesagem e Fabricação;
o COD - Padrão de Codificação;
o PAL - Padrão de Paletização;
o DEF - Padrão de Defeitos Visuais;
o ESP - Especificações de produto ou processo;
 FR - Formulário: Documento destinado ao preenchimento físico de dados que permite a formalização
de uma atividade ou informação.
 FE - Formulários Eletrônicos: Documento destinado ao preenchimento de dados que permite a
formalização de uma atividade ou informação e pode ser preenchido eletronicamente antes da
impressão ou como cópia eletrônica (exemplo: planilhas em Excel).
 CX, ETQ – Artes: Documentos que descrevem os dizeres impressos em materiais de embalagem;
 DE - Documentos Externos: Documentos fornecidos por entidades externas, tais como organismos
regulamentadores, certificadores, entre outros. São utilizados ou referenciados em alguma atividade da
empresa.
 Quick Procedure (Procedimento rápido) - Anexos do Procedimento Operacional relacionados a
equipamentos do laboratório de R&D que tem finalidade de facilitar o entendimento do trabalho
operacional através de comunicação visual e objetiva.

6.3 Controle de Documentos

O controle dos documentos é realizado através do Sistema SIQ Documentos, abrangendo todas as etapas
do processo: Identificação, Emissão, Avaliação, Revisão, Aprovação, Distribuição, Consulta, Validação e
Cancelamento. Todas as etapas e utilização do sistema SIQ Documentos estão descritos no Anexo I -
Processo de Controle de Documentos e Registros no Sistema SIQ.

6.4 Identificação de Documentos

O identificador dos documentos criados no sistema SIQ Documentos seguem o modelo abaixo:
XX-NNNNNN/SIQ
Onde,
XX = Sigla que define o tipo de documento (conforme item 6.2) e que pode conter de duas a quatro letras
(Ex: MS, PS, PCQ, LARS).
NNNNNN = Número sequencial gerado automaticamente pelo sistema para cada tipo de documento.

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 IDENTIFICADOR:

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

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TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

Nota: Os documentos criados no sistema SE (vide item 6.10) não possuem a sigla SIQ no identificador.

6.5 Fluxo e responsabilidades no processo de elaboração, aprovação, disponibilização e distribuição

de documentos
Abaixo as etapas e responsabilidades do fluxo de elaboração, revisão, aprovação, disponibilização e
distribuição de documentos.

As etapas de elaboração, avaliação, revisão, aprovação e distribuição devem seguir conforme abaixo. O
Anexo I – Processo de Controle de Documentos e Registros no Sistema SIQ, contempla o passo a passo de
cada etapa no sistema SIQ.

Elaboração: Os documentos que descrevem instruções de trabalho devem ser redigidos na língua local. Na
etapa de elaboração, o elaborador possui as seguintes responsabilidades:
 Elaborar/revisar documentos conforme necessidade da área;
 Definir as pessoas que farão parte do fluxo de aprovação e distribuição (idealmente todas as áreas
com responsabilidades no documento farão parte do fluxo de elaboração/aprovação);
 Em caso de revisão de documentos, verificar todo o conteúdo do documento;
 Para documentos que possuem máscara definida, o mesmo deve ser elaborado/revisado conforme a
máscara e para documentos que não possuem máscara definida, garantir que o mesmo contenha no
mínimo identificador, versão e paginação;
 Garantir que formulários (FE e FR), possuam um procedimento (PO ou PS) associados e que
formulários que geram registros estejam descritos no campo “Registros” do PO ou PS;
 Garantir que OPLs, possuam descrição de posto de cópia cadastrada;
 Avaliar, junto as áreas que possuem responsabilidades no procedimento/processo, a necessidade de
cópia física controlada para cadastro do documento nos respectivos postos de cópia no Sistema de
Controle de Documentos;
 Em caso de revisão de documento verificar os postos de cópia cadastrados e, se necessário, excluir ou
incluir postos de cópia;
 Garantir que todas as áreas, que possuem responsabilidades associadas ao documento, sejam
treinadas após a etapa de aprovação, antes da etapa de distribuição (recomenda-se realizar o
treinamento em até 20 dias após aprovação do documento);
 Acompanhar e garantir o fluxo de aprovação desde a emissão até a distribuição do documento.

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 IDENTIFICADOR:

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

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TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

IMPORTANTE: O fluxo de aprovação, desde a elaboração até a distribuição NÃO pode ultrapassar 3 meses.
Caso esse fluxo ultrapasse os 3 meses, o time de Gestão da Qualidade realizará o cancelamento dessa
versão do documento.

Nota: O elaborador não pode realizar as etapas de revisão e aprovação do documento.

É recomendável que, antes de submeter um documento para o fluxo de aprovação, as mudanças realizadas
no documento sejam alinhadas com todas as áreas envolvidas.

Avaliação: A avaliação de todos os documentos é de responsabilidade do time de QMS.

Nas avaliações realizadas pelo time de QMS, o avaliador possui as seguintes responsabilidades:
 Avaliar se o documento atende a máscara definida e, para documentos que não possuem máscara
definida, checar se o documento contém o identificador, versão e paginação do documento (exceto
artes);
 Comparar as informações do sistema versus documento (data da emissão/revisão, título, número da
versão, justificativa da emissão/revisão) e marca d’água;
 Para formulários (FE e FR), verificar se há um procedimento (PO ou PS) associado. Em caso de
formulários que gerem registros, os mesmos devem estar descritos no campo de Registros do
procedimento;
 Para OPL, verificar se há descrição de posto de cópia cadastrada;
 Avaliar se o time de EHS está no fluxo de aprovação como Revisor para os documentos do tipo PO e
PS.
Nota: Nesta etapa não é avaliado o conteúdo do documento.

Revisão: A revisão de todos os procedimentos (aplicável apenas para PO e PS) é de responsabilidade do

time de EHS.
Nas revisões realizadas pelo time de EHS o revisor possui a seguinte responsabilidade:
 Avaliar os riscos e medidas de controle descritos no item “Riscos EHS”.

Nota: A revisão de EHS é aplicável apenas para PO e PS.

Revisão 2, 3 e/ou 4: A etapa de revisão é opcional, podendo ser utilizado em casos onde se faz necessário
a revisão de mais de uma pessoa e/ou área. Nesta etapa o revisor, possui a seguinte responsabilidade:

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 IDENTIFICADOR:

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

DE SISTEMA 43 03/2023

TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

 Efetuar a avaliação prévia, verificando a aplicabilidade e consistência do conteúdo do documento.

Nota: O revisor não pode realizar as etapas de elaboração e aprovação do documento.

Aprovação: Nesta etapa o aprovador, possui as seguintes responsabilidades:

 Aprovar o documento, verificando a aplicabilidade e consistência do conteúdo do documento;
 O aprovador deve conhecer o processo descrito e fazer parte da área na qual será aplicado.

Nota: O aprovador não pode realizar as etapas de elaboração e revisão do documento.

Distribuição de documento: Esta etapa refere-se à distribuição física do documento, aplicável apenas em
casos onde existe tal necessidade e associação de posto de cópia ao documento no sistema SIQ. Nesta
etapa o distribuidor, possui as seguintes responsabilidades:
 Imprimir a cópia controlada e garantir a disponibilidade nos devidos postos de cópia;
 Descartar a cópia obsoleta presente no posto de cópia físico após o recebimento da cópia revisada;

Resultado de Step Distribuidor

Essa etapa é obrigatória e aplicável à todos os documentos. Nesta etapa o distribuidor, possui as seguintes
responsabilidades:
 Fazer a distribuição final do documento. Em casos de documentos que possuem postos de cópia físico
associados, então a etapa de distribuição final do documento só poderá ser realizada após a etapa de
distribuição de documento estar completa.

6.5.1 Máscara de Documentos

Na tabela abaixo estão as máscaras para cada tipo de documento que possuem máscara definida.
Tipo de Documento Formato Padrão
PS - Procedimento de Sistema FE-000054/SIQ
PO - Procedimento Operacional FE-000055/SIQ
ETQ - Arte de Etiqueta e Etiqueta MTO FE-000056/SIQ
QA – Quality Agreement FE-000057/SIQ
PVAL - Protocolo de Validação FE-000141/SIQ
RVAL - Relatório de Validação FE-000142/SIQ
PCQ - Plano de Controle de Qualidade RT2/RT3 FE-000149/SIQ
PCQ - Plano de Controle de Qualidade FE-000591/SIQ

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

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TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

ROT - Roteiro de Pesagem e Fabricação FE-000182/SIQ

Os demais tipos de documentos não possuem máscara padrão, porém, devem conter no mínimo a
identificação, número da versão e paginação do documento.
Nota: Em caso de revisão da máscara, a revisão do documento conforme a máscara deve ser realizada caso
o mesmo passe por uma revisão ou no momento da validação do documento (item 6.7).

6.5.1.1 Máscaras aplicáveis apenas à R&D

Procedimentos operacionais e procedimentos de sistema referentes à processos de R&D, elaborados pelo
time de R&D e aplicáveis apenas à área de R&D devem seguir as máscaras abaixo:
Tipo de Documento Formato Padrão
PS - Procedimento de Sistema (R&D) FE-000540/SIQ
PO - Procedimento Operacional (R&D) FE-000541/SIQ
Quick Procedure FE-000357/SIQ

6.5.2 Consulta de Documentos

6.5.2.1 Consulta Eletrônica
Todos os usuários podem efetuar a consulta de documentos no Sistema SIQ Documentos em formato
eletrônico.

6.5.2.2 Consulta Física

A consulta também pode ser realizada conforme abaixo:
 Cópia Controlada – Possuem a marca d’água de “Cópia Controlada”, trata-se de cópia impressa do
documento atualizado de acordo com a versão vigente no sistema, disponível em um ou mais postos de
cópia físico conforme definido na elaboração do documento. A distribuição da cópia é controlada pelo
sistema SIQ e é realizada pelo responsável pela etapa de Distribuição do documento. As áreas de
trabalho que necessitam ter cópias físicas de documentos, por exemplo, em casos em que os
colaboradores da área não possuem fácil acesso ao sistema SIQ, devem ter um local para manter as
cópias físicas, atualizado de acordo com o sistema e ao alcance de todos que necessitem consultá-los.
Cada área é responsável pelos seus respectivos Postos de Cópia (e documentos nele presentes),
mesmo em casos onde o documento é pertencente a outra área.
A consulta dos documentos vinculados a um determinado Posto de Cópia deve seguir conforme Anexo I
– Processo de Controle de Documentos e Registros no Sistema SIQ.

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 IDENTIFICADOR:

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

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TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

 Cópia Não Controlada – Cópias impressas sem seguir a sistemática de distribuição descrita acima
possuem a marca d’água “Cópia Não Controlada” e são válidas apenas para consulta no momento em
que são impressas e devem ser descartadas após o uso. Documentos impressos sem marca d’água de
identificação de “Cópia Controlada” são considerados Cópias Não Controladas. Não recomenda-se
realizar impressão de cópias não controladas, salvo algumas exceções como reuniões externas com
necessidade de apresentação de documentações, por exemplo.

 Original Para Cópia/Cópia para Xerox – Cópias controladas de documentos que podem ser utilizadas
para gerar cópias do mesmo. Aplicável apenas para documentos que geram registros (Formulários,
Procedimentos Técnicos (PCQ), Roteiro de Pesagem e Fabricação). Esses tipos de documentos
possuem marca d’água de “Original para Cópia” automática, casos em que a marca d’água não for
padrão, deve-se realizar a impressão da Cópia Controlada e a lado realizar o carimbo de Original para
Cópia ou Cópia para Xerox.

 Quick Procedures são aplicáveis apenas para a área de R&D e a distribuição do mesmo é descrita no
próprio documento.

Nota: Caso seja necessário cópia controlada de formulário editável (FE), o responsável pela etapa de
distribuição do documento deverá utilizar o carimbo de “Cópia Controlada” uma vez que o Sistema SIQ
Documentos não aplica marca d’água em formulários editáveis.

6.6 Treinamento
Deve ser realizado treinamento de todos os documentos inclusive novas versões de documentos existentes.
Em casos onde a alteração do documento não impacte no processo, produto ou atividades descritas, como
por exemplo mas não limitado a: correções ortográficas e alteração de logotipo da empresa, deve ser
mencionado no campo “Justificativa” no sistema SIQ que não há alteração significativa e que não será
necessário treinamento do time envolvido.
O treinamento deve ser realizado após etapa de aprovação e antes da etapa de distribuição do documento,
recomenda-se realizar o treinamento em até 20 dias após aprovação do documento.
O treinamento deve ser aplicado por um responsável que faça parte do fluxo de aprovação do documento
(elaborador, revisor ou aprovador) ou que tenha sido treinado por um responsável.

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

DE SISTEMA 43 03/2023

TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

O responsável pela realização do treinamento define o formato do treinamento podendo ser presencial,
online ou através de leitura e compreensão.
A área responsável pelo treinamento deve garantir que o registro de treinamento seja armazenado de forma
a garantir rastreabilidade e recuperação do mesmo.

6.6.1 Registro de treinamento presencial

Todos os treinamentos presenciais devem ser registrados através de lista de presença FE-000096/SIQ.

6.6.2 Registro de treinamento on-line

Para treinamentos realizados on-line, ou seja, através de software de comunicação on-line, como por
exemplo, Google meeting, Microsoft Team, Zoom podem ser seguidas qualquer uma das opções abaixo para
registrar o treinamento:
 Lista de presença FE-000096/SIQ - Assinado eletronicamente através de aplicativo de serviço de
assinatura eletrônica (por exemplo AdobeSign).
 E-mail de confirmação de presença - E-mail enviado a todos os participantes do treinamento e
resposta dos participantes confirmando a presença.
No corpo do e-mail deve conter os seguintes itens:
1- Título: Mencionar o título do treinamento ou documento conforme descrito no FE-
000096/SIQ, e, em caso de procedimento, incluir identificador e versão;
2- Data e horário: Citar no corpo do e-mail a data e horário em que o treinamento foi realizado.
 Relatório de Presença/Attendance Report (Microsoft Teams)
Em caso de treinamento via Microsoft Teams, é aceito o relatório de presença/attendance report que o
software gera ao final do treinamento.
Esse relatório é extraído em Excel e o responsável pelo treinamento deve ajustar as colunas para que
todas as informações fiquem visíveis e então transformar para o formato PDF.

Nota: O registro só será considerado válido se estiver no formato PDF (não editável).

IMPORTANTE: Para que seja possível evidenciar no relatório de presença/attendance report a qual
treinamento o mesmo se refere, é necessário que no convite do treinamento contenha o tema, em caso de
treinamento referente à documento do Sistema SIQ Documentos, no convite (Outlook) deve constar o título,
identificador e versão do documento conforme exemplo abaixo.

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PROCEDIMENTO REVISÃO: DATA:

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TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

Figura 1: Modelo de convite no Outlook

 Gravação de treinamento - Em casos em que o colaborador assista uma sessão de treinamento gravada, o
mesmo deverá registrar a presença através da lista de presença oficial (FE-000096/SIQ) marcar o “modelo”
como on-line ou realizar a confirmação de presença via e-mail (no e-mail deve conter no mínimo título do
treinamento, identificador e versão do documento).

6.7 Validação de Documentos

A validade dos documentos é de 2 anos a partir da data de abertura de revisão/criação do mesmo e é
controlada automaticamente através do Sistema SIQ. Mensalmente, o time de Gestão da Qualidade realiza o
levantamento dos documentos que vencerão nos próximos 3 meses e envia para os responsáveis de cada
área para realização da validação.
Todos os documentos devem ser validados antes da expiração, onde deve ser avaliado se o mesmo está
vigente e conforme a máscara aprovada (para tipos de documentos que possuem máscara), e se as
informações contidas no documento condizem com a prática, após a avaliação seguir com uma das opções
abaixo:
 Revisão: Caso o documento esteja desatualizado, seja o conteúdo ou a máscara (se aplicável), realizar
a revisão do mesmo para adequação;
 Cancelamento: Caso o documento não seja mais aplicável e não esteja em uso, então solicitar o
cancelamento ao time de QMS informando o motivo. O time de QMS irá avaliar se o documento possui
posto de cópia físico e informará a área responsável para realizar o descarte do mesmo;
 Revalidação: Caso o documento esteja vigente, atualizado e não necessite nenhuma alteração, basta
realizar a etapa de revalidação do documento no Sistema SIQ conforme Anexo I, onde o documento
terá sua data de validade atualizada. A revalidação de um documento não requer fluxo de aprovação e
impressão de um novo documento.

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TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

6.8 Controle de Documentos Externos

Os documentos externos que são necessários para o planejamento e operação do Sistema de Gestão da
Qualidade, Saúde, Segurança e Meio Ambiente são controlados através do sistema de controle de
documentos.
Abaixo documentos externos controlados fora do Sistema de Controle de Documentos:
 Políticas, manuais e procedimentos globais através do sharepoint:
https://rbcom.sharepoint.com/sites/globalqms/Pages/default.aspx (QMS global);
 Normas, legislações controladas através do UNITY;
 Documentos globais: Procedimentos, especificações técnicas, métodos de manufatura, metodologias
analíticas controladas através do TDS e/ou Optiva;
 FISPQs: Controle realizado através do Sistema Cautus.

6.9 Controles de Registros

Os registros devem ser rastreáveis e recuperáveis, todos os formulários que geram registros devem estar
associados a um PS ou PO no Sistema de Controle de Documentos (conforme Anexo I – Processo de
Controle de Documentos e Registros no Sistema SIQ) e no campo “Registros” do documento associado deve
conter todas as informações necessárias para a rastreabilidade e recuperação dos registros.
O controle dos registros praticado pelo Grupo Reckitt indica:
 Identificação: Descrição do formulário/registro (nome e identificador);
 Armazenamento: Forma de organização no armazenamento do registro (cronológico, sequencial, por
data, área/setor, etc.);
 Proteção: Proteção do registro (onde o mesmo está arquivado). Ex: diretório de rede (backup
automático), pasta física;
 Recuperação: Especificar o local onde o documento está armazenado, de forma que seja possível
encontrar/recuperar o mesmo (físico ou eletrônico - especificar local);
 Tempo mínimo de retenção: Tempo de retenção do registro, conforme POL-000019 - Política de
Armazenamento de Documentos;
 Disposição: Ação a ser tomada após o prazo de retenção do documento (ex: descarte, permanente,
etc.)

Todos os documentos e registros arquivados devem ser retirados da circulação e retidos de acordo com a
política de armazenamento de documentos POL-000019.

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6.9.1 Controle de alteração de registros

Para registros eletrônicos que fazem parte do SQG, é necessário garantir rastreabilidade das alterações de
informações importantes e que só podem ser rastreadas através do registro eletrônico.

O controle de alterações deve conter no mínimo data da alteração e alteração realizada.

6.9.2 Armazenamento de registros/documentos físicos

Os registros/documentos físicos do Grupo Reckitt são armazenados pela empresa Iron Mountain.
Para registros/documentos que precisam ser armazenados previamente nas instalações da Reckitt,
recomenda-se que o período de retenção não ultrapasse 3 meses. Além disso, o armazenamento deve ser
feito de forma que os registros/documentos fiquem protegidos contra danos ou destruição por fogo, líquidos,
pragas ou acesso de pessoas não autorizado.

6.10 Migração de Documentos do sistema SE Documentos para SIQ Documentos

Em 2016, o Controle de Documentos foi migrado do Sistema SE para o Sistema SIQ Documentos.
Documentos cancelados no sistema SE Documentos não foram migrados para o Sistema SIQ Documentos e
encontram-se disponíveis para consulta através do endereço:
https://rbcom.sharepoint.com/:f:/r/sites/brspodc/hh/Manufacturing/Manufacturing/Documentos%20SE?csf=1&
web=1&e=K27QEk
O identificador dos documentos criados no sistema SE Documentos segue o modelo abaixo:
XXNNNNNN
Onde,
XX = Sigla que define o tipo de documento e que pode conter de duas a quatro letras (Ex: MS, PS, PCQ,
LARS).
NNNNNN = Número sequencial gerado automaticamente pelo sistema para cada tipo de documento.

6.11 Integração de Procedimentos Globais

Os requisitos dos documentos globais deverão ser avaliados e integrados em documentos locais controlados
através do Sistema de Controle de Documentos (SIQ). Cada área deve garantir que seus documentos
estejam em conformidade com todos os requisitos aplicáveis (vide tabela 1) às atividades de sua área
presentes nos procedimentos globais. Após a publicação de documentos globais, cada área deve revisar o
conteúdo do documento e avaliar os requisitos em relação ao SGQ de sua área.
Quando uma lacuna ou não conformidade é identificada durante a avaliação, deve-se determinar e justificar a

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TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

abordagem mais adequada para integrar os requisitos ao SGQ de sua área. Quando os requisitos são
considerados "não aplicáveis" ou a área já está em conformidade com os requisitos, deve-se definir e
registrar a justificativa.
É recomendado que a avaliação e a integração dos documentos globais sejam concluídas dentro de 2 meses
da implantação do procedimento global. Se a integração não for possível dentro deste período, deve-se (no
mínimo) documentar o plano de integração, cronogramas para conclusão, proprietários de ação e revisar o
progresso periodicamente.
Considerando os documentos globais aplicáveis, o time de Qualidade deve preencher o FE-000717/SIQ
“Avaliação de Integração de Documentos Globais” e mantê-lo atualizado bem como o armazenamento dos
registros de treinamento dos procedimentos globais dos responsáveis pela integração (lista de presença FE-
000096/SIQ ou certificado do My Learning).

As descrições referentes aos termos abaixo, utilizadas nos documentos globais, devem ser levadas em
consideração no momento da integração de documentos globais para os documentos locais.
Termo Descrição do termo
Must Uma restrição externa ou obrigação definida fora do documento, por ex. regulamentos
Shall Um requisito para conformidade
Should Uma recomendação para conformidade
May Usado para expressar permissão, ou seja, uma forma permitida de obter conformidade
Can Usado para expressar possibilidade e capacidade
Tabela 1: Formulários verbais para documentos, conforme exigido na Cláusula 7 das Diretivas ISO / IEC, parte 2: 2018
Nota: Todos os requisitos descritos com Must e Shall devem ser atendidos localmente.

Nota: A avaliação de Integração de Documentos Globais aplicáveis apenas a R&D é preenchida e

gerenciada pela pessoa responsável pelo sistema de Gestão da Qualidade da área de R&D.

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7. Riscos EHS
O time de EHS mantem disponível o FR000630 com a matriz de riscos geral das áreas. Para a
atividade/processo em questão foram ainda avaliados os seguintes riscos e medidas de controle.

Risco Medidas de Controle

Exposição a agentes biológicos provenientes do
ar condicionado
Manuseio/utilização de móveis de escritório
Postura/movimento inadequado. Inclui o
transporte de malas e bolsas
Exposição a iluminação artificial e natural
deficientes
Incêndio/ignição. Curto circuito em instalações
elétricas (quadros, tomadas, interruptores,
etc.). Inclui intoxicação e queimaduras
Choque elétrico. Instalações elétricas (quadros,
tomadas, interruptores, etc.)
Contato com grampeadores, tesouras,
perfuradores, etc
Exposição a Home Office
Contato com produtos RB
Movimento digitação
Exposição a ruído de pessoas e equipamentos
(abaixo de 80 dB (A))
Batida/Batida contra móveis de escritório,
equipamentos etc.
Queda de mesmo nível Queda de cadeira,
mobílias etc
Queda de objetos, queda de luminárias,
quadros, etc.
Queda de nível diferente, Escadas e rampas de
acesso às áreas. Inclui o uso de celular e
equipamentos eletrônicos portárteis.
Limpeza periódica manutenção preventiva do ar
condicionado
Móveis adequados conforme laudo ergonômico
Móveis adequados conforme laudo ergonômico
Iluminação adequação conforme laudo
ergonômico
Manutenção das instalações
elétricas/Instalações adequadas.
Manutenção das instalações
elétricas/instalações adequadas
Orientação aos colaboradores sobre riscos
Orientação aos colaboradores sobre
riscos/Acompanhamento psicológicos.
Advertências na embalagem do produto
Intervalo entre as atividades
Orientação aos colaboradores sobre riscos
Orientação aos colaboradores sobre riscos
Orientação aos colaboradores sobre riscos
Orientação aos colaboradores sobre riscos e
manutenção das instalações
Orientação aos colaboradores sobre riscos,
proibição de uso de celular e outros
equipamentos portáteis durante os
deslocamentos, sinalização nas áreas para uso
do corrimão.

8. REFERÊNCIAS
POL-000019 - Política de Armazenamento de Documentos
D8296637 - Global Document Management Procedure
D8032905 – Reckitt Quality Manual

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CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

9. ANEXOS
Anexo I – Processo de Controle de Documentos e Registros no Sistema SIQ

10. REGISTROS

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo mínimo Disposição

de retenção
FE- Por ID, título e Eletrônico - Brazil Hygiene 5 anos após a Deletar o
000717/SIQ versão do Sharepoint Home Document rescisão arquivo
“Avaliação de documento global Centre - 37 -
Integração de Integração de
Documentos documentos globais
Globais” - All Documents
Reckitt (sharepoint.com)
Industrial
Registros de Por ID do Eletrônico - Brazil Hygiene 7 anos após a Deletar o
treinamento documento e Sharepoint Home Document rescisão arquivo
dos nome do Centre -
procedimentos colaborador Certificados - All
globais Documents
(sharepoint.com)

11. SÍNTESE DE ALTERAÇÕES

Revisão Data Descrição
Inclusão das definições de QMS e attendance report. Alteração de responsável de
Qualidade para responsável QMS. Inclusão da opção de registro de presença através
do Relatório de Presença/Attendance Report via Teams.
43 03/2023 Inclusão dos itens “6.9.1 Controle de alteração de registros” e “6.9.2
Armazenamento de registros/documentos físicos”.
Inclusão do requisito sobre armazenamento dos registros de treinamento dos
procedimentos globais dos responsáveis pela integração.
Inclusão de diretrizes sobre posto de cópia. Alteração do prazo para treinamento
42 06/2022 para recomendado. Divisão do item 6.5.2 entre consulta eletrônica e consulta física.
Inclusão de nota sobre o controle de integração de documentos globais de R&D.
Correção da responsabilidade de EHS para PO e PS de "avaliador 2" para "revisor".
41 01/2022 Não será necessário realizar treinamento da versão 41, a alteração já foi comunicada
através de e-mail.
Alteração da pirâmide de hierarquia de documentos, baseado na nova versão o
40 12/2021 Reckitt Quality Manual, alteração no fluxo de responsabilidades, onde o time de
EHS passa a ser Avaliador 2, e os Revisores passam a ser obrigatórios,

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inclusão de prazo máximo de 3 meses para realizar o fluxo desde elaboração

até a distribuição, inclusão de nova máscara de PCQ, inclusão do formato
“leitura e compreensão” para treinamentos, inclusão de como registrar em
casos em que o treinamento não é necessário, alteração de exemplo de
sistema de assinatura eletrônica de Docusign para Adobe sign, inclusão de
opção de treinamento através de gravação, exclusão dos formulários de
registro de presença de integração, inclusão de frequência mensal do envio de
lista de documentos a vencer, inclusão do item “Arquivamento de Documentos
e Registros” e inclusão do item “Integração de Procedimentos Globais”.
Atualização das responsabilidades, atualização da hierarquia de documentos,
retirada de Technical Manual como tipo de documento, atualização do link de
acesso para documentos não migrados do SE Documentos, adequação à nova
máscara, maior detalhamento nas etapas de fluxo de aprovação, definição de
registros de treinamento on-line, inclusão da obrigatoriedade de todos os
39 07/2020
documentos passarem por revisão do time de EHS, inclusão das máscaras de
documentos específicos da área de R&D, determinação de prazo para
treinamento após aprovação do documento, inclusão do Anexo I, alteração do
título “revalidação” para “validação”, atualização da política de retenção de
documentos para POL-000019.
Inclusão do procedimento global D0117483 no item 7 - Documentos referenciados
38 06/2019
Revisão do item 6.8 para incluir o processo de distribuição de Quick Procedures
Revisão do item 6.4 e 6.11 para inclusão da definição do pertence em formulários,
37 03/2019
posto de cópia para OPLs. Divisão de Health e HyHo.
36 09/2018 Revisão dos itens 2, 6.3, 6.6, 6.7 E 6.8.
35 08/2017 Correção dos números de itens, o item Anexos não estava numerado
- Inclusão do item 6.2 e revisão dos itens 6.1 e 6.10. Alteração de layout,
34 03/2017
espaçamentos entre linhas e margens.
33 11/2016 - Alteração dos itens 4; 6.1; 6.2; 6.3, 6.4; 6.6; 6.7; 6.10 e inclusão do item 6.3.1
- Revisão do item 6 para adequação ao sistema SIQ;
- Inserção da categoria FE (Formulários Editáveis);
- Harmonização com PN000012;
32 09/2016
- Referenciado processo de treinamento específico para o laboratório Heathcare
(PO-000066/SIQ);
- Inclusão do PS-000111.
Revisão dos itens: 1, 3, 4, 6. Inclusão do PT002158 – máscara de procedimento
31 03/2016 técnico, revisão da hierarquia dos documentos (pirâmide), revisão dos itens 6.2,
6.3, 6.7, 6.9, 6.10, e 6.11. Inclusão do caminho da Política Global de Retenção de

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DE SISTEMA 43 03/2023

TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

Documentos RB. Inclusão do FR000046 e PS000889.

30 08/2015 Inclusão 4 item 6.0
29 03/2015 Inclusão nota item 6.11
28 02/2015 Inclusão política global retenção RB
Alteração do Logo
27 10/2014 Exclusão dos documentos PS000000, PO000000 e PT000000
Inclusão dos documentos PT002142, PT002143
26 03/2014 Revisão geral do documento

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