TITULO DO DOCUMENTO: CÓDIGO:

MCR–PQ- 01
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

1. Elaboração / Aprovação
ELABORAÇÃO APROVAÇÃO DATA
Nome: Rosiana, Renato, Claudio, Macirlei Nome: Cláudio Lúcio
Função: CooGestor da Qualidadeenadora da qualidade, Ger. Função: Ger. Administrativo/ 03/10/2013
Produção, Ger. Administrativo, Ger. Comercial GESTOR DA QUALIDADE

2. REFERÊNCIA NORMATIVA

NBR ISO 9001:2008 – Itens 4.2.3 e 4.2.4

3. ABRANGÊNCIA

Todos os documentos de origem interna ou externa referente à qualidade.

A
A P A
PLANEJAMENTO
C D C D

4. OBJETIVO

PROCEDIMENTOS/ NORMAS EXTERNAS

Estabelecer procedimentos para a elaboração, aprovação, revisão, emissão, atualização, controle e cancelamento
dos seguintes procedimentos do SGQ:

 Manual da Qualidade;
 Procedimentos do Sistema de Gestão da Qualidade;

 Procedimentos operacionais;

 Auxílios visuais;

 Instruções de trabalho;

 Documentações externas enviadas por clientes e/ou necessárias para a fabricação, garantia de qualidade
de fornecedores ou entrega do produto ao cliente;

REGISTROS

 Estabelecer critérios para a provisão de evidências da conformidade com requisitos e da operação eficaz do
Sistema de Gestão da Qualidade.

 Garantir a legibilidade, a identificação e recuperação dos registros.

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5. SUGESTÃO PARA FLUXO DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS

Início

Analisar a Necessidade do Procedimento

Elaborar Minuta do Procedimento

Distribuir minuta às unidades envolvidas para análise

Elaborar, revisar e aprovar versão final, com assinatura do gestor do processo

no manual principal (SGQ)

Distribuir cópias controladas às unidades envolvidas

Treinar pessoal envolvido

Arquivar o Original, alterar lista mestra

SIM
Necessidade de
Revisão?

NÃO

Fim

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6. DESCRIÇÃO SISTEMÁTICA DA DOCUMENTAÇÃO:

 Documento de primeiro nível Manual da Qualidade;

 Documentos de segundo nível Procedimentos do SGQ;

 Documentos de terceiro nível Instruções de trabalho, Auxílios visuais e Origem externa;

 Documentos de quarto nível Registros da Qualidade.

7. NOMENCLATURA E TÍTULOS DA DOCUMENTAÇÃO:

A documentação da qualidade é composta por procedimentos e registros que não poderão ter o mesmo nome.
Serão controlados pela Lista Mestra ou Controle de Registros, por seus títulos e códigos.

Codificação dos documentos da qualidade

XXX YY WW NUMERO SEQUENCIAL de 01 a 99

CÓDIGO DO TIPO DE DOCUMENTO

NOME DA EMPRESA

NOME DA EMPRESA TIPO DE DOCUMENTAÇÃO Nº SEQUENCIAL

MCR MQ (MANUAL DA QUALIDADE) 01 A 99
PQ (PROCEDIMENTOS DE QUALIDADE)
PO (PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS)
IT (INSTRUÇÃO DE TRABALHO)
AV (AUXILIO VISUAL)
EXEMPLO Controle de Documentos e Registros: MCR – PQ – 01

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P A
EXECUÇÃO
C D

8. ANÁLISE, APROVAÇÃO ANTES DA EMISSÃO E ATUALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS:

ANÁLISE E APROVAÇÃO

Cabe ao GESTOR DA QUALIDADE em procedimentos do Processo de Gestão da Qualidade ou aos demais

gestores, nos procedimentos operacionais dos outros processos:

 Aprovar sua integridade e conteúdo criando como evidência da aprovação assinaturas na primeira página
do procedimento e rubricas nas demais páginas (documentos originais);

 Analisar sua pertinência e adequação ao processo;

 Analisar criticamente, atualizar quando necessário e reaprovar o procedimento.

Obs.:
Excetuando-se os procedimentos exigidos pela ISO 9001:2008, que terão a responsabilidade de aprovação dirigida
ao GESTOR DA QUALIDADE ou ao diretor.
 Toda a documentação do SGQ quando criada ou alterada deverá ser analisada e criticada pelo
Representante da Direção para que seja avaliada sua pertinência à norma ISO 9001:2008.

CONTROLE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Procedimentos da Qualidade, Procedimentos Operacionais, Manual da Qualidade, Instruções de Trabalho e Auxílios

Visuais quando alterados deverão normalmente ter em seu controle de alterações, no final do procedimento, a
descrição suficiente para gerar entendimento do item original e de sua variação e alteração, nestes casos não
deverão ser gerados “OBSOLETOS”.

Quando for necessária e inevitável a RETENÇÃO destes documentos após alterações, devido a:
 Complexidade da alteração;
 Volume de descrição da alteração;
 Mudança total da metodologia de controle descrita;
 Mudanças nas normas de referência com impacto significativo no procedimento.
Eles devem ser identificados como “DOCUMENTO OBSOLETO” e devidamente retido na pasta eletrônica
“Documentos Obsoletos”, conforme Lista de Controle de Registros pela CooGestor da Qualidadeenadora da
Qualidade, onde poderá ser somente consultado, evitando-se o uso não intencional do mesmo.

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DOCUMENTOS NÃO CONTROLADOS

Os documentos não controlados emitidos por motivo de treinamentos ou disponibilização a clientes e/ou
fornecedores serão identificados como: NÃO CONTROLADO sendo que não poderão ser utilizados na produção, e
serão necessariamente recolhidos ao processo de controle de documentos ao final da sua utilização. Documentos
emitidos para fora da empresa, identificados como não controlados não terão controle de versão ou qualquer outro
tipo de controle.

ATUALIZAÇÃO DO SISTEMA DA QUALIDADE

O sistema da qualidade deve ter:

 Back-ups diários e automáticos no “Servidor”
 Back-ups semanais em HD Externo (MCR – HD Back-up semanal), feito pelo CooGestor da
Qualidadeenador da Qualidade.
Obs.: Serão mantidos os back-ups semanais dos últimos 3 meses, respeitando a capacidade de armazenamento
do HD Externo.

HD DE BACK – UP
SEMANAL

CONTROLE DE APROVAÇÃO E ALTERAÇÕES DE DOCUMENTOS:

Todo procedimento documentado do SGQ deve ter em seu conteúdo a identificação de:

CODIFICAÇÃO:
A codificação figurará no cabeçalho de cada documento e no final da página haverá o número da respectiva pagina.

APROVAÇÃO:
O controle de elaboração e aprovação figurará na primeira página do documento.

REVISÕES:
Tabela no final do documento contendo o número da revisão, o responsável pela aprovação, o histórico ou
detalhamento da revisão executada e data da revisão. Cabem aos responsáveis pelos processos com
documentação em elaboração ou revisão a idealização e a apresentação da documentação ao Representante da
Direção(GESTOR DA QUALIDADE) para que esse analise e faça o controle necessário.

9. CONTROLE DE VERSÕES, DISTRIBUIÇÃO E LEGIBILIDADE:

O controle de versão e distribuição dos procedimentos da qualidade estará definido na lista mestra, onde existirão
parâmetros para identificação, distribuição, versões e origem dos documentos.
A distribuição será controlada tanto em via física, através de procedimentos distribuídos em pastas nas áreas,
quanto em via virtual, ou seja, por acesso controlado aos usuários para somente leitura em caminho determinado na
lista mestra.
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O Representante da Direção é responsável pela:

 Analise da pertinência quanto a ISO 9001:2008 dos documentos;

 Distribuição dos documentos;

 Gestão de documentos obsoletos e não controlados.

10. LEGIBILIDADE

A responsabilidade da manutenção dos documentos do SGQ em condições de legibilidade é do usuário.

Desvios devem ser reportados ao superior imediato ou ao GESTOR DA QUALIDADE para providências de troca
imediata.

11. CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO EXTERNA:

DESENHOS

Os desenhos de clientes e os desenhos da empresa utilizados para a confecção do produto devem ser identificados,
para garantir sua rastreabilidade ao projeto fornecido e serão arquivados na pasta da OGestor da Qualidadeem de
Serviço. Os desenhos devem estar anexados ao registro de OS’s.

DETALHAMENTOS

Os detalhamentos necessários à produção devem ser identificados de modo a garantir sua rastreabilidade ao
desenho original do cliente ou da MCR Indústria Mecânica e conseqüentemente ao projeto. As fases de realização
do produto deverão ser evidenciadas nos registros de O.S. e quando concluídas, deverão ser entregues ao setor de
planejamento para arquivamento. O restante do controle é o mesmo do desenho original.

REVISÕES DE DESENHOS DE CLIENTES

 Quando após distribuição das cópias, existir alterações no projeto do cliente, autorizadas pelo comercial, o
processo de planejamento deverá recolher as cópias alteradas, identifica-las como DOCUMENTO OBSOLETO e
distribuir as cópias atualizadas necessárias;
 Se houver necessidade de mais de uma cópia, devido a mais de uma OS todas sempre estarão anexadas
as suas respectivas OS’s.;
 Quando necessário ampliação do desenho para melhor visualização, será carimbada a cópia com n° do
desenho e n° da O.S.
 Todas as OS’s deverão ter o número do desenho de referência e sua versão atual.

ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS

 Norma de padrão regulamentares nacionais e internacionais, ex (ISO, AWS, ABNT, JIS, etc.) serão
controladas pela lista mestra de versão e distribuição, anualmente a empresa consultará a versão destes
documentos (a ocasião para consulta estará definida no Cronograma das atividades do SGQ);

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 Normas de clientes deverão ser impressas, em suas partes de interesse, disponibilizadas e anexadas as OS
sendo tratadas como registro da qualidade do produto após o término dos trabalhos;
 As normas de clientes serão impressas, e anexadas ao processo de controle de documentos sempre que
forem enviadas no começo do projeto ou quando alteradas pelo cliente.

12. CONTROLE DE REGISTROS:

Registros são documentos que apresentam resultados obtidos ou fornecem evidências de atividades realizadas. Os
registros da Qualidade são controlados através da Lista de Registros. Os Registros devem ser mantidos legíveis,
prontamente identificáveis e recuperáveis.

TÍTULO DO REGISTRO

Nome do registro, que é a forma de identificação do registro;

ARMAZENAMENTO

Deve ser indicado se o registro é armazenado em meio físico e/ou eletrônico, e o local de armazenamento.

RECUPERAÇÃO

Determina o caminho a ser percorrido para a obtenção do registro (armário, pasta,...).

TEMPO DE RETENÇÃO

Deve ser indicado por quanto tempo os registros devem ser mantidos, observando o tempo determinado pelo:
cliente, governo e especificações internas.

DESCARTE

Deve ser indicado o que será feito com cada registro depois de expirado o tempo de retenção dos mesmos.
Exemplo: Inutilizarão de leitura e picotamento.

PROTEÇÃO

Garantida através da forma de armazenamento (pastas ou caixas dispostos em armários ou prateleiras). Para
arquivos virtuais, a proteção se faz através de cópia de segurança.
Após o tempo de retenção, os registros em papel são destruídos e os que se encontram em meios eletrônicos são
apagados.

A P
CONFERÊNCIA
C D

DOCUMENTOS

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CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

 A lista mestra deve ser a referência para verificação da versão e distribuição dos procedimentos e
documentos externos que este procedimento indica para seu controle;
 Todo documento do SGQ deve ser controlado pelo GESTOR DA QUALIDADE com base nesta lista;
 Periodicamente, por ocasião das auditorias internas, todos os documentos controlados devem ser
conferidos com relação a sua versão e distribuição.

A P
AÇÕES
C D

REGISTROS
A lista de Registros deve ser a referência para controle (arquivamento, recuperação, proteção, retenção e descarte)
dos registros da qualidade;
Todo registro do SGQ deve ser controlado pelo GESTOR DA QUALIDADE com base nesta lista;
Periodicamente, por ocasião das auditorias internas, todos os documentos controlados devem ser revisados
quanto a sua utilização e novos registros devem ser inseridos quando necessário;
Ações corretivas devem ser tomadas para falhas no controle de documentos (procedimentos, normas ou registros);
O GESTOR DA QUALIDADE deve cooGestor da Qualidadeenar as ações necessárias e se responsabilizar pelo
controle da eficácia destas ações.

13. CONTROLE DE REVISÕES

001-17 Macirlei Revisão geral para adequação ISO 9001:2015 01/08/2017
APROVADO
REV. Nº HISTÓRICO DATA
POR

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