SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO

QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 1

SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO

SMS

POSG – 0001 - ELABORAÇÃO E CONTROLE DE

DOCUMENTOS E REGISTROS
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 2

Controle de Revisões

Nº Data Histórico das Alterações Revisado por: Aprovado por:

00 01/03/2021  Emissão inicial do documento. Gabre Edson Tadeu

Alteração dos itens:
 4.2 – Registro

 4.5 – Elaboração e formatação dos Renaldo José

01 17/10/2022 documentos Thays Domingues
Pereira Junior
 4.7 – Revisão
 6- Registro relacionados
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 3

1. OBJETIVO

Estabelecer a sistemática de elaboração, codificação, identificação, aprovação,

distribuição, armazenamento, proteção, acesso, recuperação, alteração, revisão, arquivo e
descarte dos documentos e registros relativos ao Sistema de Gestão Integrado da SUGA
TUDO.
Determinar procedimento para a manutenção de documentos e registros.
Garantir a sistemática de controle de documentos internos (Políticas, Diretrizes, Planos,
Manuais, Procedimentos, Instruções de Trabalho, Padrão de Segurança Padrão e
Formulários/Registros), externos (Normas ABNT, Normas NBR ISO), documentos gerados
pela área corporativa da empresa, bem como outros que fizerem necessários.
Garantir que todos os setores da empresa possuam os documentos que envolvem seus
processos setor em sua versão atualizada.

2. APLICAÇÃO

Aplicável a todos os processos da empresa relacionados ao Sistema de Gestão

Integrado.

3. DEFINIÇÕES

ABNT: Associação Brasileira de Normas Técnicas.

Documentos Internos: todos os documentos gerados pela SUGA TUDO que sustentam o
Sistema de Gestão Integrado.
Documentos Externos: todos os documentos gerados por terceiros ou partes interessadas
que estão relacionados ao Sistema de Gestão Integrado da empresa.
Formulários: modelo de registro a ser preenchido.
Lista Mestra de Documentos/Registros: trata-se de uma lista de todos os registros e
documentos do Sistema de Gestão Integrado.
QSMS: Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde.
Registros: documentos que apresentam resultados obtidos ou fornecem evidências de
atividades realizadas.
SGI: Sistema de Gestão Integrada.
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 4

4. DESCRIÇÃO

4.1 Responsabilidades

Cada setor deve ter funcionários responsáveis pelos seus registros de acordo com a
Lista Mestra.
Os documentos e registros e estão sob o gerenciamento do controle de documentos.
O sistema de criação, manutenção e verificação dos arquivos de segurança (backups
eletrônicos), é de responsabilidade da área de Tecnologia da Informação da empresa.

4.1.1 Cumpre ao controle de documentos:

 Padronizar, controlar, distribuir e substituir normas internas e externas;

 Zelar pelo acervo de normas externas;
 Identificar usuários com normas externas revisadas e providenciar a
atualização;
 Arquivar, preservar e recuperar os documentos enviados, respeitando o
período de arquivamento solicitado.

4.1.2 Cumpre ao Departamento de Informática:

 Garantir a proteção, acesso adequado, confidencialidade e backup das

informações em arquivos eletrônicos (rede), conforme procedimento estabelecido
para área.

4.1.3 Cumpre à todos os departamentos da empresa

 Armazenar os arquivos do sistema de gestão integrado conforme descrito na

documentação pertinente;
 Não utilizar documentos obsoletos;
 Proceder arquivo de documentos obsoletos conforme definido em lista
mestra;
 Garantir que todas as modificações de seus processos sejam comunicadas e
forem necessárias revisões de documentos.

4.2 Registros
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 5

Os registros do Sistema de Gestão Integrado (SGI) são aqueles referenciados nas

Diretrizes, Planos, Manuais, Procedimentos, Instruções de Trabalho, bem como ( ex.
certificados de aferição, laudos de análise de fornecedores, certificados de
treinamentos, resultados de auditorias e análises críticas) qualquer outro que seja
necessário para assegurar e demonstrar a evidência da conformidade do Sistema de
Gestão Integrado.
Sendo assim, os registros servem para:

a) Verificar se as atividades e controles previstos no sistema de gestão da empresa

são rotinas efetivas;
b) Verificar as reais condições do produto/serviço da empresa e de seus
subcontratados;
c) Em estágios específicos, principalmente onde seja requerido a rastreabilidade;
d) Possibilitar, gerar e dispor de dados de entrada para ações corretivas, preventivas
e de melhoria sistemática das atividades da empresa.

O controle dos Registros é realizado segundo Lista Mestra de Registros, contento

todos os ítens necessários para a organização deste requisito.
Não é permitido que formulários com a identificação “cópia não controlada” sejam
utilizados.
Os procedimentos (POSG) terão cópias controladas mapeadas pelo formulário FORM-
089 - CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE CÓPIAS.
Ao criar um novo formulário, o responsável deve informar ao setor de SMS para incluí-
lo na Lista Mestra de Registros.

Os registros confidenciais, vitais e legais deverão ter tratamento apropriado, ou seja,

NOTA 1: com maior critério de condições para segurança (perdas e danos) e
confidencialidade.

Os formulários devem conter:

a) Logomarca da empresa;
b) Identificação do formulário;
c) A data do preenchimento (quando aplicável);
d) A identificação do responsável (quando aplicável);
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 6

e) Codificação, contendo o seguinte:

Identificação: FORM -XX - Número do Formulário

Revisão: X - Número da Revisão
Data - Data da Revisão/Emissão

Exemplo:

S I S T E M A D E G E S T Ã O I N T E G R A D O
Q S M S

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO: DATA:

REVISÃO: PÁG

4.3 COLETA DE REGISTROS

A pessoa responsável pela coleta de registros deve encaminhar os mesmos ao setor

onde serão arquivados.
Quando o local de arquivamento dos Registros não ser o mesmo onde ele é gerado, o
método de como ele será arquivado deve ser descrito na Lista Mestra de Registros.

Os registros eletrônicos que forem impressos também deverão seguir este item, no
NOTA 2: caso dos que não forem impressos, mas salvos, estes por sua vez devem estar
protegidos.

4.3.1 ARMAZENAMENTO / ACESSO A REGISTROS

Os Registros são arquivados em locais pré-determinados na Lista Mestra de Registros,

protegidos e identificados e não podem ser removidos do local do uso, rasurados,
danificados ou destruídos antes do período estabelecido.
Alguns formulários/planilhas/softwares são preenchidos eletronicamente e podem
necessitar de senha para alteração de dados. A senha é de conhecimento exclusivo
dos responsáveis pelo registro.

4.3.2 Arquivos de Registros

 Cada registro deve ser mantido por tempo de retenção mínimo definido na
lista mestra.
 Arquivamento deve respeitar requisitos como: os registros contidos;
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 7

 A data de transferência para o arquivo morto;

 Período de armazenamento;
 A data mínima para descarte.
A Listra Mestra de Registros deve ser mantida, atualizada e disposta considerando os
seguintes itens:
 Indexação;
 Títulos;
 Revisão;
 Data;
 Armazenamento;
 Responsável;
 Físico/Eletrônica;
 Proteção;
 Setor;
 Tempo de retenção;
 Disposição final.

a) Como indexar

Define a forma como o registro é indexado e disposto em arquivo.

Exemplo: ordem cronológica, ordem numérica, descrição e outras.

b) Local de Arquivamento

Define a localização física/eletrônica do registro.

Exemplo: Coordenação de Gestão, Recursos, Humanos Suprimentos, Drive
X.

c) Disposição Final do arquivo inativo da Base/Sede

Define a disposição que é dada ao registro depois de cumprido seu tempo

de retenção no arquivo morto do setor Administrativo. Essa disposição é
efetuada pelo responsável do arquivo morto do setor. Estas disposições
devem considerar as legislações em vigor e suas diretrizes.
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 8

Exemplo: reciclar, incinerar, destruir, deletar e/ou enviar para aterro

sanitário.

4.4 Documentação

4.4.1 Estrutura
Os documentos do Sistema de Gestão Integrado obedecem a seguinte hierarquia:

POLÍTICA
1º Nível

2º Nível DIRETRIZ

3º Nível MANUAL

4º Nível PLANO

PROCEDIMENTO OPERACIONAL
5º Nível

6º Nível INSTRUÇÃO DE TRABALHO

PROCEDIMENTO PADRÃO DE SEGURANÇA

7º Nível

8º Nível FORMULÁRIOS/
REGISTROS

Nível Documento Descrição

Denomina a ciência da organização e suas premissas para seu
1 Política
Sistema de Gestão.
Conjunto de instruções ou indicações para se tratar e levar a termo
2 Diretriz
um plano, uma ação, um negócio, etc.
Descrevem sinteticamente um sistema (Ex.: QSMS, Administração
3 Manual
de Pessoal, Operações, etc).
Relacionam as práticas, recursos e atividades específicas para um
4 Plano
sistema.
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 9

Procedimento Padronizam as atividades operacionais podendo ser formalizados

5
Operacional através de práticas, especificações etc.
6 Instruções de Trabalho Descreve as atividades exercidas durante um processo.
Procedimento de Descrevem as medidas de segurança referentes às atividades e
7
Segurança Padrão operações de equipamentos.
Formulários/ Depois de preenchidos evidenciam a operacionalização e
8 Registros avaliação das atividades definidas nos diversos documentos do
Sistema de Gestão Integrada.

4.4.2 Identificação

S I S T E M A D E G E S T Ã O I N T E G R A D O
Q S M S

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO: DATA:

REVISÃO: PÁG

Cada documento deve ser codificado no canto superior esquerdo com logo da
empresa, no centro, mencionando o tipo de documento (Diretriz, Plano, Manual,
Procedimento Operacional, Instrução de Trabalho), nome do documento, código,
revisão, data e página.

Codificação:

DZ - Diretriz
MN -Manual
PL - Plano
POSG - Procedimento Operacional Suga Tudo
IT - Instrução de Trabalho
PSP - Procedimento Padrão de Segurança

Exemplo:

POSG-001 - Elaboração e Controle de Documentos e Registros .

PO- Procedimento Operacional

SG – Suga Tudo
001-Sequência de numeração

4.5 Elaboração e Formatação dos documentos

Os documentos e registros do Sistema devem seguir a padronização definida pelo

 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 10

Setor de SMS, mantendo uma pasta padrão com o original dos documentos do
Sistema. Nenhum documento poderá ser alterado para ser utilizado em outros meios
que não sejam o descrito pelo Sistema de Gestão Integrado.
Os documentos apresentam cabeçalho e rodapé padronizados.
As necessidades de elaboração ou revisão de documentos identificados pelos
Setores devem ser comunicadas ao Setor de SMS, para que providencie a
elaboração ou revisão aplicável.
Os documentos deverão ser escritos da maneira mais simplificada, resumida e exata
possível, sem preocupações literárias. A estética e apresentação dos documentos
deverão seguir, tanto quanto possível, os tópicos a seguir relacionados, conforme o
tipo de documento:
Para efeito de padronização, os documentos devem seguir o formato deste próprio
documento e possuir os itens abaixo relacionados.

 Capa (quando aplicável): contendo: logo da empresa, identificação do documento,

código, revisão.
 Cabeçalho em todas as folhas: contendo: logomarca da empresa, título, página,
revisão, rastreabilidade, identificação, nível (política, diretriz, manual, plano,
procedimento operacional, instrução de trabalho, procedimento padrão de
segurança) e data de emissão.
 Padrão de escrita: títulos: letra Arial, tamanho 12, negrito; subtítulos letra Arial 12
negritos, corpo do texto letra Arial 12. Outros padrões são permitidos, quando para
facilitação e compreensão do texto.
O padrão oficial e na Língua Portuguesa, porém é permitida a emissão em outros
idiomas quando para atender a demanda das operações do negócio e requisitos de
clientes.

 O documento deve conter os seguintes campos:

Campo Finalidade
1 Histórico de Contendo: data, revisão, autor, cargo e descrição: resumo das alterações
emissão/revisões realizadas sobre o documento.
2 Objetivo Descrever resumidamente o (s) objetivo (s) do documento.
3 Aplicação Onde se aplica o documento.
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 11

Definir termos específicos que possam dificultar o entendimento do texto

4 Definições
(vocabulário).
Corpo do documento com atividades, responsabilidades, fluxo de informações
5 Descrição
(se necessário, abrir em sub-itens).
6 Documentos
Documentos relacionados ou complementares a este próprio.
relacionados
Relatórios, formulários ou outras evidências geradas a partir do documento
7 Registros
(modelos dos registros podem ser anexados e os mesmos não precisam seguir
relacionados
o mesmo padrão de formatação que este documento dita).

8 Aprovação Contendo: nome do responsável, cargo, data e assinatura.

Por terem conteúdo particular, os planos, manuais e padrão de segurança padrão

podem possuir modelos específicos, devendo no mínimo conter os campos
mencionados no item 4.2. Codificação e 4.7. Formatação dos documentos internos,
conforme aplicável.
As alterações serão identificadas no histórico da revisão.
Os modelos de documentos encontram-se disponível no Drive geral, pasta: SGI –
Documentação.

4.6 Aprovação

Documento Elaborado por: Aprovado por:

Representante da Alta direção, ou pessoa por ele
Diretriz Alta direção
designada.
Gerência Operacional e ou alta
Manuais Responsável pelo processo ou pessoa designada.
direção
Gerência Operacional e ou alta
Planos Responsável pelo processo ou pessoa designada.
direção
Procedimentos Supervisores/
Responsável pelo processo ou pessoa designada. Alta direção
Operacionais
Instruções de Trabalho Responsável pela atividade/área Supervisores/ Alta direção

NOTA 3 O ciclo de aprovação de documentos poderá ser alterado de acordo com a

criticidade do tema e área(s) afetada(s).

Aprovação através de assinatura manuscrita ou assinatura digital.

Os documentos enviados para aprovação prévia eletronicamente estão identificados
com os dizeres: “DOCUMENTO EM PROCESSO DE APROVAÇÃO”

4.7 Revisões
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 12

A revisão dos documentos, podem ser demandadas, por:

 Atualização em portarias ou legislação que impactem com a atividade

descrita;
 Alteração da forma de trabalho quando comparada com o descrito em um
documento;
 Acidentes ou incidentes graves ou potencialmente graves que identifiquem
como causa básica o controle de documentos;
 Solicitação procedente de qualquer colaborador ou do cliente;
 Tempo, devendo estes serem revisados a cada dois anos, levando-se em
consideração a data de elaboração ou última revisão

Para que um documento seja revisado, deve-se solicitar uma cópia ao responsável
pelo controle de documentos.
Os documentos revisados devem ser reaprovados.
Os documentos enviados para revisão estarão identificados no rodapé com os dizeres
“CÓPIA NÃO CONTROLADA”, “CÓPIA CONTROLADA” E ” DOCUMENTO EM
REVISÃO”.

Após finalizada a revisão do documento, o mesmo deverá ser encaminhado para o

responsável pelo Controle de Documentos, para que sejam realizadas as
adequações, aprovações, distribuição ou reaprovações.

Para documentos externos deve-se assegurar que estejam atualizados.

A data de elaboração / revisão do documento, assim como a data de distribuição

deverão estar na lista mestra. Para fins de implementação do documento nas áreas,
considera-se a data de distribuição.
A lista mestra deve ser mantida atualizada.

As alterações deverão estar descritas no ítem 7. Histórico de emissão/revisões,

devendo-se manter o histórico das revisões realizadas.
NOTA 5 A Política de SGI será revisada na reunião de análise-crítica.
A reaprovação de um documento é permitida quantas vezes forem necessárias,
respeitado o prazo de análise do documento.
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 13

4.8 Acesso e Arquivo

Os documentos estão disponíveis nas formas física e eletrônica (para consulta).

Os documentos necessários ao desempenho das atividades, onde não é possível

acesso eletrônico, devem estar disponíveis nas áreas, em meio físico. Os demais
documentos devem ser consultados eletrônicamente.

Não é permitido que os documentos distribuídos aos setores, sejam reproduzidos,

removidos do local de uso, rasurados, danificados ou destruídos.

Para as cópias não válidas e/ou obsoletas, que não forem destruídas, devem ser
identificadas com o carimbo de “OBSOLETO”.

Os documentos estarão disponíveis eletronicamente na rede Drive Geral: SGI –

Documentação e registros nas pastas eletrônicas de cada área responsável.

O setor de SMS tem permissão total no acesso à rede e os demais setores terão
permissão parcial, ou seja, permissão para leitura. Caso necessite de procedimento
especifico do Setor, deverá solicitar ao setor de SGI sobre a necessidade de
modificação e revisão.

O tempo de guarda dos documentos e registros deve seguir conforme especificado

nas Listas

Mestras de documentos e registros.

4.9 Fluxograma

Início

Enviar documento interno ao Resp. pelo Controle de Documentos. (Autor do Documento)

Formatar e solicitar aprovação do documento Documento de origem externa

(Resp. Controle de documentos) (Pessoa responsável)

Registrar o documento na Lista Mestra e mantê-lo na pasta de originais. (Resp. Controle de Documentos)
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 14

Os documentos de origem externa, tais como Normas, Regulamentações Legais,

NOTA 5 não serão identificados como cópia controlada/cópia não controlada, mas devem ser
referenciados e controlados na Lista Mestra de Documetos, exceto no caso dos
requisitos legais, que são atualizados através de uma empresa contratada.

A Política e os procedimentos sistêmicos dos sistemas de gestão, devem fazer parte

do Manual do SGI.

Documentos de cunho informativo não serão identificados como cópia

controlada/cópia não controlada.
 SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO
QSMS

TÍTULO: IDENTIFICAÇÃO REVISÃO DATA PÁGINA

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS POSG-01 01 17/10/2022 15

A implementação dos documentos nas diferentes frentes de trabalho deve ocorrer

num prazo não superior a 30 dias após sua aprovação, este prazo pode ser alterado
por demandas não rotineiras.

Quando ministrado treinamento específico para divulgação de um documento, a lista

de presença substitui o registro de conhecimento.

4.10 Recuperação

Devem estar em local de fácil acesso e disponível para utilização e consulta. São
prontamente recuperados a partir do seu arquivamento, obedecendo a seu tempo de
retenção especificado no Controle de Registros.

Os documentos obsoletos são recuperados através do arquivo morto e

eletronicamente através de backup.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Norma ISO 9001:2015-Sistema de Gestão da Qualidade

Norma ISO 14001:2015-Sistema da Gestão ambiental
Norma ISO 45001:2018- Sistemas de Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho

6. REGISTROS RELACIONADOS

FORM-001-Registro de Conhecimento
FORM-002-Lista Mestra de Documentos SGI
FORM-003-Lista Mestra de Registros SGI
FORM-089-Controle De Distribuição De Cópias

7. APROVAÇÃO

_______________________________________
Nome: Renaldo José Pereira Junior
Função: Supervisor de SMS