SISTEMA DE GARANTIA DA QUALIDADE

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TCNICO DE QUALIDADE

COORDENAO DE INSTALAES

CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

EMPRESA
Elaborado por Verificado por Verificado por Aprovado por Aprovado por

NOME

CARGO Tcnico de Qualidade Gerente de Qualidade/Gamp4 Coordenador de Instalaes Gerente de Projetos Engenheiro de qualidade

ASSINATURA

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JOHNSON Fernando Czar de Miranda Ferreira CONTROLS JOHNSON Gilberto Dantas CONTROLS JOHNSON Ricardo Lopes Wojciechowski CONTROLS JOHNSON Andr Lemos CONTROLS SPL Samuel Brum

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NDICE
1. OBJETIVO 2. CAMPO DE APLICAO 3. REFERNCIAS 4. DEFINIES 5. REQUISITOS 5.1 Controle de documentos 5.1.1 Generalidades 5.1.2 Recebimento 5.1.3 Elaborao e aprovao 5.1.4 Identificao 5.1.4.1 Numerao de documentos 5.1.4.2 Identificao com Carimbos 5.1.5 Distribuio 5.1.6 Arquivamento 5.1.7 Controle de Normas Tcnicas 5.2 Controle de registros 5.2.1 Tipos e identificao de registros 5.2.2 Armazenamento 5.2.3 Proteo/Acesso 5.2.4 Recuperao 5.2.5 Tempo de reteno e descarte 6. ANEXOS

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1. OBJETIVO Estabelecer o procedimento adotado pela Johnson Controls no controle de documentos e registros da qualidade durante as atividades de montagem e instalao do projeto BMS da Filling Plant Novo Nordisk Montes Claros, definindo tambm as responsabilidades de cada uma das partes envolvidas no processo, de forma a assegurar que: os documentos estejam sendo utilizados em suas revises mais atualizadas; os documentos estejam disponveis nos locais onde so executadas as atividades; os documentos superados sejam prontamente substitudos ou identificados como tal; os documentos sejam prontamente recuperveis quando necessrio. 2. CAMPO DE APLICAO Este procedimento se aplica somente aos documentos relacionados implantao do sistema BMS conforme o projeto, bem como os registros da qualidade gerados ao longo da instalao e todos os documentos controlados pelas empresas parceiras. No esto subordinados a este procedimento as correspondncias comuns no controladas, relatrios dirios de obra, documentos administrativos e outros documentos no controlados no sistema. 3. REFERNCIAS Na aplicao deste procedimento devem ser observadas as prescries relacionadas contidas no seguinte documento: Project Quality Plan (project number 4704-0093 reviso 1.0 de 06/04/2005) da Johnson Controls. 4. DEFINIES a) BMS Build Management System Sistema completo de automao e monitoramento dos sistemas de ventilao e ar condicionado e das cmaras frias e monitorao das utilidades do Filling Plant da Novo Nordisk em Montes Claros. b) Documento Para fins deste procedimento, um documento definido como qualquer especificao de projeto, desenho de projeto, especificao de cliente, detalhes construtivos, normas tcnicas, documentos do sistema da qualidade, utilizados para executar a instalao do sistema BMS, devidamente marcados como documentos controlados quando recebidos de outrem e que devem ser retidos como registro permanente. Os relatrios diversos, desenhos de referncia, manuais de instruo dos instrumentos e outras informaes que no fizerem parte do grupo de documentos que iro compor o Data Book no precisam ser controlados e nem serem retidos pelos tempos determinados neste procedimento, alm do qu, no so considerados como documento no contexto deste procedimento.
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c) Registro da Qualidade Documento onde se faz a insero dos dados obtidos em testes de inspeo ou de processo ou que fornece evidncias de que atividades de controle foram realizadas no decorrer de uma determinada funo. Os registros da qualidade, para efeitos de auditoria e como prova rastrevel de determinada atividade, no precisam estar em sua ltima reviso, entretanto, para seu uso durante a execuo de determinada atividade e relato da mesma nas rotinas dirias do processo produtivo imprescindvel que o formulrio usado esteja em sua ltima reviso. 5. REQUISITOS 5.1 Controle de documentos 5.1.1 Generalidades Todos os documentos utilizados no servio de instalao de sistema BMS (projetos, especificaes etc.) so recebidos e controlados pelo setor de qualidade. O setor de qualidade da Johnson Controls deve administrar o controle da documentao. Isso inclui o recebimento, elaborao, aprovao, identificao, distribuio e arquivamento. 5.1.2 Recebimento A transmisso de documentos de projeto para o empreendimento feita pela Gerncia de Projetos e Gerncia da Qualidade da Johnson Controls e SPL Engenharia. Os documentos recebidos que podem estar em formato impresso, devem estar identificados com carimbo Cpia Controlada, com assinatura do responsvel pelo controle e com a data do envio. J os documentos que podem estar em meio digital, devem trafegar atravs da rede de internet por e-mail vlido e empresarial. Ser feito o registro de recebimento dos documentos atravs do formulrio Guia de Remessa de Documentos, anexo I. Quando do recebimento dos documentos, o setor de qualidade dever verificar e comparar o contedo do pacote recebido com a Guia de Remessa de Documentos fornecida pela Johnson Controls (So Paulo ou Rio de Janeiro) ou SPL Engenharia, em sua ltima reviso. 5.1.3 Elaborao e aprovao A elaborao de documentos, no contexto desse procedimento, se restringe aos documentos do sistema da qualidade (Plano de Qualidade, Documentos do Sistema da Qualidade: procedimentos, instrues e registros). Os documentos so elaborados e verificados pelo gestor da qualidade em conjunto com as reas e setores relacionados s atividades. So analisados criticamente e aprovados pelo coordenador de instalaes e pelo gestor da qualidade da obra, ambos da Johnson Controls.
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Documentos revisados devem ser verificados, submetidos a uma nova anlise crtica e aprovados pelos mesmos envolvidos na emisso inicial. 5.1.4 Identificao 5.1.4.1 Numerao de documentos Todos os documentos recebidos possuem numerao conforme critrios das empresas emitentes (Novo Nordisk, Johnson Controls, SPL Engenharia, rgos regulamentadores), salvo os documentos do sistema de qualidade que devem seguir os seguintes critrios de identificao:
DOCUMENTOS Plano da Qualidade Procedimento do Sistema da Qualidade Instrues de Trabalho (eventualmente) NUMERAO XXXX-XXXX JCI-SGQ PRO XX JCI-SGQ INT XX-XXX

Registros da Qualidade JCI-SGQ RQU XX-XXX Nota 1: xxxx-xxxx um nmero referencial definido pela Johnson Controls. Nota 2: xx o nmero sequencial do procedimento. Nota 3: xx-xxx o nmero seqencial da instruo ou registro e tem na primeira parte do cdigo, a ligao entre este documento e o procedimento gerador do mesmo; Na segunda parte, tem-se o nmero seqencial do subnvel da documentao.

5.1.4.2 Identificao com carimbos Todo documento deve estar devidamente identificado, tanto pela numerao quanto por carimbos. Para tal esto disponveis na obra os carimbos, CPIA OBSOLETA, LIBERADO PARA INSTALAO, CPIA CONTROLADA, CPIA NO CONTROLADA, que devero ser utilizados conforme os seguintes critrios: CPIA OBSOLETA: O documento dever ser identificado como obsoleto, em qualquer fase do empreendimento, seja por reviso ou cancelamento quando da entrada em vigor de uma nova reviso do mesmo. Todo documento obsoleto deve ser descartado, destrudo ou segregado em local apropriado, respeitando os prazos de reteno, evitando assim o seu uso inadvertido ou no intencional. LIBERADO PARA INSTALAO: Dever ser utilizado em documentos destinados a instalao e montagem, nos casos em que os documentos estiverem devidamente aprovados, assinados e analisados criticamente. CPIA CONTROLADA: Dever ser utilizado em documentos cujo controle se faz necessrio ao processo com a finalidade de evitar falhas na transmisso de informaes, sejam de projetos, de validao etc..

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CPIA NO-CONTROLADA: Dever ser utilizado em documentos que tm a nica finalidade de simples informao e no requerem controle sobre seus portadores. A estes documentos, no se deve permitir t-los interferindo no processo. 5.1.5 Distribuio Aps o recebimento, os documentos devem ser analisados criticamente pelo Coordenador de Obra ou seu designado, em seguida distribudos e disponibilizados para os setores interessados. O controle da distribuio ser feito atravs do formulrio Controle de Distribuio de Documentos, anexo II. Os usurios devem verificar os documentos recebidos comparando-os com os listados no formulrio, assinar no campo especfico de recebimento e resolver eventuais diferenas com o setor da qualidade, responsvel pela distribuio. Caso sejam necessrias novas cpias dos documentos de projeto, as mesmas devero ser solicitadas Gerncia de Projetos ou Gerncia da Qualidade da Johnson Controls e/ou SPL Engenharia. 5.1.6 Arquivamento Os arquivos devem ser mantidos organizados e identificados de forma clara e legvel. desejvel que em cada arquivo (armrio, caixa, pasta etc.) esteja identificado o que contm dentro dos mesmos. Todo documento deve ser prontamente localizvel. Os documentos devem, sempre que possvel, ser arquivados imediatamente aps sua utilizao, evitando-se o acmulo. 5.1.7 Controle de normas tcnicas O setor de qualidade responsvel por identificar as necessidades de obteno das normas tcnicas para realizao das atividades de instalao do sistema BMS no Filling Plant Novo Nordisk. As normas devem ser solicitadas Gerncia de Projetos e Gerncia da Qualidade da Johnson Controls, e o setor de qualidade manter o controle das normas disponveis no empreendimento. Toda norma superada ser identificada como tal (carimbada e armazenada em local prprio) e substituda pela reviso mais recente. 5.2 Controle de registros Os registros so definidos nos procedimentos do sistema da qualidade e transcritos para a Lista de Registros da Qualidade, anexo III. A elaborao e atualizao da Lista de Registros da Qualidade responsabilidade do setor de qualidade. obrigatrio que sejam atendidas e respeitadas as definies constantes no mesmo relativas identificao, armazenamento, proteo e acesso, recuperao, tempo de reteno e descarte dos mesmos. As prescries que devem ser seguidas para cada um destes itens so definidas a seguir.
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5.2.1 Tipos e identificao dos registros Todo tipo de registro deve ser classificado por seu tipo (nome ou ttulo do registro) e identificado de forma definida visando a sua pronta recuperao. Quando se tratarem de registros seqenciais, devem ser identificados atravs de numerao ou codificao de acordo com as prescries dos respectivos procedimentos do sistema da qualidade. Todo registro deve conter data, assinatura quando requerida, de forma que se possa identificar o responsvel pela sua anlise crtica e aprovao. Todo registro da qualidade deve conter as informaes necessrias imediata identificao do processo. 5.2.2 Armazenamento O armazenamento tem por objetivo eliminar ou minimizar o risco de deteriorao e danos aos registros. Armazenamento pode significar depositar em arquivo, guardar ou conservar, de modo que os registros possam ser prontamente recuperados quando necessrio. Este armazenamento deve ser feito em ordem (ordem alfabtica, ordem decrescente, etc.) com base na forma de recuperao definida. Na "Lista de Registros da Qualidade" deve ser indicada a forma, o tempo de reteno e o local de armazenamento para o registro: arquivo fechado ou prateleira ou armrio da rea, pastas, caixas etc.. 5.2.3 Proteo/Acesso Para cada registro deve ser definido o tipo de proteo/acesso que o mesmo requer visando assegurar que o mesmo no se deteriore, e restringir o acesso a consultas/informaes. O acesso inclui a definio, quando for o caso, de acesso restrito aos registros para consulta. Portanto, na coluna Responsvel (proteo/acesso) deve ser indicada a funo ou cargo que pode ter acesso ao documento ou ento indicado: "acesso irrestrito". 5.2.4 Recuperao Deve ser definida na coluna recuperao como cada registro recuperado para qualquer finalidade. Para tanto, deve ser indicado o tipo de indexao, que ser por rea envolvida. No caso de registros emitidos por terceiros (clientes, fornecedores, etc.) a indexao deve ser feita por identificao lgica dos mesmos. 5.2.5 Tempo de reteno e descarte Os registros da qualidade sero retidos durante toda a fase do empreendimento e at a sua entrega para montagem do Data Book, que ser fornecido ao cliente no final da obra.
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6. ANEXOS Apresentam-se a seguir os modelos dos formulrios, carimbos aplicveis ao procedimento em questo: Guia de Remessa de Documentos; Controle de Distribuio de Documentos; Lista de Registros da Qualidade; Relao de Carimbos.

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ANEXO I GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS (GRD)

Novo Nordisk Filling Plant Montes Claros
Item Docto. N Reviso Ttulo Emitido por N de cpias
DOCUMENTO N:

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Devolver cpias ultrapassadas?

MR

No / Sim

MR Motivo da Remessa
1 - P/ CERTIFICADO 2 - P/ COMENTARIOS 3 - P/PREFERENCIAS 4 - P/ APROVAO 5 - P/ TOMADA DE PREO 6 - PRELIMINAR 7 - P/ ANALISE DAS COTAES 8 - P/ COMPRAS 9 - P/ SUAS PROVIDENCIAS 10 - APROV. P/ DETALHAMENTO 11 - P/ ARQUIVO 12 - APROV. P/ FABRICAO 13 - APROV. P/ CONSTRUO 14 - REVISADO 15 - CONFORME CONSTRUIDO - AS BUILT 16 - CONFORME OBS ABAIXO 17 - CONFORME SOLICITADO 18 - EM DEVOLUO

OBSERVAO:

Recebido por: Nome Assinatura Data Hora

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ANEXO II CONTROLE DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS CONTROLE DE DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS Novo Nordisk Filling Plant Montes Claros Tipo Nmero Rev. Assunto
DOCUMENTO N:

Data

Origem

JCI-SGQ RQU 01-002 Encaminhado para: Nome Visto

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ANEXO III LISTA DE REGISTROS DA QUALIDADE

DOCUMENTO N: LISTA DE REGISTROS DA QUALIDADE JCI-SGQ RQU 01-003 Novo Nordisk Filling Plant Montes Claros Finalidade Reteno / Arquivamento Responsvel (Proteo Acesso) Perodo Local Forma

Ttulo

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ANEXO IV MODELOS DE CARIMBOS

CPIA NOCONTROLADA Simples informao

CPIA CONTROLADA Proibida a reproduo N:_____ - Data:___/___/___

CPIA OBSOLETA Buscar ltima reviso

LIBERADO PARA INSTALAO

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