Procedimento Operacional Padrão

POP 01: Controle de Documentos e registros

Setor Responsável Data de Emissão Vigência Versão

REGULATÓRIO 16/02/2023 2 anos 1.0

1. OBJETIVO
Padronizar o processo de elaboração de procedimentos e o controle de documentos, dados e
registros da qualidade para garantir que a documentação necessária para manter a confiabilidade
das informações esteja na versão correta e sempre atualizada.

2. RESPONSABILIDADE

- Diretores

- Responsável técnico

3. DESCRIÇÃO
3.1 Definição Dos Responsáveis Pela Elaboração E Aprovação Dos Documentos Da
Qualidade

• É o RT que é responsável pela elaboração dos documentos em função dos requisitos do

Sistema da Qualidade;
• As revisões dos documentos são feitas a partir de sugestões encaminhadas aos
elaboradores ou ao diretor, principalmente as encaminhadas pelos próprios operadores do
processo. Após a análise do RT, baseada em relatórios de auditoria, relatório de
assistência técnica, registros de não-conformidade, ações corretivas e preventivas ou
outro registro qualquer, a revisão deve ser incorporada ao documento;
• Os responsáveis pela elaboração ou revisão encaminham ao diretor o documento após a
conclusão desta etapa, para análise. Aprovado, o documento é liberado pelo RT/Gerente
da Qualidade e passa a vigorar a partir da data de sua. Se não aprovado, o
elaborador ou revisor recebe de volta o documento para os acertos necessários;
• Sempre que se proceder a revisão de algum documento, o responsável técnico/ ou diretor
técnico analisará em sua totalidade, aprovando ou reprovando-o;
• Todos os documentos que no período de um ano não sofrerem nenhuma revisão,
• deverão ser analisados pelas funções responsáveis, efetivando ou não as alterações
necessárias para reprová-lo;
• O manual da Gestão da Qualidade é elaborado, revisado e aprovado pelo RT, gerente de
qualidade e diretor;
• As tabelas/ listas (DOC) são elaboradas/ revisadas na formatação desejada, devendo
conter, no mínimo o logotipo da Empresa, título, identificação (ver imagem abaixo) e nº de
páginas (N/N). O responsável pela aprovação dos Docs. é estabelecido nos
procedimentos que os referenciam.

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3.2 Identificações Dos Documentos E Registros Do Sistema De Gestão Da Qualidade

3.2.1 Estrutura De Documentação Os Documentos E Registros Da Qualidade Estão Assim

Organizados E Identificados:

• Documentos Internos: Política de Qualidade, Manual da Qualidade, Procedimentos

Operacional Padrão, Formulários, Listas, Tabelas, Projetos, Memoriais Descritivos,
Especificações, Cronogramas etc.;
• Documentos Externos: Legislação, Normas Técnicas e documentos provenientes do
cliente ou de outras fontes externas (Projetos, Memoriais Descritivos, Especificações,
Orçamentos, Cronogramas, etc.);
• Registro: Atas, Correspondências, Relatórios, Análises Críticas, Formulários preenchidos
ou outras anotações

3.3 Controle De Documentos Internos

• Todos os registros da qualidade, em meio físico ou eletrônico, devem ser mantidos

legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis, de acordo com o controle de registros
descritos em cada procedimento.
• Os manuais de qualidade assim como pops, formulários, listas, registros de atividades,
planilhas, cronogramas etc. Serão atualizados anualmente, e revisado pela equipe técnica;
• Toda movimentação do estoque assim como movimentações de vendas será dada a partir
do programa COMMERCE DREAM;
• A lista de clientes, fornecedores e outras fontes devem permanecem em constante
atualização no programa COMMERCE DREAM, o responsável de alimentar estas
informações são os diretores e representantes técnicos;
• A entrada e saída de NFs serão dadas pelo programa COMMERCE DREAM, este que se
dá como os responsáveis técnicos e diretores;
• As notas de recebimento de outros fornecedores serão arquivadas em pasta específica e
guardadas durante a vida útil dos produtos adquiridos;
• E as notas de saídas de produtos, serão arquivadas em pasta específica para com
probabilidade;

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• Os documentos dos anos retrocedentes serão arquivados em pasta arquivo e guardados

pelo período de 5 anos;

3.4 Controle De Documentos Externos

• A distribuição e o controle de normas, certificados, leis e portarias são realizados pelo

responsável técnico;
• A atualização dos mesmos é realizada através do contato anual com o órgão
responsável para verificação de lançamento de novas normas, leis etc. Ou revisão das
já existentes onde se coloca a data da atualização;
• Todos os documentos dos anos retrocedentes também ficarão arquivados e pasta
arquivo e permaneceram na filial pelo período de 5 anos. infração tendo em vista a falta de
requisito essencial - notificação prévia

4. CONTROLE DE VERSÃO E APROVAÇÕES

4.1 Controle de Versão

Elaboração /
Data Versão Revisão Descrição
Alteração

16/02/2023 1.0 Lorena Reis Elaboração do documento