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Elaborador Consenso Aprovador

Nome Fernando Soares Michele Thomaz Ronaldo Thomaz
Cargo Especialista da Qualidade Gerente da Qualidade Diretor Executivo

Histórico de revisões
Versão Alteração Data publicação
Versão 00 Implementação de Procedimento 10/02/2020
Versão 01 Atualização do Procedimento e adequação - FSSC22000 16/01/2024

1- Objetivo
Estabelecer a sistemática para controle dos documentos do Sistema da Qualidade,
quanto a sua elaboração, revisão, aprovação, distribuição, disponibilidade e
identificação.

2- Escopo
Este procedimento compreende todos os documentos do Sistema da Qualidade
incluindo os documentos externos.
A documentação do Sistema constitui-se de: Política integrada de Gestão da Qualidade
e Segurança dos Alimentos; Documentos institucionais; Objetivos da Qualidade;
Procedimentos; Instruções de Trabalho; Especificações; Registros e Documentos
Externos.

3- Referência
NBR ISO 9000:2018, Fundamentos e Vocabulário;
NBR ISO 9001:2018, Sistema de Gestão da Qualidade, Requisitos;
MPFB 4.2.2 - MANUAL DE BOAS PRÁTICAS DE FABRICAÇÃO;
DECRETO-LEI 986, Normas Básicas sobre Alimentos, Anvisa – 1969;
ABNT NBR ISO 22000: 2019, Sistemas de gestão da segurança de alimentos -
Requisitos para qualquer organização na cadeia produtiva de alimentos;
ISO/TS 22002-4: 2019, Programa pré-requisitos - Fabricação de Embalagens para
Alimentos;
FSSC 22000 - FOOD SAFETY SYSTEM CERTIFICATION 22000, Guia Orientativo:
FOOD DEFENSE (Versão 6);
ABNT ISO TS 22002-1: 2019, Programa de pré-requisitos na segurança de
Alimentos;

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4- Definições

a) Designado da área – Para fins do presente procedimento deve se entender como

a pessoa ocupante de um cargo na organização que foi investida, da parte de seu
superior hierárquico, da responsabilidade de realizar alguma ação descrita neste
procedimento.
b) Documento – Informação e o meio no qual ela (informação) esta contida. Um
documento pode ser apresentado, por exemplo, em meio físico, em papel, em
forma magnética, disco de computador de leitura ótica ou eletrônica, fotografia, ou
amostra padrão, ou uma combinação destes.
c) Documento Externo – Informação que serve como referência para as atividades
realizadas na organização, administrada e/ou publicada e/ou distribuída por uma
entidade distinta, governamental ou não, e que não seja possível realizar nenhuma
modificação em seu conteúdo ou forma.
d) Especificações – Documento que especifica, informa e/ou indica parâmetros e
outras informações pertinentes para um processo definido em um documento.
e) Evidência – Algo que apóie a existência ou a veracidade de alguma coisa.
f) Instrução de Trabalho – Descrição detalhada de como executar e registrar uma
tarefa, ou ainda descrição do método de trabalho a ser usado em um lugar
determinado ou em um assunto específico descrito em um procedimento.
g) Liberação – Para fins do presente procedimento deve se entender como a ação de
verificar se as pessoas que intervêm no procedimento sabem e se estão
devidamente qualificadas para a aplicação do mesmo.
h) Política da Qualidade, Ambiental e Segurança do Produto – Definição dos
valores, objetivos e metas da organização para o sistema da qualidade.
i) Processo – Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que
transformam insumos (entradas) em produtos (saídas).
j) Procedimento – Documento que descreve a forma especifica de executar uma
atividade ou um processo.
k) Registro – Documento que apresenta os resultados obtidos ou fornece evidências
de atividades realizadas. Podem ser usados, por exemplo, para documentar a
rastreabilidade e fornecer evidência de verificação.
l) Responsável da área – Para fins do presente procedimento deve se entender
como a pessoa ocupante de um cargo na organização que tem autoridade e
responsabilidade de responder por um processo e/ou parte da organização.

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m) Responsável pela Guarda– Para fins do presente procedimento deve se entender

como a pessoa que tem a responsabilidade de controlar e manter atualizado um
documento externo.
n) SGQS – Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança dos Alimentos

5- Responsabilidade

A responsabilidade pela aplicação deste procedimento é do Especialista da

Qualidade.

6- Diagrama do Processo

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7- Procedimento

7.1 Analisar e descrever o processo

Responsável: Responsável e/ou Designado da Área.

a) O Responsável da Área junto com seu grupo de trabalho descreve e

detalha o processo que realiza. A necessidade do uso de documentos
externos deve ser observada e caso necessário ser requerido sua aquisição
e/ou disponibilidade.

b) A Política da Qualidade, Ambiental e Segurança do Produto não serão

elaborados, revisados ou aprovados como etapas distintas, uma vez que
ambos são de decisão exclusiva da Direção.

7.2 Elaborar o documento

Responsável: Responsável e/ou Designado da Área.

a) A redação do documento deve estar em conformidade com o disposto na

Instrução de Trabalho – Elaboração de Documentos do SGQSS e com a
descrição do processo realizada anteriormente.

b) Estando tudo em conformidade o responsável pela elaboração deverá

requisitar ao CQ a liberação do Documento com a atualização da
versão, ou através do Registro de Aprovação de Alteração, conforme
Anexo I deste procedimento.

c) No caso específico das Especificações, a redação é de responsabilidade do

respectivo Responsável da Área. São exemplos: Especificações de
Material de Embalagem; Especificação de Matéria-Prima, que são
citadas no procedimento Verificação de Produto Adquirido.

7.3 Verificar o documento

Responsável: Responsável e/ou Designado da Área.

a) Deve ser efetuada uma análise crítica, uma verificação do documento para
que seja avaliado se o texto está descrito corretamente e se não há pontos
conflitantes ou omissos e que precisem ser descritos.
d) Estando tudo em conformidade o responsável pela verificação deverá assinar
o campo correspondente chamado “revisão”, no Registro de Aprovação
de Alteração, conforme Anexo I deste procedimento.

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b) No caso específico das Especificações, a verificação pode ser efetuada pelo

mesmo que efetuar a Aprovação, não necessitando assim de campo para
verificação, podendo desta forma ter ou não.

7.4 Aprovar o documento

Responsável: Responsável da Área e/ou Direção.
a) A aprovação dos documentos deve ser realizada de acordo com o seguinte:
i Política de Gestão da Qualidade e Segurança dos Alimentos e
outros Documentos Institucionais (políticas de setores e Missão,
Visão e Valores) – Sempre pela Direção.
ii Procedimentos da Qualidade e outros setores – pela Supervisão de
cada área, ou pela Direção.
iii Instruções de Trabalho e Especificações Técnicas – pelos
Responsáveis das áreas.

b) O responsável pela aprovação deve verificar se estão contemplados os

recursos adequados para o cumprimento do documento e se devidamente
correto. Assim, uma vez assinado o documento, estará comprometendo-se
em assegurar seu cumprimento.

c) Estando tudo em conformidade o responsável pela elaboração deverá

requisitar ao CQ a liberação do Documento com a atualização da versão,
ou através do Registro de Aprovação de Alteração, conforme Anexo I
deste procedimento

d) No campo de “elaboração”, “revisão” e “aprovação” sempre deve estar

evidenciada a participação de no mínimo 3 (três) colaboradores, ou seja,
nunca quem validar um campo poderá validar também o outro, nos casos dos
documentos citados neste item.

7.5 Liberar o documento

Responsável: Responsável e/ou Designado da Área.
a) O responsável pela aplicação do documento tem a responsabilidade de
liberar o documento com as posições envolvidas em seu uso e garantir que
os envolvidos entendem o alcance e as responsabilidades descritas no
documento. A identificação de quem é a responsabilidade esta prevista no
campo “5 – Responsabilidade” de cada procedimento e Instrução de
Trabalho do Sistema de Gestão da Qualidade.

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b) A ação de “liberar” um documento implica em também considerar todas as

Especificações inerentes aquele processo, ou seja, o entendimento do
documento “liberado” também significa garantir o entendimento das
Especificações no documento citadas.

c) Outros colaboradores podem efetuar a liberação descrita aqui neste item,

porém independente disto a responsabilidade por garantir que os envolvidos
entendem o alcance e as responsabilidades descritas no documento
respectivo continuam sendo do responsável citado na letra “a” deste item.

d) Quando da revisão de um documento, em que a modificação não

represente mudança no processo, ou seja, apenas seja relacionada a
questões de correções ortográficas ou de layout de registros, e não
comprometa o entendimento do documento em questão, basta neste caso
tão somente comunicar formalmente a todos envolvidos a revisão efetuada.

e) Quando em um documento não for efetuada a revisão e nem há situação

informada na letra “d” deste item, e houver necessidade de ser efetuado um
treinamento sobre o conteúdo total ou parcial do documento, independente
das razões, a ação de “liberar” descrita aqui neste item não se aplica.

7.6 Distribuir o documento

Responsável: Designado da Qualidade

a) Deve ser disponibilizado o acesso aos documentos aprovados em todos os

postos de trabalho.

b) As cópias impressas, quando necessárias, serão distribuídas internamente e

deverão conter a informação “cópia controlada” no formato descrito no
Anexo VIII deste procedimento. As cópias impressas, distribuídas para
conhecimento externo (devidamente autorizadas pela Direção) devem
conter a informação “cópia não-controlada” no formato descrito no Anexo
IX deste procedimento ou como marca d’água ao fundo da página.

c) Ao distribuir uma cópia de um documento revisado e em que entrará em

uso, o Designado de área (Controle da Qualidade) deve prontamente
recolher a cópia da revisão anterior que estava em uso e destruí-la.
d) Deve estar disponível na Rede de dados da empresa no caminho: (G:\
Qualidade\PROCEDIMENTOS WER\P PRL - Ficha de Controle Documentos
Externos), apenas para leitura e sem possibilidade de reprodução de cópias
e/ou alteração, cópias eletrônicas de todos os documentos do SGQS. Na falta
de um caminho validado, o CQ deverá fornecer os procedimentos. Neste caso

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específico não necessariamente terão de apresentar as assinaturas no

documento, uma vez que o original estará em posse e Controle da
Qualidade, e estes originais estão com a comprovação da aprovação do
documento.

7.6.1 Controle de Documento Externo

Responsável: Responsável pela Guarda

a) Todos os documentos externos, ou seja, todos os documentos que

estejam compreendidos na definição “DOCUMENTO EXTERNO”
estabelecida no item 4 deste procedimento devem ser controlados.

b) O Especialista da Qualidade e/ou Designado de área deve manter

atualizada a Lista Mestra de Documentos Externo, no formato
definido no Anexo VII deste procedimento, onde deve estar descrito
todos os documentos em uso na organização.

c) Os originais de tais documentos poderão inclusive ficar em posse das

áreas respectivas que fazem seu uso, porém não poderá ser utilizado
sem que primeiro seja lançado na F P-PRL-01 -Ficha de Controle
de Documento Externo.

d) Cabe ao Responsável pela Guarda tomar as providências

necessárias para manter atualizado o documento externo sob sua
responsabilidade e manter informado o setor da Qualidade para que
este possa proceder a atualização da F P-PRL-01 -Ficha de Controle
de Documento Externo.

e) O Designado da Qualidade deve buscar evidências junto a estes

“responsáveis pela guarda” sobre a checagem junto aos
administradores e/ou publicadores e/ou distribuidores do respectivo
documento de origem externo.

7.6.2 Demais documentos

Responsável: Responsável e/ou Designado da Área

a) A forma e a responsabilidade do controle, assim como a forma de

distribuição de Especificações e quaisquer outros documentos que
não estejam estabelecidos neste procedimento, especialmente aqueles
que sejam de ordem técnica, devem ser estabelecidos nos
procedimentos e instruções de trabalho respectivas quando descrito à
necessidade do seu uso.

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7.7 Consultar o documento

Responsável: Todos
a) Todos os documentos do SGQS devem estar disponíveis para consulta
eletronicamente na rede de dados da empresa no caminho: (G:\Qualidade\
PROCEDIMENTOS WER\P PRL - Ficha de Controle Documentos Externos).

b) Uma Lista Mestra com a relação de todos os documentos do SGQS e

informação sobre qual é a revisão em vigência, também deverá ser
disponibilizada na rede de dados da empresa no caminho: (G:\Qualidade\
PROCEDIMENTOS WER\P PRL - Ficha de Controle Documentos Externos).

c) Nos postos de trabalho em que o acesso à rede de dados não é permitido ou

ainda que seja permitida, mas o uso de cópias impressas facilita o acesso à
informação, o setor da Qualidade deverá providenciar cópias impressas
dos documentos relacionados aos processos em que há responsabilidade dos
colaboradores daquele posto de trabalho. Não sendo permitido realizar
nenhum tipo de reprodução de cópias e/ou alteração destes documentos sem
autorização da Direção e ainda assim o disposto no item 7.6 deve ser
observado.

d) No caso das Especificações, o descrito na letra “c” deste item é

responsabilidade do respectivo Responsável da Área e/ou Designado da
Área, com a responsabilidade pelo controle do documento.

e) Originais, quando for o caso, também podem ser disponibilizados, desde que
garantidos o seu controle.

7.8 Revisar o documento

Responsável: Designado da Área e Especialista da Qualidade
a) A revisão de um documento poderá ocorrer:
i. Em função de mudanças nos processos, ou
ii. Em função de alguma oportunidade de melhoria identificada, ou
iii. Em função de atualização de documento externo e que isto afete
diretamente o Sistema da Qualidade, ou
iv. Em função de necessidade de correção ou ajuste nos documentos.

b) Salvo quando houver mudanças na estrutura organizacional, saída do quadro de

colaboradores, mudança hierárquica etc., às propostas de revisão dos
documentos deve ser submetida aos mesmos colaboradores que participaram
da elaboração, verificação e aprovação originais para que ratifiquem as
mesmas. Esta ação deve estar em conformidade com o disposto no item 7.2;
7.3 e 7.4 deste procedimento.

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c) Cópias de documentos que porventura estiverem sendo utilizadas para

descrever as mudanças para posterior revisão efetiva, deverão ser identificadas
“em revisão” ou “esboço”, etc., para evitar o uso não-intencional. Após esse
processo, todo material deverá ser encaminhado ao especialista da Qualidade
para que seja feita a alteração/atualização do documento em questão.

d) As atualizações dos Documentos Externos serão realizadas junto ao órgão ou

entidade emissora, mantenedora ou distribuidora, ou junto ao cliente, quando
se tratar de normas do cliente ou exigidas por ele, caso a caso, de acordo com a
necessidade de uso.

7.9 Controle de Documentos Obsoletos

Responsável: Setor da Qualidade

a) Todos os documentos não válidos ou obsoletos devem ser prontamente

removidos de todos os pontos de utilização ou garantidos contra o uso
não intencional. Eles são guardados eletronicamente e o físico é
descartado.

8. Recursos

8.1 Infra-estrutura
Rede de Dados da Empresa.

8.2 Ambiente de Trabalho

Não aplicável.

9 - Anexos

Anexo I – F-P 4.2.3 -01 Registro interno de Aprovação de Alteração

Anexo VI – F-P 4.2.3-06 Lista Mestra
Anexo VII – F P-PRL-01 -Ficha de Controle de Documento Externo.
Anexo VIII – Ilustração de Cópia Controlada
Anexo IX – Ilustração de Cópia não-controlada

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Anexo I

REGISTRO DE APROVAÇÃO DE ALTERAÇÃO

F-P 4.2.3-01
Procedimentos
Código Motivo da alteração Motivo da alteração Motivo da alteração

Primeira Elaboração Primeira validação primeira Aprovação

N/A N/A

Data Elaborador Validado Concenso Validado Aprovador Validado

Revisão:

Código Motivo da alteração Motivo da alteração Motivo da alteração

Fernando Soares

Data Elaborador Validado Concenso Validado Aprovador Validado

Revisão:

Código Motivo da alteração Motivo da alteração Motivo da alteração

Primeira Elaboração Primeira validação primeira Aprovação

N/A N/A

Data Elaborador Validado Concenso Validado Aprovador Validado

Revisão:

Código Motivo da alteração Motivo da alteração Motivo da alteração

Fernando Soares

Data Elaborador Validado Concenso Validado Aprovador Validado

Revisão:

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Anexo VI

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Anexo VII

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Anexo VIII

Anexo IX

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