Manual Operacional

Documentos

Instrução
028/2020
Procedimento
para
Elaboração, divulgação
e distribuição de
documentos

Versão 1.0
 ©2020 We Movve Logística e Transportes Ltda. Todos os direitos reservados.

www.wemovve.com.br

Material produzido pela Divisão de Gestão de Fluxos e Processos, em conjunto com a Unidade Operacional

Permitida a reprodução parcial ou total, desde que indicada a fonte e sem fins comerciais.

EXPEDIENTE

Divisão de Gestão de Fluxos e Processos

Produção

1
 HISTÓRICO DE REVISÕES

Autor/responsável por
Data Versão Descrição Gestor do POP
alterações

Aborda rotinas relacionadas a

28/02/2020 1.0 Gestão e criação de Nilton Cesar de Moraes Nilton Cesar de Moraes
documentos

Autor/responsável por
alterações

2
 Objetivo do Manual

Definir controles necessários para elaboração, análise, revisão e controle de documentos e registros dos
processos

Áreas envolvidas

Ator (área) Participantes

Toda a Empresa Chefia ou colaboradores

Siglas e Nomenclaturas

SSW: Sistema de gestão de transporte do tipo

TMS (Transportation Management System)

Procedimento

1. Elaboração de documentos.

A elaboração de documento será de acordo ao requisito da norma ou conforme a necessidade de cada setor,
ou ainda, recomendações de clientes, desde que, pertinentes.
A elaboração dos documentos e, consequentes revisões, garantem a correta aplicabilidade dos processos já
existentes na sua forma única de execução, descrevendo todas as etapas do processo.
Inicialmente descritos na forma de rascunho, revisados pela area dirigida antes de sua liberação.
Elaborados em linguagem de fácil entendimento;
Descritos passo a passo, com objetividade, conforme sua execução na prática;
Considerados como documentos oficiais.

1.1 Apresentação do documento.

1.1.1 Cabeçalho

• Logo da empresa;
• Nome do documento;
• Número do documento;
• Número da revisão;
• Número de páginas.

3
1.1.2 Corpo
• Objetivo;
• Alcance;
• Responsabilidade;
• Procedimento;
• Referência;
• Histórico.

1.1.3 Rodapé

Os responsáveis pela elaboração, revisão e aprovação;

1.1.4 Anexos
Quando o procedimento incluir formulários.

1.2 Codificação do documento.

A codificação do documento deve conter a sigla do qual se destina, seguido do número sequencial
crescente.
Exemplo:

Se o documento tratar de Procedimento, a sigla deve ser: POP.FAR.001.

Se o documento tratar de Instrução de trabalho, a sigla deve ser: IT 001.

2. Responsabilidade.
Os Gerentes e Supervisores de cada setor são responsáveis por identificar a necessidade de criação
de documentos pertinentes ao seu trabalho.
A Divisão de Gestão de Fluxos e Processos é responsável pela padronização, controle das revisões
e disponibilização nos locais de trabalho.

2.1 Análise, Aprovação e Revisão.

2.1.1 Análise e Aprovação

Todos os documentos devem ser analisados pelo responsável do setor ou processo, antes da
utilização do mesmo. A aprovação deve ser feita por e-mail, liberando a utilização do documento.

4
2.1.2 Revisão

Os documentos devem ser revisados a cada dois anos ou a qualquer momento, por solicitação dos
responsáveis pelos processos, se houver mudanças na sistemática do trabalho, ou por alterações
normativas, regulamentares, etc.

3. Controle de documentos.

3.1 Controle
Os documentos são controlados através do título, número, revisão e data. Todos constam na “Lista
Mestra de Procedimentos”.

3.2 Distribuição.
Os documentos podem ser disponibilizados em pastas físicas ou eletrônicas. Os documentos físicos
devem conter um carimbo de “Cópia Controlada”.

3.3 Documentos Obsoletos.

Os documentos que foram substituídos deverão ser arquivados digitalmente.

3.4 Preservação dos Documentos.

Os documentos originais são mantidos fisicamente em pasta pela Divisão de Gestão de Fluxos e Processos
e eletronicamente, preservados através de backup diário.

4. Elaboração de Registros.
A elaboração de cada registro deve ser através do requisito da norma ou com a necessidade de cada setor,
ou ainda, recomendações de clientes, desde que, pertinentes.

4.1 Apresentação do Registro

4.1.1 Cabeçalho

• Logo da empresa;
• Nome do formulário;
• Número do formulário;
• Número da revisão;
• Número de páginas;
• Nome de quem elaborou e quem aprovou.

4.2 Codificação do registro

A codificação do registro deve conter a sigla do qual se destina, seguido do número sequencial crescente.
Exemplo:
Se o registro se tratar de Formulário, a sigla deve ser: F.FAR.001.

5
5. Controle de registros.

5.1 Controle

É de responsabilidade dos gerentes e supervisores de cada setor controlar seus registros com base na
“Lista Mestra de Formulários”.

5.2 Armazenamento e Recuperação

Os registros são armazenados nas áreas indicadas, em local de fácil acesso, de forma que sejam
prontamente recuperáveis, em local seguro que previna danos, deterioração ou perda de informação.

5.3 Proteção dos Registros

Os registros são protegidos de forma física ou eletrônica. Os registros eletrônicos são preservados
através de backups diários que são arquivados por três meses e os físicos, conforme indicado em
cada procedimento ou instrução de trabalho.

5.4 Recuperação dos Registros

Os registros são prontamente recuperáveis, conforme a sistemática do arquivo. Esta recuperação pode
ser por ordem alfabética, numérica ou cronológica.

5.5 Retenção dos Registros

Os registros são mantidos pelo tempo determinado na “Lista Mestra de Formulários”.

5.6 Disposição dos Registros

Após o tempo de retenção, os registros são destruídos ou reciclados.

Referências:

Manual de BPT
Resolução RDC 16/2014