CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

(Informação Documentada)
Código: Revisão / Data vigência: Válido até: Aprovação Gerência:

POP SGI 01 20 – 12/04/2023 04/2025

1. OBJETIVO

Definir controles para emissão, revisão, aprovação e distribuição de documentos internos e controles
necessários para a manutenção dos registros do Sistema de Gestão Integrada. Também define
controles para uso de documentos externos.

2. DEFINIÇÕES E REFERÊNCIAS

POP = Procedimento Operacional Padrão

MN = Manual
DOC = Documento
FORM = Formulário
SGI = Sistema de Gestão Integrada
DOC EXTERNO = Documento emitido por agente externo, como clientes, fornecedores, ou outros
órgãos e são necessários para orientar atividades dos processos internos do SGI
GESTOR DO DOCUMENTO = gerente, supervisor ou coordenador devidamente treinado para
elaborar e/ou revisar documentos no seu setor.

3. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

3.1 – Tipos de Documentos utilizados na VALGROUP

7
- POP – Procedimento Operacional Padrão – descreve procedimentos e sistemáticas de trabalho
- DOC – Documento – descreve parâmetros ou dados a serem aplicados nos processos
- FORM – Formulário – modelo a ser utilizado como registro das operações
- MN – Manuais do Sistema de Gestão Integrada

Nota 1 - Todos os documentos internos e externos constam na Lista Mestra de Documentos e

Formulários (FORM SGI 01), disponível na intranet SGI, com acesso livre aos gerentes,
coordenadores e supervisores.

Nota 2 - Documentos internos podem ser elaborados e/ou revisados pelas funções de gerência,
coordenação ou supervisão, chamados gestores de documentos.

Nota 3 - Havendo necessidade de delegar estas atividades a outra função, o gerente deverá assegurar
o treinamento prévio neste POP e enviar o registro de treinamento ao RH.

Nota 4 - O SGI terá um prazo de até 3 dias úteis para informar o código e fazer a inclusão do novo
documento na lista mestra.

Nota 5 - Codificação conforme abaixo, é determinada pelo SGI:

MANUAIS PROCEDIMENTOS DOCs FORMs

DOC + Sigla do Segmento
ou setor + nº sequencial

MN + Sigla do Segmento ou POP + Sigla do Segmento ou Ex: DOC BPF 01 FORM + Sigla do
setor + nº sequencial setor + nº sequencial Segmento ou setor + nº
DOC EXTERNO: sequencial
Ex: MN BPF 01 Ex: POP BPF 01
DOC EXT + Nº sequencial Ex: FORM BPF 01

Ex: DOC EXT 351

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Nota 6 - Ao distribuir as cópias físicas revisadas, o gestor deverá retirar as vias obsoletas das áreas
e destruí-las, evitando o uso de documento obsoleto. Sendo cópia eletrônica, apagar da Intranet a
versão obsoleta.

Nota 7 – Para distribuição de cópias físicas, deve constar a assinatura de aprovação do gerente
seguida da data e a descrição CÓPIA CONTROLADA. Isto irá determinar de que se trata de uma cópia
controlada.

FLUXOGRAMA

3.2 Elaboração

É a criação de um novo documento.

Passo 1 – Determinar o modelo conforme abaixo:

FORM – modelo livre, mas obrigatório conter:

- Título no cabeçalho ou alto da página;
- Codificação.

DOC – modelo livre, mas obrigatório conter:

- Título no cabeçalho ou alto da página;
- Codificação;
- Revisão e a data da revisão;
- Campo para visto de aprovação da gerência.

POP e MN – Modelo padrão - FORM SGI 02, disponível na intranet.

Passo 2 – Análise crítica/aprovação da gerência

Após a elaboração, o gestor deve solicitar a análise crítica e aprovação da gerência responsável.

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Passo 3 – Inclusão na Lista Mestra de Documentos e Formulários

Após concordância da gerência, enviar o documento aprovado na forma editável para o SGI através
de e-mail, solicitando a inclusão na Lista Mestra de Documentos e Formulários e a respectiva
identificação conforme Nota 5.

Passo 4 – Distribuição de cópias físicas

• DOC ou POP – O gestor deve determinar o número de cópias físicas necessárias, incluir a
descrição CÓPIA CONTROLADA no centro do rodapé da página. Imprimir as vias, coletar a
assinatura do Gerente da Área e distribuir as cópias.

• FORM – Providenciar as cópias necessárias e distribuir nas áreas que a utilizarão. Se o formulário
for confeccionado em gráfica, o gestor deve enviar o modelo para o processo de compras e
acompanhar a confecção, aprovando a arte feita pelo fornecedor.

Passo 5 – Distribuição de cópias eletrônicas

• O gestor deve incluir o documento, em formato PDF na Intranet SGI, na pasta do seu setor,
contendo a descrição CÓPIA ELETRÔNICA no centro do rodapé da página.

3.3 Revisão
7
É a alteração ou atualização de um documento já existente. Após alteração, seguir os Passos 2, 3, 4
e 5 do tópico anterior.

3.4 Aprovação

É a revisão final de um documento novo ou alterado, que atesta sua adequação e autoriza a
aplicação em área.

Ao receber um documento para aprovação, o gerente e/ou direção deverá realizar análise crítica de
todos os pontos contidos, retornando qualquer dúvida ou apontamento ao gestor.

3.4.1 Responsabilidades pela Aprovação

a) Políticas, diretrizes e metas – Diretoria

b) Manuais ou POPs de Sistema de Gestão SGI – Gerência de SGI ou Diretoria
c) Procedimentos, Documentos e Formulários – Gerência de cada área

A evidência da aprovação de POPs e DOCs, nas cópias físicas, é o visto do aprovador nas páginas do
documento. A evidência de aprovação de FORMs e cópias eletrônicas é a inclusão da revisão na Lista
Mestra de documentos e formulários.

3.5 Documentos Vigentes e Obsoletos

Os documentos possuem validade de 24 meses após sua última revisão, exceto aqueles que
possuem prazo específico determinado por lei ou regulamento. Não havendo revisões neste
período, será obrigatória a confirmação do gerente quanto à aplicabilidade da versão para revalidar o
mesmo junto ao SGI.

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Para validar se a cópia está na revisão atual deve -se consultar a Lista Mestra de Documentos e
Formulários.

As cópias físicas obsoletas são destruídas e as versões eletrônicas obsoletas são apagadas da Intranet
pelo responsável do documento no momento da substituição por novas versões.

O SGI manterá uma cópia de todas as versões obsoletas, em pasta confidencial, identificadas como
“CÓPIA OBSOLETA”

3.6 Documentos externos

1 - Documentos externos com uso necessário do SGI serão identificados na Lista Mestra conforme
abaixo:

DOC EXT + Nº sequencial de docs externos + Revisão

2 – Ao receber um documento externo, o gestor deverá fazer uma análise crítica e seguir os passos
2 a 5 do Item 3.2.

3 – Recebendo versões atualizadas dos documentos externos, o gestor deverá seguir as orientações
do Item 3.3, se atentando para a Nota 6.

7
3.7 Controle de Registros

Os registros utilizados deverão estar descritos na sessão 6 de cada POP, indicando:

Tipo do
Identificação Local de Guarda Tempo de Retenção Recuperação Disposição
arquivo

Sala, Armário, gaveta ARQ. ATIVO - Tempo de Destruição

Arquivo Forma para
(depto) onde ficará armazenamento em recuperar o
Físico
armazenado arquivo ativo registro. Disponibilizar
Indexação para rascunho
ARQ. MORTO - Tempo
Nome e código (data, ordem
Endereço Eletrônico. de armazenamento em
arquivo morto, se alfabética,
Deletar
Arquivo Ex: T: INTRANET aplicável numérica,
Eletrônico SGI\CONTROLE DE etc).
DOCUMENTOS E CONSTANTE
N.A
REGISTROS\ LISTA MESTRA

3.8 Determinações gerais

- Registros devem ter todos os campos preenchidos adequadamente, de forma legível e sem rasuras.
Campos em branco deverão ser anulados com um traço.

- É de responsabilidade de cada gestor definir o tipo de arquivo mais adequado ao seu processo, seja
físico ou eletrônico, e também a forma de guarda e indexação dos mesmos de acordo com o tipo de
registro, garantindo que sejam facilmente encontrados.

- É de responsabilidade do gestor solicitar ao setor de TI o acesso à Intranet SGI para algum

colaborador de sua área.

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- Nas assinaturas deverão ser utilizados o nome por extenso, ou no caso de visto colocar o número
da matricula VALGROUP.

4 REQUISITOS DE BPF

- Cópias físicas dos documentos disponíveis nas áreas deverão ser mantidas limpas, livres de poeiras,
rasgos ou outros danos e sujidades.

- Registros com status de ativos ou arquivo morto devem ser mantidos em boas condições de guarda,
sem danos ou rasgos, seguindo as regras de controle de registros.

5 REQUISITOS DE SEGURANÇA DO TRABALHO E SAÚDE OCUPACIONAL

Etapas do processo (Quando envolver riscos de

Medidas preventivas
SST)

NA NA

6 RESPONSABILIDADES

Dos Gestores:

- 7
Descrever/revisar procedimentos da área seguindo a estrutura padrão;
- Definir a quantidade de cópias físicas e eletrônicas necessárias de cada documento;
- Manter procedimentos, documentos e formulários atualizados nas áreas;
- Determinar a forma e tempo de guarda dos registros, bem como o devido armazenamento;
- Determinar locais acessíveis para colocação de cópias físicas de procedimentos;
- Assegurar que os procedimentos sejam seguidos por todos os colaboradores;
- Não imprimir ou replicar cópias eletrônicas de documentos.

Do Gerente da Área:

- Aprovar documentos, formulários e procedimentos;

- Assegurar no momento da aprovação a aplicabilidade das atividades/informações constantes nos
documentos.

Do SGI:

- Treinar e orientar o uso deste POP pelos gestores;

- Realizar periodicamente uma vistoria em área, assegurando a aplicação correta destas regras;
- Controlar/atualizar código e revisão do documento na lista mestra, no período de até 3 dias úteis da
solicitação;
- Fazer verificação mensal de documentos não revisados no período de 12 meses.

7 CONTROLE DE GUARDA DOS REGISTROS

Tipo do Local de Guarda/

Identificação Tempo de Retenção Recuperação Disposição
arquivo Armazenamento

FORM SGI 01 – Lista Arquivo INTRANET\SGI –

Constante Alfabética N.A
Mestra de Eletrônico LISTA MESTRA

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Documentos e
Formulários

FORM SGI 02 –
Arquivo INTRANET\SGI –
Modelo Padrão de Constante Alfabética N.A
Eletrônico LISTA MESTRA
POP

8 HISTÓRICO DE REVISÃO

Data Revisão Descrição da Alteração

02/03/2009 00 Emissão Inicial
30/07/2020 15 Validação Anual

29/04/2021 16 Validação Anual

16/03/2022 17 Alteração da LOGO

Revalidação do POP
03/10/2022 18
Atualização do item 3.1
Leitura e revalidação do processo
15/02/2023 19
Inclusão de Fluxograma no item 3.1

7
Alterado do item 3.5 Documentos Vigentes e Obsoletos

Elaborado / Revisado por: Maxwel Aprovado por: Allan Santos – Gerente Corp.
Gomes - Assistente de SGI de Qual. Assegurada
12/04/2023 20

Data: 12/04/2023 Data: 12/04/2023

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