POP.2.

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CONTROLE DE REGISTROS
Aprovado:
Rev. 00
19/04/2018

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios para registrar, corrigir, reproduzir, autenticar e armazenar dados de certificação.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à todos os dados gerados realizados no laboratório.

3 REFERÊNCIAS

Este procedimento refere-se ao requisito 4.9 da norma NBR ISO/IEC 17025.

4 DEFINIÇÕES E SIGLAS
Arquivista: Profissional responsável por manter a segurança, arquivamento organizado e registros
exatos dos documentos arquivados. Representa o indivíduo autorizado que recebe,
indexa e arquiva documentos e, desempenha outras obrigações descritas neste
procedimento.
Registro: documento que fornece evidência objetiva de atividades realizadas ou resultados
obtidos.
N.A.: Não Aplicável;
POP: Procedimento Operacional Padrão
FOR: Formulários

5 PROCEDIMENTO

5.1 Controle de Registros

O controle de registros é realizado através das informações específicas de cada área e é de

incumbência de cada área a abordagem em seus respectivos formulários dos itens relacionados a
seguir:

5.1.1 Identificação / Registro

a) Cabe a cada área selecionar quais registros serão utilizados pela mesma, tais como formulários,
atas, listas de presença, relatórios, entre outros.

b) Qualquer tipo de correção para alterações em registros de dados devem ser rubricados, conforme
FOR0.000 – Deveres e Responsabilidade de Pessoal, o dado correto deve ser colocado ao lado
com a data e assinatura da pessoa que fez a alteração e justificados.

Exemplo correção:
Dado errado Dado novo Rubrica Data
Data Data
01/02/2009 01/02/2010  01/02/10
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Rev. 00
19/04/2018

c) Não é permitido nenhum tipo de rasura ou borrões.

d) É proibido o uso de qualquer tipo de corretivo (exemplo: borracha, corretivo líquido).

e) Só pode ser preenchido com esferográfica cor azul ou preta.

f) É proibida a duplicação (cópia) de qualquer documento publicado sem a autorização da empresa

(Garantia da Qualidade).

5.1.2 Procedimento de Referência

a) Todos os registros do Sistema de Qualidade devem ser legíveis e sempre armazenados de

maneira que facilite o acesso, garanta a confidencialidade, prevenindo danos, deterioração ou
perda.

b) Um registro deve estar associado a um procedimento que o rege e no qual pode ser contemplado
o método a ser aplicado para a correta determinação e indicação dos dados de interesse, assim
como, as responsabilidades pela execução da(s) atividade(s) a ele relacionada(s), as freqüências
dos apontamentos e de coleta do registro, além de outras informações, conforme necessário.

5.1.3 Arquivo / Armazenamento dos Registros

5.1.3.1 Operacionalização

a) Os documentos/registros são armazenados nos respectivos Arquivos Corrente dos

departamentos, conforme tabela de Temporalidade.

b) Após o prazo estabelecido na tabela, estes são armazenados no Arquivo Intermediário, sob a
responsabilidade da GQ.

c) Os documentos são arquivados em suas pastas identificadas.

5.1.3.2 Responsabilidades

O responsável pela operação adequada e manutenção do arquivo corrente é o responsável pelo

Departamento / Setor, que deve:

a) Garantir que todos os procedimentos para arquivamento de registros de dados sejam seguidos;

b) Arquivar prontamente (no mesmo dia) todos os documentos, tais como: Relatórios, atas,
treinamentos, etc., logo após a geração dos mesmos ou quando solicitados para as devidas
atualizações.

5.1.3.3 Arquivo Corrente

Corresponde a fase que o registro dos dados está sendo processado ou tratado no setor. O tempo
de guarda deve ser definido no FOR0.000 – Tabela de Temporalidade de Registro e após o prazo
estabelecido de guarda no arquivo corrente, enviado ao Arquivo da SGQ.

5.1.3.4 Organização do Arquivo do Organismo

a) O Arquivo do laboratório é organizado, dentro dos respectivos Departamentos, durante a fase

corrente. Após esta fase os registros são encaminhados ao Arquivo SGQ;
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19/04/2018

b) Os documentos e/ou registros serão entregues ao GQ que providenciará a abertura ou introdução

de novos documentos em pasta identificada no Arquivo;

c) O arquivamento é adequado de acordo com a tipologia do documento e sua proveniência

5.1.3.5 Acesso ao Arquivo SGQ

A introdução e retirada de documentos do Arquivo somente poderão ser efetuadas pelos

responsáveis. Somente terão acesso não supervisionado ao Arquivo o Diretor Executivo e a GQ.

5.2 Remoção Definitiva de Dados e/ou Documentos do Arquivo

A remoção de documentos do Arquivo só poderá ser efetuada com autorização escrita do Diretor
Executivo. O original da autorização deverá ser arquivado juntamente aos registros do Arquivo.

5.3 Proteção dos Registros Eletrônicos

O acesso a rede é feito por meio de login e senha. Havendo níveis de segurança de acesso por setor
e hierarquia de função. O colaborador deve tomar ciência do POP.000 – Sistema Informatizado e
Controle de Acesso, onde especifica a estrutura do sistema informatizado, como também o controle
de acesso.

5.4 Segurança

O responsável de Tecnologia da Informação mantém procedimento de preservação e conservação

dos dados.

5.5 Cópias Obsoletas

a) Sempre que uma nova cópia de um documento for emitida e distribuída, substituirá imediatamente
a antiga versão.
b) a versão anterior dos documentos da qualidade com assinaturas ficará guardada fisicamente no
arquivo da Garantia da Qualidade, esta é identificada como “Obsoleto”.
c) Quando houver necessidade ou interesse pela guarda eletrônica da versão anterior esta é salva
no diretório “Obsoletos”.

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