Referência: PS002

CONTROLE DE REGISTROS
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DISTRIBUIÇÃO DE CÓPIAS SUMÁRIO

ADMINISTRAÇÃO/GQ /PCP 1. OBJETIVO
2. TERMINOLOGIA
3. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES
APLICAÇÃO
4. METODOLOGIA
Aplica-se a todos os funcionários da Organização 5. REGISTROS AFINS

CONTROLE DE REVISÕES
N DA ITEM
DATA DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO
REVISÃO REVISADO
00 27/11/2008 --- Emissão inicial
Cabeçalho Alteração dos setores em “Distribuição de Cópias”
01 12/12/2008
Item f Alteração do texto
Cabeçalho Alteração dos setores em “Distribuição de Cópias”
02 08/04/2009
Item e Alteração do texto em “ Registros ...à tinta”

1. OBJETIVO:
Padronizar o controle de registros do Sistema de Gestão da Qualidade gerados pela Organização, ou de origem
externa, garantindo que estejam legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis.

2. TERMINOLOGIA:
SIGLAS,
TERMOS E SIGNIFICADO
ABREVIAÇÕES
São considerados Registros do Sistema de Gestão da Qualidade todo e qualquer meio
Registros da físico (papel, disquetes, etc.) que apontem resultados de ações vinculadas ao Sistema
qualidade de Gestão da Qualidade, processos administrativos e prestação de serviços, e ainda, os
de origem externa (incluindo a análise dos serviços de fornecedores).

Sistema de códigos e descrição de títulos de formulários, banco de dados ou outros

meios utilizados pela organização para identificar os registros, sistematicamente
Identificação vinculados a um documento do Sistema de Gestão da Qualidade. Para registros de
origem externa estes códigos não são aplicáveis, por variar de organização para
organização.

Controle seqüencial de guarda de registro da Qualidade (ex.: por data, nome,

Indexação / numeração seqüencial, tipo de equipamento, etc.). Estes métodos de indexação devem
Recuperação estar vinculados a ordens numéricas, alfabéticas, cronológicas ou alfa-numérica.

Meio adequado para garantir a proteção e o arquivamento dos registros da qualidade,

Arquivamento / bem como possibilidade se acesso restrito ou irrestrito, (Pasta AZ, pasta suspensa,
Proteção disquete, CD-ROM, caixa-arquivo, fichário, etc., descrevendo a ordem de arquivamento).

Localização definida para a guarda e pronto acesso dos registros do Sistema de Gestão
Armazenamento da Qualidade (Ex.: Arquivo 2, gaveta 3 no setor de Treinamento).

Tempo para armazenamento de um registro seja em arquivo ativo (pronto acesso) ou

Manutenção /
inativo (também conhecido como arquivo morto).
Tempo Retenção
Ação a ser tomada quando terminar a vida útil de um determinado registro da
Disposição ou
Qualidade (incinerar, rasgar, picotar, etc.).
Descarte
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RD Representante da Direção

3. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES

 O Representante da Direção (RD) ou funcionário por ele designado, deve garantir que a Lista de
Registros, esteja mantida e de pronto acesso, ou arquivada em sistema informatizado.

 Cabe ao RD a responsabilidade pela revisão periódica da Lista de Registros, disponibilizando o acesso à

lista revisada a todos os usuários.

 Registros da qualidade referentes às atividades operacionais dos diversos setores da Organização

devem ser mantidos pelas respectivas chefias de cada setor.

 Compete ao RD treinar todos os funcionários em nível de chefia, na utilização deste Procedimento.

4. METODOLOGIA

a) São utilizados para manutenção de registros, pastas, arquivos, caixas, e outros meios, conforme
requerido para cada tipo de registro. Alguns dos registros são mantidos em bancos de dados
informatizados.

b) Todo e qualquer registro interno da Qualidade deve ser oficializado através da vinculação com anexos
de documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, conforme o PS001 - Controle de Documentos.
Desta forma não se permite à existência de formulários do Sistema de Gestão da Qualidade que não
atendam a esses requisitos, exceto para os registros de origem externa.

c) Para garantia das informações, os Registros da qualidade devem ter seus campos totalmente
preenchidos, não devendo ser deixado qualquer campo em branco. A seqüência de arquivamento
deverá obedecer à ordem seqüencial ou cronológica (data) o que garantirá o fácil acesso às
informações ali encontradas.

d) Estes registros oficializados devem fazer parte da Lista de Registros, onde conste identificação do
registro, responsável pela coleta, forma de indexação, autorização de acesso, forma de arquivamento,
local de armazenamento, tempo de retenção ou manutenção dos registros seja em arquivo ativo, ou
inativo e providência para disposição final ou descarte.

e) Registros da qualidade referentes às atividades operacionais dos diversos setores da Organização

devem ser mantidos pelos respectivos responsáveis. Cada funcionário deve garantir que os registros
por ele gerados estejam legíveis, completos e identificados, de forma a serem prontamente
recuperados.
 Os registros da qualidade devem ser preenchidos à tinta não removível de forma a garantir a
integridade dos assuntos registrados.

 Deve se garantir que todos os registros da qualidade sejam legíveis e mantidos em condições
que assegurem sua integridade física e armazenados de tal forma a serem prontamente
recuperados.

 Os registros da qualidade devem estar disponíveis para o cliente desde que definido em
contrato.

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f) Os registros da qualidade devem ser mantidos em locais secos, preferencialmente dentro de arquivos,
armários ou caixas de papel. Registros mantidos por meios informatizados devem ser alvos de backups
conforme PS001 item 4.4.2 – Controle de Documentos.

g) Deve ser verificado, durante as auditorias internas da Qualidade:

 Preenchimento adequado (completo e correto);
 Legibilidade;
 Mecanismos de guarda (atendendo integralmente ao definido na Lista de Registros);
 Facilidade de acesso.

h) Devem ser considerados "não-conformes" os registros que:

 Não estejam legíveis;
 Não estejam completos e corretos ou que não proporcionem interpretação;
 Registros mantidos de forma diferente do que está definido na Lista de Registros.

h.1) Registros da qualidade que não estejam legíveis devem ser devolvidos à área que os originou, para
correção.

h.2) Registros que não estejam sendo mantidos conforme definido neste procedimento devem ser
identificados, corrigidos e avaliados nas próximas Auditorias Internas da Qualidade.

i) A elaboração dos registros da qualidade segue conforme descrito no PS001 - Controle de Documentos.

j) A revisão mencionada no cabeçalho refere-se à revisões de conteúdo do registro e somente para os

registros orientativos, enquanto que a revisão mencionada no rodapé refere-se à revisões da estrutura
dos registros.

5. REGISTROS AFINS
5.1 Lista de Registros

APROVAÇÃO

08/04/2009
Assinatura Data

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