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PROCEDIMENTO PARA CONTROLE CÓDIGO PO-SGI-003

DE REGISTROS DE QSMS
REV. 02

PROCEDIMENTO PARA CONTROLE DE REGISTROS DE QSMS

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REVISÃO E APROVAÇÃO

REV. EXECUÇÃO APROVAÇÃO DATA DESCRIÇÃO

00 Letícia Campana Cristiene Guerra 02/08/2010 Emissão inicial

a) Documentos de referência:
correção versão OHSAS

b) Alteração do termo “indexação”

01 Cristiene Guerra Julio Ikeda 29/02/2012 para “recuperação”

c) Alteração do termo “disposição”

para “reciclagem”

02 Cristiene Guerra Júlio Ikeda 27/05/2015 Alteração da Razão Social e Logo

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SUMÁRIO

1. OBJETIVO

2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

3. APLICAÇÃO

4. DESCRIÇÃO

4.1. CONTROLE DOS REGISTROS DE QSMS

4.2. MANUSEIO E ARMAZENAMENTO

5. RESPONSABILIDADES

ANEXOS

I - CONTROLE DE REGISTROS DE QSMS

1. OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo estabelecer os controles necessários para a

coleta, recuperação, acesso, arquivamento, proteção, manutenção e reciclagem de
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seus registros do SGI.

2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

NBR - ISO 9001:2008 - Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos;

NBR - ISO 14001:2004 – Sistemas de gestão ambiental – 4.5.4;
OHSAS 18001:2007 – Requisitos – 4.5.3
MG-QSMS-001 - Manual de Gestão Integrada -Hydroblast

3. APLICAÇÃO

A todas as áreas da Empresa.

4. DESCRIÇÃO

Os registros representam o meio para documentar o Sistema de Gestão Integrado em

QSMS, fornecendo a evidência de que os requisitos dos serviços e produtos estão
sendo atendidos. O grau de implementação do sistema é demonstrado através destes
registros e fornecem uma base de controle essencial para a adequação e
melhoramento contínuo do processo e do sistema.

Tanto o produto envolvido ou as atividades do sistema documentadas, quanto os

registros, devem ser de fácil identificação e rastreabilidade.

O armazenamento, o acesso e a reciclagem dos registros dependem da correta forma

de preenchimento, recuperação e arquivamento.

Os registros devem ser fiéis à representação dos eventos observados e preenchidos o

mais breve possível, na seqüência em que ocorrem os eventos.

As áreas de atividades pertinentes são responsáveis por identificar, coletar, acessar,

arquivar, armazenar, recuperar, manter e reciclar os seus registros da qualidade
inerentes a seus processos, conforme sistemática de controle, com tempo de guarda
(retenção) definida no formulário “Controle dos Registros de QSMS” (ANEXO I)
inclusive o tempo limite estabelecido para guarda (reciclagem).

4.1. CONTROLE DOS REGISTROS DE QSMS

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O preenchimento dos controles de registros de QSMS deve observar a seguinte

sistemática:

 Registro: Descrição dos registros (documentos) inerentes aos processos,

incluindo número, nome ou código do formulário, quando for o caso;
 Acesso: Informar o tipo de acesso daquele documento: se livre ou restrito.
 Tipo Arquivamento: Informar o tipo de arquivo utilizado: pasta suspensa, AZ,
plástica, fichário, eletrônico etc.
 Armazenagem: Local onde se pode encontrar o documento: Armário(s), caminho
de Rede, endereços, se for o caso etc.
 Recuperação: Informar a forma de recuperação do documento: Data, assunto,
data e obra, seqüência numérica e data, nome (alfabética), por grupo de
documentos, nº de contrato etc.
 Tempo de guarda (retenção): Informar o tempo mínimo que o documento
permanecerá no local informado (campos Tipo Arquivamento e Armazenagem)
durante o processo.
 Reciclagem: Informar à ação que será tomada após o término do Tempo de
Guarda Mínima e por quanto tempo permanecerá. Ex.: Excluir, destruir, enviar
para arquivo inativo/morto.

NOTA: No caso de informar arquivo inativo, informar por quanto tempo.

Tanto o arquivo ativo como o inativo (quando aplicável) poderá abrigar registros sob
tempo de retenção (guarda) permanente.

4.2. MANUSEIO E ARMAZENAMENTO

Na retirada de registros de arquivos ativos para armazenamento em arquivo inativo,

deverão ser indicados, claramente o conteúdo, as datas de retenção, e o nome da
área de atividade titular dos mesmos. O armazenamento é feito em local de modo a
evitar que os registros sejam perdidos, danificados ou deteriorados, durante o prazo
mínimo de retenção.

5. RESPONSABILIDADES

O Coordenador de QSMS é responsável pela exatidão, legibilidade, integridade e

preservação dos registros relacionados no “Controle de Registros de QSMS”
enquanto estiverem sob sua custódia. Os arquivos de armazenamento devem estar
organizados de modo a permitir que possam ser recuperados em ordem e tempo
hábil.

ANEXO I
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CONTROLE DE ÁREA/SETOR: DATA:

REGISTROS DE QSMS
TEMPO DE
TIPO GUARDA
Nº REGISTRO ACESSO
ARQUIVAMENTO
ARMAZENAGEM RECUPERAÇÃO
/RETENÇÃO
RECICLAGEM
MÍNIMA

. Registro: Descrição dos registros (documentos) inerentes aos processos, incluindo número do procedimento ou código;
. Acesso: Livre ou Restrito;
. Tipo de Arquivamento: Informar o tipo de arquivo utilizado: Pasta suspensa, AZ, Plástica, fichário, Eletrônico, etc;
. Armazenagem: Local onde pode se encontrar o Docto: Armário, caminho de rede, endereços se for o caso;
. Recuperação: Forma de recuperação do docto., data, assunto, data e contrato, numérico, numérico e data, nome
(alfabética), por grupo de documentos, etc;
. Tempo de Guarda/Retenção: Informar o tempo que o documento permanecerá no local informado (campo tipo de Arquivamento e
Armazenagem) durante o processo;
. Reciclagem: Informar a ação que será tomada após o término do Tempo de Guarda e por quanto tempo permanecerá. Ex.: Excluir,
destruir, enviar para arquivo morto (no caso de informar arquivo morto / inativo, informar por quanto tempo).