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SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO
USO INTERNO
DE ENGENHARIA - SPE
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PROCEDIMENTO DE CONTROLE DE REGISTROS DA PR - E - 103
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QUALIDADE
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REVISÕES
TE: TIPO A - PRELIMINAR C - PARA CONHECIMENTO E - PARA CONSTRUÇÃO G - CONFORME CONSTRUÍDO
EMISSÃO B - PARA APROVAÇÃO D - PARA COTAÇÃO F - CONFORME COMPRADO H - CANCELADO

Rev. TE Descrição Por Ver. Apr. Aut. Data

0 C EMISSÃO INICIAL GH JC EMV MD 11/12/06

1 C REVISÃO GERAL HB GH MO JBM 09/12/08

REVISÃO DOS ITENS 6.0, 7.0, 8.0 E
2 C MFB MRS MB PP 01/10/12
ADEQUAÇÃO AO FORMATO
REVISÃO DOS CONCEITOS
RELACIONADOS A REGISTROS,
3 C INCLUSÃO DA ÁREA DE TECNOLOGIA HLL OMC JP GJ 17/06/13
DA INFORMAÇÃO NO ITEM
“RESPONSABILIDADES”.
RETIRADA DE TERMOS QUE
4 C INCENTIVAM A IMPRESSÃO VZB HLL JP JP 04/05/15
DESNECESSÁRIA.
INCORPORAÇÃO DO PE-Q-103 COMO
5 C JMT TFG CIU CIU 18/11/21
ANEXO A

Este documento somente poderá ser alterado/revisado pela equipe de gestão do SPE.

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ÍNDICE

ITEM DESCRIÇÃO PÁGINA

1.0 OBJETIVO 3
2.0 APLICAÇÃO 3
3.0 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3
4.0 CÓDIGOS E NORMAS 3
5.0 DEFINIÇÕES 3
6.0 CONTROLE DE REGISTROS DA QUALIDADE 4

6.1 CONCEITOS 4
6.2 LISTA DE REGISTROS DA QUALIDADE (LQ) 4
6.3 RESPONSABILIDADES 5
ANEXO 6
ANEXO A - LISTA DE REGISTRO DA QUALIDADE 6

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1.0 OBJETIVO

Estabelecer requisitos necessários para controle, utilização e disposição de registros da

qualidade.

2.0 APLICAÇÃO

Aplica-se a todas as áreas de desenvolvimento e implantação de Projetos de Engenharia da

Vale.

3.0 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Os documentos relacionados foram utilizados na elaboração deste documento ou contêm

instruções e procedimentos aplicáveis a ele. Devem ser utilizados na sua revisão mais
recente.

GU-E-400 Glossário de Termos e Siglas Utilizados nos Empreendimentos

PR-E-013 Identificação e Emissão da Documentação de Engenharia
PR-G-102 Procedimento de Gestão de Documentos e Registros
PR-G-010 Encerramento de Projetos

4.0 CÓDIGOS E NORMAS

A norma relacionada foi utilizada na elaboração deste documento ou contêm instruções e

procedimentos aplicáveis a ele. Deve ser utilizada na sua revisão mais recente.

NBR ISO 9000 Sistema de gestão da qualidade: fundamentos e vocabulário

5.0 DEFINIÇÕES

As definições de caráter geral, comuns ao universo de implantação de projetos podem ser

encontradas no GU-E-400.

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6.0 CONTROLE DE REGISTROS DA QUALIDADE

6.1 CONCEITOS

De acordo com a NBR ISO 9000, registro é um “documento que apresenta resultados
obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas”.

São exemplos de registros da qualidade emitidos nos projetos:

• Registros do sistema de gestão: relatórios de inspeção, relatórios de

auditoria, relatórios de não conformidades, atas de reuniões, certificados de
materiais, relatórios de ensaio, guia de remessa de desenhos e documentos.
• Registros de engenharia: pareceres técnicos, cópias de verificação e
relatórios de ensaio.
• Outros registros: correspondência interna, memorandos, análise quantitativa
de riscos.

Os registros emitidos em papel devem estar legíveis e ter assinatura e identificação de seu
emissor.

Nota:

A Vale tem por diretriz reduzir a quantidade de impressões e evitar impressões

desnecessárias de documentos e registros. A equipe do projeto deve definir criteriosamente
como os registros serão gerados (meio físico ou apenas digital) e identificar na Lista de
Registros (LQ) (Anexo A) o meio de armazenamento e retenção dos mesmos, dando
preferência para a utilização destes por meio digital e assim imprimir apenas os documentos
e registros que obrigatoriamente necessita em cópia física.

6.2 LISTA DE REGISTROS DA QUALIDADE (LQ)

Deve ser mantida uma Lista de Registros da Qualidade (LQ), conforme Anexo A , contendo
a identificação, responsável, mídia, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de
retenção e descarte dos registros, conforme descrito abaixo:

• Identificação do registro: descrever nome e número dos registros, conforme

PR-E-013;
• Responsável: responsável pelo armazenamento, proteção e recuperação
dos registros;
• Mídia: indicar se o formato oficial do registro será digital ou físico, dando
preferência, sempre que possível, ao formato digital;

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• Armazenamento: local onde ficam armazenados (armário, diretório, arquivo

técnico, etc.) ou endereço eletrônico dos registros. Os registros em meio
digital devem ser mantidos preferencialmente em ambiente de rede, para
assegurar o backup periódico;
• Proteção: descrever como o registro é protegido contra danos físicos, perdas
e alterações de dados (acesso restrito, armário com chave, senha, backup
etc.);
• Recuperação: descrever como os registros podem ser recuperados depois
de armazenados (ordem cronológica, ordem alfabética, disciplina, tipo de
documento etc.);
• Tempo de retenção: período mínimo que o registro deve ser mantido para
garantir a rastreabilidade do processo e a garantia do controle da qualidade
(dias, meses, anos);
• Descarte: descrever como o registro deve ser descartado depois de vencido
o período de retenção (picotar, enviar para reciclagem, incinerar, enviar para
arquivo inativo etc.).

O acesso aos registros e à LQ deve ser restrito aos responsáveis pela atualização.

A LQ deve ser atualizada sempre que for criado ou eliminado um registro e, como
documento, deve ser controlada conforme PR-G-102.

Para registros especiais que sejam sensíveis à luz, devem ser seguidas as instruções do
fabricante.

6.3 RESPONSABILIDADES

Área da Qualidade

• Fazer o controle e reserva de numeração para a LQ das áreas;

• Orientar as áreas quanto à correta utilização e aplicação dos registros da
qualidade;
• Garantir que os registros sejam corretamente identificados conforme
PR-E-013.

Equipe do Projeto (etapas de desenvolvimento do projeto e construção)

• Determinar, durante a etapa de desenvolvimento, os registros da qualidade

que precisam ser mantidos até o final da etapa de construção ou que devem
ser repassados à equipe operacional após o término do projeto;
• Fazer o controle de registros e mantê-los atualizados;
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• Manter os registros da qualidade conservados, protegidos, armazenados e

prontamente recuperáveis;
• Definir o descarte da cópia física, quando não existe requisito de guarda por
um tempo determinado;
• Atender aos requisitos para encerramento de projetos apresentados no
PR-G-010.

Área de Tecnologia da Informação (TI)

• Identificar documentos que podem ser arquivados em mídia digital;

• Suportar o armazenamento dos registros da qualidade em meio digital;
• Suportar a gestão do controle dos registros da qualidade;
• Gerar periodicamente a cópia de backup.

ANEXO

ANEXO A - LISTA DE REGISTRO DA

QUALIDADE
ANEXO A - LISTA DE Formato: Microsoft Excel
REGISTRO DA QUALIDADE.xlsx
(2 páginas)

DÚVIDAS, CRÍTICAS OU SUGESTÕES

Para dúvidas, críticas ou sugestões relacionadas ao SPE, acesse a central online SPE Responde,
disponível no Portal de Projetos, ou utilize o endereço eletrônico spe@vale.com

Sua participação é fundamental nos processos de melhoria e manutenção do acervo do SPE.

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