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PR-SGQ-01

PROCEDIMENTO DE GESTÃO
Rev.: 02
ÁREA: QUALIDADE
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Número da Data Histórico da Revisão


Revisão
01 02.04.2009 Emissão do Original
02 10.04.2009 Alteração do item 3.10

NOME DO PROCEDIMENTO: Controle de Documentos e Registros da Qualidade


RESPONSÁVEL: A elaboração e análise crítica dos Procedimentos de Gestão, Instruções de Trabalho
e da demais documentação do SGQ são feitas com a participação das pessoas envolvidas na execução
da mesma, com a orientação do RD. A responsabilidade pela obediência e execução dos
Procedimentos e das Instruções de Trabalho é dos colaboradores do setor envolvido. A elaboração e
análise crítica do Manual da Qualidade e Procedimentos de Gestão são feitas pelo RD, sua aprovação e
re-aprovação feita pela Diretoria da BBC. A responsabilidade pela aprovação e re-aprovação das
Instruções de Trabalho é do Gestor da área operacional. Os responsáveis pelo tratamento dos registros
da qualidade são os responsáveis identificados no próprio Procedimento de Gestão e Instrução de
Trabalho aplicável.
O Consultor de TI deve realizar o backup e manter atualizado o antivírus de forma a assegurar a
preservação da documentação e registros da BBC.
INFRA-ESTRUTURA

• Micro computador • Impressora

ATIVIDADE

1. Objetivo:

Estabelecer e manter regras para a elaboração, análise crítica, aprovação, re-aprovação, distribuição,
implementação e revisão do Manual da Qualidade, Procedimentos de Gestão, Instruções de
Trabalho, Registros da Qualidade, e demais documentos do Sistema de Gestão da BBC, inclusive
documentos de origem externa que se relacionam aos requisitos da Norma ISO 9001, garantindo
assim a atualização dos métodos descritos e a disponibilidade de cada documento.
Identificar as Listas Mestras utilizadas para a localização de documentos e registros do Sistema de
Gestão da Qualidade da Empresa BBC.

2. Definições

• Documentos da Qualidade = São os documentos que integram o Sistema de Gestão da


Qualidade da Empresa BBC registrando e definindo as atividades desempenhadas na implementação
e na manutenção da qualidade.
• Manual da Qualidade – MQ = Documento que define o escopo do Sistema de Gestão da
Qualidade da Empresa BBC descrevendo a estrutura organizacional da empresa, bem como a
seqüência e interação dos processos, definindo a provisão de recursos para sua implantação.
• Procedimentos de Gestão – PR = Procedimentos que descrevem as rotinas relacionadas aos
requisitos de gestão da Organização e portanto relacionadas a Análise Crítica pela Direção,

[ X ] Cópia Controlada Elaborado por : Cláudia Baron Aprovado por: Alípio S. Cezimbra
[ ] Cópia Não Controlada RD Diretor
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto Data: 10.04.2009 Data: 04.05.2009
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Auditorias, Controle de Documentos e Registros, Tratamento de Não conformidades, Ações


Corretivas e Preventivas.
• Instruções de Trabalho - IT = Documentos destinados a descrever as atividades previstas para
o cumprimento dos elementos da Norma ISO 9001. Estes documentos descrevem o que é feito e qual
o registro deve ser utilizado para a execução da atividade.
• Registros da Qualidade = Documentos utilizados com a finalidade de manter evidência objetiva
e de acompanhamento da qualidade dos serviços executados na organização.

3. Metodologia

3.1 Manual da Qualidade

a) A estrutura do Manual da Qualidade é a mesma da Norma ISO 9001.


b) O cabeçalho, presente em todas as páginas, possui o logotipo da Empresa BBC a indicação
“Manual da Qualidade”, código MQ, número da revisão atual, número da página atual e total de
páginas.
c) O rodapé, presente na primeira página, leva o nome/função de quem elaborou e aprovou, datas de
elaboração e aprovação, e a situação do controle do manual, ou seja, cópia controlada, cópia não
controlada, em revisão, e documento obsoleto.
d) O Manual da Qualidade é distribuído de acordo com a Lista Mestra de Documentos da Qualidade.
e) O Manual da Qualidade tem sua revisão feita por inteiro. A primeira página recebe a indicação da
revisão atual.

3.2 Procedimentos de Gestão e Instruções de Trabalho

a) Os Procedimentos de Gestão e Instruções de Trabalho possuem as seguintes seções:

• Nome do Procedimento/Instrução de Trabalho: texto descrevendo a finalidade do


Procedimento de Gestão ou da Instrução de Trabalho;
• Responsável: texto descrevendo quem é o responsável pela execução, controle e aplicação do
Procedimento de Gestão ou da Instrução de Trabalho;
• Infra-Estrutura: sistemas de instalações, equipamentos e serviços necessários para a operação
de uma organização;
• Atividade: método empregado para descrever a forma de análise, execução e aplicação das
tarefas necessárias para atender aos requisitos do cliente;
• Resultados Esperados: texto descrevendo o que se espera na execução das atividades;
• Possíveis Ajustes: texto descrevendo as ações para corrigir ou eliminar as atividades não
conformes;
• Tratamento de Registro da Qualidade; os Registros da Qualidade identificados pelos
procedimentos do Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa BBC são identificados na própria
Instrução de Trabalho, procedimento de gestão através da Tabela de Tratamento de Registros da
Qualidade.

b) Para os Registros da Qualidade, não existe uma estrutura pré-definida, pois os mesmos precisam
adequar-se à necessidade da atividade a que são pertinentes. Os Registros da Qualidade são
protegidos por pastas, caixas, arquivos, gavetas, armários, sistema informatizado, a fim de prevenir
sua deterioração ou perda. A responsabilidade pelo tratamento do registro da Qualidade é o mesmo
responsável identificado pelo Procedimento de Gestão ou Instrução de Trabalho que trata do registro
da qualidade. A Tabela de Tratamento dos Registros da Qualidade está dividida nos seguintes
campos:

[ X ] Cópia Controlada Elaborado por : Cláudia Baron Aprovado por: Alípio S. Cezimbra
[ ] Cópia Não Controlada RD Diretor
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto Data: 10.04.2009 Data: 04.05.2009
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 Identificação – Nome do registro da qualidade;


 Armazenamento – Local onde serão arquivados os registros da qualidade; Caso o registro
seja armazenado em meio eletrônico, e é recomendável que seu endereço eletrônico
(caminho/hyperlink) esteja descrito neste campo;
 Proteção – Forma como serão protegidos os registros (pastas , caixas , sitema informaatizado
, etc.);
 Recuperação – Ordem em que os registros da qualidade são guardados para que se tenha
melhor recuperação (Ex: cronológica, seqüencial numérico, etc.);
 Tempo de Retenção – Tempo em que permanecerão arquivados os registros da qualidade;
 Disposição – Concluído o tempo de retenção, os registros poderão ser descartados, ou
eliminados por picotamento, simples descarte (lixo comum) ou incineração, depende de seu
conteúdo e necessidade de confidencialidade, a critério do usuário conforme definido na tabela.

Segue abaixo o exemplo orientativo:


TRATAMENTO DOS REGISTROS DA QUALIDADE

Armazenamento/ Recuperação
Identificação
Proteção (Ordem de
(Nome do formulário) Tempo de retenção Disposição
(Local na Empresa) armazenamento)

3.3 Estrutura dos Procedimentos de Gestão ( PR ) e das Instruções de Trabalho ( IT )

a) O cabeçalho, presente em todas as páginas, possui o logotipo da Empresa BBC, código IT ou


PR.: AAA XX (onde IT significa Instrução de Trabalho e PR significa Procedimento de Gestão, AAA
iniciais do setor aplicável e XX é o número seqüencial da Instrução de Trabalho), título Instrução de
Trabalho, a área aplicável, número da revisão atual, número da página atual e total de páginas.
b) O rodapé, presente na primeira página, leva o nome e função de quem elaborou e aprovou, datas
de elaboração e aprovação, e a situação do controle da Instrução de Trabalho, ou seja, cópia
controlada, cópia não controlada, em revisão e documento obsoleto.
c) Os Procedimentos de Gestão e as Instruções de Trabalho são distribuídos pelo RD de acordo
com a Lista Mestra de Documentos da Qualidade.
d) A primeira revisão de cada documento receberá o dígito “01”

3.4 Controle de Desenhos

Não Aplicável às necessidades da BBC.

3.5 Documentos Externos

São todos os documentos controlados pelos clientes, leis, práticas referenciais que indicam as
características dos serviços a serem executados. O acervo legal aplicável ao escopo de atividade da
BBC é disponibilizado através de consulta ao sistema TECWIN, e sites oficiais dos órgãos
intervenientes no Comércio Exterior. Cabe a contratada prover a atualização de todo o banco de
dados relacionados ao TECWIN.

Recomenda-se que os colaboradores ao procederem uma reprodução paralela de qualquer


documentação para uso corrente em suas atividades, sempre assegurem-se que estão utilizando
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[ ] Cópia Não Controlada RD Diretor
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto Data: 10.04.2009 Data: 04.05.2009
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uma versão vigente da documentação, quer seja uma documentação do cliente, ou mesmo legislação
aplicável a atividade relacionada.

3.6 Implementação dos Procedimentos de Gestão e das Instruções de Trabalho

Os Procedimento de Gestão e as Instruções de Trabalho são implementados sempre que


disponibilizados nos setores envolvidos, cumprindo as etapas descritas de elaboração, análise crítica,
aprovação, implementação, revisão e re-aprovação.

3.7 Revisão e Reaprovação do Procedimento de Gestão e das Instruções de Trabalho

a) Os Procedimento de Gestão e as Instruções de Trabalho são revisados a fim de atualizar seus


conteúdos, conforme os resultados das auditorias da qualidade e de desempenho dos processos,
ações corretivas/preventivas, ou as necessidades de aprimoramento de métodos ou rotinas utilizadas
visando melhoria contínua.
b) Cada área envolvida observar a aplicabilidade dos documentos, relacionando os itens a serem
modificados, apresentando-os ao responsável pela área.
c) Quando há necessidade da revisão do Procedimento de Gestão ou da Instrução de Trabalho
identificada pelo usuário, o mesmo pode solicitar uma cópia ao RD. O RD ao encaminhar cópias do
documento para revisões, identifica as cópias com a identificação “Em Revisão”. Estas cópias têm
validade somente para análise e alteração de seus conteúdos, não necessitando de controle.
d) A natureza ou conteúdo da revisão é identificado na primeira página do Procedimento de Gestão
ou Instrução de Trabalho no campo histórico da revisão.
e) A reaprovação dos PR e IT , deverão ocorrer a cada 2 anos

3.8 Controle de Documentos

a) Todos os documentos pertencentes ao Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa BBC são


controlados e distribuídos pelo RD, conforme – Lista Mestra de Documentos. Após a emissão de
nova revisão do documento, e conseqüente distribuição, o RD arquiva, em meio eletrônico, o original
do documento obsoleto imediatamente anterior à revisão atualizada, separadamente, com a
identificação “Documento Obsoleto”. As cópias dos documentos da qualidade que forem distribuídas
e controladas, sendo sujeitas a controle e revisões são identificadas como CÓPIA CONTROLADA. As
cópias dos documentos da qualidade que forem distribuídas para uso em treinamento, marketing e
outros, recebem a identificação “CÓPIA NÃO-CONTROLADA” não sendo sujeitos a controle e
revisão, exceto por solicitação das empresas.

3.9 Lista Mestra de Documentos da Qualidade

A Lista Mestra de Documentos da Qualidade controla a distribuição de todos os documentos


pertencentes ao Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa BBC que influenciam diretamente nas
atividades inerentes ao Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa.

a) Emissão

O RD emite a Lista Mestra de Documentos da Qualidade, atualizando-a quando da necessidade de


conferência.

b) Atualização das Informações

[ X ] Cópia Controlada Elaborado por : Cláudia Baron Aprovado por: Alípio S. Cezimbra
[ ] Cópia Não Controlada RD Diretor
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto Data: 10.04.2009 Data: 04.05.2009
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A atualização das informações da Lista Mestra de Documentos da Qualidade é feita após a emissão
de um novo documento/nova revisão e/ou aquisição/recebimento de documentos.

c) Estrutura

A Lista Mestra de Documentos da Qualidade está dividida nos seguintes campos:


• Data de Emissão – data de emissão da LMD;
• Código – código do documento (quando aplicável);
• Nome – nome do documento;
• Revisão Documento – nº da revisão, emissão ou data do documento (quando aplicável);
• Distribuição – setores que possuem o documento.
• Emitido por – nome de quem emitiu;
• Aprovado por – nome e função de quem aprovou;
• Observação – qualquer observação necessária sobre a distribuição do documento.

d) Distribuição

O controle da distribuição de cópias da Lista Mestra de Documentos da Qualidade é feito através da


própria Lista Mestra.

3.10 Controle de Backup´s

O Consultor de TI deve efetuar sistemática de backup do sistema do Servidor em HD externo. Os


Sistemas tem a sua salva-guarda assegurada através de backup diário transferido por FTP,
mantendo-se as informações em disco do servidor de e-mail fora das instalações da empresa.

Cabe ao consultor a parametrização da atualização automática do anti-vírus, sendo desnecessária


qualquer ação adicional, a não ser verificação de sua correta realização.

O RD deve solicitar semestralmente a recuperação de dados, como uma simulação de plano


contingência, de forma a se constatar a eficácia na recuperação de dados do sistema.

4. Anexos

Anexo I – Lista Mestra de Documentos da Qualidade BBC


Anexo II – Simulados de Contingência

RESULTADOS ESPERADOS

• Controlar a elaboração, análise crítica, aprovação, implementação, revisão e re-aprovação de


todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da BBC.

[ X ] Cópia Controlada Elaborado por : Cláudia Baron Aprovado por: Alípio S. Cezimbra
[ ] Cópia Não Controlada RD Diretor
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto Data: 10.04.2009 Data: 04.05.2009
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POSSÍVEIS AJUSTES

• Caso algum documento do Sistema de Gestão da Qualidade da BBC não esteja controlado o
mesmo deve seguir as atividades definidas neste Procedimento de Gestão.

TRATAMENTO DOS REGISTROS DA QUALIDADE

Armazenamento/ Recuperação
Identificação (Ordem de Disposição
Proteção Tempo de retenção
(Nome do formulário) armazenamento)
(Local na Empresa)
Meio Eletrônico Permanente, até
Lista Mestra de Documentos
/Meio físico Documento único que seja Deletar / Picotar
da Qualidade
Senhas / Pastas revisado
Meio físico
Simulados de Contingência Documento único 2 anos Picotar
Pastas

[ X ] Cópia Controlada Elaborado por : Cláudia Baron Aprovado por: Alípio S. Cezimbra
[ ] Cópia Não Controlada RD Diretor
[ ] Em Revisão
[ ] Documento Obsoleto Data: 10.04.2009 Data: 04.05.2009