PROCEDIMENTO GERENCIAL Folha:

Controle de Documentos e Registros 1/8

Data de Elaboração: Data da Revisão: N˚. da Revisão: Código:
26/08/2016 28/03/2023 08 PG-QSMS-001

Comentário sobre a revisão: Inclusão das referências da ISO 37.301 e 37.001 e item 6.7

Elaborador: Rutineia Oliveira Pardinho Aprovador: Alexander Augusto Meneghetti

1 OBJETIVO

Este procedimento estabelece as diretrizes necessárias para elaboração, aprovação,

treinamento, distribuição e gerenciamento dos documentos do sistema de gestão integrada
da CEPEMAR.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este documento se aplica a toda a empresa CEPEMAR.

3 REFERÊNCIAS
NBR ISO 9001:2015: Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos;

NBR ISO 14001:2015: Sistemas de Gestão Ambiental – Requisitos;

ABNT NBR ISO/IEC 17025:2017 - Requisitos Gerais para a competência de laboratórios

de ensaio e calibração;

NBR ISO 45.001:2018: Sistemas de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional.

ABNT NBR ISO 37.001:2017 - Sistemas de Gestão Antissuborno

ABNT NBR ISO 37.301:2021 - Sistemas de Gestão de Compliance

4 DEFINIÇÕES

QSMS – Qualidade, segurança do trabalho, meio ambiente saúde ocupacional.

GP - Gerência Operacional.

IT – Instrução de Trabalho.

MSGI – Manual Do Sistema De Gestão Integrada – Estabelece as diretrizes gerais da

CEPEMAR para assegurar que os produtos e serviços atendam aos requisitos dos clientes
e as normas de Qualidade, Meio Ambiente, Segurança e Saúde Ocupacional.

PO – Procedimento Operacional.

PG – Procedimento Gerencial – Estabelece condições para execução sistemática e

ordenada das diferentes atividades de qualquer processo que influencie a Gestão da
Qualidade, Meio Ambiente, Segurança, Saúde, Antissuborno e Compliance.
 PROCEDIMENTO GERENCIAL Folha:

Controle de Documentos e Registros 2/8

Data de Elaboração: Data da Revisão: N˚. da Revisão: Código:
26/08/2016 28/03/2023 08 PG-QSMS-001

Comentário sobre a revisão: Inclusão das referências da ISO 37.301 e 37.001 e item 6.7

Elaborador: Rutineia Oliveira Pardinho Aprovador: Alexander Augusto Meneghetti

FLP – Fluxograma De Processo – Estabelece como é o processo do setor, a inter-relação

entre os setores e os indicadores que determinam a eficácia do trabalho realizado.

PSGI – Política Do Sistema De Gestão Integrada

RG – Registro – Comprova a realização das atividades que influenciam o Sistema de

Gestão da Qualidade, Meio Ambiente, Segurança, Saúde Ocupacional (QSMS),
Antissuborno e Compliance.

SGI – Sistema de Gestão Integrada, compreendendo os Sistemas de Gestão da Qualidade,

Segurança, Meio Ambiente e Saúde.

PD – Pessoa designada pela direção da empresa para representá-los nos quesitos de

elaboração de documentação do processo de implantação de SGI.

5 RESPONSABILIDADE

ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO, REVISÃO

As responsabilidades para elaboração e aprovação das informações documentadas estão
definidas no cabeçalho do próprio documento.

6 INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

A Informação documentação requerida pelo sistema de gestão integrada já existente é

representada na figura a seguir:
 PROCEDIMENTO GERENCIAL Folha:

Controle de Documentos e Registros 3/8

Data de Elaboração: Data da Revisão: N˚. da Revisão: Código:
26/08/2016 28/03/2023 08 PG-QSMS-001

Comentário sobre a revisão: Inclusão das referências da ISO 37.301 e 37.001 e item 6.7

Elaborador: Rutineia Oliveira Pardinho Aprovador: Alexander Augusto Meneghetti

PSGI - POLÍTICA DO SGI

Relata as intenções e direção da organização.

PG - PROCEDIMENTOS
A organização levantou e analisou todos os procedimentos existentes em todas as áreas
da empresa, visando à sua padronização e formalização em procedimentos escritos, para
utilização por todos os níveis organizacionais.

IT – INSTRUÇÕES DE TRABALHO
A Instrução de Trabalho é um documento muito importante no Sistema de Gestão
Integrada, pois contém o modo correto de se executar uma determinada atividade.

A Instrução de Trabalho segue de forma crítica um passo a passo, pois será esta instrução
que mais tarde servirá como conteúdo para treinamentos aos colaboradores envolvidos e
também para que se tenha um processo claro e objetivo.

FLP - FLUXOGRAMAS
O fluxograma detalha todo processo da atividade.

RG - REGISTROS
São os registros que apresentam resultados obtidos ou fornecem evidências de atividades
realizadas. Normalmente elas virão como planilhas do Excel e documentos no Word.
Para o controle dos registros, é estabelecida uma sistemática utilizada para:

▪ Distribuição, acesso, recuperação e uso;

▪ Armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;

▪ Controle de alterações;

▪ Retenção e disposição.

6.1 DESCRIÇÕES DOS ITENS PARA ESTRUTURA DA DOCUMENTAÇÃO

Todo documento do Sistema de Gestão Integrada da CEPEMAR possui identificação para

possibilitar o seu controle, exceto a Política do SGI, por ser um documento único e
específico.

6.2 FORMATAÇÕES DOS DOCUMENTOS DA CEPEMAR

Os documentos do Sistema de Gestão Integrada e formulários padronizados deverão

seguir os modelos disponibilizados pela área de QSMS.
 PROCEDIMENTO GERENCIAL Folha:

Controle de Documentos e Registros 4/8

Data de Elaboração: Data da Revisão: N˚. da Revisão: Código:
26/08/2016 28/03/2023 08 PG-QSMS-001

Comentário sobre a revisão: Inclusão das referências da ISO 37.301 e 37.001 e item 6.7

Elaborador: Rutineia Oliveira Pardinho Aprovador: Alexander Augusto Meneghetti

6.3 CODIFICAÇÃO DAS ÁREAS

A identificação e Codificação das áreas da CEPEMAR seguem a sistemática previamente

pela Tabela 6.3-1.

TABELA 6.3-1: CODIFICAÇÃO DAS ÁREAS.

ÁREA CÓDIGO
DIRETORIA DIR
GERÊNCIA OPERACIONAL GP
QUALIDADE, MEIO AMBIENTE, SAÚDE E SEGURANÇA. QSMS
CO
ANTISSUBORNO E COMPLIANCE
CPL
COMERCIAL COM
Financeiro FIN

FINANCEIRA Controladoria CONTL

Contabilidade CONTB
Logística LOG
Tecnologia da Informação TI
ADMINISTRATIVA
Suprimentos SUP
Recursos Humanos RH

Serviços de Campo PG.GP

Equipamentos De Medição E Monitoramentos EMM

OPERAÇÕES
Instruções de Trabalho IT

Procedimentos Operacionais - Projetos Costeiros PRC

Caso surja necessidade de nova codificação, esta será elaborada pelo setor solicitante e, depois,
inserida neste documento.

6.4 ETAPAS DE GERENCIAMENTO DOS DOCUMENTOS

6.4.1 ELABORAÇÃO DE NOVO DOCUMENTO

A Responsabilidade de elaboração de um novo documento é do responsável pela área.

O setor/área responsável pelo processo elabora o procedimento e envia para o QSMS
salvar na pasta do SGI e fazer o controle de revisão.

6.4.1.1 ELABORAÇÃO DO CONTEÚDO

Tomando como base o modelo de documento já existente no SGI, o responsável pela

etapa de elaboração do conteúdo deverá iniciar a elaboração do documento conforme as
etapas a seguir:
 PROCEDIMENTO GERENCIAL Folha:

Controle de Documentos e Registros 5/8

Data de Elaboração: Data da Revisão: N˚. da Revisão: Código:
26/08/2016 28/03/2023 08 PG-QSMS-001

Comentário sobre a revisão: Inclusão das referências da ISO 37.301 e 37.001 e item 6.7

Elaborador: Rutineia Oliveira Pardinho Aprovador: Alexander Augusto Meneghetti

1. COLETAR DADOS DA ATIVIDADE – Reunir todo o material existente que poderá

auxiliá-lo na elaboração do seu documento. Analisar os dados coletados e extrair o que
for importante para desempenhar a atividade em questão.

2. REDIGIR O TEXTO-BASE – Uma vez que os dados tenham sido coletados, analisados
e organizados, deve ser redigido o documento.
3.
4. IDENTIFICAR O DOCUMENTO REDIGIDO – O responsável pelo cadastro deve
verificar se a identificação do documento gerado pelo sistema está conforme definida no
item 6.3.2 deste procedimento.

5. ENUMERAÇÃO DE DOCUMENTOS – Todo documento elaborado dever seguir a

sequência de numeração crescente da anterior.

6.4.2 REVISÃO DE DOCUMENTOS

A revisão geral de documentos do sistema de gestão integrada é efetuada sempre que

necessário pela elaboração do documento.

6.4.3 APROVAÇÃO DOS DOCUMENTOS

A aprovação de um novo documento será automaticamente após informado na lista mestra

como liberado para uso.

6.4.4 TREINAMENTO

Após aprovação do documento pelas áreas responsáveis pelo documento fica a mesma de
encarregada de identificar os colaboradores que utilizaram o procedimento e programar o
treinamento de todos os colaboradores na atividade descrita pelo documento.

6.4.5 DISPONIBILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Serão considerados documentos válidos e em sua última versão, os documentos

disponíveis na rede ou Intranet ou CD enviado para os setores, com controle de
documentos.

O Procedimentos autorizados para USO estão disponíveis na rede em pasta com acesso
controlado.

O gerente ou coordenador de projeto é responsável por enviar as últimas versões dos

procedimentos para equipe que atuem em locais remotos e sem acesso a rede,
 PROCEDIMENTO GERENCIAL Folha:

Controle de Documentos e Registros 6/8

Data de Elaboração: Data da Revisão: N˚. da Revisão: Código:
26/08/2016 28/03/2023 08 PG-QSMS-001

Comentário sobre a revisão: Inclusão das referências da ISO 37.301 e 37.001 e item 6.7

Elaborador: Rutineia Oliveira Pardinho Aprovador: Alexander Augusto Meneghetti

6.4.5.1 CÓPIAS IMPRESSAS

As cópias dos registros deverão ser consultadas em Intranet para garantir a utilização da
revisão atual.

Cabe ao responsável pela área que recebeu os procedimentos a utilização das revisões
atualizadas:

▪ Receber os documentos enviados pela área responsável.

▪ Manter os documentos, distribuídos em papel, legíveis e prontamente identificáveis.

▪ Evitar o uso não intencional de documentos obsoletos, devolução da revisão anterior e

substituindo pela nova revisão, toda vez que a revisão de um documento for disponibilizada
pela área.

▪ As impressões dos documentos do sistema de gestão serão emitidas como cópias não
controladas, é responsabilidade do usuário do documento verificar junto com a lista mestra
a revisão atualizada.

6.4.6 REVISÃO GERAL DE DOCUMENTOS E REGISTROS

A revisão geral de documentos do sistema de gestão integrada é efetuada sempre que

necessário.

6.4.6.1 ESTRUTURA DOS DOCUMENTOS

Todos os procedimentos e registros deverão ter número de sua última revisão na parte
inicial do procedimento ou no seu fim.

❖ PROCEDIMENTOS E INSTRUÇÃO DE TRABALHO

A estrutura mínima dos procedimentos e instruções de trabalho, deverão conter os

seguintes itens:

• Título do documento
• Data da elaboração
• Data da revisão
• Nº da revisão
• Código do documento
• Paginação
• Elaborador
• Aprovador
 PROCEDIMENTO GERENCIAL Folha:

Controle de Documentos e Registros 7/8

Data de Elaboração: Data da Revisão: N˚. da Revisão: Código:
26/08/2016 28/03/2023 08 PG-QSMS-001

Comentário sobre a revisão: Inclusão das referências da ISO 37.301 e 37.001 e item 6.7

Elaborador: Rutineia Oliveira Pardinho Aprovador: Alexander Augusto Meneghetti

No Começo ou no final de cada procedimento deverá conter um detalhamento do controle

da revisão poderá ser dois modelos:

TABELA 6.4.6.1-1: MODELO 1

REVISÃO DATA DESCRIÇÃO DAS ALTERAÇÕES

TABELA 6.4.6.1-2: MODELO 2

ÍNDICE DE REVISÕES
REV DESCRIÇÃO E/OU FOLHAS ATINGIDAS
REV. 0 REV.01 REV. 02 REV. 03 REV. 04 REV. 05 REV. 06 REV. 07 REV.
08
DATA
EXECUÇÃO
DATA
APROVAÇÃO

6.5 GERENCIAMENTO DOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Os documentos de origem externa, quando necessários, são identificados e mapeados na

RG-QSMS - 034 - LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS, e atualizados pela área responsável.

6.6 DOCUMENTOS OBSOLETOS

Quando um documento publicado for substituído por uma nova versão, a documentação
obsoleta deverá ser retirada do acesso de todos os colaboradores.

Os demais documentos cancelados ou desatualizados são recolhidos, e seu descarte

obedece ao seguinte critério:

▪ DOCUMENTO = RASGAR
▪ SISTEMA = APAGAR

6.7 ATUALIZAÇÃO DA LISTA MESTRA E CONTROLE DE REGISTROS

NORMA RESPONSÁVEL
Analista de QSMS
ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001
Técnico em Segurança do Trabalho - Sede Vitoria/ES
ISO 17.025 Gerente de Laboratório ou Pessoa Designada
ISO 37.001 e 37.301 Técnico em Segurança do Trabalho - Sede Vitoria/ES ou Pessoa designada
 PROCEDIMENTO GERENCIAL Folha:

Controle de Documentos e Registros 8/8

Data de Elaboração: Data da Revisão: N˚. da Revisão: Código:
26/08/2016 28/03/2023 08 PG-QSMS-001

Comentário sobre a revisão: Inclusão das referências da ISO 37.301 e 37.001 e item 6.7

Elaborador: Rutineia Oliveira Pardinho Aprovador: Alexander Augusto Meneghetti

6.8 ANÁLISE CRÍTICA DOS DOCUMENTOS

NORMA PERIODICIDADE QUEM?

Anualmente Analista de QSMS
ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 Nas reuniões de análise crítica ou Caso Técnico em Segurança do Trabalho -
identificado Não Conformidade Sede Vitoria/ES
Anualmente
Gerente de Laboratório ou Pessoa
ISO 17.025 Nas reuniões de análise crítica ou Caso
Designada
identificado Não Conformidade
Anualmente
Técnico em Segurança do Trabalho -
ISO 37.001 e 37.301 Nas reuniões de análise crítica ou Caso
Sede Vitoria/ES ou Pessoa designada
identificado Não Conformidade

7 CONSIDERAÇÕES DE SEGURANÇA, MEIO AMBIENTE E SAÚDE

Ao elaborar documentos, deverá ser minimizada a geração de resíduos, tais como papel,
cartucho de impressora e outros, devendo segregar em local adequado, quando da
existência de coleta seletiva, de modo a possibilitar a reutilização ou reciclagem.

8 CONTROLE DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA - REGISTROS

Todos os registros serão controlados no RG-QSMS - 003 - MAPA DE CONTROLE DE

REGISTROS.

Todos os documentos internos e externos serão controlados no RG-QSMS - 034 - LISTA

MESTRA DE DOCUMENTOS

9 HISTÓRICO DE REVISÕES
REVISÃO DATA DESCRIÇÃO DAS ALTERAÇÕES
00 26/08/2016 Emissão Inicial
Inserido na referência da ISO 17.025
Item 6.4.5.1 Cópias Impressas: As impressões dos documentos
01 30/05/2018 do sistema de gestão serão emitidas como cópias não
controladas, é responsabilidade do usuário do documento
verificar junto com a lista mestra a revisão atualizada.
02 07/08/2018 Inserido a procedimento de controle de registro no procedimento
03 05/04/2019 Atualização da logo marca;
04 10/12/2019 Inclusão item 6.6 e revisão do item 8
05 30/07/2020 Adequação no item 6 - Pirâmide
06 15/06/2021 Adequação no item 6.4.5 Disponibilização de Documentos
07 19/04/2022 Inclusão das referências da ISO 37.301 e 37.001 e item 6.7
08 28/03/2023 Atualização da codificação, incluído os códigos dos
procedimentos ISO 37.301 e 37.001