PRG-QSSA-01

Estrutura e Controlo da Informação Rev: 00

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PROCEDIMENTO DE GESTÃO

ESTRUTURA E CONTROLO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

CONTROLO DE REVISÕES

Revisão Data Descrição Data de Revalidação

00 13-01-2020 Emissão Inicial 12-01-2023

VERIFICADO POR
ELABORADO POR APROVADO POR

Resp. QSSA DG PCE

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1. OBJECTIVO
Definir a estrutura e estabelecer procedimentos para o controlo da informação
documentada do Sistema Integrado de Gestão da SERVICLEAN.

2. ÂMBITO
Este procedimento aplica-se à SERVICLEAN na gestão da documentação interna e
externa, dados e registos considerados relevantes para o Sistema Integrado de Gestão.

3. DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA
IT-GIN-01 – Realização de Backups.

4. SIGLAS E DEFINIÇÕES
 Cópia Controlada: documento cuja emissão e distribuição são controladas. É
emitida para as áreas relacionadas à utilização do documento.
 Cópia Não Controlada: documento usado para fins de formação e uso dos
auditores. Não tem distribuição controlada.
 Descrição de Processo: documento que descreve de forma sintética um processo
com as suas entradas, saídas, partes interessadas, riscos, controlos e indicadores.
 Documento: Informação e o meio de suporte - Qualquer meio de armazenar ou
transmitir informações possibilitando a recuperação e uso das mesmas.
 Documentos Externos: são decretos, portarias, leis, contratos e documentos
fornecidos pelo cliente, órgãos regulamentadores, aplicados aos serviços e ao
Sistema Integrado de Gestão da SERVICLEAN.
 Documento Obsoleto: documento que entrou em desuso, cancelado.
 Documento Original: documento base que serve de origem para reprodução de
cópias.
 FOR - Formulário: impresso, modelo, com campos que devem ser preenchidos.
 Informação Documentada: Informação que deve ser mantida pela SERVICLEAN (a
SERVICLEAN adopta as denominações – “Documento” e “Registo” para a
informação documentada).
 IT - Instrução de Trabalho: forma especificada de detalhar como as tarefas que
influenciam no Sistema Integrado de Gestão são desenvolvidas.

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 PRG - Procedimento de Gestão : forma especificada de executar a actividade do

processo de gestão do SIG (QSSA).
 PRO - Procedimento de Operação: forma especificada de executar a actividade de
outros processos. Descreve como a SERVICLEAN atende aos requisitos aplicáveis
ao Sistema Integrado de Gestão.
 Registo: documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidências de
actividades realizadas.
 QSSA – Gestão da Qualidade, Segurança e Saúde no Trabalho e Ambiente.
 SIG – Sistema Integrado de Gestão da Qualidade, Segurança e Saúde no Trabalho
e Ambiente.

5. RESPONSABILIDADES
5.1. Responsável pelo QSSA
 Manter a funcionalidade do sistema de documentação incluindo o controlo,
distribuição e cancelamento dos Manuais, Procedimentos, Instruções de Trabalho,
Documentos de origem externa;
 Manter o Registo FOR-QSSA-002 (Lista Mestra de Documentos), para a
identificação da situação dos documentos em relação às revisões e controlar a
numeração sequencial dos documentos;
 Controlar os documentos electrónicos editáveis;
 Assegurar a disponibilização dos documentos para as áreas envolvidas.
5.2. Colaboradores
Verificar a validade dos documentos que utilizam.

5.3. Responsabilidades pela Elaboração, Verificação e Aprovação dos Documentos

Os documentos do sistema deverão ser emitidos conforme matriz de responsabilidades
abaixo:

Manual de Procedimentos Instruções de Formulários

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Gestão¹ / Operacionais –
Procedimentos PRO /
Trabalho - IT
de Gestão do Descrição de
SIG-PGR Processo – DP
Técnico da
Técnico da Área Técnico da
Emissão Técnico QSSA Área
Envolvida Área Envolvida
Envolvida
Técnico da
Responsável Gestor da Área Técnico da
Verificação Área
QSSA Envolvida Área Envolvida
Envolvida
Gestor da
Gestor da Área
Aprovação PCE PCE Área
Envolvida
Envolvida
1-A emissão de outros Manuais é da responsabilidade do Técnico da Área Envolvida.

6 DESCRIÇÃO
6.1 Estrutura e Codificação da Documentação:
O sistema de documentação está estruturado conforme a hierarquia estabelecida abaixo:
1º Nível:
 Política de Gestão: define as intenções e as orientações da SERVICLEAN em
relação ao SIG.
 Manual do SIG: estabelece o âmbito, os processos e as directrizes para
atendimento do SIG.
2º Nível:
 Procedimentos: descrevem como a SERVICLEAN atende aos requisitos aplicáveis
para o SIG.
 Descrição de Processos: descreve de maneira resumida as entradas, saídas,
recursos, riscos e controlos e indicadores dos Processos do SIG.
3º Nível:
 Instruções de Trabalho: detalham como as tarefas que influenciam o SIG são
desenvolvidas.
4º Nível:

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 Registos: fornecem evidências objectivas da implementação do SIG.

Desta forma o documento situado no topo da pirâmide prevalece sobre os que estiverem
abaixo dele e assim sucessivamente. Toda a documentação do Sistema Integrado de
Gestão da SERVICLEAN é controlada através dos registos:
- FOR-QSSA-001 Estrutura da Informação Documentada;
- FOR-QSSA-002 Lista Mestra de Documentos.
Os documentos são codificados como se apresentada a seguir:
MG-QSSA-01: Manual de Gestão SERVICLEAN.
PG-QSSA-XX: Procedimentos de Gestão do SIG.
PO-YYY-XX: Procedimentos do Processo.
DP-YYY-XX: Descrição do Processo.
IT-YYY-XX: Instrução de Trabalho do Processo.
FR-YYY-XX: Formulários dos Processos.
OD-YYY-XX: Outros Documentos.

A Responsabilidade dos processos está estruturado conforme se descreve abaixo:

DG: Direcção Geral.

DA: Direcção Administrativa
DF: Direcção Administrativa e Financeira.
DTO: Direcção das Operações.
DRH: Direcção de Recursos Humanos.
DM: Direcção de Manutenção.
GIN: Gestão de Informática
QSSA: Departamento da Qualidade, Saúde, Segurança e Ambiente.
O formato da codificação inclui a identificação do documento (ex.: PO), seguido pela
responsabilização do processo (YYY) e finaliza por uma numeração sequencial.

Ex.: PRO-DRH-01 (Procedimento da Direcção de Recursos Humanos, nº 01).

FOR-DRH-001 (Formulário da Direcção de Recursos Humanos, nº 001).

6.2 Formação e Implementação

A implementação de todos os documentos do Sistema Integrado de Gestão, em sua
emissão inicial, deve ser executada através de formação.

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Nos casos de revisão, cabe aos responsáveis pela emissão e aprovação do documento
avaliar a necessidade ou não de formação, decidindo pela sua execução nas seguintes
situações:
a) Alterações que influenciem na forma de execução das tarefas;
b) Redefinição de responsabilidades;
c) Mudanças conceituais e alterações em alguma definição;
d) Mudanças na estrutura do documento.

NOTA: Em caso negativo, uma breve citação (“revisão sem necessidade de formação”)
deve ser registada no campo descrição do histórico das revisões.
Tanto nos casos de emissão inicial como de revisão não é necessário formalizar a
formação para os responsáveis pela emissão, verificação e aprovação dos documentos.

NOTA: Os registos de formação nos documentos devem indicar o número da revisão do

mesmo.

Cabe aos responsáveis pela emissão, verificação e aprovação dos documentos do

Sistema Integrado de Gestão, acompanhar a sua utilização e avaliar a sua aplicabilidade.
Havendo divergências entre o conteúdo destes documentos e o que efectivamente está
sendo executado, devem ser tomadas uma ou mais das acções correctivas a seguir:
a) Formação de refrescamento com os usuários do documento;
b) Revisão do documento;
c) Criação de infraestrutura, ambiente de trabalho necessária para cumprimento do
prescrito no conteúdo do documento.

6.3 Acesso e Distribuição da Documentação do SIG

Os documentos em meio electrónico editáveis, assim como os documentos originais
assinados estão sob responsabilidade do Departamento da QSSA.
A distribuição das cópias dos documentos é feita conforme descrito abaixo:
O Gestor da QSSA avalia junto com o elaborador do documento quais são os
colaboradores que devem receber cópia do mesmo, em função disso procede sua
distribuição.
A distribuição deve ser feita em formato papel, com carimbo de “CÓPIA CONTROLADA”,
as mesmas serão efectuadas a partir do original do documento.

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As cópias serão entregues aos detentores autorizados e as actualizações dos

documentos são efectuadas por substituição aos documentos obsoletos nas pastas dos
detentores.
Cada original obsoleto deve ser identificado com carimbo de “OBSOLETO” e arquivado
pelo Departamento da QSSA em pasta própria.
Aquando da distribuição dos documentos actualizados, os respectivos detentores
procedem à destruição das cópias obsoletas.
Nota: Os documentos sem carimbo são considerados “cópias não controladas”.

6.4 Elaboração da Documentação do SIG – Manual de Gestão

O Manual de Gestão é o documento que define a estrutura do Sistema Integrado de
Gestão, organizado por pontos, com paginação sequencial.
O primeiro ponto estabelece a organização do documento, o segundo apresenta a
SERVICLEAN e o terceiro define a estrutura organizacional, os restantes pontos
encontram-se directamente relacionados com os elementos que constituem os requisitos
das normas de referência.
O Manual de Gestão é elaborado no formulário “Manual de Gestão” (FORM-004) e
apresenta a seguinte estrutura:
- 1ª Página:
 Logotipo da SERVICLEAN;
 Referência “MG”;
 MANUAL DO SIG SERVICLEAN no cabeçalho e no corpo do documento;
 Revisão;
 Data de emissão;
 Paginação;
 Rubrica de quem emitiu, verificou e aprovou.

As restantes páginas contêm as mesmas informações da primeira página, excepto a

inscrição “Manual de Gestão do SIG SERVICLEAN” no corpo do documento e da Rubrica
de quem emitiu, verificou e aprovou.

6.5 Elaboração da Documentação do SIG – Procedimentos/Instruções de Trabalho

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Os procedimentos e as instruções de trabalho são formalizados e caracterizados através do

formulário FOR-QSSA-001-Estrutura da Informação Documentada.

A formatação dos procedimentos e das instruções é a mesma em que é regido este

documento.

6.5.1 Conteúdo dos Procedimentos/Instruções de Trabalho

O conteúdo de cada procedimento / instrução de trabalho fica ao critério de cada área,
podendo no global abordar os seguintes pontos:

Descreve a razão da existência do documento com base na

1.Objectivo
definição da sua finalidade específica.
Estabelece os elementos da Estrutura organizacional a que
2.Âmbito
as disposições do documento se aplicam.
Relativo a documentação utilizada de suporte para a
3.Documentação
aplicação do documento (Procedimento ou Instrução de
Associada
Trabalho).
Devem ser relacionadas pelo elaborador do documento
(Procedimento / Instrução de Trabalho), a definição de siglas
4.Siglas e Definições
e termos existentes no documento, cujo esclarecimento
apoiem seu entendimento.
Efectua-se neste ponto a apresentação detalhada das
responsabilidades para a realização das actividades
5.Responsabilidades
apresentadas no ponto 6, ou pode-se optar por incluir as
responsabilidades na própria descrição.
Estabelece o modo de execução da tarefa, pode ser
6.Descrição
descritiva ou efectuada através de Fluxograma.
7.Registos de Gestão Devem ser relacionados todos os registos gerados pela
Aplicáveis aplicação do documento.
Relacionar anexos aplicáveis ao procedimento (tabelas,
8.Anexos
figuras, diagramas, etc).

Nota: caso sejam utilizados fluxogramas, esses devem seguir as orientações abaixo:

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6.6 Elaboração da Documentação do SIG – Descrição dos Processos

O conteúdo da Descrição de Processo deve conter os seguintes pontos, conforme o FOR-
QSA-003:
1. Fornecedores Indicar fornecedores (internos e externos) do processo
2. Entradas Informações, recursos, solicitações, etc, que são
necessárias para se inicializar e realizar as actividades do
processo
3. Negócio Objectivo(s) do processo
4. Produtos / Serviços Saídas do processo.
5. Clientes Aqueles que, interna ou externamente, recebem as saídas
dos processos.
6. Recursos Equipamentos, instrumentos, infra-estrutra e recursos
humanos necessários para realizar as actividades do
processo.

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7. Metodologia Orientações, documentadas ou não, para se realizar as

actividades do processo.
8. Riscos Desvio (negativo ou positivo) em relação ao resultado
esperado do processo
9. Acções Mitigadoras Acções para reduzir ou eliminar os riscos do processo
10. Necessidades da Partes Necessidades dos envolvidos com os resultados do
Interessadas processo
11. Indicador Critério mensurável do desempenho do processo
10. Como Coletar / Maneira de medir e frequência com que se realiza obtém o
Frequência indicador

6.7 Elaboração da Documentação do SIG – Padronização Gráfica e Margens

Para digitação dos Procedimentos, Instruções de trabalho e Manuais deve-se utilizar a fonte
(letra) Arial, corpo 12, cor preta. O corpo da letra poderá ser menor em notas explicativas,
em tabelas ou em fluxogramas. O texto deve ter o alinhamento “justificado”. Os Títulos e
Subtítulos deverão ser negritados. O espaçamento entre as linhas deverá ser 1,5. O
espaçamento entre um título e outro , e entre os parágrafos deverá ser de (Antes: 0; Depois:
6).
As margens básicas que devem ser utlizadas são:
 Margem superior: 3 cm;
 Margem inferior: 2 cm;
 Margem direita: 2 cm;
 Margem esquerda: 2 cm.

6.8 Elaboração, Verificação, Aprovação, Distribuição e Controlo

Sempre que um procedimento ou uma descrição de processo é elaborado pela primeira vez,
é considerado revisão 00. Se o documento for alterado, dá lugar a uma nova revisão. A
revisão é sempre identificada por numeração sequencial.

A paginação dos procedimentos, da descrição de processo seguirá a que é utilizada neste

procedimento.

As responsabilidades para elaboração, verificação e aprovação de Procedimentos e

Descrições de Processos estão definidas no item 5.3.

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Qualquer pessoa a quem seja atribuída a elaboração de um procedimento deve assegurar-

se de que este é claro e simples, podendo recorrer a esquemas, desenhos e diagramas
sempre que tal se mostre vantajoso.

Após a aprovação do procedimento, o Gestor do Sistema Integrado de Gestão procede à

sua distribuição de acordo com o definido no item 6.9.

NOTA: Os documentos devem ser analisados criticamente pelo menos uma vez a cada
24 meses.

6.9 Distribuição da Documentação do SIG

O Gestor da QSSA avalia junto com o elaborador do documento quais são os colaboradores
que devem receber cópia do mesmo e, em função disso, procede sua distribuição.

A distribuição deve ser feita em formato papel, com carimbo de “CÓPIA CONTROLADA”. As
mesmas deverão ser efectuadas a partir do original do documento.

As cópias serão entregues aos detentores autorizados. As actualizações dos documentos

deverão ser efectuadas em substituição dos documentos obsoletos nas pastas dos
detentores.

Cada original obsoleto deve ser identificado com carimbo de “OBSOLETO” e arquivado pelo
Departamento da QSSA em pasta própria.

Aquando da distribuição dos documentos actualizados, os respectivos detentores

procedem à destruição das cópias obsoletas.

Nota: Os documentos sem carimbo são considerados “cópias não controladas”. O

carimbo a colocar na documentação deve ser aposto na primeira página de cada
documento, apresentando-se de cor vermelha.

6.10 Formulários do SIG

A numeração dos formulários é efectuada de acordo com o indicado no item 6.1 desse
documento. O Gestor da QSSA é o responsável por controlar a numeração sequencial.

Os formulários são distribuídos aquando da distribuição das instruções de trabalho ou dos

procedimentos. Quando há necessidade de efectuar revisão ao formulário, cada área
elabora os seus formulários, que são depois entregues ao Gestor da QSSA para proceder à
sua distribuição.
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6.11 Gestão de Registos do SIG

Os dados contidos nos diversos registos do SIG são da responsabilidade dos emissores. A
verificação e aprovação desses dados são feitas pelo responsável da área.

Os dados que se encontram em suporte informático devem ser duplicados (backups) e a

sua gestão, manutenção e controlo deve ser realizado de acordo com a Instrução IT-GIN-
001 Realização de Backups.

Os registos do SIG são arquivados em pastas, ou em outros elementos de arquivo, cuja

designação, método de arquivo e localização fazem parte do registo “Plano de Arquivo”
(FOR-QSSA-018).
É da responsabilidade de cada área zelar pelo bom acondicionamento dos registos do
SIG, mantendo-os devidamente arquivados em locais protegidos contra perda e
deterioração, de forma a serem consultados e prontamente acessíveis quando
necessário.

Após o tempo de manutenção em arquivo definido no modelo “Plano de Arquivo” (FOR-

QSSA-018), estes podem ser destruídos, por decisão do responsável da área. A
destruição é feita de forma a garantir a inutilização dos documentos (exº. destruidora de
papel; empresas de reciclagem de papel).

A gestão e controlo do arquivo morto competem ao responsável de cada área.

6.12 Controlo de Documentos Externos

Para os documentos externos aplicáveis ao SIG, são providenciadas cópias junto aos
órgãos emissores. O Gestor da QSSA deve elaborar e manter actualizada a Lista Mestra
de Documentos (FOR-QSSA-002), com a relação dos documentos externos aplicáveis.
NOTA: Os originais dos documentos externos são arquivados pelo Gestor da QSSA.

7 REGISTOS APLICÁVEIS
FOR-QSSA-001 - Estrutura da Informação Documentada
FOR-QSSA-002 - Lista Mestra de Documentos;
FOR-QSSA-018 - Plano de Arquivo.
MG-QSSA-001 - Manual do Sistema Integrado de Gestão.

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8 ANEXOS
Não aplicável.

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