Formação de Auditores Internos

ISO 9001:2015
 AGENDA

1) Fundamentos da Formação de Auditores Internos;

2) Orientações adicionais para auditores;

3) O processo de auditoria interna;

4) Auditoria na prática.
1) Fundamentos da Formação de
Auditores Internos

ISO 9001:2015
 Os termos e definições Auditoria
Processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de
auditoria e avaliá-las objetivamente, determinando a extensão na qual os
critérios de auditoria são atendidos.

Processo de Auditoria

É uma investigação sistemática de um sistema de gestão documentado e sua

implementação para determinar sua eficácia.
OBJETIVOS DA AUDITORIA

 Determinar a eficácia e conformidade de um sistema de gestão, além de

proporcionar a melhoria contínua;

 Verificar se as “regras” estabelecidas estão aplicadas e se estas “regras” são

pertinentes;

 Identificar oportunidades de melhoria ao sistema de gestão; Atender requisitos

legais e regulamentares;

 Preparar uma organização para uma certificação.

OS TIPOS DE AUDITORIA

Categorização por Categorização Categorização por

Finalidade: pela Abrangência:
Documentação
Primeira Parte Sistema
Adequação Process
Segunda
Conformidad o
Parte Terceira
e Produto
Parte

 Presenciais: São realizadas no local do auditado.

 Remotas: Se referem ao uso de tecnologia para coletar

informação ou entrevistar um auditado, quando métodos “cara
a cara” não são possíveis ou desejáveis.
OS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DA AUDITORIA

Proporcionar maior confiança ao gerenciamento e aos clientes com uma

boa imagem junto às partes interessadas;

Facilitar a comunicação entre as várias partes da empresa;

Identificar problemas operacionais e prevenir acidentes;

Realimentar o sistema através de ações corretivas e preventivas.

OS PRINCÍPIOS DA AUDITORIA

Integridade

Apresentação justa

Cuidado

Confidencialidade

Independência

Evidência
CARACTERÍSTICAS DO AUDITOR

O que não pode faltar em um auditor?

 Colaboração e ética;
 Mente aberta e ação firme;
 Diplomacia e observação;
 Percepção e versatilidade;
 Tenacidade e autoconfiança;
 Aberto a melhorias;
 Sensibilidade cultural.
TÉCNICAS DE AUDITORIA

Não deixe os problemas guiarem a Auditoria - use a checklist como guia;

Obtenha uma visão completa do problema – “5 Porquês”.

Conduza as entrevistas;

Quando um problema não é significante, continue adiante;

Documente tudo o que for examinado (Recolher informações suficientes para

poder analisar a situação e concluir sobre a conformidade com a norma).
2) Orientações adicionais para
auditores

ISO 9001:2015
 ABORDAGEM DE PROCESSO PARA AUDITAR

O que é?

Para todas normas o uso de uma “abordagem de processo” é

um requisito de sistema de gestão da ISO de acordo com a
ISO/IEC Directives, Part 1, Annex SL.

 Convém que os auditores entendam que auditar um sistema de gestão é

auditar processos de uma organização e suas interações em relação a
uma ou mais normas de sistema de gestão;
 Resultados coerentes e previsíveis são alcançados mais eficientemente
quando atividades são entendidas e gerenciadas como processos inter-
relacionados que funcionam como um sistema coerente.
 JULGAMENTO PROFISSIONAL
Recomendações
Convém que os auditores apliquem julgamento
profissional durante o processo de auditoria e evitem se
concentrar em requisitos específicos de cada seção da
norma, às expensas de alcançar o resultado pretendido
do sistema de gestão.

Algumas seções de normas de sistema de gestão da ISO não se prestam

prontamente à auditoria em termos de comparação entre um conjunto de
critérios e o conteúdo de um procedimento ou instrução de trabalho. Nestas
situações, convém que os auditores usem seu julgamento profissional para
determinar se a intenção da seção foi atendida.
 ANALISANDO OS RESULTADOS DE DESEMPENHO

Resultados

 Foque no resultado pretendido do sistema de gestão ao longo

do processo de auditoria.
 O resultado do sistema de gestão e o seu desempenho são
o que conta.
 Considere o nível da integração de diferentes sistemas de
gestão

e seus resultados pretendidos.

A ausência de um processo ou documentação pode ser importante em uma
organização de alto risco ou complexa, mas não tão significativa em outras
organizações.
 VERIFICANDO A INFORMAÇÃO

Verificação

Até onde praticável, convém que os auditores considerem se a informação

fornece evidência objetiva suficiente para demonstrar que os
requisitos estão sendo atendidos, assim como se a informação é:

1. Completa: todo o conteúdo esperado está contido na informação documentada.

2. Correta: o conteúdo está conforme com outras fontes confiáveis, como normas e
regulamentações.
3. Coerente: a informação documentada é coerente em si e coerente
com documentos relacionados.
4. Atual: o conteúdo está atualizado.
 Etapas
 Convém que seja também considerado se a informação que está sendo
verificada fornece evidência objetiva suficiente para demonstrar que requisitos
estão sendo atendidos.

 Se informação for fornecida de maneira diferente da esperada (por exemplo, por

pessoas
diferentes, meios alternativos), convém que a integridade da evidência seja
avaliada.

 Cuidado específico é necessário para a segurança da

informação devido a regulamentações aplicáveis à
proteção de dados (em particular para informação que esteja
fora do escopo da auditoria, mas que também está contida neste
documento).
 CONHECENDO A AMOSTRAGEM DE AUDITORIA

O que é?

Amostragem de auditoria é realizada quando não é prático ou oneroso

examinar todas as informações disponíveis durante uma auditoria.

 O objetivo da amostragem de auditoria é fornecer informação para que o

auditor tenha confiança de que os objetivos de auditoria podem ser ou serão
alcançados.

 O risco associado à amostragem é que as amostras podem não ser

representativas
da população da qual elas são selecionadas.
 O QUE ENVOLVE A AMOSTRAGEM DE AUDITORIA?

Passo a passo

A amostragem de auditoria usualmente envolve os seguintes passos:

 Estabelecer os objetivos da amostragem e um método de amostragem;
 Selecionar a extensão e a composição da população a ser amostrada;
 Determinar o tamanho da amostra a ser tomada;
 Conduzir a atividade de amostragem;
 Compilar, avaliar, relatar e documentar resultados.

Convém que a seleção de uma amostra apropriada seja baseada no

método de amostragem e no tipo de dados requeridos, por exemplo,
para inferir um padrão particular de comportamento ou extrair
inferências sobre uma população.
 A EVIDÊNCIA OBJETIVA NO CONTEXTO DE AUDITORIA
Itens

Para fazer isso, convém que os auditores considerem evidência objetiva relacionada
ao seguinte:

1. Processo(s) ou método(s) usado(s);

2. Adequação e competência das pessoas que contribuem para o(s) processo(s);

3. Resultados do(s) processo(s);

4. Aplicação dos resultados para determinar o escopo e o desenvolvimento do

sistema de gestão;

5. Análise crítica periódica de contexto, conforme apropriado.

PREPARANDO DOCUMENTOS DE TRABALHO DE AUDITORIA

Documentos

Ao preparar documentos de trabalho de auditoria, convém que a equipe

de
auditoria considere as questões abaixo para cada documento:

 Qual registro de auditoria será criado usando este documento de trabalho?

 Qual atividade de auditoria está ligada a este documento de trabalho específico?

 Quem será o usuário deste documento de trabalho?

 Qual informação é necessária para preparar este documento de trabalho?

 SELECIONANDO FONTES DE INFORMAÇÃO
Fontes

As fontes de informação selecionadas podem variar de acordo com o escopo e a

complexidade da auditoria, e podem incluir:

Entrevistas Observações Informação

Registros Dados Feedback

3 PASSOS PRÁTICOS PARA APLICAR O QUE VOCÊ APRENDEU

1 Avaliação e levantamento de fontes de informações para a auditoria;

2 Técnicas de amostragem;

3 Avaliação de requisitos gerais e estratégicos (contexto, riscos e liderança);

3) O processo de auditoria interna

ISO 9001:2015
ETAPAS DA AUDITORIA

Planejamento das Auditorias

Execução
Resultados da auditoria da Preparação da Auditoria
Auditoria

Acompanhamento do Pós-auditoria

Programa Preparação Execução Resultado

Pós-
das da da da
Auditoria
Auditorias Auditoria Auditoria Auditoria
 PROGRAMA DAS AUDITORIAS

O que é?

Planejamento macro das auditorias de um determinado ciclo da sua

empresa.

No Programa das Auditorias, devemos considerar:

A situação atual de implementação de um sistema de gestão;

A importância do processo a ser auditado;
O resultado de auditorias anteriores e a imparcialidade dos auditores;
A análise crítica do sistema de gestão;
Eventuais alterações nos procedimentos de trabalho da empresa;
 GERENCIANDO O PROGRAMA DAS AUDITORIAS

Checklist

No Programa, convém conter:

 Objetivos das auditorias (intenção e prioridades da empresa);

 Abrangência e duração;
 Procedimentos, critérios e métodos de auditoria;
 Seleção da equipe (papéis e responsabilidades) e recursos;

A alta direção apresenta os objetivos no programa das

auditorias.
EXEMPLO DE UM PROGRAMA DAS AUDITORIAS
PREPARAÇÃO DA AUDITORIA
Auditor

Aqui a Auditoria se inicia e as responsabilidades do Auditor são:

 Contato inicial com o Auditado (apresentação formal, confirmações, arranjos,

solicitações
de documentos e recursos);
 Determinar a viabilidade da auditoria (informações, cooperação, tempo e
recursos;
Preparar as atividades da Auditoria:
 Análise crítica da documentação (provida pelo auditado);
 Preparação do Plano de Auditoria;
 Designar trabalhos para a equipe (instruções e divisão da
auditoria);
 Preparar documentos de trabalho – checklists.
 PREPARAÇÃO DA AUDITORIA

Plano de Auditoria

Convém ter no Plano de Auditoria:

 Objetivos da Auditoria;
 Escopo (empresa e processos a serem auditados);
 Critérios e documentos de referência;
 Local, data, responsável (5W2H);
 Papeis e responsabilidades;
 Recursos.

O Plano de Auditoria é um cronograma daquela auditoria.

EXEMPLO DE UM PLANO DA AUDITORIA
 PREPARAÇÃO DA AUDITORIA

Resultados

Uma auditoria é um processo amostral.

Os resultados da auditoria são afetados pela qualidade e quantidade

da informação obtida:
 Obtendo informações;
 Observando atividades;
 Entrevistando o pessoal;
 Analisando criticamente a documentação.
EXECUÇÃO DA AUDITORIA

Dicas

As 7 questões utilizadas pelo auditor durante

a execução da auditoria:

Como? O quê? Quando? Onde? Quem? Por quê? Mostra-me.

 EXECUÇÃO DA AUDITORIA

Passo a passo

Reunião de abertura

Entrevista/observações

Consolidação das informações

Reunião de encerramento
 VERIFICANDO INFORMAÇÕES DURANTE A AUDITORIA

Passo a passo

Avaliação
Fontes de Coleta por Evidência de contra os Constatações Análise crítica
informação amostragem auditoria critérios de da auditoria de constatações
auditoria
VERIFICANDO INFORMAÇÕES DURANTE A AUDITORIA

Checklist

Gerando constatações de auditoria:

 Evidências de acordo com os critérios de auditoria;
 Podem evidenciar conformidade ou não conformidade;
 Classificação de não conformidades (gravidade) e ciência da NC pelo
auditado;
 VERIFICANDO INFORMAÇÕES DURANTE A AUDITORIA

Informações

 Dúvida em algum requisito: Retome às entrevistas para

sanar as pendências.

 O auditor coletou as informações: O benefício da dúvida é

a favor do auditado.
 NÃO CONFORMIDADES

Não esqueça!
Nunca esqueça de registrar:
 Que documentação verificou, título, revisão, número e outros dados
pertinentes;
 Que produtos/processos foram verificados;
 Qual equipamento e os dados necessários para verificar se o mesmo foi
calibrado;
 Local onde você esteve e com quem falou.
O que fazer?

O Auditor deve: O Auditor não

Basear suas observações deve:
e comentários nos Inferir no sistema
fatos identificados, que está auditando ou
buscando as evidências omitir opiniões.
objetivas.
QUAL A DIFERENÇA ENTRE FATO, INERÊNCIA E OPINIÕES?

Exemplo

A temperatura é de 17 °C na sala A, conforme observado

Fato
no termômetro calibrado n° 15 no dia xx/xx/xxxx às 14h.

Inferência O aquecedor não funciona.

Opiniões Faz frio nesta sala.

 DOCUMENTAR A NÃO CONFORMIDADE

Deveres

Ao identificar uma não-conformidade o auditor deve:

 Notificar ao auditado;
 Validar junto ao auditado;
 Anotar em local próprio;
 Classificar a NC (com a equipe auditora):
• Assegurar que houve análise adequada antes de escrever a não-conformidade;
• Toda NC precisa de um follow-up de ação corretiva;
• Determinar significância: NCs médias ou graves podem levar a um
acompanhamento pós- auditoria (auditoria de follow-up, caso seja de 3ª parte).
 Como?

Ao redigir uma constatação de auditoria, o auditor deve:

Não conformidade Evidência objetiva Referência

Identificar a referência
Precisar, através de
encontrada como válida e
Enunciar o fato evidências (fatos,
desenvolver um breve
constatado, de forma dados, documentos,
relato sobre o requisito
clara, abrangente e informações) que dão
(item
compreensível; veracidade à
normativo/documentação
informação;
da organização).
 EXEMPLO DE NÃO CONFORMIDADE

Pratique!

Fato Utilização de documento em versão ultrapassada.

Evidenciou-se no processo de fabricação a instrução de trabalho IT.006

Evidência – Montagem de parafusos na versão de 29/10/05, enquanto que na lista
mestra de documentos a versão válida é de 05/12/07.

Conforme o item 7.5.3 letra a da ISO 9001:2015, as versões pertinentes

Referência ou critério de documentos aplicáveis devem estar disponíveis nos locais de uso.
COMUNICAÇÃO DE NÃO CONFORMIDADE

Onde?

Comunicação de não-conformidade deve ser indicada 4 vezes:

• Inicialmente, o sintoma é identificado ao guia;

• Quando a não conformidade é identificada, o responsável pela

administração é notificada;

• Durante a reunião de encerramento a não-conformidade é

confirmada;

• No relatório da auditoria todas as não-conformidades devem

ser identificadas.
EXECUÇÃO DA AUDITORIA

Preparação
Preparando as conclusões da auditoria:
 Reunião da equipe de auditoria antes da reunião
final;
 Análise das constatações de auditoria;
 Acordo das conclusões;
 Alinhar NC (caso existam);
 Alinhar recomendações;
 Alinhar acompanhamento pós-auditoria (caso
necessário).
 RELATÓRIO DE AUDITORIA

Como fazer?

O relatório de auditoria deve incluir os seguintes itens:

 Informações da auditoria;
 Auditores e auditados;
 Não conformidades e observações;
 Conclusão.

Concluir a auditoria:
 Devolvendo os documentos pertinentes aos auditados.
 ACOMPANHAMENTO PÓS AUDITORIA

Pós auditoria

 Analisar as causas das não-conformidades constatadas;

 Definir as correções e as ações corretivas e/ou preventivas a

serem efetuadas;

 Implantar as soluções de acordo com planos de ação que

serão estabelecidos;

 Analisar a eficácia das soluções implantadas e registrar os resultados;

 Corrigir desvios.
Pós auditoria

Correção Ação tomada para eliminar o efeito de uma não-conformidade

identificada;

Ação tomada para eliminar a causa de uma não-conformidade

Ação corretiva
identificada ou outra situação indesejável;

Ação tomada para eliminar a causa de uma não-conformidade

Ação preventiva
potencial prevenindo a sua ocorrência.
 Checklist

O auditor, após o prazo estabelecido para

a correção das não-conformidadespelos responsáveis definidos pela
organização, deve:
 Avaliar se as ações efetuadas pela organização para a correção das não
conformidades;
foram efetivas, de forma a evitar a sua recocorrência;
 Verificar se os resultados das ações efetuadas foram
registrados e se os registros de auditoria foram fechados.

Caso a não-conformidade não tenha sido tratada, o auditor

deverá avaliar se isto colocará em risco a conformidade do
sistema de gestão da organização com as normas.
5 PASSOS PARA PRATICAR O QUE VOCÊ APRENDEU

1 Papéis e responsabilidades;

2 Abrangência da auditoria;

3 Riscos do programa (falha de planejamento, recursos e equipe);

4 Procedimentos, critérios, métodos e recursos;

5 Resultados, registros e futuras melhorias no Programa das Auditorias.

APLIQUE A NÃO CONFORMIDADE!

Pratique!

A indústria Chemical Cosmetics estava recebendo muitas reclamações

sobre a textura de seus hidratantes. No dia 02/08/2014, às 10h, foi realizada
uma auditoria e o auditor observou no reator da linha 5 uma pressão igual a
2,8 bar, uma temperatura igual a 128
°C e uma vazão igual a 1,2 m³/min. Esses parâmetros são muito
importantes para garantir a qualidade e padronização dos produtos.
O auditor foi consultar a especificação do processo PSC02 e os
parâmetros devem ser: pressão a 2,4 – 2,6 bar, temperatura a 128 – 132 °C
e vazão a 1,10 – 1,15 m³/min.

Defina e escreva qual é o fato, a inerência e a opinião do problema

proposto.
Sugestão:

 Fato: No dia 02/08/2014, às 10h, foi realizada uma auditoria e o auditor

observou no reator da linha 5 uma pressão igual a 2,8 bar, uma temperatura
igual a 128 °C e uma vazão igual a 1,2 m³/min. Constatou-se não
conformidade nos parâmetros de pressão e vazão, ambos acima do
permitido na especificação do processo PSC02.

 Inferência: Esses parâmetros são muito importantes para garantir a

qualidade e padronização dos produtos.

 Opiniões: A vazão excessiva foi o que causou a reclamação de

textura.
FORMS
4) Auditoria na prática

ISO 9001:2015
INICIANDO UMA AUDITORIA NA PRATICA

1 Determinar guia;

2 Verificar não conformidades fechadas;

3 Utilização de logomarcas.
TRILHA DE AUDITORIA

1 Rastreabilidade

Sequência lógica 2

3 Conferência e validação
 CONDUZINDO ENTREVISTAS

Como?

 Identificação da informação documentada do processo;

 Fluxo das Informações;

 Sequência lógica das perguntas;

 Maturidade das perguntas;

 Adequação das evidências a serem buscadas no Processo.

 AVALIANDO A INFRAESTRUTURA, CONTEXTO E AMBIENTE

Como?

 Observação atenta aos arredores;

 Avaliar postura e conduta dos entrevistados;

Avaliar condições do ambiente em geral: temperatura, ventilação, umidade,

tensão dos participantes, clima durante reuniões e entrevistas;

 Grau de preparo dos colaboradores quanto ao conhecimento do SGQ

(Política, ITs, responsabilidades, riscos, treinamentos) – Perguntas pertinentes;
REGISTRANDO AS EVIDÊNCIAS OBJETIVAS

O que procurar?

 Procedimentos publicados
 Estrutura e Organização
 Operações reais
 Comunicações Publicadas
 Pontos de Controle
 Avisos de Conscientização
 Registros Operacionais
 Violações de Segurança
 Registros de Processos
 Infraestrutura
 Registros de Segurança
Como registrar?

 Identifique o documento: número de controle, revisão, data,

responsáveis, assinaturas, carimbos;

 Registros de evidências observadas:

1. Temperatura em termômetro: identificar o equipamento pelo código de

controle e local da instalação;

2. Quadro de Gestão à vista: Identificar documentos afixados, eventuais

avisos conforme registrados.
Exemplo
 RELATÓRIO DE CONSTATAÇÕES E OBSERVAÇÕES

Documento

O que contém no documento:

 Documento da organização utilizado como base;

 Qual a área ou processo está envolvido na não conformidade;
 Classificação da não conformidade;
 Paragrafo da ISO 9001 usado como referência para identificar o requisito
afetado em cada caso.
ELABORAÇÃO DOS REGISTROS DE CONSTATAÇÕES E OBSERVAÇÕES
Folha de Observações

Documento de apontamento para observações mais

descritivas
ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO FINAL DE AUDITORIA
O que deve ter?

 Nome da organização;  Objetivo da auditoria;

 Resultados da auditoria;
 Norma de referencia;
 Pontos fortes da organização;
 Escopo;
 Conformidades constatadas;
 Requisitos não aplicáveis;
 Detalhamento das não conformidades constatadas;
 Data da auditoria;
 Colaboradores entrevistados;

 Equipe auditora;  Conclusão da auditoria;

 Liderança responsável;
TRATAMENTO E ENCERRAMENTO DE NÃO CONFORMIDADES
Exemplo
 O QUE TEM EM UM PLANO DE AUDITORIA?

Não pode faltar!

Data Hora Local Pessoa

responsável

Exemplo

8h30 - Reunião de abertura

9h00 - Processo de vendas
 5 PASSOS PARA PRATICAR O QUE VOCÊ APRENDEU!

1. Documentos necessários para planejar uma auditoria interna da ISO

9001:2015;

2. Documentos e ferramentas utilizados na rotina da execução de auditorias

internas;

3. Conceitos e termos aplicados nas rotinas de auditorias;

4. Postura, linguagem e olhares para uma boa auditoria;

5. Ferramentas e cuidados para dar continuidade a um programa. de auditoria

interna;
REGISTRANDO AS NÃO CONFORMIDADES
Exemplo

A empresa XPTO Ltda fabrica ração para aves. Enquanto realizada uma

auditoria na Produção, o auditor observa que a máquina Extrusora-05,

em operação, está configurada com os seguintes parâmetros:

 Medidor de pressão: 2,8bar;

 Termômetro externo: 30ºC;

 Medidor de fluxo: 1,2m3/min.

Todos os instrumentos tem adesivos de calibração válida.

O Auditor pede para ver a especificação de processo para aquele
posto. O operador
mostra a versão atual da especificação PSC-02, que estipula os
seguintes parâmetros de processo:

Pressão: 2,5 ±0,1 bar;

Temperatura externa: 30 ± 2,0 ºC;

Fluxo: 1,12 ~ 1,18 m3/min.

O auditor verifica o controle dos últimos dias e nota que as leitura de
parâmetros não foram registradas desde a última troca de turno, há 4
horas. O operador explica que ele estava ocupado limpando a extrusora
de uma outra linha e não teve tempo de tomar as leituras. O auditor já
havia analisado o Procedimento PRO-EXT-05 que, de fato, requeria a
verificação e registro dos parâmetros de processo a cada hora. Uma
maior investigação mostrou que todo o lote produzido naquele turno
não atendia aos requisitos.
Considerações:

 Qual requisito principal devemos ter em mente ao avaliar

esse ponto?
 Qual tipo de remarca pode ser apontada nesse caso, se aplicável?