Procedimento

Controle de documentos e registros

Número do
Número de revisão: Data de emissão:
documento:
01-01 Rascunho
Proprietário do documento: Aprovado por:
COORDENADOR DE SISTEMAS DE GERENTE DE QUALIDADE
QUALIDADE

1. Escopo
Este procedimento é aplicável a toda a documentação interna do Sistema de Gestão da
Qualidade, bem como à documentação externa/confidencial relevante.

2. Responsabilidade
2.1. O Coordenador de Sistemas de Qualidade é responsável por garantir que este
procedimento seja implementado.
2.2. Todos os funcionários precisam estar cientes do conteúdo deste procedimento e
cumprir os requisitos.
2.3. É responsabilidade de cada gerente/supervisor departamental garantir que todos os
documentos/registros permaneçam legíveis e facilmente identificáveis

3. Definições
3.1 Documento: Papel escrito, impresso ou eletrônico que contém o documento original,
oficial ou legal
forma de algo e pode ser usado para fornecer evidências ou informações
decisivas.
3.2 Registro: Um registro fornece evidência objetiva de que algum tipo de sistema necessário
atividade ocorreu. Este é um formulário preenchido.

4. Abreviações
WI: Instruções de trabalho
POP: Procedimento operacional Padrão
QSC: Coordenador de Sistemas de Qualidade

5. Geral

6. Formatos e numeração
6.1 Caracterização
 Cada elemento do Sistema de Gestão da Qualidade recebeu um número conforme
abaixo :
ELEMENTO ELEMENTO
NÃO:
01 Controle de documento
02 Comunicação
03 Responsabilidade de gestão
04 Melhoria continua
05 Audição interna
06 Controle de Não Conformidades
07 Ação Corretiva/Preventiva
08 Segurança alimentar
09 Saúde e segurança no trabalho
10 Ambiental
11 Material recebido
12 Em processamento
13 Produtos Acabados
14 Engenharia
15 Garantia da Qualidade
16 Treinamento
17 RH
18 Oferta de mercado
20 Gestão de Continuidade de Negócios
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 6.2 Numeração

01-01 Refere-se ao primeiro procedimento no Elemento 01

01 - 01 - 01 Primeira instrução de trabalho ou Procedimento Operacional Padrão sob o

WI/SOP primeiro procedimento do Elemento 01
Observação: instrução de trabalho ou Procedimento Operacional Padrão é
diferenciado pelo WI e SOP
01 - 01 - 01 F1 Primeiro formulário da primeira instrução de trabalho ou POP do primeiro
procedimento do Elemento 01

01 - 01 - 01 WA1 Primeiros socorros de trabalho sob a primeira instrução de trabalho ou POP

sob o primeiro procedimento do Elemento 01

6.3 Formatação
 Todos os procedimentos do sistema serão formatados de acordo com o Procedimento
de Controle de Documentos 01-01.
 Todas as instruções de trabalho e formatos SOP estão disponíveis e padronizados de
acordo com os modelos em branco.

7. Criação/Alteração de Documento ou Registro

7.1 Qualquer funcionário pode solicitar a criação, alteração ou alteração de um

documento/registo, mas apenas o proprietário do documento pode autorizá-lo.
7.2 O redator de um documento pode ser a pessoa mais envolvida no escopo do
documento ou o proprietário do documento.
7.3 Qualquer novo documento/registro pode ser usado por um mês sob um período de
“TESTE”, depois deve ser finalizado e encaminhado ao QSC para revisão.
7.4 A alteração de documento/registro pode ser iniciada por dois métodos:
Cópia impressa - destaque o número do documento, faça as alterações aplicáveis
no documento (anexe outras notas). Tenha o documento assinado pelo
proprietário do documento e envie ao QSC.
Eletrônico – faça alterações e exclusões aplicáveis em cores diferentes. Email
para o proprietário do documento que o encaminhará ao QSC.
7.5 O Gerente de Qualidade e o QSC analisarão as alterações para garantir que a
integridade da conformidade não seja comprometida .

8. Aprovação e Liberação

8.1 Uma vez criado ou modificado, um documento/registo deverá ser aprovado pelo
respetivo chefe de departamento antes de poder ser emitido pelo QSC.
8.2 As aprovações são fornecidas por e-mail.
8.3 O QSC salvará os e-mails de aprovação em k:/drive como um registro formal.
8.4 Após a aprovação formal, o documento é armazenado no K:/Drive QMS Docshare.
8.5 O QSC atualizará o registro mestre do documento.
8.6 O documento antigo é movido para a pasta obsoleta com o número de revisão antigo
incluído no título.

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 8.7 O QSC emitirá o documento/registro novo/revisado para as respectivas pessoas por e-
mail.
8.9 O QSC salvará os e-mails de 'problema' em k:/drive QMS Docshare como um registro
formal
de Aprovação.

8.10 Quando documentos/registros novos ou revisados são emitidos, o proprietário é

responsável por
destruindo cópias obsoletas.

9. Revisão de documentos
 Todos os procedimentos/instruções de trabalho/registros devem ser revisados durante
o processo de procedimento de Auditoria Interna e referência feita à
documentação relevante.

10. Armazenamento e Recuperação de Documentos/Registros

10.1 Toda a documentação do sistema, políticas, procedimentos, instruções de trabalho,

formulários e auxílios de trabalho
Pode estar prontamente disponível no diretório de rede do servidor – Group Dir/K/-
Docshare/Sistema de Gestão da Qualidade.
10.2 Todos os documentos e registros devem ser armazenados de forma segura e
protegidos contra danos, perdas e apropriação indevida .
10.3 Todos os registros são armazenados de forma que sejam facilmente identificados e
facilmente recuperáveis, seja em cópia impressa ou eletrônica.
10.4 O departamento exibirá uma cópia impressa da “ Lista de exibição de
registros/documentos 01-02 F1 ”, que descreve a fácil recuperação de registros.

11. Distribuição de documentos:

11.1 Um documento pode ser impresso por qualquer funcionário, mas só é válido no dia da
impressão, a partir daí o documento fica descontrolado. Isso está anotado na parte
inferior de cada página do documento.
11.2 Os documentos a exibir ou conservar por mais de um dia só podem ser autorizados
pelo responsável do respetivo departamento.
11.3 O Arquivo de Emissão de Documentos deve ser preenchido pelo chefe do
departamento antes que um documento possa ser liberado para exibição.
11.4 Todos os procedimentos, instruções de trabalho, auxílios de trabalho e POPs exibidos
conterão um carimbo “ CÓPIA CONTROLADA ” em tinta verde.
11.5 Todos os documentos exibidos deverão ser registrados no Registro de Distribuição
de Documentos do CQS.

12. Retenção/Disposição de Registros

12.1 Os períodos mínimos de retenção de registros serão registrados na lista mestre de

documentos.
12.2 Os registros anteriores ao período mínimo de retenção podem ser mantidos de forma
segura ou destruídos.
12.3 Os registros devem ser disponibilizados para fins de auditoria e inspeção.

13. Documentos de Origem Externa

13.1. Documentos externos incluem, mas não estão limitados a autorizações, licenças,
MSDS, COA, requisitos legais, por exemplo, leis, estatutos, etc. Todas as cópias
impressas de origem externa serão registradas no Registro de Documentos
Externos . Os fornecedores serão responsáveis pela emissão da última revisão de
todos os seus documentos.
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 13.2. Mídia eletrônica
Arquivos de backup computadorizados de todos os documentos de qualidade de
revisão mais recentes são mantidos em segurança. O Departamento de TI fará backup
dos arquivos semanalmente. O acesso para editar a Documentação do Sistema é
controlado e acessível apenas pelo Departamento de Qualidade e Executivo de
Produção. O Departamento de TI garantirá que a proteção contra surtos e vírus seja
aplicada e mantida nos sistemas de computador da empresa.

13.3 Especificações de Materiais

Esses documentos, sejam eles impressos ou eletrônicos, ficarão protegidos nos
respectivos escritórios dos Administradores. Auxílios de Trabalho podem ser gerados
para auxiliar na produção e na confirmação da conformidade do produto.
Manuais Técnicos da Marca: Gabinete de Governança
Especificações do fornecedor: Laboratório de governança e entrada de mercadorias

13.4 Controle de Legislação

13.4.1 Os requisitos totais da atual legislação sul-africana estão listados e todos os

departamentos
os chefes (área de atuação) determinam os requisitos aplicáveis ao seu departamento.
Estes são avaliados com base na “necessidade” ou “gostar de ter”.
13.4.2 Um fornecedor respeitável de Legislação Eletrônica será nomeado para atender aos
requisitos determinados pela empresa.
13.4.3 Uma lista das Leis e Regulamentos relevantes estará disponível na Intranet da
Brandhouse.
13.4.4 Produtos de Exportação – a legislação é tratada e comunicada pela Equipe de Exportação
baseada na Cidade do Cabo.
13.4.5 O Provedor de Serviços fornecerá atualizações e alterações durante o período de
assinatura e uma atualização completa será fornecida anualmente.
13.4.6 As atualizações ou alterações deverão ser carregadas na intranet e o Gerente de
Governança deverá alertar o negócio sobre alterações ou atualizações.
13.4.7 A responsabilidade pelo cumprimento e comunicação com os órgãos legislativos é dividida
em áreas de responsabilidade. Os Diretores da Empresa e o Departamento Jurídico são
responsáveis por garantir que o negócio esteja em conformidade.
13.4.8 O gestor de Governança de Fornecimento é responsável por garantir que toda a legislação
aplicável de SHEQ seja implementada.
13.4.9 Na Instalação de Fabricação, a Legislação e os padrões serão resumidos para fácil
implementação e análise de lacunas. Os requisitos devem ser incluídos no Material de
Treinamento relevante.
13.4.10 As Consequências/Penalidades pelo não cumprimento dos Atos Relevantes serão
determinadas no momento da auditoria específica e o potencial para estas deverá ser
descrito nas seções relevantes do Sistema de Gestão da Qualidade.

14. Registro de Documentos

14.1 Todos os procedimentos, instruções de trabalho, auxílios de trabalho e

formulários serão registrados em um Mapa/Registro de Documentos para
facilitar a recuperação de documentos.
14.2 Todos os documentos exibidos serão registrados no Registro de Distribuição
de Documentos .
14.3 Todos os documentos externos são registrados no Registro de Documentos
Externos .

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 FLUXO DO PROCESSO DE CONTROLE DE DOCUMENTOS/REGISTROS

DOCUMENTOS
Políticas
Procedimentos
Instruções de trabalho
Procedimentos Operacionais Padrão
Auxiliares de Trabalho
Formulários

SI Novo? NÃ
M
O

Criar documento Editar documento, QSC: Registro das alterações salv

alterações destacadas em
vermelho NÃ
O
Documento aprovado Documento aprovado pelo
pelo HOD HOD

SIM QSC: Registro de aprovação sa

Revisão e atualização do
Revisão do sistema pelo sistema pela QSC
QSC

Documento aprovado
pelo HOD
-
SIM QSC: Registro de aprovação sa

Controle de
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posteriormente
pelo QSC Página5 de 6
Referências de documentos e formulários

N º do Período de
Nome do Documento Recuperação
documento. retenção

Registro de Documento Mestre 01-01 F2 N/D

Procedimento de Auditoria N/D
05-01
Interna
Registro de Documento N/D
01-01 F1
Externo
Registro de Distribuição de N/D
01-01 F3
Documentos
Formulário de emissão de N/D
01-02 F1
documento

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