O ELO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

Cadastro de Materiais
Cadastro de Fornecedores
Supply Chain
Governança de Materiais, clientes
e Fornecedores

REGRAS BÁSICAS
Projeto de saneamento e
Governança FERROPORT
 Versã Preparado por: Modificado Modificado por: Resumo Modificação:
o em:
V1.0 Marcello Martins
V2.0 11/2018 Carlos J. Santos Inclusão e atualização de regras.
V3.0 01/2023 Rodolfo Assumpção Inclusão e atualização de regras
V4.0 07/2023 Rodolfo Assumpção Inclusão e atualização de regras

O ELO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

 Sumário

CONTROLE DE VERSÃO 1

SUMÁRIO 2

INTRODUÇÃO 3

2
DEFINIÇÕES 4 - 5

REGRAS GERAIS - FORMATAÇÃO 6

REGRAS GERAIS - METODOLOGIA 7–8

REGRAS GERAIS - CONVENÇÕES 9 – 10

REGRAS E CONVENÇÕES ADICIONAIS 10 – 11

O ELO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

 INTRODUÇÃO
O propósito desse documento é consolidar regras e convenções que
nortearão as atividades de Saneamento de Cadastro de Materiais e
Governança de Materiais.
O documento descreve os principais conceitos, regras, procedimentos e
instruções gerais e específicas que serão utilizadas pelo time CH no
desenvolvimento dos trabalhos.
O mesmo deverá ser atualizado enquanto durar a relação comercial
entre as partes, tanto para criar novos tópicos quanto para atualizar os 3
existentes.

O ELO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

 DEFINIÇÕES
 Cadastro – É o conjunto de informações relativas a materiais, clientes e
fornecedores que irão compor a base da CLIENTE.

 Empresa Fabricante (Fabricante) - significa pessoa jurídica que produz

produtos e os comercializa para Empresas Fornecedoras ou para
consumidores finais;

 Empresa Fornecedora (Fornecedor) - significa pessoa jurídica que

adquire produtos das Empresas Fabricantes e os comercializam para outras
empresas. 4

 Item – Será considerado item os materiais sobressalentes de máquinas e

equipamentos, materiais auxiliares de produção, matérias-primas, produtos
acabados ou serviços.

 Item Específico – É todo componente ou sobressalente, produzido por

um único fabricante, para função e/ou aplicação específica em
determinado equipamento. Este item geralmente é comercializado pelo
próprio produtor do equipamento.

 Item Comercial – É todo componente ou produto que pode ser usado

em diversos equipamentos, normalmente produzido sob norma técnica
ou convenção e são comercializados por diversos distribuidores.

 SCM – Sistema de Cadastramento de Materiais, pertencente à CH,

gerencia a criação e manutenção do cadastro de materiais padronizados.
Este sistema está instalado nas dependências da CH e é operado pelos
seus técnicos.

 PDM - Padrão de Descrição de Materiais: são roteiros que auxiliam os

analistas da CH, bem como os CLIENTES, na formação de novas
descrições. Eles contêm as características básicas que descrevem um
material a fim de facilitar as compras e movimentações dos materiais
cadastrados. Os PDMs são gerenciados pelo SCM e colocados à
disposição dos CLIENTES através do WebForMat.

 PDS – Padrão de Descrição de Serviços – Desenvolvidos conforme a

NBS (Norma Brasileira de Serviços) e adequado a realidade operacional
de cada CLIENTE.

 Os PDMs e PDSs da CH estão protegidos pela Lei de Direito Autoral,

MC/FBN, Registro n°. 261.978.

 Pendência Técnica – Será criada uma Pendência Técnica quando uma

informação para identificação correta do item não existir na base a ser
saneada do cliente e não for possível para CH obter a mesma de forma
inequívoca.

O ELO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

  Conteúdo – São todas as informações referentes aos ITENS geridos pela
CH, mesmo que fornecidos por Empresas Fornecedoras ou Empresas
Fabricantes para descrever os seus produtos e serviços, inclusive quaisquer
respectivas atualizações, revisões e correções.

 Catálogo Eletrônico – significa o Conteúdo com informações dos ITENS

de CLIENTES, disponíveis em um Portal Privado pela CH. O Catálogo
Eletrônico corresponde às informações técnicas necessárias para descrever
os materiais que podem ser comercializados ou movimentados pelos
CLIENTES. Estas informações são compostas de descrições técnicas,
especificação técnica, classificação ou família de materiais, unidade de
5
medida, fabricantes, referências (part-number) e outras informações que
auxiliem a identificação de itens de Materiais e Serviços.

 WEBFORMAT – Portal da CH, disponível na internet, que permite aos

CLIENTES responder as pendencias técnicas, fazer consultas, solicitar
alterações e criações de novas descrições.

 Item Avaliado – Será considerado como Item avaliado todo aquele que
tiver sido processado em algum status, transitório ou definitivo, pela CH.

 Status Definitivo – Status final dado a cada material mediante sua

posição no saneamento, podendo ser FINALIZADO, DUPLICIDADE,
ENCERRADO COM PENDÊNCIA** e EXCLUIDO.

 Status Transitório – Status inicial dos materiais que ainda precisam de

alguma complementação para alteração para o status definitivo,
podendo ser NÂO AVALIADOS, PENDÊNCIAS NÃO ENVIADAS,
PENDÊNCIAS COM O CLIENTE e PENDÊNCIAS NA CH.

O ELO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

 REGRAS GERAIS - FORMATAÇÃO
1) Todos os itens são cadastrados em CAIXA ALTA;
2) Não são utilizadas acentuações ou caracteres especiais;
3) Os atributos são separados por ponto e vírgula (;), tanto no texto longo
como no texto curto;
4) A estrutura geral dos PDMs permite que as informações sejam organizadas
e padronizadas em:
a) Nome básico – nome principal do item;
b) Nome modificador – complemento do nome, servindo para ajudar a
identificar itens homônimos (ex.: PARAFUSO DIAZED (elétrico) /
PARAFUSO CAB SEXTAVADA (mecânico)) e a definir, quando 6
necessário, a melhor estrutura de PDM;
c) Atributos – características do item, podem ser tantos quantos
necessários para individualizar;
d) Unidades de medida – a CH trabalha com apresentação em seus
PDMs, o que reflete na definição da unidade de medida do item;
e) Fabricantes – tem campo próprio no SCM e podem ser relacionados
item a item, tantos quantos sejam necessários. Cada PDM tem definição
própria quanto a obrigatoriedade ou não dessa informação;
f) Referências – cada fabricante trabalha com sua estrutura de referência
comercial, e, uma vez indicado o fabricante, torna-se obrigatória a
indicação de sua referência para aquele item.

5) De uma forma em geral, as informações recebidas na base para

saneamento não são desprezadas. Mesmo que não possam ser
encaixadas como atributos, há no sistema campos próprios para os
mesmos: ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA e DADOS COMPLEMENTARES.
Essas informações serão incluídas ao final do texto longo, identificadas pela
expressão “DADOS EXTRAS”
Excetuam-se as redundâncias, erros ou informações que normalmente não
compõe cadastros técnicos; como: nome do usuário, telefone de
fornecedor, apelidos, etc.

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 METODOLOGIA
1 – Quando os itens apresentarem características técnicas diferentes e
estiverem sob um mesmo código, a CH realizará o desmembramento dos
mesmos. Caso sim, a FERROPORT receberá mensalmente os relatórios
analíticos dos casos identificados.

Excetuam-se os casos de materiais comerciais que funcionam e são

comercializados de forma conjunta.
Ex.: PARAFUSO/PORCA/ARRUELA, BOTINA 34 A 46.
FERROPORT – OK.
7
2 – Quando os itens apresentarem características técnicas iguais e estiverem
sob códigos diferentes, a CH realizará a consolidação dos mesmos, eliminando
a duplicidade de forma automática. A FERROPORT receberá mensalmente os
relatórios analíticos dos casos identificados para que seja feita a confirmação
da duplicidade e a indicação de qual código deverá permanecer e qual será
bloqueado.
FERROPORT – OK

2.1 – Quando houver a identificação de uma duplicidade entre um item

específico e um item comercial, será aplicada a mesma lógica citada no tópico
2, mas prevalecerá a descrição COMERCIAL do material, para que as
características técnicas fiquem claras no descritivo do mesmo.
FERROPORT – OK.

3 – Os sobressalentes específicos de máquinas e/ou equipamentos serão

cadastrados com as seguintes informações obrigatórias: NOME BÁSICO,
APLICAÇÃO, FABRICANTE e REFERÊNCIA (PART NUMBER).

3.1 – Devido a intercambialidade dos sobressalentes entre aplicações

(equipamentos) diferentes do mesmo fabricante ou até mesmo de fabricantes
diferentes, podemos utilizar uma aplicação mais ampla para aqueles itens que
não tenham a aplicação e/ou modelo indicados na descrição. Ex: DO
EQUIPAMENTO CATERPILLAR
FERROPORT – OK. Gerar relatório com os materiais que não possuem
aplicação para definição da FERROPORT.

3.2 – Mesmo com a estrutura citada no tópico 3, poderá ser necessária a

informação técnica que definirá a classificação fiscal, NCM. Ex.: PARAFUSO
DA EMPILHADEIRA CATERPILLAR REF 1A8651. Apesar de tecnicamente já
ser possível cadastrar, é necessário o material de fabricação do parafuso para
o NCM. Para esses casos, iremos seguir com a classificação mais “genérica” e,
após o saneamento, iremos enviar a listagem com as informações faltantes
para classificação única do material para posterior alteração.
FERROPORT – OK.

3.3 – Os sobressalentes específicos de máquinas e/ou equipamentos,

feitos a partir de DESENHO da FERROPORT, terão as descrições

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 padronizadas conforme o tópico 3. Quando a descrição enviada não nos
informar a aplicação a CH deverá adotar a mesma regra do sub tópico 3.1.
FERROPORT – OK.

4 – Nos casos de descrições em outros idiomas, as mesmas serão traduzidas

para português. Serão excetuados os casos em que as terminologias são
normalmente encontradas no mercado nacional (ex.: Display, Mouse, etc.).
FERROPORT – OK.

5 – Será adotado o símbolo POL para as unidades de medida em polegadas

(ao invés de IN ou “).
8
FERROPORT – OK.

6 – No sentido de padronização utilizaremos a terminologia “galvanizado” para

o item que na descrição anterior estiver indicando “zincado”.
FERROPORT – OK.

7 – No sentido de padronização utilizaremos a terminologia “nylon” para o item

que na descrição anterior estiver indicando “poliamida”.
FERROPORT – OK.

8 – As pendências técnicas só deverão ser respondidas com as características

técnicas solicitadas, nunca com informações gerais como: número de nota
fiscal, ordem de compra, telefones de fornecedores ou informações fora do
contexto.
FERROPORT – OK.

9 – Quando a descrição recebida apresentar fabricantes estrangeiros para os

quais não haja catálogos técnicos, não se possuam informações técnicas em
sites e não possuam contatos no Brasil, não sendo assim possível levantar os
dados necessários para o cadastro, serão geradas pendências para que a XXX
verifique os dados no físico.
FERROPORT – OK.

10 – A CH só irá gerar uma pendência por item. Caso haja necessidade de

uma segunda pendência, o item será finalizado como pendência, para que a
FERROPORT quando precisar do material solicite via WEBFORMAT o
cadastro do mesmo informando os dados necessários para isso.
FERROPORT – OK.

10.1 – Como exceção os materiais que não tiveram a taxonomia definida

durante a primeira análise poderão ter uma segunda pendência para
finalização do mesmo.
FERROPORT – OK.

11 – As pendências técnicas não poderão ser respondidas indicando que os

saldos no físico estão zerados ou que não há informação disponível. O
responsável pela resposta deverá direcionar de forma precisa qual ação a CH
deverá tomar.
FERROPORT – OK.

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 12 – Quando as respostas de pendências indicarem que o item está obsoleto,
fora de uso ou autorizando a excluí-lo, o mesmo será eliminado do saneamento
automaticamente. A CH enviará relatórios específicos para controle.
FERROPORT – OK.

13 – Quando na base da FERROPORT for encontrada uma nomenclatura

diferente da estabelecida pelo fabricante, será adotada a determinada pelo
mesmo.
9
FERROPORT – OK.

CONVENÇÕES

14 – Quando a descrição da FERROPORT apresentar mais de uma norma de

material (ex.: 1006/1010, 1010/1020, etc.) será adotada a norma de melhor
qualidade.
FERROPORT – OK.

15 – Quando a descrição da FERROPORT possuir mais de um fabricante e

não conseguirmos localizar todos, a CH deverá:
a) Gerar pendência técnica pedindo dados de contato e/ou validação
técnica dos mesmos;
b) Inserir os fabricantes não localizados no campo Dados
Complementares do Cliente como fabricantes similares;
c) Desconsiderar os fabricantes não localizados.
FERROPORT – OK.

16 – A CH deve gerar pendências para possíveis itens comerciais que

estiverem identificados como específicos, tais como: ROLAMENTOS,
FUSÍVEIS, DISJUNTORES, etc?
FERROPORT – Gerar relatório para comercialização.

17 – Quando todas as pesquisas para buscar dados faltantes estiverem

esgotadas, tanto por parte da CH quanto por parte da FERROPORT e os
mesmos não puderem ser excluídos do processo de saneamento, os mesmos
serão encerrados com pendência.
FERROPORT – OK.

18 – Serão considerados para cadastramento apenas fabricantes/montadores

que estiverem contidos na descrição anterior (não saneada) ou deverão ser
homologados os fabricantes que estiverem vinculados aos itens na base CH?
FERROPORT – Homologar o contido na descrição e enviar o restante via
relatório comprobatório.

19 – Serão considerados para cadastramento os itens de serviços que por

ventura estejam contidos na base da FERROPORT? Caso sim, os mesmos
deverão ser tratados por regra própria, definida em fórum específico para o

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 assunto.
FERROPORT – Foram enviados serviços. Em relação a serviços devemos
rever a relação, e buscar o melhor saneamento adequado ao PDS
praticado pela CHMaster. Executar a prática de mercado (PDS)

20 – Quando a descrição recebida indicar que o item tem amianto em sua

composição, a CH enviará pendência técnica solicitando que a FERROPORT
indique alternativa ou exclusão do item do processo de saneamento.
FERROPORT – OK.
10
21 – Quando a descrição da FERROPORT apresentar especificações não
identificadas para o item informado, as mesmas serão carregadas entre
parênteses em dados do cliente.
FERROPORT – OK.

22 – Quando o material possuir mais de uma referência e na descrição anterior

vier somente uma, a CH irá homologar as duas, colocando a da descrição
como preferencial para o texto curto.
FERROPORT – OK.

23 – Quando os dados da descrição, divergirem dos obtidos na referência

informada, serão considerados os da referência para conclusão do cadastro?
FERROPORT – Pendência.

23.1 – Excetuam-se os casos onde a descrição possui informações que

complementem a referência (ex.: rolamento) pois a mesma será inclusa na
referência para que o cadastro continue com a mesma caracterização.
FERROPORT – OK.

24 – No caso de interesse da FERROPORT os itens cuja característica seja

genérica (ex.: televisores, geladeiras, etc) poderão ser cadastrados de forma
diferenciada, obedecendo apenas a necessidade da classificação fiscal. Estes
itens deverão ser informados pela FERROPORT, para seleção dos mesmos.
Utilizamos os critérios a seguir como parâmetros na definição de um item
genérico:
 Não formam estoque;
 Sem valor significativo e/ou estratégico;
 Grande variação de modelos e evolução constante de linhas de
produtos.
FERROPORT – Itens Genéricos devem ter a aprovação de Suprimentos
em WF específico.

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 REGRAS E CONVENÇÕES ADICIONAIS
Toda Pendência Técnica será publicada no WebForMat, onde é possível 11
ordenar, filtrar e distribuir as mesmas da forma que for mais conveniente para a
FERROPORT.
Para tanto, é necessário que seja enviada uma lista daqueles que deverão ter
acesso.
Toda a resposta de pendência será considerada como oficial, mesmo que a
mesma determine mudanças na característica inicial do item.
O contato da FERROPORT para fechamento de padrões serão os (as) Sr (a)
______________.

Os relatórios de DUPLICIDADES, DESMEMBRAMENTO (quando houver) e

EXCLUSÕES serão emitidos mensalmente. A coordenação do projeto na
FERROPORT deverá encaminhar as ações compatíveis. Os relatórios deverão
ser enviados somente para o Time de Suprimentos

As descrições encaminhadas pela FERROPORT serão distribuídas na CH nos

seguintes campos durante o saneamento:
Texto curto
Texto completo (com todos os atributos dos PDMs)
Especificação técnica do Fabricante (dados técnicos não constantes nos
atributos)
Dados do cliente (informações não técnicas das plantas, normalmente dados
de aplicação).
Nas reuniões de Interface/layout de carga serão definidos como essas
informações carregarão no SAP (HERS, texto de compras, texto curto, etc.)

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